TAKLIMAT PENUTUPAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS)

ISO 9001:2008 UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

-------------------- 22 April 2016 (Jumaat)

3.00 petang Dewan Taklimat Serdang, Bangunan Pentadbiran

LAPORAN KETUA JURUAUDIT

Maklumat Audit

Melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan

Untuk menentukan sama ada UPM:

Bersedia untuk menghadapi Audit Pensijilan Semula oleh badan pensijilan

Objektif

Perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary,

pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan

industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan

pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat

Skop Audit

Pembahagian Juruaudit

Melaksanakan audit pada 4-6,

7-8 (Bintulu sahaja), 11 – 13 dan

18 – 19 April 2016

Pembahagian Kumpulan

KETUA JURUAUDIT : ENCIK SUHAIFI SULAIMAN TIMBALAN KETUA JURUAUDIT : ENCIK KRISHNAN MARIAPPAN

KUMP KETUA/TIMBALAN KETUA BIL. SUB KUMP

A Encik Suhaifi Sulaiman (K)

Encik Krishnan Mariappan (TK) 1

B Encik Mohd. Sopian Mohd. Zin (K)

Puan Rahiza Abu Hanifah (TK) 15

C Tn. Hj. Mokhtar Dahari (K)

Puan Nor Azlin Aminudin (TK) 12

D Encik Jamali Janib (K)

Encik Abdul Rahim Utar (TK) 16

E Puan Noraihan Noordin (K)

Puan Mazitah Ahmad (TK) 19

Jumlah Sub Kumpulan 75

F Encik Abdul Mohammad Omar (K)

Cik Norbayah Ahmad (TK) 12

Hasil Penemuan

Audit

1. KPI UPM dan Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras berjaya dikenal pasti.

2. Komitmen untuk menambah baik kualiti perkhidmatan - integrasi pensijilan QMS, EMS dan ISMS bermula tahun 2016 untuk fasa pertama.

3. Dokumen QMS boleh dirujuk oleh semua staf menerusi Putra-ID masing-masing. Capaian sistem e-ISO boleh diakses di luar kampus.

4. Komitmen Pengurusan PTJ yang baik dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti di PTJ masing-masing.

Kekuatan

5. Ekosistem kualiti UPM adalah baik dan teratur menerusi pembentukan Pusat Jaminan Kualiti (CQA) yang melibat jaminan kualiti universiti secara menyeluruh merangkumi kualiti akademik dan kualiti perkhidmatan.

6. Program Pembudayaan Kualiti yang menyokong

matlamat ke-lima Pelan Strategik UPM 2014-2020 iaitu “Mempertingkat Kualiti Tadbir Urus” , merupakan satu komitmen tinggi UPM bagi memantapkan sistem kualiti secara berterusan dan menjadikannya satu budaya yang diguna pakai oleh warga UPM. Pembudayaan kualiti dan inovasi akhirnya dapat diterjemahkan melalui pengiktirafan oleh badan pensijilan serta disokong oleh program dan aktiviti pengukuhan kualiti dan inovasi perkhidmatan yang diperkenalkan universiti.

... Kekuatan

Hasil Penemuan dan Perbandingan mengikut Tahun

PERKARA

JUMLAH NCR (KLAUSA) MENGIKUT

TAHUN

JUMLAH BUKTI OBJEKTIF (OE) MENGIKUT TAHUN

2016 2015 2014 2013 2012 2016 2015 2014 2013 2012

KETAKAKURAN

(NCR) 26 NCR (Klausa)

24 NCR (KLAUSA)

25 NCR (KLAUSA)

35 NCR (KLAUSA)

40 NCR (KLAUSA) 190 184 222 264 269

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

(OFI)

23 OFI (Klausa)

29 OFI (KLAUSA)

32 OFI (KLAUSA)

53 OFI (KLAUSA)

26 OFI (KLAUSA)

129 217 198 243 171

Ketakakuran (NCR) tahun 2016

54

23

21

18

11 10

8

6 5

4 4 3 3 3

4

2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1

7.5.1 4.2.4 4.2.3 6.3 7.6 8.2.3 7.5.5 7.4.1 7.5.3 5.5.1 8.2.4 6.4 8.4 7.5.2 8.5.2 8.3 6.2.2 4.1 7.1 7.2.1 7.2.3 7.3.4 7.4.2 7.4.3 7.5.4 8.2.1

JUMLAH NCR

Penemuan NCR Mengikut Klausa

7.5.1 Kawalan Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan (54)

4.2.4 Kawalan Rekod (23)

4.2.3 Kawalan Dokumen (21)

20

13

11

10 10

9

8 8

7

6 6 6

5 5

4 4 4

3 3 3 3 3 3 3 3

2 2 2 2 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

FPSK

FSTM

FPA

S

FP

FPV

iDEC

FBSB IB

S

FK FH

PEN

D

TPU

FSP

M

INTR

OP FS

IPP

H

PK

PP

BH

EP

FBM

K

FEP

FSK

TM

ITM

A

PP

KK

P

PU

PM

SPS

BK

U

FPP

ITA

PSA

S

PK

U

CA

De

AS

AK

AD

FEM

FRSB

IKD

PM

IPP

M

K1

5

KM

R

K1

0

KTP

BU

R

PP

PA

TNC

PI

PA

SP PIU

PK

KSS

AA

S

PP

DN

CA

RE

JUMLAH NCR

Penemuan NCR Mengikut PTJ

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (20)

Fakulti Sains dan Teknologi Makanan (13)

Fakulti Pengajian Alam Sekitar (11)

Senarai PTJ tiada NCR

1. Bahagian Audit Dalam 2. Pusat Pembangunan Keusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan (CEM) 3. Pusat Hubungan dan Jaringan Industri (CIRNET) 4. Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi (COSCOMM) 5. Pusat Jaminan Kualiti (CQA) 6. Hospital Veterinar Universiti (HVU) 7. Institut Penyelidikan Matematik (INSPEM) 8. Institut Pengajian Sains Sosial (IPSAS) 9. Kolej Kedua 10. Kolej Tun Dr. Ismail (KTDI) 11. Kolej Canselor 12. Kolej Kelima

...Senarai PTJ tiada NCR

13. Kolej Keenam 14. Kolej Sultan Alaeddin Suleiman Shah (KOSASS) 15. Kolej Pendita Za’ba (KPZ) 16. Kolej Ke Sebelas 17. Kolej Kedua Belas 18. Kolej Ketiga Belas 19. Kolej Keempat Belas 20. Kolej Keenam Belas 21. Kolej Ketujuh Belas

27

24

22

21

17

14

10

7 7 7

6

4 4 4

3

2 2 2 2

1

2

1 1

PS OSH LAB PY S CAL PYG HEPA IDEC TPU KEW HVU PEL PEND KOLEJ CADE PKU PPPA PUPM KES PGR PR PSAS

JUMLAH NCR

Penemuan NCR Mengikut Proses

Prasiswazah (27)

Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan (24)

Pengurusan Makmal (22)

Senarai Proses tiada NCR

1. Pengurusan Sumber Manusia 2. Teknologi Maklumat dan Komunikasi 3. Jaringan Industri dan Masyarakat 4. Pengurusan Latihan 5. Pusat Islam Universiti 6. Pejabat Naib Canselor 7. Pejabat Penasihat Undang-undang

Peluang Penambahbaikan

(OFI) tahun 2016

Penemuan OFI Mengikut Klausa

29

15

14

11

10

9

5

4 4 4 4

3 3 3

2 2

1 1 1 1 1 1 1

4.2.3 8.2.3 6.2.2 6.3 7.5.1 6.4 4.2.4 8.4 7.2.3 7.5.2 8.5.1 7.5.3 7.5.5 8.2.1 5.5.1 7.5.4 7.1 7.4 7.6 5.5.3 7.2.2 8.2.4 8.5.3

JUMLAH OFI

4.2.3 Kawalan Dokumen (29)

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses (15)

6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran

(14)

Penemuan OFI Mengikut PTJ

10

9

8

6 6

5

4 4 4 4

3 3 3 3 3 3

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

AK

AD

PU

PM

FEP

FSP

M

PK

U

TPU FK

BU

R

PP

PA

CO

SCO

MM

FBSB

FPA

S

FPP

FPSK FS

SPS

FP

FPV

IBS

IKD

PM

IPP

M

INTR

OP

KM

R

K1

7

PSA

S

PA

SP

CQ

A

PK

PP

CA

De

iDEC P

S

AS

BH

EP

FBM

K

FEM

FRSB

FSTM

FSK

TM

IPSA

S

IPP

H

ITA KC K6

K5

KP

Z

K1

1

KO

SASS

K1

3

KTP

PN

C

TNC

PI

CA

RE

JUMLAH OFI

Bahagian Akademik (10)

Penerbit UPM (9)

Fakulti Ekonomi Pengurusan (8)

Penemuan OFI Mengikut Proses

22

18

16

9

8 8

7

6

5 5 5

4

3 3

2 2 2

1 1 1 1

PS OSH PY S KOLEJ LAB TPU PKU HEPA PNC PUPM PPPA BEN CAL KEW PGR PSAS BUM IDEC PEL PYG

JUMLAH OFI

Prasiswazah (22)

Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan (18)

Penyelidikan dan Inovasi (16)

1. Pengurangan peruntukan kewangan kepada PTJ memberi kesan kepada hampir keseluruhan program dan aktiviti di PTJ. PTJ perlu merangka dan merancang program/aktiviti yang boleh memberi penjimatan dan nilai tambah kepada PTJ, dan boleh menjana pendapatan.

Kelemahan

2. Kawalan ke atas rekod masih lagi lemah. Banyak penemuan ketakakuran yang dicatatkan dalam setiap program Audit Dalaman. Proses perlu ditambah baik atau diringkaskan proses berkenaan tanpa menjejaskan keperluan standard.

...Kelemahan

3. Kawalan ke atas dokumen didapati mencatatkan peningkatan penemuan pada audit kali ini yang melibatkan penggunaan dokumen lapuk dan tiada semakan keatas dokumen oleh Peneraju walaupun proses telah berubah. Diharap dengan peningkatan tahap kesedaran staf berkaitan perubahan dokumen dan sensitiviti Peneraju keatas keperluan perubahan dokumen selaras proses kerja terkini boleh mengatasi isu ini.

4. Komitmen pegawai akademik dalam penyediaan keperluan pengajaran dan pembelajaran iaitu berkaitan dengan fail kursus masih kurang. Kewujudan sistem dalam talian diharap akan dapat membantu pensyarah melengkapkan semua keperluan yang telah ditetapkan dengan lebih mudah

Penutupan NCR

PTJ hendaklah mengambil tindakan dalam tempoh 21 hari bekerja atau

tarikh yang ditetapkan dan dipersetujui antara Juruaudit dan

Auditi

Tarikh Audit Badan Pensijilan (SIRIM)

Tarikh Penting Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit

25/4/2016 Edaran Penemuan Audit Kepada PTJ yang terlibat

24/5/2016 Tarikh Penutupan Penemuan Audit

(kecuali tarikh lain yang dipersetujui)

Terima Kasih | Thank You