prosedur operasi standard pengurusan latihan · pdf filekontrak seperti termaktub di dalam...

UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA

(MAMPU) JABATAN PERDANA MENTERI

PROSEDUR OPERASI STANDARD

PENGURUSAN LATIHAN 1GovUC (KATEGORI: MIGRASI/004)

ISO/IEC 27001:2013 Disediakan Oleh:

.........................................

Nama : Noriha binti Abu

Talib

Jawatan : Penolong

Pengarah

Bahagian Pembangunan

Perkhidmatan Gunasama

Infrastruktur Dan

Keselamatan ICT

Tarikh :

Disemak Oleh:

.........................................

Nama : Abdul Hadi Jehmica

Abdullah

Jawatan : Ketua Penolong

Pengarah



Infrastruktur Dan

Keselamatan ICT

Tarikh :

Diluluskan Oleh:

........................................

Nama : Tuan Haji Mohd

Puad bin Zainal Abidin

Jawatan : Ketua Penolong

Pengarah Kanan,



Infrastruktur Dan

Keselamatan ICT

Tarikh :

SULIT

MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC

PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC

Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: ii

SULIT

REKOD PINDAAN DOKUMEN

TARIKH

NO.

KELUARAN /

PINDAAN

BAB / MUKA

SURAT KETERANGAN PINDAAN

16 Jun 2015 Versi 1.0 - Dokumen baru

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: iii

SULIT

KANDUNGAN

1.0 TUJUAN .......................................................................................................... 1

2.0 TANGGUNGJAWAB ...................................................................................... 1

3.0 ISTILAH-ISTILAH ........................................................................................... 2

4.0 PROSEDUR CARTA ALIR ............................................................................. 3

4.1 Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi ................................................ 3

4.1.1. Penerangan Proses Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi .... 4

4.2 Carta Alir Taklimat Pengguna .............................................................. 6

4.2.1. Penerangan Proses Carta Alir Taklimat Pengguna .................... 7

4.3 Carta Alir Permohonan Latihan / Taklimat Tambahan .......................... 8

4.3.1. Penerangan Proses Carta Alir Permohonan Latihan / Taklimat

Tambahan .................................................................................. 8

5.0 BORANG......................................................................................................... 9

6.0 KAWALAN REKOD ........................................................................................ 9

7.0 LAMPIRAN...................................................................................................... 9

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 1

SULIT

1.0 TUJUAN

Tujuan utama Prosidur Operasi Standard ini adalah sebagai panduan dan

menjadi rujukan lengkap di dalam operasi pelaksanaan latihan 1GovUC.

Tujuan utama SOP Latihan ini adalah untuk memaklumkan mengenai semua

proses yang perlu dilakukan sebelum, semasa dan selepas latihan 1GovUC

dilaksanakan. Dokumen ini juga memberikan penjelasan tentang aliran

proses kerja, tanggungjawab dan unit berkaitan dalam proses kerja tersebut.

Konsep latihan adalah berasaskan Train-The-Trainer (TTT). Terdapat dua (2)

kategori latihan untuk agensi iaitu:

Bil Latihan Kaedah

Penyampaian Sasaran Peserta

Bilangan Peserta

Durasi

1

Latihan Pentadbir UC

Hands-On Pentadbir UC di agensi

Seperti termaktub di dalam Kontrak


2 Latihan Pengguna

Demonstrasi cara penggunaan

Pengguna di agensi



2.0 TANGGUNGJAWAB

MAMPU, Agensi dan Telekom Malaysia Berhad bertanggungjawab untuk

memastikan bahawa prosedur berikut dijalankan apabila sesi Latihan

1GovUC diadakan.

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 2

SULIT

3.0 ISTILAH-ISTILAH

ISTILAH KETERANGAN

SOP Standard Operating Procedure / Prosedur Operasi

Standard.

Unit Pemodenan

Tadbiran dan

Perancangan

Pengurusan

Malaysia

(MAMPU)

Agensi kerajaan yang bertanggungjawab menyedia dan

mengurus perkhidmatan 1GovUC.

Pengguna Warga yang sedang berkhidmat di agensi yang

didaftarkan di dalam sistem 1GovUC.

Pentadbir UC

Agensi

Pegawai Agensi yang dipertanggungjawabkan untuk

menyelaras dan memberi khidmat sokongan bagi

perkhidmatan1GovUC.

Pentadbir UC

MAMPU

Pegawai MAMPU yang dipertanggungjawabkan untuk

menyelaras dan memberi khidmat sokongan bagi

perkhidmatan1GovUC.

Agensi Sektor awam di Malaysia.

Telekom

Malaysia Berhad

(TM)

Pihak pembekal yang dipertanggungjawabkan untuk

melaksana dan menyenggara perkhidmatan 1GovUC.

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 3

SULIT

4.0 PROSEDUR CARTA ALIR

4.1 Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi

Mencadangkan tarikh dan agenda latihan.

Sekiranya cadangan tarikh dan agenda

latihan tidak dipersetujui, kembali ke langkah

pertama. Jika setuju teruskan ke langkah 3.

Mengesahkan senarai Pentadbir UC Agensi

yang akan hadir ke sesi latihan.

Menyediakan agenda dan silibus latihan.

Menyediakan tempat dan keperluan

peralatan latihan.

Menyediakan akaun latihan berdasarkan

senarai peserta yang telah diberi.

Menghantar jemputan dan memaklumkan

lokasi kepada peserta.

Menguruskan dan menyediakan

makan/minum kepada peserta latihan.

Latihan dijalankan kepada Pentadbir UC

Agensi.

Perisian aplikasi akan diedarkan kepada

Pentadbir UC Agensi semasa sesi latihan.

Penilaian keberkesanan latihan oleh peserta

Sijil latihan diedarkan melalui agensi.

Tamat

Tak

Setuju

Setuju

Mula

1

2

4

3

5

6

7

8

9

10

11

12

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 4

SULIT

4.1.1. Penerangan Proses Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi

Bil Tugas Pegawai yang

Bertanggungjawab

1 Mencadangkan tarikh dan agenda

latihan selepas persetujuan agensi.

TM

2 Sekiranya cadangan tarikh dan agenda

latihan tidak dipersetujui, kembali ke

langkah pertama. Jika setuju teruskan

ke langkah 3.

TM

3 Mengesahkan senarai Pentadbir UC

Agensi yang akan hadir ke sesi latihan.

Pentadbir UC

Agensi

4 Menyediakan agenda dan silibus

latihan.

TM

5 Menyediakan tempat dan keperluan

peralatan latihan (projektor, capaian

internet dan desktop / laptop)

Pentadbir UC

Agensi

6 Menyediakan akaun latihan untuk

perkhidmatan 1GovUC yang terlibat

berdasarkan senarai peserta yang telah

diberi.

TM

7 Menghantar jemputan dan

memaklumkan lokasi kepada peserta.

Pentadbir UC

Agensi

8 Menguruskan dan menyediakan

makan/minum kepada peserta latihan.

Pentadbir UC

Agensi

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 5

SULIT

Bil Tugas Pegawai yang

Bertanggungjawab

9 Latihan dijalankan kepada Pentadbir

UC Agensi.

TM

10 Perisian aplikasi akan diedarkan

kepada Pentadbir UC Agensi semasa

sesi latihan.

TM

11 Penilaian keberkesanan latihan oleh

peserta (MAMPU-ISMS-P3-004-

1GovUC-001 – Borang Maklumbalas

Pelanggan)

TM

12 Sijil latihan diedarkan melalui agensi. TM

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 6

SULIT

4.2 Carta Alir Taklimat Pengguna

Mencadangkan tarikh dan agenda taklimat.

Sekiranya cadangan tarikh, agenda dan

bahan latihan tidak dipersetujui, kembali ke

langkah pertama. Jika setuju teruskan ke

langkah 3.

Menyediakan agenda dan silibus taklimat.

Menyediakan tempat dan peralatan taklimat.

Menghantar jemputan dan memaklumkan

lokasi kepada peserta.

Menghantar peringatan kepada peserta.

Menguruskan dan menyediakan

makan/minum.

Menjalankan taklimat.

Tamat

Tak

Setuju

Setuju

Mula

1

2

4

3

5

6

7

8

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 7

SULIT

4.2.1. Penerangan Proses Carta Alir Taklimat Pengguna

Bil. Tugas Pegawai Yang

Bertanggungjawab

1 Mencadangkan tarikh dan agenda

taklimat.

TM

2 Sekiranya cadangan tarikh, agenda dan

bahan latihan tidak dipersetujui,

kembali ke langkah pertama. Jika

setuju teruskan ke langkah 3.

TM

3 Menyediakan agenda dan silibus

taklimat.

TM

4 Menyediakan tempat dan peralatan

taklimat.

Pentadbir UC

Agensi

5 Menghantar jemputan dan

memaklumkan lokasi kepada peserta.

Pentadbir UC

Agensi

6 Menghantar peringatan kepada peserta

taklimat yang terlibat melalui e-mel

sebelum tarikh taklimat beserta salinan

e-mel jemputan kepada pihak TM dan

MAMPU untuk tujuan pemantauan.

Pentadbir UC

Agensi

7 Mengurus dan menyediakan

makan/minum kepada peserta taklimat.

Pentadbir UC

Agensi

8 Taklimat dijalankan kepada pengguna

di agensi.

TM

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 8

SULIT

4.3 Carta Alir Permohonan Latihan / Taklimat Tambahan

Memajukan permohonan kepada MAMPU.

Proses kelulusan.

Latihan / Taklimat dijalankan.

4.3.1. Penerangan Proses Carta Alir Permohonan Latihan /

Taklimat Tambahan


Bertanggungjawab

1 Agensi akan membuat permohonan

melalui e-mel kepada PMO MAMPU

seperti dibawah:

[email protected]

Agensi hendaklah memaklumkan

kepada pihak MAMPU berkenaan

latihan / taklimat dan tarikh yang

dipohon.

Agensi

Tamat

Tak

Setuju

Setuju

Mula

1

2

3

mailto:[email protected]

SULIT



Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 9

SULIT


Bertanggungjawab

2 Pihak MAMPU akan menilai

permohonan agensi samada keperluan

tersebut perlu atau tidak. Sekiranya

perlu, permohonan akan dimajukan

kepada pihak TM. Sekiranya tidak,

pihak MAMPU akan memaklumkan

kepada pihak agensi.

MAMPU

3 Latihan / taklimat dijalankan. TM

5.0 BORANG

Berikut merupakan borang yang digunakan:

Borang Maklumbalas Pelanggan

6.0 KAWALAN REKOD

Kesemua borang perlu difailkan di dalam fail yang telah ditetapkan bagi

memastikan kesediaan borang, jika terdapat sebarang isu melibatkan

pelaksanaan prosedur ini.

7.0 LAMPIRAN

MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-001 – Borang Maklumbalas

Pelanggan

MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-002 – Sijil Penyertaan Latihan

SULIT

MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-001

BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN

Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 10

SULIT

SULIT


BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN

Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 11

SULIT

SULIT


SIJIL PENYERTAAN LATIHAN

Versi: 1.0 16 Jun 2015

Muka Surat: 12

SULIT

prosedur operasi standard pengurusan latihan · pdf filekontrak seperti termaktub di dalam...

Documents