Biro Perencanaan dan Kerja Sama Luar Negri

Kemdikbud

2012

Prinsip UmumPrinsip Umum• Setiap PNS yang melakukan perjalanan luar negeri untuk kepentingan

dinas perlu ijin dari Pemerintah RI (SP=Surat Persetujuan)

• Ijin tsb dikeluarkan oleh Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri,

Sekretariat RI

SP sebagai dokumen resmiSP sebagai dokumen resmi• Untuk pertanggungjawaban keuangan• Untuk pertanggungjawaban keuangan

• Untuk mengurus kepegawaian

• Untuk melengkapi syarat melapor kembali

• Mengurus Paspor Dinas dari Kemlu

• Penyetaraan ijazah dari luar negeri

Intansi Dirjen DIKTI

Biro Perencanaan

dan KLN Kemdikbud

Kepala Biro Kerjasama Teknik

Luar Negeri Sek. RI

Persyaratan Pengajuan Surat Persetujuan Setneg RI

• Surat penugasan dari Rektor/Pimpinan Universitas/Politeknik

• LoA (Letter of Acceptence)/ undangan

• Daftar riwayat hidup dari BPKLN (ada formatnya)

• Surat perjanjian bermetari bagi mereka yang berangkat ke luar

negeri lebih dari 3 bulannegeri lebih dari 3 bulan

• Surat pengumuman penerimaan beasiswa Dikti

• Surat persetujuan penugasan dari Ditjen Dikti Kemdikbud

Paspor Dinas

• Diberikan kepada PNS, pegawai BUMN atau Lembaga Negara

• Masa berlaku�2 th dan dapat diperpanjang

• Diterbitkan oleh Direktorat Konsuler, Kemlu

• Penggunaannya harus dengan ijin Pemerintah RI (SP Setneg)

• Harus ditandatangani ybs pada halaman 2

• Halan belakang (cover) harap diisi menggunakan pensil• Halan belakang (cover) harap diisi menggunakan pensil

Kegunaan Paspor Dinas

• Fasilitas counter khusus pada Bandara di Indonesia

• Pemberian bebas visa di beberapa negara tertentu

• Perhatian dan perlakuan yang berbeda dari Keimigrasian di bandara

negara lain

Bebas VisaBerdasarkan MOU, Agreement atau Exchange Notes tentang bebas

visa bagi pemegang paspor diplomatik

Negara Hari Negara Hari Negara Hari Negara Hari

Austria 30 Azerbajian 30 Brasil 14 Vietnam 14

Ekuador 14 India 14 Iran 14 Slovakia 90

Kamboja 14 Korea utara 14 Korsel 14 Luxemburg 90

Kroasia 14 Kuba 14 Laos 14 Bulgaria 90Kroasia 14 Kuba 14 Laos 14 Bulgaria 90

Mongolia 14 Myanmar 14 Paraguay 30 Belanda 90

Peru 14 RRC 14 Rusia 14 Srilanka 30

Serbia 14 Turki 14 Tunisia 30 Belgia 30

Prosedur Pengurusan Paspor Dinas RI dan Exit Permit

PerguruanTinggi

Dirjen DIKTIBiro Perencanaan

dan KLN Kemdikbud

Kepala Biro KerjasamaTeknik Luar Negeri Sek.

RI

SP SETNEG RI

• Pasfoto berwarna dengan latar belakang putih. Paspor dinas: ukuran

4x6 cm (5 lembar)

1.Untuk laki-laki berdasi dan memakai jas

2.Perempuan rapi (jangan menggunakan kerudung berwarna putih)

• Jangan menggunakan pasfoto hasil scanning

• Pakaian bebas rapi (jangan menggunakan pakaian berwarna putih dan

Persyaratan Paspor Dinas dan Exit Permit

• Pakaian bebas rapi (jangan menggunakan pakaian berwarna putih dan

telinga harus keliahatan)

• Foto jangan dalam posisi miring/ dari samping

• Surat persetujuann Setneg RI

• Fotocopy Karpeg RI/SK PNS 100%

Dalam paspor dinas, direktur konsuler akan memebri exit permit dalam bentuk Cap yang

ditandatangani. Disamping itu Kemlu akan memberikan surat Rekomendasi Visa yang

ditujukan kepada Kedutaan besar negara yang akan dituju

Pengiriman Dokumen ke Jakarta

• Berkas lengkap dikirim kepada:

1. Kepala Subdit Pengembangan Ketenagaan Direktorat

Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Ditjen Dikti

Gedung D Kemdikbud Lantai 5

Jalan Pintu I, Senayan, Jakarta 10270Jalan Pintu I, Senayan, Jakarta 10270

2. Biro Perencanaan dan KLN

Gedung C Lt.3, Kemdikbud

Jalan Jenderal Sudirman, Senayan

Jakarta 10270, Tlp.021-5746395/021-57953083 (Berkas dikirim secara kolektif oleh Universitas)

Kebutuhan Waktu Proses PDLN

Jenis Dokumen Waktu Keterangan

Surat permohonan SP Setneg dari Biro PKLN kpd Biro KTLN,

Setneg dan atau surat permohonan paspor dinas dan exit permit

kpd Dir. Konsuler Kemlu

3 hari kerja Setelah dok diterima dengan

lengkap oleh biro PKLN

Penerbitan SP Setneg oleh Biro KTLN Stneg 3-5 hari kerja Setelah dok diterima dg

lengkap oleh Setneg

Penerbitan paspor, exit permit, dan hak visa oleh Dit. Konsuler 3-5 hari kerja Setelah dok diterima dg Penerbitan paspor, exit permit, dan hak visa oleh Dit. Konsuler

Kemlu

3-5 hari kerja Setelah dok diterima dg

lengkap oleh Kemlu

Penerbitan visa oleh Kedubes/konjen asing di Jakarta atau kota

lain

Tiap negara

berbeda

Sekurang-kurangnya 2

minggu sebelum berangkat

• Dalam surat dari pimpinan Universitas sebaiknya sudah tercantum tangal keberangkatansesuai waktu program studi. Pencantuman tanggal keberangkatan ini terkait langsungdengan:1.Masa berlakunya Exit Permit hanya 2 bulan2.Tanggal keberangkatan berkaitan dengan pemberian Visa

• Calon agar mengirim berkas yg diperlukan untuk PDLN saja, berkas yg tidak diperlukanmisalnya: SK Kepegawaian, DP3, Kartu Keluarga

Surat Rektor meliputi:

1. Nama :

2. NIP :

3. Jabatan :

4. Perg. Tinggi Tujuan :

5. Negara tujuan :

6. Lama penugasan :

7. Jenjang : S2 / S3

8. Bidang ilmu :8. Bidang ilmu :

9. Sumber biaya : Ditjen Dikti

• Dalam kondisi normal waktu yang dibutuhkan untuk menerbitkan Paspor

Dinas baru adalah 12 hari kerja

• Setelah tiba di negara tujuan agar melaporkan diri ke kantor perwakilan RI

terdekat

• Apabila ada keperluan tertentu untuk pulang ke Indonesia agar

memberitahu kantor perwakilan RI terdekat dan minta surat pengantar/ jalan

Perencanaan untuk mengurus PDLN bagi staf pengajar PT

• Menentukan waktu keberangkatan untuk menghitung awal

pemrosesan

• Waktu keberangkatan dikurangi 2 atau 3 bulan sesuai dengan

kondisi tiap engara dituju

• Berkas lengkap harus sudah sampai di Biro PKLN selambat-• Berkas lengkap harus sudah sampai di Biro PKLN selambat-

lambatnya 6 minggu sebelum waktu keberangkatan

• Selalu menghubingi staf yang memproses

Pembagian Wilayah Untuk Pengurusan Perjalanan Dinas Luar NegriBeasiswa Ditjen Dikti 2012

Nama Wilayah No. HP

Slamet Jawa Timur, Sulawesi, NAD, Sumatera Barat, Sumatera Selatan,

Lampung

08159542097

Susmanto Jawa Barat, Banten, Bali, NTT, NTB, Sumatera Utara, DKI Jakarta,

Maluku

08128671937

Sungkono Jawa Tengah, Jogjakarta, Riau, Kalimantan Tengah, Kalimantan

Barat, Kalimantan Selatan, Kalimantan Timur, Papua, Jambi,

Bengkulu

0818410352

Ade Yusuf Informasi 081384992211

Enda Wulandari Penanggungjawab/ Kabag KLN 081289371387

Madi Mintoko Penanggungjawab/ Kasubbag 08129425483

Sekretariat 021-5746395