tatacara dan prosedur pengurusan latihan

Tata Cara dan ProsedurTata Cara dan ProsedurTata Cara dan ProsedurTata Cara dan ProsedurTata Cara dan Prosedur

Pengurusan LatihanPengurusan LatihanPengurusan LatihanPengurusan LatihanPengurusan Latihan

Bahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi Pendidikan

Negeri-Pusat Teknologi PendidikanNegeri-Pusat Teknologi PendidikanNegeri-Pusat Teknologi PendidikanNegeri-Pusat Teknologi PendidikanNegeri-Pusat Teknologi Pendidikan

Bahagian-Pusat Kegiatan GuruBahagian-Pusat Kegiatan GuruBahagian-Pusat Kegiatan GuruBahagian-Pusat Kegiatan GuruBahagian-Pusat Kegiatan Guru

Bahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi PendidikanBahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran MalaysiaKementerian Pelajaran MalaysiaKementerian Pelajaran MalaysiaKementerian Pelajaran MalaysiaKementerian Pelajaran Malaysia

TATA CARA DAN PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN-BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI-

PUSAT TEKNOLOGI PENDIDIKAN BAHAGIAN-PUSAT KEGIATAN GURU

ISBN: 978-983-3244-81-2

CETAKAN PERTAMA: SEPTEMBER 2007

Hak Cipta Terpelihara © 2007 Bahagian Teknologi Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia

Hak Cipta Terpelihara kecuali untuk tujuan pendidikan yang tidak ada kepentingan komersial.

Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau

ditukarkan dalam apa-apa bentuk atau dengan apa alat jua pun, sama ada dengan cara elektronik,

mekanik, gambar, rakaman atau sebagainya, tanpa kebenaran dahulu daripada Ketua Pengarah

Pelajaran, Kementerian Pelajaran Malaysia. Perundingan adalah tertakluk kepada perkiraan royalti

atau honorarium

Diterbitkan oleh:

Sektor Pengurusan Manusia dan Latihan

Bahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran Malaysia

Pesiaran Bukit Kiara

50604 Kuala Lumpur

Tel : 603-20987788

Fax : 603-20923763

Emel : [email protected]

iii

Isi Kandungan Muka Surat

1. Pengenalan 3

1.1 Teras Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PPIP) 3

1.2 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam – Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 2/2005 3

1.3 Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Dalam Pengurusan

Latihan BTP-BTP-PTPB-PKG 3

2. Visi dan Misi Bahagian Teknologi Pendidikan 7

3. Fungsi Bahagian Teknologi Pendidikan 11

4. Fungsi Sektor Pengurusan Manusia dan Latihan 15

5. Skop Latihan 19

6. Strategi Latihan 23

7. Prosedur Pengurusan Latihan 27

8. Sistem Pengurusan Latihan BTP-BTPN-PTPB-PKG 33

8.1 Laman Utama Sistem Pengurusan Latihan 33

8.2 Aplikasi Pengurusan Matriks Kompetensi 34

8.3 Aplikasi Pengurusan Latihan 41

9. Borang-borang Pengurusan Latihan Peringkat 53


9.1 Borang Matriks Kompetensi Pegawai (BTP/CMT/01) 54

9.2 Borang Penilaian Kursus/Ceramah/Bengkel

(BTP/CMT/06) 60

9.3 Borang Penilaian Kecekapan Pegawai/Staf Sokongan

(BTP/CMT/08) 62

9.4 Laporan Menghadiri Kursus/Latihan Jangka Pendek

anjuran Agensi Luar (BTP/CMT/09) 63

9.5 Borang Penilaian Pembekal Kursus (BTP/CMT/13) 65

9.6 Borang Maklumat Peserta Kursus (BTP/CMT/14) 66

9.7 Borang Kehadiran Peserta Kursus (BTP/CMT/15) 67

Lampiran 71

Senarai Tugas Pengurus Latihan 71

Penghargaan 75

1 BTP : Bahagian Teknologi Pendidikan2 BTPN : Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri3 PTPB : Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian4 PKG : Pusat Kegiatan Guru5 KPM : Kementerian Pelajaran Malaysia

iv

1 Pengenalan

Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam memerlukan organisasi

menyediakan anggota yang berkelayakan, berkebolehan, berkompetensi dan

produktif bagi mencapai hasil kerja yang berkualiti untuk menyokong pencapaian

misi dan visi sesuatu organisasi. Untuk meningkatkan profesionalisme dan

merangka hala tuju kemajuan anggota, BTP-BTPN-PTPB-PKG berusaha ke arah

pembangunan manusia dan pembinaan modal insan seperti termaktub dalam

teras Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) untuk merealisikan Misi

Nasional dalam Rancangan Malaysia Ke -9.

1.1 Teras Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP)

Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006 – 2010 menggariskan

enam teras strategik iaitu:

Teras 1: Membina negara bangsa yang maju dan bersatu padu

Teras 2: Membangun modal insan

Teras 3: Memperkasakan sekolah kebangsaan

Teras 4: Merapatkan jurang pendidikan

Teras 5: Memartabatkan profesion perguruan

Teras 6: Melonjakkan kecemerlangan institusi pendidikan yang sedia ada

1.2 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam – Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 2/2005

Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam menyediakan hala tuju

kemajuan kerjaya dengan pelaksanaan strategi seperti berikut:

1.2.1 Setiap Jabatan menyediakan peruntukan tahunan sekurang-

kurangnya 1% daripada peruntukan emolumen untuk latihan.

1.2.2 Setiap Ketua Jabatan memastikan anggota di semua peringkat

mengikuti kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun.

1.3 Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Dalam Pengurusan Latihan BTP-BTPN-

PTPB-PKG

Pegawai latihan perlu memastikan pelaksanaan latihan mencapai sekurang-

kurangnya 80% seperti dirancang dalam Sasaran Kerja Tahunan (SKT).

Semua staf BTP, BTPN, PTPB dan PKG wajib menyertai latihan sekurang-

kurangnya tujuh (7) hari setahun untuk memenuhi keperluan dasar latihan.

3

2 Visi dan Misi Bahagian Teknologi Pendidikan

2.1 Visi

Wujudnya budaya penggunaan teknologi pendidikan dan media di setiap

sekolah.

2.2 Misi

Membina dan mengekalkan budaya penggunaan teknologi pendidikan di

kalangan guru dan murid bagi mempertingkatkan keberkesanan proses

pengajaran dan pembelajaran.

7

3 Fungsi Bahagian Teknologi Pendidikan

3.1 Mengkaji dan mentafsir keperluan dasar pendidikan berkaitan dengan

peranan teknologi pendidikan bagi memperkukuhkan proses pengajaran dan

pembelajaran.

3.2 Merancang, menyedia dan menerbit bahan pengajaran dan pembelajaran

dalam pelbagai media.

3.3 Menyebar bahan pengajaran dan pembelajaran yang diterbitkan melalui

media cetak, radio, televisyen, CD-ROM dan rangkaian komputer.

3.4 Merancang, memantau, menyelaras dan menilai pelaksanaan program

galakan membaca.

3.5 Merancang, memantau, menyelaras dan menilai pembangunan pusat

sumber sekolah.

3.6 Memantau, menilai dan mengkaji keberkesanan penggunaan teknologi

pendidikan dalam proses pengajaran dan pembelajaran.

3.7 Memberi khidmat bantu dan nasihat kepada sekolah bagi semua projek

berkaitan dengan penggunaan teknologi pendidikan.

3.8 Merancang, memantau, menyelaras dan menilai pelaksanaan program

sekolah bestari dan pembestarian sekolah.

11

4 Fungsi Sektor Pengurusan Manusia dan Latihan

4.1 Merancang, mengurus, menyelaras dan melaksanakan program

pembangunan sumber manusia, latihan, pengurusan perubahan dan laluan

kerjaya staf BTP, BTPN, PTPB dan PKG dan pihak berkepentingan.

4.2 Menyelaras, merancang, mengurus, membimbing, melaksana dan

memantau program latihan, pengurusan perubahan dan laluan kerjaya

untuk Jurulatih Utama BTP, BTPN, PTPB dan PKG.

4.3 Merancang dan mengurus hal-hal perjawatan, perkhidmatan staf BTP,

BTPN, PTPB dan PKG.

4.4 Merancang, menyelaras, mengurus dan memantau prestasi pelaksanaan

dan dokumentasi program latihan, pengurusan perubahan dan laluan

kerjaya staf BTP, BTPN, PTPB dan PKG.

15

5 Skop Latihan

Pelaksanaan latihan adalah untuk meningkatkan kompetensi pegawai BTP,

BTPN, PTPB dan PKG bagi mengukuhkan prestasi dan pencapaian objektif

organisasi. Skop latihan untuk membekalkan kemahiran, pengetahuan dan aktiviti

“hands-on””merangkumi bidang berikut:

(i) Pembangunan Sumber Manusia

(ii) Pengurusan Kewangan

(iii) Pengurusan dan Pemastian Kualiti

(iv) Kompetensi Dalam Bahasa Inggeris

(v) Pengurusan Perubahan

(vi) Teknologi Maklumat dan Komunikasi

(vii) Pengintegrasian Teknologi dalam Pendidikan

(viii) Pengursuan Pusat Sumber Pendidikan

(ix) Pembangunan Pelbagai Media Pendidikan

Pengetahuan dan kompetensi dalam empat bidang pertama merupakan teras

untuk pengurusan organisasi berkesan serta saluran penyampaian perkhidmatan

berkualiti kepada pelanggan.

Bidang-bidang lain merupakan bidang kompetensi yang perlu dikuasai oleh setiap

warga BTP-BTPN-PTPB-PKG. Kompetensi ini akan membantu pegawai

berfungsi dengan berkesan sebagai agen penggerak dalam membimbing dan

membantu warga sekolah mengamalkan pengajaran dan pembelajaran

berkonsepkan bestari dalam usaha melahirkan generasi yang celik teknologi dan

berdaya saing dalam era globalisasi.

Latihan boleh dilaksanakan dalam pelbagai cara seperti kursus, bengkel, lawatan,

seminar dan sebagainya.

19

6S

trate

gi

Lati

han

BT

P-B

TP

N-P

TP

B-P

KG

Du

a p

en

de

ka

tan

la

tih

an

dig

un

aka

n o

leh

BT

P,

BT

PN

, P

TP

B d

an

PK

G d

ala

m p

en

gu

rusa

n la

tih

an

:

1.

Pe

nd

eka

tan

Me

latih

2.

Pe

nd

eka

tan

Me

ma

nta

u

BT

P

La

ng

ka

h 1

-M

ela

tih

La

ng

ka

h 2

-M

em

an

tau

Pe

ga

wa

iB

TP

Nse

ba

ga

iJu

rula

tih

Uta

ma

BT

PN

La

ng

ka

h 1

-M

ela

tih

La

ng

ka

h 2

-M

em

an

tau

Pe

ga

wa

iP

KG

se

ba

ga

iJu

rula

tih

PK

G

La

ng

ka

h 1

-M

ela

tih

La

ng

ka

h 2

-M

em

an

tau

Gu

ruS

asa

ran

(G

PB

,G

PM

, JT

-F

T1

7)

Me

mb

an

tu

Gu

ruS

as

ara

nW

arg

aS

eko

lah

Me

lalu

i S

esi

Kh

idm

at

Ba

ntu

de

ng

an

ba

ntu

an

PK

G

Pe

ma

nta

ua

n b

ert

eru

sa

n o

leh

BT

P

Pe

tun

juk:

Str

ate

gi la

tih

an

di p

eri

ng

ka

t B

ah

ag

ian

Te

kn

olo

gi P

en

did

ika

nS

tra

tei la

tih

an

di p

eri

ng

ka

t B

ah

ag

ian

Te

kn

olo

gi P

en

did

ika

n N

eg

eri

Str

ate

gi la

tih

an

di p

eri

ng

ka

t P

usa

t K

eg

iata

n G

uru

Str

ag

teg

i la

tih

an

di p

eri

ng

ka

t se

ko

lah

Ca

tata

n :

BT

P d

an

BT

PN

ju

ga

aka

n m

ela

ksa

na

ka

n la

tih

an

ba

gi p

eg

aw

ai m

asin

g-m

asin

g m

en

gik

ut

Da

sa

r L

atih

an

Su

mb

er

Ma

nu

sia

se

kto

r A

wa

m.

23

7 Prosedur Pengurusan Latihan

Perincian Prosedur Pengurusan Latihan mengikut MS ISO 9001:2000 adalah

seperti berikut.

7.1 Mengenal Pasti Kompetensi Staf

7.1.1 Semua staf BTP, BTPN, PTPB dan PKG mengisi tahap kompetensi

dan senarai tugas dalam Borang Matriks Kompetensi Staf (Borang

BTP/CMT/01) secara on-line.

7.1.2 Pegawai Latihan membuat rumusan Matriks Kompetensi yang diisi

oleh staf BTP dan rangkaian.

7.2 Mengenal Pasti Keperluan Latihan

7.2.1 Pegawai Latihan mengenal pasti keperluan latihan staf BTP, BTPN,

PTPB dan PKG bagi setiap kompetensi berdasarkan rumusan

matriks kompetensi.

7.2.2 Pegawai Latihan menyediakan laporan keperluan latihan.

7.3 Merancang Latihan

7.3.1 Pegawai Latihan merancang latihan berdasarkan analisis keperluan

latihan.

7.3.2 Pegawai Latihan mengkaji tawaran latihan daripada agensi

Kementerian Pelajaran Malaysia, agensi kerajaan dan agensi

swasta.

7.3.3 Pegawai Latihan menyediakan Takwim Latihan Tahunan yang

merangkumi latihan anjuran BTP, agensi Kementerian Pelajaran

Malaysia, agensi kerajaan dan agensi swasta.

7.3.4 Takwim Latihan akan dikemukakan kepada pihak pengurusan untuk

mendapat kelulusan.

7.4 Melaksana Latihan

7.4.1 Pegawai Latihan melaksanakan latihan berpandukan perkara

berikut:

7.4.1.1 Mengenal pasti staf yang perlu dilatih berdasarkan

rumusan matriks kompetensi.

7.4.1.2 Mengenal pasti pembekal/penceramah latihan.

27

7.4.1.3 Membuat tempahan kemudahan latihan.

7.4.1.4 Mengurus peruntukan kewangan.

7.4.1.5 Menyedia dan mengedar surat panggilan kepada staf

yang perlu dilatih.

7.4.1.6 Menyedia peralatan dan bahan yang diperlukan.

7.4.1.7 Menyedia sijil penyertaan latihan.

7.4.1.8 Mengedar dan mengumpul Borang Penilaian Kursus/

Ceramah/Bengkel (Borang BTP/CMT/06) di akhir latihan.

7.4.1.9 Menghantar salinan sijil penyertaan dan salinan surat

panggilan latihan kepada Unit Pentadbiran dan

Perkhidmatan untuk direkodkan dalam Buku Rekod

Perkhidmatan.

7.4.1.10 Mengisi Borang Penilaian Pembekal Latihan (Borang

BTP/CMT/13).

7.4.2 Pegawai Latihan melaksanakan latihan anjuran agensi luar

berpandukan perkara berikut:

7.4.2.1 Mengenal pasti staf yang perlu dilatih berdasarkan

rumusan matriks kompetensi.

7.4.2.2 Menyedia dan menghantar senarai calon kepada agensi

luar.

7.4.2.3 Menghantar surat panggilan latihan kepada staf yang

dicalonkan.

7.4.2.4 Mengurus peruntukan kewangan, jika perlu.

7.4.2.5 Mengedar Borang Menghadiri Kursus/Latihan Jangka

Pendek Anjuran Agensi Luar (BTP/CMT/09) untuk diisi

oleh staf yang menghadiri kursus.

7.4.2.6 Menghantar salinan sijil penyertaan dan salinan surat

panggilan latihan kepada Unit Pentadbiran dan

Perkhidmatan untuk direkodkan dalam Buku Rekod

Perkhidmatan staf.

7.4.3 Pegawai Latihan melaksanakan latihan ad-hoc seperti 8.4.1 atau

8.4.2.

28

7.5 Menilai Latihan

7.5.1 Pegawai Latihan mengedar dan mengumpul Borang Penilaian

Kursus/Ceramah/Bengkel (Borang BTP/CMT/06).

7.5.2 Pegawai Latihan menghantar dan menerima Borang Penilaian

Kecekapan Pegawai/Staf Sokongan (BTP/CMT/08) daripada Ketua

Sektor/Ketua Unit staf yang dilatih dua kali setahun (Jun dan

Disember).

7.6 Menilai Latihan Anjuran Agensi Kerajaan Atau Pihak Swasta

7.6.1 Pegawai Latihan mengedar dan mengumpul Borang Menghadiri

Kursus/Latihan Anjuran Agensi Luar (Borang BTP/CMT/09).

7.6.2 Pegawai Latihan menghantar dan menerima Borang Penilaian

Kecekapan Pegawai/Staf Sokongan (BTP/CMT/08) daripada Ketua

Sektor/Ketua Unit staf yang dilatih dua kali setahun (Jun dan

Disember).

29

Carta alir bagi prosedur pengurusan laithan adalah seperti dalam Rajah 1.

Rajah 1: Carta Alir Prosedur Pengurusan Latihan

MULA

Kenal pasti kompetensi

personel

Rumus keperluan latihan

Sedia Takwim Latihan

Tahunan

Lulus?

Latihan Luaran?

TAMAT

Laksana Latihan

Laksana Penilaian Latihan

Laksana Analisis Pembekal

Latihan

Sedia dan Serah Surat

Arahan Hadir Latihan

Terima Laporan

Hadir Latihan

Terima Salinan Sijil Latihan

(Jika ada)

Terima Borang Penilaian

Keberkesanan Personel

daripada Ketua Sektor 2 Kali

Setahun (Jun dan Disember)

Tidak

Ya

Ya

Tidak

30

8 Sistem Pengurusan Latihan BTP-BTPN-PTPB-PKG

Sistem Pengurusan Latihan BTP-BTPN-PTPB-PKG terdiri daripada dua aplikasi

utama iaitu:

• Pengurusan Matriks Kompetensi yang membolehkan pegawai latihan

mengurus akaun staf BTP-BTPN-PTPB-PKG memantau status pengisian

matriks kompetensi dan membuat analisis matriks kompetensi staf untuk

tujuan perancangan dan pelaksanaan latihan, dan

• Pengurusan Latihan yang membantu pegawai latihan menyimpan,

mengurus dan menganalisis rekod kehadiran latihan staf BTP-BTPN-PTPB-

PKG semasa mereka berkhidmat di BTP, BTPN, PTPB atau PKG.

Alamat URL untuk mengakses aplikasi pengurusan secara on-line adalah berbeza

dengan alamat URL staf BTP-BTPN-PTPB-PKG. Pencapaian kepada URL tersebut

membolehkan pegawai mengemaskini rekod peribadi dan matriks kompetensi masing-

masing sekurang-kurangnya sekali setahun iaitu pada bulan Disember.

Alamat URL untuk staf BTP-BTPN-PTPB-PKG:

http://www.moe.edu.my/kompetensi.

Alamat URL untuk pegawai latihan mentadbir pengurusan latihan:

http://www.moe.edu.my/kompetensi/admin_login.php.

8.1 Laman Utama Sistem Pengurusan Latihan BTP-BTPN-PTPB-PKG

8.1.1 Pegawai latihan akan mengakses kepada aplikasi dengan

menggunakan alamat URL http://www.moe.edu.my/kompetensi/

admin_login.php

8.1.2 Pegawai latihan perlu login dengan menggunakan username dan

katalaluan yang dibekalkan oleh Pentadbir Sistem di BTP.

33

8.1.3 Selepas login, pegawai latihan diberi dua pautan kepada dua

aplikasi pengurusan tersebut di atas iaitu Pengurusan Matriks

Kompetensi dan Pengurusan Latihan.

8.2 Aplikasi Pengurusan Matriks Kompetensi

8.2.1 Dalam aplikasi Pengurusan Matriks Kompetensi, pegawai latihan

diberi tiga pautan kepada tiga modul.

34

8.2.2 Modul Pertama: Status Pengisian/Urus Akaun membolehkan

pegawai latihan memantau status pengisian matriks kompetensi.

8.2.3 Modul Kedua: Analisis Matriks Kompetensi membolehkan

pegawai latihan mengenal pasti pegawai yang perlu diberi latihan

berdasarkan tahap kompetensinya.

8.2.4 Modul Ketiga: Senarai Kursus Dipohon membolehkan pegawai

latihan melihat cadangan keperluan latihan semua pegawai dalam

sesuatu sektor.

8.2.5 Dalam Modul Pertama: Status Pengisian/Urus Akaun, pegawai

latihan dari BTPN dapat memantau status pengisian borang matriks

kompetensi daripada negerinya sahaja. Pegawai latihan di BTP

dapat memantau semua pegawai BTP, BTPN, PTPB dan PKG.

35

8.2.6 Tarikh terkini dipaparkan untuk pegawai yang sudah mengemaskini

matriks kompetensi. Jika tarikh tidak terpapar, ini bermakna pegawai

belum lagi mengisi borang matriks kompetensi.

8.2.7 Pada laman web ini, pegawai latihan boleh mengurus akaun staf

masing-masing dengan:

• mewujudkan akaun staf baru.

• menghapuskan akaun staf yang telah bersara atau berpindah.

• memindah akaun pegawai yang telah berpindah secara dalaman di BTP

atau BTPN, atau antara BTP dan BTPN.

• mengedit maklumat peribadi staf atau reset katalaluan staf mengikut

keperluan.

36

8.2.8 Dalam Modul Kedua: Analisis Matriks Kompetensi, pegawai

latihan dapat membuat analisis ke atas data kompetensi pegawai

dalam sesuatu sektor dengan mudah. Pegawai latihan BTPN

dibenarkan menganalisis data matriks kompetensi pegawai di negeri

masing-masing.

8.2.9 Analisis boleh dibuat ke atas dua belas kompetensi utama yang

terdapat dalam borang elektronik.

37

8.2.10 Sekiranya pegawai latihan memilih opsyen Sektor Pengurusan

Manusia dan Latihan dan Kompetensi Pengetahuan Mengenai

Teknologi Maklumat dan Komunikasi, maka paparan seperti di atas

akan diperolehi.

8.2.11 Dari maklumat medan “Jurang”, pegawai latihan dapat mengenal

pasti pegawai yang perlu dihantar untuk latihan ICT. Mereka yang

mempunyai “nilai jurang” yang tinggi harus diberi keutamaan

kerana jurang nilai yang besar bererti kompetensi pegawai sedia

ada adalah jauh di bawah tahap kompetensi yang ditetapkan.

8.2.12 Jika “nilai jurang” adalah sifar, ini bererti mereka mempunyai

kompetensi pada tahap yang diharapkan. Mereka yang mempunyai

tahap kompetensi yang lebih tinggi daripada tahap yang ditetapkan

akan mempunyai “nilai jurang” negatif.

8.2.13 Dalam contoh di atas, pegawai yang mempunyai “nilai jurang” 15

harus diberi keutamaan untuk latihan ICT”Asas. Bagi pegawai

yang mempunyai “nilai jurang””-5, mereka akan dihantar sekiranya

latihan itu adalah untuk peringkat lanjutan atau latihan

kejurulatihan.

8.2.14 Jadual Tahap Kompetensi dan Nilai Jurang:

Bil Nilai Jurang Tahap Kompetensi

1 11 – 15 Kompetensi Asas

2 6 – 10 Kompetensi Pertengahan

3 1 – 5 Kompetensi Tinggi

4 (-5) – 0 Kompetensi Lanjutan

38

8.2.15 Aplikasi ini juga memudahkan pegawai latihan mengenal pasti

kesesuaian pegawai untuk sesuatu bidang latihan. Misalnya, jika

sesuatu latihan ICT ditawarkan adalah untuk peringkat pertengahan,

pegawai latihan boleh memilih opsyen “Pertengahan” untuk

sektornya. Contohnya berdasarkan nilai jurang (10 dan 6), dua or-

ang pegawai perlu dihantar untuk latihan ICT peringkat

pertengahan. Untuk meneliti kompetensi, pegawai latihan boleh klik

pada pautan “papar” untuk melihat rekod kompetensi mereka

seperti di bawah.

39

8.2.16 Dalam Modul Ketiga: Senarai Kursus Dipohon, pegawai latihan

boleh menyenaraikan cadangan latihan yang telah dikemukakan

oleh setiap pegawai dalam sesuatu sektor.

40

8.2.17 Untuk melihat justifikasi cadangan, pegawai boleh akses senarai

tugas pegawai dari matriks kompetensinya dengan mengklik pautan

di sebelah.

8.3 Aplikasi Pengurusan Latihan

8.3.1 Dalam Aplikasi Pengurusan Latihan, pegawai latihan diberi lima

pautan kepada lima modul.

8.3.2 Modul Pertama: Senarai Kursus membolehkan pegawai latihan

menyemak maklumat kursus yang dijalankan.

41

8.3.3 Modul Kedua: Calon Peserta Kursus membolehkan pegawai

latihan mencalon peserta untuk sesuatu kursus yang telah

didaftarkan.

8.3.4 Modul Ketiga: Daftar Peserta Kursus membolehkan pegawai

latihan mendaftarkan atau menggantikan peserta yang dicalon

semasa pendaftaran peserta.

8.3.5 Modul Keempat: Daftar Kursus Baru membolehkan pegawai

latihan mendaftar kursus baru yang bakal dijalankan.

8.3.6 Modul Kelima: Analisis Bilangan Hari Kursus membolehkan

pegawai latihan memantau dan menyemak bilangan hari kursus

yang dihadiri oleh seseorang staf BTP, BTPN, PTPB dan PKG.

8.3.7 Dalam Modul Pertama: Senarai Kursus , pegawai latihan boleh

menyemak kursus-kursus yang telah dijalankan dalam satu tempoh

masa tertentu dengan membuat pilihan pada tarikh mula dan tarikh

akhir, seterusnya klik “Senaraikan”. Kursus yang dijalankan dalam

tempoh masa yang dipilih akan disenaraikan.

42

8.3.8 Jika pegawai latihan ingin mengetahui laporan yang lebih lengkap

tentang sesuatu kursus, klik pada “Format Laporan Lengkap”.

43

8.3.9 Jika pegawai latihan ingin mendaftar kursus baru, klik pada “Daftar

Kursus Baru”, antara muka “Daftar Kursus Baru” dipaparkan.

8.3.10 Pegawai latihan perlu melengkapkan butiran yang diperlukan.

Selepas itu, klik “simpan” untuk menyimpan rekod.

8.3.11 Dalam Modul Kedua: Calon Peserta Kursus, pegawai latihan

hanya boleh mencalon perserta kursus untuk kursus yang telah

didaftarkan.

44

8.3.12 Pilihan tarikh mula dan tarikh akhir perlu dilakukan. Seterusnya, klik

pada “Senaraikan”.

8.3.13 Untuk mencalonkan peserta, klik pada “Calon Peserta”.

8.3.14 Buat pilihan pada “Sektor”, “Bidang Kompetensi” dan”“Tahap

Kompetensi””dan klik”“Senaraikan”.

45

8.3.15 Cari nama peserta dan klik pada petak “Pilih Peserta”, seterusnya

klik “Simpan”.”Jurang kompetensi dipaparkan bersama maklumat

kehadiran kursus peserta. Ini memudahkan pegawai latihan

memilih staf yang sesuai untuk menghadiri sesuatu kursus.

8.3.16 Paparan ini menunjukkan pencalonan peserta telah berjaya. Untuk

mencalonkan peserta yang seterusnya klik “Calon Peserta”.

46

8.3.17 Dalam Modul Ketiga: Daftar Peserta Kursus, pegawai latihan

perlu membuat pilihan pada “Tarikh Mula” dan”“Tarikh Akhir”.

Seterusnya, klik pada “Senaraikan”.

47

8.3.18 Untuk tujuan pendaftaran, klik pada “Daftar Peserta”.

8.3.19 Pendaftaran peserta perlu dibuat dengan klik pada “Daftar” pada

setiap peserta.

8.3.20 Dalam Modul Keempat: Daftar Kursus Baru, pegawai latihan

boleh mendaftarkan kursus baru dengan melengkapkan butiran

yang diperlukan. Selepas itu, klik “simpan”.

48

8.3.21 Dalam Modul Kelima: Analisis Bilangan Hari Kursus, pegawai

latihan dapat memantau dan menyemak bilangan hari kursus dan

kursus yang telah disertai oleh pegawai dalam sesuatu bahagian

atau sektor.

8.3.22 Buat pilihan pada “Tarikh Mula”, “Tarikh Akhir”, dan”“Sektor”,

seterusnya klik pada “Senaraikan”.

8.3.23 Pegawai latihan dapat mengenal pasti sama ada seseorang

pegawai itu telah menyertai latihan sekurang-kurangnya tujuh (7)

hari setahun seperti yang dinyatakan di Petunjuk-petunjuk Prestasi

Utama (KPI) dalam pengurusan latihan.

49

9 Borang-Borang Pengurusan Latihan Peringkat


Borang-borang Pengurusan Latihan boleh dimuat turun melalui laman web rasmi

BTP.

Senarai Borang Pengurusan Latihan MS ISO 9001:2000

Bil Borang

9.1 Borang Matriks Kompetensi Pegawai (BTP/CMT/01)

9.2 Borang Penilaian Kursus/Ceramah/Bengkel (BTP/CMT/06)

9.3 Borang Penilaian Kecekapan Pegawai/Staf Sokongan (BTP/CMT/08)

9.4 Laporan Menghadiri Kursus/Latihan Jangka Pendek anjuran Agensi Luar

(BTP/CMT/09)

9.5 Borang Penilaian Pembekal Kursus (BTP/CMT/13)

9.6 Borang Maklumat Peserta Kursus (BTP/CMT/14)

9.7 Borang Kehadiran Peserta Kursus (BTP/CMT/15)

53

MATRIKS KOMPETENSI STAF

NAMA PEGAWAI :

SEKTOR/BTPN :

UNIT :

TARIKH :

Arahan: i) Sila pilih tahap kompetensi anda bagi setiap kemahiran

yang disenaraikan berdasarkan skala berikut:

Skala:

1 Tidak Mahir

2 Kurang Mahir

3 Sederhana Mahir

4 Mahir

5 Sangat Mahir

ii) Pegawai: sila isikan SEMUA bahagian (Bahagian A,B,C,D dan E).

iii) Staf Sokongan: sila isikan Bahagian A,C,D dan E sahaja.

KOMPETENSI UMUM

1. Pengetahuan Mengenai Teknologi Maklumat dan Komunikasi

BIL KEMAHIRAN 1 2 3 4 5

1. Mengakses Internet untuk mencari maklumat dan

melaksanakan urusan dalam talian (online).

2. Menggunakan emel untuk berkomunikasi.

3. Menggunakan perisian persembahan (cth: MS

Powerpoint) untuk membuat persembahan

maklumat yang berkesan.

4. Menggunakan hamparan elektronik (cth:

MS Excel) untuk memproses maklumat.

5. Menggunakan pemprosesan kata (cth:

MS Word) untuk membentuk bahan bercetak.

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESIARAN BUKIT KIARA

50604 KUALA LUMPUR

54

2. Kompetensi Berkomunikasi dalam Bahasa Inggeris


1. Kefasihan bertutur dan berinteraksi dalam

Bahasa Inggeris.

2. Berkemahiran membuat catatan ringkas atau

mengambil mesej dalam Bahasa Inggeris.

3. Memahami arahan dalam Bahasa Inggeris

dan memberi arahan dalam Bahasa Inggeris.

4. Berkebolehan membuat persembahan dan

pengucapan umum dalam Bahasa Inggeris.

5. Berkebolehan mengekstrak dan memproses

maklumat dari bahan bacaan dan bahan elektronik

dalam Bahasa Inggeris.

3. Prosedur Pengurusan Pentadbiran dan Kewangan


1. Memahami isi kandungan Perintah Am

(Bab A hingga Bab G).

2. Memahami Pekeliling Perkhidmatan dan

Arahan Perkhidmatan.

3. Memahami Pekeliling Perbendaharaan

dan Arahan Perbendaharaan.

4. Mengetahui prosedur perolehan kerajaan

dan tatacara pengurusan aset dan stor.

5. Mengetahui tatacara pengurusan fail

dan mesyuarat.

4. Pengurusan Sistem Kualiti


1. Memahami konsep asas sistem kualiti

2. Memahami keperluan semakan audit dalaman

sistem kualiti

3. Memahami prosedur sistem kualiti yang

ditetapkan

4. Mengetahui kaedah penambahbaikan sistem

kualiti yang ditetapkan.

5. Mengetahui kaedah penilaian keberkesanan

sistem kualiti yang ditetapkan.

55

KOMPETENSI KHUSUS

1. Pentadbiran, Perkhidmatan dan Kewangan


1. Melaksanakan tugas berlandaskan Perintah Am

(Bab A hingga Bab G)

2. Melaksanakan tugas berlandaskan Pekeliling

Perkhidmatan dan Arahan Perkhidmatan

3. Melaksanakan tugas berlandaskan Pekeliling

Perbendaharaan dan Arahan Perbendaharaan

4. Berupaya menyediakan Anggaran Belanjawan

Mengurus organisasi

5 Melaksanakan tugas berlandaskan Pekeliling

Kemajuan Pentadbiran Awam

2. Pembangunan Sumber Manusia


1. Mengurus program latihan berlandaskan Dasar

Pembangunan Sumber Manusia Perkhidmatan

Awam 2005.

2. Memahami cara pengendalian Analisis

Keperluan Latihan (Training Needs Analysis)

3. Mengetahui cara mengurus kewangan latihan

sumber manusia

4. Memahami tatacara pengendalian latihan

5. Memahami penyediaan laporan pelaksanaan

latihan berasaskan “key performance indicator”.

3. Pengurusan Perubahan


1. Memahami konsep pengurusan perubahan

2. Mengetahui langkah-langkah Model Pengurusan

Perubahan Bahagian Teknologi Pendidikan, KASAbestari

3. Memahami cara memudahcara program pengurusan

perubahan pendidikan bestari

4. Mengetahui cara merekabentuk pembelajaran

berasaskan konsep pendidikan bestari.

5. Mengetahui cara merancang strategi untuk

mengurus pengajaran dan pembelajaran

berbantukan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

56

4. Penghasilan dan Penggunaan Bahan Sumber Pendidikan


1. Mengetahui cara merancang penghasilan

bahan sumber pendidikan pelbagai media

mengikut keperluan pelanggan.

2. Mengetahui cara mengurus penghasilan bahan

sumber pendidikan pelbagai media.

3. Mengetahui cara menilai bahan sumber

pendidikan pelbagai media.

4. Mengetahui cara menyediakan Panduan Guru/

Buku Panduan Pengguna.

5. Mengetahui cara mempromosi dan menyebar

luas penggunaan pelbagai bahan sumber pendidikan

5. Pengurusan dan Perkhidmatan Pusat Sumber Pendidikan


1. Mengetahui cara mengurus Pusat Sumber

Pendidikan.

2. Mengetahui cara merancang pembelian bahan

dan mengurus bahan (kelas dan katalog) Pusat

Sumber Pendidikan.

3. Berkebolehan menyediakan perkhidmatan

Pusat Sumber Pendidikan berpandukan Teknologi

Maklumat dan Literasi Maklumat.

4. Berkebolehan membimbing dan memberi khidmat

nasihat pengurusan Pusat Sumber Sekolah dan

aktiviti membaca.

5. Mengetahui cara melaksanakan program galak guna

dan promosi penggunaan pusat sumber pendidikan

6. Khidmat Kepakaran Teknologi Pendidikan


1. Berkebolehan merancang dan menjalankan

kajian keberkesanan program dan aktiviti

teknologi pendidikan.

2. Memahami pelaksanaan dasar pendidikan.

3. Berkebolehan merancang dasar penggunaanteknologi pendidikan.

4. Memahami prosedur pemantauan pelaksanaan dasar.

5. Memahami cara menginterprestasi data

pemantauan pelaksanaan dasar pendidikan

57

7. Penerbitan Rancangan Radio dan TV Pendidikan


1. Mengetahui cara melaksanakan Kajian Keperluan

Penerbitan Rancangan TV Pendidikan/Radio

Pendidikan

2. Berkebolehan menguruskan penerbitan siri TV

Pendidikan/rancangan Radio Pendidikan

3. Berkebolehan menerbitkan/menghasilkan siri TV

Pendidikan/rancangan Radio Pendidikan

4. Mengetahui cara menilai rancangan/bahan yang

diterbitkan/dihasilkan

5. Mengetahui cara menyediakan Panduan

Guru/Buku Panduan Penggunaan TV Pendidikan.

8. Pengurusan Prasarana Teknologi Maklumat dan Komunikasi


1. Berkebolehan mengursus dan menyelaras

pembangunan Sistem Pengurusan Maklumat

Teknologi Pendidikan.

2. Mengetahui cara merancang keperluan

Pengkomputeran dan peralatan teknologi

maklumat dan komunikasi organisasi.

3. Menyenggara peralatan sistem komputer dan

rangkaian

4. Menyelaras dan mengemaskini maklumat dan data.

5. Mengurus keselamatan data dan peralatan.

SENARAI TUGAS UTAMA STAF

Sila isikan tiga tugas utama yang dipertanggungjawabkan (seperti dalam SKT).

BIL Tugas Utama

1.

2.

3.

58

BIDANG KOMPETENSI KHUSUS STAF

Sila nyatakan kompetensi khusus berkaitan dengan bidang tugas.

BIL KOMPETENSI KHUSUS

1.

2.

3.

KEPERLUAN KURSUS YANG DIKENAL PASTI OLEH STAF

Sila nyatakan kursus yang dikehendaki berkaitan dengan bidang tugas.

BIL NAMA KURSUS

1.

2.

3.

MS ISO 9001-2000 REG NO. AR 3575

59



Pesiaran Bukit Kiara, 50604 Kuala Lumpur

BTP

BTP/CMT/06

NO. KELUARAN: 02

Nama Kursus: ..............................................................................................................................

Nama Pengurus Kursus: ...................................... Penganjur Kursus: ........................................

Tempat Kursus: ............................................................................................................................

Tempoh Kursus: ................................................. Hingga ............................................................

Anda diminta memberi respon yang ikhlas kepada setiap kenyataan dengan membulatkan

nombor skala yang diberikan.

1 Amat Tidak 2 Tidak 3 Kurang 4 Setuju 5 Sangat

Setuju setuju Setuju setuju

Penilaian Umum

(1) Objektif kursus ini telah tercapai. 1 2 3 4 5

(2) Pada keseluruhannya kursus ini membantu saya meningkatkan

kecekapan saya dalam aspek yang dilatih. 1 2 3 4 5

(3) Kursus ini telah dapat meningkatkan pengetahuan dan

kemahiran saya dalam menjalankan tugas rasmi saya. 1 2 3 4 5

(4) Kursus ini meningkatkan keupayaan saya untuk berkongsi

pengetahuan/kemahiran kepada orang lain. 1 2 3 4 5

(5) Peruntukan masa kursus adalah mencukupi. 1 2 3 4 5

Isi Kandungan Kursus

(1) Isi kandungan bersesuaian dengan objektif kursus 1 2 3 4 5

(2) Isi kandungan bersesuaian dengan kerja rasmi saya. 1 2 3 4 5

(3) Isi kandungan bersesuian dengan tahap kompetensi saya

dan mudah difahami. 1 2 3 4 5

(4) Nota yang disediakan membantu saya memahami perkara

yang diajar. 1 2 3 4 5

(5) Nota yang disediakan menggunakan bahasa yang mudah

difahami. 1 2 3 4 5

Pengurusan Kursus

(1) Makanan yang disediakan adalah memuaskan. 1 2 3 4 5

(2) Penginapan adalah selesa dan memuaskan. 1 2 3 4 5

(3) Bahan-bahan/nota mencukupi dan berkualiti 1 2 3 4 5

(4) Kelengkapan peralatan memuaskan (LCD, Sistem PA, dll) 1 2 3 4 5

(5) Tempat latihan adalah sesuai dan selesa. 1 2 3 4 5

Borang Penilaian Kursus/Ceramah/Bengkel

60

Penceramah

Nama Penceramah: .......................................................................................................................

(1) Objektif kursus diberitahu secara jelas. 1 2 3 4 5

(2) Konsep dapat diterangkan dengan jelas. 1 2 3 4 5

(3) Mempunyai kemahiran dan penguasaan isi kandungan

yang baik. 1 2 3 4 5

(4) Banyak contoh yang relevan dengan tugas rasmi

saya dibincangkan. 1 2 3 4 5

(5) Alat bantu pengajaran digunakan secara baik dan

berkesan. 1 2 3 4 5

(6) Bahasa yang digunakan mudah difahami. 1 2 3 4 5

(7) Wujud suasana positif semasa sesi pembelajaran. 1 2 3 4 5

(8) Penceramah peka terhadap soalan-soalan peserta. 1 2 3 4 5

(9) Penceramah boleh memberi jawapan dengan sempurna. 1 2 3 4 5

(10)Pengajaran dirumus dengan berkesan pada akhir

setiap modul atau sesi pengajaran. 1 2 3 4 5

Sila berikan cadangan yang boleh meningkatkan lagi mutu kursus ini.

Terima Kasih

MS ISO 9001-2000 REG NO. AR 3575 61




Borang Penilaian Kecekapan Pegawai/Staf Sokongan

Borang ini hendaklah diisi oleh Ketua Penolong Pengarah/Ketua Unit

Nama Kursus : ....................................................................................................

Peserta Kursus : ....................................................................................................

Penganjur Kursus : ....................................................................................................

Tempat Kursus : ....................................................................................................

Tarikh Kursus : ....................................................................................................

Anda diminta melengkapkan setiap kenyataan dengan membulatkan nombor skala

yang diberikan.

A. Penilaian Umum

1. Amat Tidak 2 Tidak 3 Kurang 4 Setuju 5 Sangat

Setuju setuju Setuju setuju

(1) Pada keseluruhannya kursus ini membantu pegawai

berkenaan meningkatkan kecekapan dalam aspek

yang dilatih. 1 2 3 4 5

(2) Kursus ini telah dapat meningkatkan pengetahuan

pegawai berkenaan dalam menjalankan tugas rasmi

anda 1 2 3 4 5

(3) Kursus ini telah dapat meningkatkan kemahiran

pegawai berkenaan dalam menjalankan tugas rasmi 1 2 3 4 5

(4) Kursus ini meningkatkan keupayaan pegawai

berkenaan untuk berkongsi pengetahuan/kemahiran

kepada orang lain. 1 2 3 4 5

Sila nyatakan lain-lain komen:

Tandatangan : ......................................................................

Nama : ......................................................................

Jawatan : ......................................................................

Tarikh : ......................................................................

BTP

BTP/CMT/08

NO. KELUARAN: 02

MS ISO 9001-2000 REG NO. AR 3575 62

BTP/CMT/09

NO. KELUARAN: 02




Laporan Menghadiri Kursus/Latihan Jangka Pendek anjuran Agensi Luar

A BUTIR-BUTIR PESERTA

Nama peserta : ________________________________________

Jawatan/Gred : ________________________________________

Tempat bertugas : ________________________________________

B BUTIR-BUTIR KURSUS

Nama kursus : ________________________________________

Tempoh kursus : ________________________________________

Anjuran : ________________________________________

Tajaan/Perbelanjaan : ________________________________________

C OBJEKTIF KURSUS : ________________________________________

________________________________________

D ISI KANDUNGAN KURSUS

(Nyatakan tajuk-tajuk utama syarahan, lawatan dan taklimat yang diadakan

dan sertakan kertas projek/country report yang ditulis)

________________________________________________________________

________________________________________________________________

E FAEDAH KURSUS YANG DIPEROLEHI BERKAITAN DENGAN:

i) Tugas dan tanggungjawab : ____________________________________

ii) Kemajuan kerjaya : ____________________________________

BTP

63

F KEBAIKAN DAN KELEMAHAN KURSUS

Kebaikan : _______________________________________________

Kelemahan : _______________________________________________

G PELAN TINDAKAN (ACTION PLAN) SELEPAS KURSUS

(Nyatakan tindakan/rancangan yang difikirkan boleh diambil oleh peserta /

organisasi hasil daripada kursus ini)

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

H ADAKAH KURSUS INI SESUAI DIHADIRI OLEH PEGAWAI LAIN? YA / TIDAK

(potong mana yang tidak berkenaan)

I LAPORAN LENGKAP DILAMPIRKAN: YA /TIDAK

(potong mana yang tidak berkenaan)

MS ISO 9001-2000 REG NO. AR 3575 64

BTP/CMT/13

NO. KELUARAN: 02 Pin 1




Borang Penilaian Pembekal Latihan

Nama Kursus : .......................................................................................................

Nama Pembekal : ............................................................................................................

Tempat Kursus : .......................................................................................................

Tarikh Kursus : .......................................................................................................

Jumlah Peserta : .......................................................................................................

Kriteria Penilaian Prestasi Catatan

(1) Penilaian Umum 1 2 3

(2) Isi Kandungan Kursus 1 2 3

(3) Pengurusan Kursus 1 2 3

(4) Keberkesanan 1 2 3

Penceramah / Pemudahcara

Lain-lain komen

Skala

Kriteria 1 - Baik 2 - Sederhana 3 - Lemah

Penilaian Umum 90% atau lebih daripada peserta Antara 60-89% peserta Hanya 59% atau kurang darimenyatakan kursus mencapai menyatakan kursus mencapai pada peserta menyatakanobjektif, dapat meningkatkan objektif, dapat meningkatkan kursus mencapai objektif,pengetahuan dan kemahiran. pengetahuan dan kemahiran. dapat meningkatkan

pengetahuan dan kemahiran

Isi Kandungan Kursus 90% atau lebih daripada peserta Antara 60 - 89% peserta Hanya 59% atau kurangmenyatakan isi kandungan kursus menyatakan isi kandungan daripada peserta menyatakanbersesuaian dengan objektif kursus, kursus bersesuaian dengan isi kandungan kursustajuk, dan kerja rasmi peserta, objektif kursus, tajuk, dan kerja bersesuaian dengan objektifdan peruntukan masa. rasmi peserta, dan peruntukan kursus, tajuk, dan peserta,

masa. dan peruntukan masa.

Pengurusan Kursus 90% atau lebih daripada peserta Antara 60 - 89% peserta Hanya 59% atau kurangmenyatakan pengurusan kursus menyatakan pengurusan kursus daripada peserta menyatakan berkesan dari segi makanan, berkesan dari segi makanan, pengurusan kursus berkesanpenginapan, nota, kelengkapan penginapan, nota, kelengkapan dari segi makanan, penginapan,peralatan, pengurusan masa, peralatan, pengurusan masa, nota, kelengkapan peralatan,kesesuaian tempat, dan tempoh kesesuaian tempat, dan tempoh pengurusan masa, kesesuaian masa kursus. masa kursus. tempat, dan tempoh masa

kursus.

Keberkesanan 90% atau lebih daripada peserta Antara 60 - 89% peserta Hanya 59% atau kurangPenceramah/ menyatakan penceramah / menyatakan penceramah / daripada peserta menyatakanPemudahcara pemudahcara berkesan dari pemudahcara berkesan dari penceramah / pemudahcara

segi penyampaian, bahan dan segi penyampaian, bahan dan berkesan dari segipenggunaan peralatan. penggunaan peralatan. penyampaian, bahan dan

penggunaan peralatan.

Pengesahan oleh:Tandatangan : ...................................................................................Nama : ...................................................................................Jawatan : ..................................................................................

BTP

MS ISO 9001-2000 REG NO. AR 3575 65

BA

HA

GIA

N T

EK

NO

LO

GI

PE

ND

IDIK

AN

KE

ME

NT

ER

IAN

PE

LA

JA

RA

N M

AL

AY

SIA

Pe

rsia

ran

Bu

kit K

iara

, 5

06

04

Ku

ala

Lu

mp

ur

MA

KL

UM

AT

PE

SE

RTA

KU

RS

US

BT

P

NA

MA

KU

RS

US

:

TE

MP

AT

:

TA

RIK

H:

Bil

Na

ma

Pe

se

rta

N

o K

ad

G

red

T

em

pa

t B

ert

ug

as

Pe

jab

at

Pe

rib

ad

i

U

ntu

k

Pe

ng

en

ala

nJa

wa

tan

Ke

ce

ma

sa

n

No

. Te

lefo

n

BT

P/C

MT

/14

NO

. K

EL

UA

RA

N:

01

MS

IS

O 9

00

1-2

00

0 R

EG

NO

. A

R 3

57

5

66

BA

HA

GIA

N T

EK

NO

LO

GI

PE

ND

IDIK

AN

KE

ME

NT

ER

IAN

PE

LA

JA

RA

N M

AL

AY

SIA

Pe

rsia

ran

Bu

kit K

iara

, 5

06

04

Ku

ala

Lu

mp

ur

KE

HA

DIR

AN

PE

SE

RTA

KU

RS

US

BT

P

NA

MA

KU

RS

US

:

TE

MP

AT

:

TA

RIK

H:

BIL

Na

ma

Pe

se

rta

Se

kto

r/B

TP

N/P

KG

8.3

0A

M –

10

.00

AM

10

.30

AM

–

12

.30

PM

2.0

0P

M –

10

.00

PM

8.3

0P

M –

10

.30

AM

BT

P/C

MT

/15

NO

. K

EL

UA

RA

N:

01

MS

IS

O 9

00

1-2

00

0 R

EG

NO

. A

R 3

57

5

67

Lampiran 1

Senarai Tugas Pengurus Latihan

1 Mengenal pasti kompetensi staf

1.1 Membuat memo dalaman kepada unit/pegawai berkenaan

1.2 Mengumpul maklumat yang diperlukan

1.3 Menyemak dan menilai maklumat

1.4 Menghantar memo dalaman (peringatan) jika perlu

1.5 Membuat rumusan kompetensi staf berdasarkan setiap bidang kemahiran

1.6 Menyedia laporan rumusan kompetensi staf kepada Ketua Penolong

Pengarah

1.7 Membuat salinan maklumat dan menyimpan maklumat dalam fail yang

berkenaan

2 Mengenal pasti keperluan latihan

2.1 Menerima arahan Ketua Penolong Pengarah

2.2 Menyenarai keperluan latihan staf

2.3 Menyenarai kursus yang diperlukan

2.4 Menyedia cadangan keperluan latihan

2.5 Mengemukakan cadangan keperluan latihan kepada Ketua Penolong

Pengarah

2.6 Menyerahkan cadangan keperluan latihan kepada Sektor Pengurusan

Sumber Manusia dan Latihan dan Unit Jaminan Kualiti

3 Merancang latihan

3.1 Menerima arahan daripada Ketua Penolong Pengarah

3.2 Mengkaji tawaran latihan

3.3 Merancang latihan

3.4 Menyedia Takwim Latihan

3.5 Mengedar Takwim Latihan

71

4 Melaksana latihan anjuran BTP

4.1 Mengenal pasti staf yang perlu dilatih berdasarkan rumusan matriks

kompetensi

4.2 Mengenal pasti pembekal/penceramah latihan

4.3 Mendapat sebut harga pembekal/penceramah latihan (jika perlu)

4.4 Mengenal pasti tempat latihan dan penginapan peserta

4.5 Mendapat sebut harga hotel atau sebut harga makan dan minum peserta

dari kantin BTPN (jika perlu)

4.6 Membuat kertas cadangan melaksanakan kursus

4.7 Mendapat pengesahan peruntukan kewangan untuk melaksanakan latihan

4.8 Mendapat pengesahan Pematuhan Prosedur Unit Jaminan Kualiti

4.9 Mendapat kelulusan dari Ketua Penolong Pengarah

4.10 Mendapat sokongan daripada Ketua Penolong Pengarah Sektor

Pengurusan Manusia dan Latihan (untuk pembekal latihan luar negeri)

4.11 Mendapat kelulusan dari Kementerian Kewangan (bagi kos penceramah

melebihi RM10,000 atau pembekal latihan luar negeri)

4.12 Menyediakan surat jemputan penceramah latihan dan melaksanakan

prosedur perolehan untuk mendapat perkhidmatan pembekal latihan

4.13 Menyediakan surat tempahan penginapan, makan dan minum peserta dan

tempat latihan

4.14 Mengurus peruntukan kewangan mengikut pekeliling perbendaharaan

berkuat kuasa, jika perlu

4.15 Memohon Pemesanan Tempatan (Nota Minta) untuk sebarang pembayaran,

jika ada

4.16 Menyedia dan mengedar surat panggilan kepada peserta (surat perlu

menjelaskan hal-hal tuntutan kewangan, penyediaan latihan dan peralatan

yang perlu dibawa, jika perlu)

4.17 Menyedia senarai penginapan (rooming list) dan hantar ke pengurus tempat

penginapan

4.18 Menyedia peralatan ICT, nota dan bahan yang diperlukan

72

4.19 Mendaftar maklumat peserta

4.20 Mengedar borang tuntutan kepada peserta

4.21 Memastikan borang kehadiran peserta diisi setiap sesi latihan

4.22 Menyediakan sijil penyertaan peserta

4.23 Mengedar dan mengumpul Borang Penilaian Kursus/Ceramah/Bengkel

(Borang BTP/CMT/06) selepas latihan

4.24 Mengumpul semua borang tuntutan yang diisi lengkap

4.25 Mendapat semula Pesanan Tempatan yang lengkap untuk diserahkan

kepada Unit Kewangan

5 Melaksana latihan anjuran agensi luar BTP

5.1 Menerima surat tawaran latihan daripada BTP, agensi KPM atau agensi

kerajaan

5.2 Mengenal pasti staf yang perlu dilatih berdasarkan rumusan matriks

kompetensi

5.3 Menyerahkan senarai staf kepada KPP untuk kelulusan/pengesahan

5.4 Menghantar senarai calon kepada agensi yang menawarkan latihan

5.5 Menghantar surat panggilan latihan kepada staf yang dicalonkan (surat perlu

menjelaskan hal-hal tuntutan kewangan, penyediaan latihan dan peralatan

yang perlu dibawa jika ada)

5.6 Mengurus peruntukan kewangan mengikut pekeliling perbendaharaan

berkuat kuasa, jika perlu

5.7 Memohon Pesanan Tempatan (Nota Minta) untuk sebarang pembayaran,

jika ada

5.8 Menyerahkan Pesanan Tempatan, borang tuntutan dan Borang Menghadiri

Kursus/Latihan Jangka Pendek Anjuran Agensi Luar (BTP/CMT/09) untuk

diisi oleh staf yang menghadiri kursus

5.9 Mendapatkan semula Pesanan Tempatan (LO) yang diisi lengkap untuk

diserahkan kepada Unit Kewangan, jika perlu

5.10 Menghantar salinan sijil penyertaan dan salinan surat panggilan latihan

kepada Unit Pentadbiran dan Perkhidmatan

73

5.11 Menganalisis keberkesanan latihan dengan mengkaji maklumbalas Borang

Menghadiri Kursus/Latihan Jangka Pendek Anjuran Agensi Luar (BTP/CMT/

09)

5.12 Menghantar dan menerima Borang Penilaian Kecekapan Pegawai/Staf

Sokongan (BTP/CMT/08) daripada Ketua Sektor/Ketua Unit staf yang dilatih

dua kali setahun

5.13 Mengesah keberkesanan latihan dengan mengkaji maklum balas Borang

Penilaian Kecekapan Pegawai/Staf Sokongan (BTP/CMT/08)

5.14 Membuat laporan dan cadangan penambahbaikan kepada KPP, dan Unit

Pembangunan Manusia dan Latihan

5.15 Mengumpul semua dokumen latihan untuk difailkan

6 Melaksana latihan ad-hoc

6.1 Kenal pasti penceramah

6.2 Kenal pasti kumpulan sasaran

6.3 Pastikan tarikh/tempat/tempoh masa/jadual/tempahan makan dan minum

6.4 Urus sumber kewangan latihan

6.5 Sediakan peralatan/bahan

6.6 Edarkan surat panggilan/memo dalaman

6.7 Uruskan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (Borang BTPN/CMT/09,

Borang BTPN/CMT/13)

6.8 Uruskan laporan latihan

74

Lampiran 2

Penghargaan

Pembangun Sistem Matriks Kompetensi On-Line

Liew Fook Sin Penolong Pengarah


Penyumbang

Chan Foong Mae Ketua Penolong Pengarah


Liew Fook Sin Penolong Pengarah


Tham Siew Wai Penolong Pengarah


Norhaida Mohd. Yusof Penolong Pengarah


Shahrizah Abdullah Penolong Pengarah


Nur Ain Wong Abdullah Penolong Pengarah


Heah Yean Siong Penolong Pengarah


Ruzana Tukimin Penolong Pengarah


Norhayati Mohd Bakri Pegawai Teknologi Pendidikan


Penyelaras Latihan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri

Azman Othman Penolong Pengarah

BTP Terengganu

Hanita Shamsudin Penolong Pengarah

BTP Kedah

Hj. Ab. Razak Hassan Penolong Pengarah

BTP Perak

75

Penyelaras Latihan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri

Kamaruzaman Ismail Penolong Pengarah

BTP Pahang

Lokman Ishak Penolong Pengarah

BTP Kelantan

Mohd Nazri Mustapa Penolong Pengarah

BTP Wilayah Persekutuan Labuan

Hasnol Ibrahim Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Melaka

Helen Song Yok Chin Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Johor

Mahanum Ismail Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Kuala Lumpur

Mohd. Harani Hj. Anu Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Sarawak

Nik Rosniza Nik Mustapha Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Kuala Lumpur

Rostam Othman Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Perlis

Salim Shariff Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Pulau Pinang

Salleh Linggam Penolong Pengarah

BTP Sabah

Shamsulkahar Mohd. Del Pegawai Teknologi Pendidikan

BTP Negeri Sembilan

76

tatacara dan prosedur pengurusan latihan

Documents