TAKLIMAT PENGURUSAN ASET 11 MEI 2016

BAHAGIAN AUDIT DALAM

1

ASET ALIH Aset kerajaan merupakan barang-barang awam yang dibeli dengan wang kerajaan atau dalam bentuk sumbangan dari agensi luar. Jenis aset : 1. Aset tak alih (tanah, bangunan, infra) 2. Aset alih (harta modal, inventori) 3. Aset hidup (ikan, haiwan, tumbuhan) Aset Alih:- 1. Harta modal – barang tidak luak yang bernilai RM3,000.00

dan ke atas seunit dan jangka hayat melebihi setahun 2. Inventori – barang tidak luak yang bernilai kurang

daripada RM3,000.00 seunit dan jangka hayat melebihi setahun

2

Peraturan

• Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 tahun 2007; dan

• Pekelililing Bendahari Bil. 1 Tahun 2008: Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Putra Malaysia

• Tatacara Penjagaan Aset, Pengurusan Kehilangan Dan Tindakan Yang Boleh Dikenakan Apabila Berlaku Kehilangan

3

Tatacara menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi: Bab A : Penerimaan Bab B : Pendaftaran Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab D : Penyelenggaraan Bab E : Pelupusan Bab F : Kehilangan dan Hapus kira

PROSES PENGURUSAN ASET ALIH

4

PELANTIKAN PEGAWAI ASET

• Setiap ketua PTJ hendaklah melantik sekurang-kurangnya seorang pegawai aset di PTJ masing-masing dan mengemukakan maklumat tersebut kepada Pejabat Bursar untuk rekod

• Sebarang perubahan hendaklah dimaklumkan ke Pejabat Bursar dari semasa ke semasa.

5

Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM

1. Memastikan/melantik : a) Pegawai aset dilantik diperingkat PTJ oleh Ketua PTJ; b) Bahagian Audit Dalam menjalankan pemeriksaan ke

atas aset mengikut jadual yang telah ditetapkan (lapor ke JPU, JKA dan PTJ);

c) Pegawai aset PTJ yang dilantik perlu membuat pemeriksaan ke atas aset sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun (lapor ke Pejabat Bursar untuk perekodan);

d) Ahli J/kuasa pemeriksa pelupusan dilantik; dan e) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan

aset.

6

b) Menubuhkan J/kuasa Pengurusan Aset Kerajaan peringkat UPM

c) Mengemukakan laporan tahunan di dalam JKPAK, JPKA dan KPT setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar iaitu :

Laporan tahunan harta modal dan inventori

Laporan pemeriksaan harta modal dan inventori (dikemukakan oleh Bahagian Audit Dalam dan PTJ)

Laporan tahunan pelupusan aset

Laporan tahunan tindakan seurcaj/tatatertib

7

Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM (samb)

Tatacara Penjagaan Aset, Pengurusan Kehilangan Dan Tindakan Yang Boleh Dikenakan Apabila Berlaku Kehilangan

• Bahagian 1: Kaedah Penjagaan Aset dan Inventori;

• Bahagian 2: Pengurusan kehilangan; dan

• Bahagian 3: Tindakan yang boleh dikenakan apabila berlaku kehilangan.

8

A - PENERIMAAN

9

PENERIMAAN

Objektif :

Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan

Memastikan aset diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan

10

Penerimaan/pengesahan

• Garis Panduan Penerimaan dan Pengesahan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) menyatakan bahawa:-

• Penerima peralatan perlu dibuat oleh pengguna sendiri sekiranya barang yang dibeli agak rumit. Lantikan Jawatankuasa Teknikal atau individu mahir untuk membuat pemeriksaan dan pengesahan terimaan bagi peralatan yang perlukan kepakaran.

• Penerima perlu memastikan perolehan diterima mengikut kuantiti mencukupi, tidak rosak dan memenuhi spesifikasi ditetapkan.

• Latihan jika berkaitan telah disempurnakan

PENERIMAAN Semak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul

Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya

Sekiranya pengesahan tidak dapat dibuat dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian”

12

PENERIMAAN

Dokumen yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada pembekal

Pegawai penerima hendaklah memastikan aset diterima beserta dengan surat jaminan dan manual penggunaan.

13

PENERIMAAN Senarai semak dokumen sokongan bagi pembayaran melalui PO a) Dokumen Asas : Daftar format perakuan penerimaan dokumen tuntutan drpd

pembekal melalui PO Pesanan belian(PO) asal Invois asal DO asal yang telah disahkan terimaan & perakuan pembayaran Borang RO Sebutharga pembekal Laporan penilaian prestasi pembekal PTJ b) Dokumen tambahan : Laporan FAMS yang telah disahkan oleh pegawai yang diberikuasa

14

B - PENDAFTARAN

15

PENDAFTARAN

Objektif :

Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

16

PENDAFTARAN

• Setiap aset perlu didaftar serta-merta dari tarikh pengesahan penerimaan

• Aset yang diterima secara hadiah hendaklah didaftar dengan nilai nominal RM1.00

• Rekod pendaftaran – Sistem FAMS

• Cetakan daftar individu dibuat untuk pembelian mulai tahun 2008 dan ditandatangani oleh pegawai aset

17

PENDAFTARAN

• Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai aset PTJ melalui sistem FAMS

• Daftar aset hendaklah dikemaskini sekiranya terdapat:

i. Penambahan/penggantian/naiktaraf

ii. Pemeriksaan aset

iii. Pelupusan

iv. hapuskira

18

Pendaftaran Baharu

• FAMS –

– No. Barkod (mengikut klasifikasi)

– Jenis Aset (asset product)

– Lokasi

• Am

• sebenar

– Pengguna

• Am

• sebenar

19

PROSES PENDAFTARAN ASET DLM FAMS

Rujuk Arahan Kerja Pendaftaran Aset UPM/SOK/KEW/AK004/AST

20

Pendaftaran – aset dipindah/bertukar pemilik

• FAMS –

– Lokasi

• Am

• sebenar

– Pengguna

• Am

• sebenar

• Kod PTJ – Seksyen Aset untuk tukarkan

21

PENDAFTARAN

Senarai aset di lokasi

Mengunapakai borang KEW.PA-7 dan senarai hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, atau PYB

22

Barkod dan ID Aset

Pelabelan Setiap aset diberikan nombor pendaftaran secara berturutan melalui sistem FAMS dan kod bar untuk tujuan verifikasi

Barkod

– Perlu ditampal di atas aset – Jika tidak sesuai- tampal di dalam buku log (daftar aset

yang difailkan)

ID Aset - ID aset hendaklah ditulis pada aset menggunakan pen dakwat kekal.

23

ID Aset

Barcode

ID dan Barcode

C- PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

25

PENGGUNAAN

Aset hendaklah digunakan bagi tujuan rasmi, dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:-

Mengelakkan pembaziran;

Menjimatkan kos;

Mencapai jangka hayat;

Mencegah penyalahgunaan;

Mengelakkan kehilangan.

26

TANGGUNGJAWAB

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakkan atau kehilangan aset dan inventori dibawah tanggungjawabnya.

Pegawai yang telah diberi kemudahan menggunakan aset universiti adalah dipertanggungjawabkan supaya memastikan keselamatan aset diberi perhatian dan penjagaan keselamatan secara sama atau lebih daripada milik persendirian.

27

Pendaftaran aset penyelidikan

Dalam tempoh projek Selepas tempoh projek

• Penyelidik bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pengurusan aset penyelidikan

• Penyelidik bertanggungjawab menyediakan senarai aset penyelidikan yang dibeli

• Penyelidik bertangungjawab menyerahkan aset penyelidikan kepada PTJ bagi memudahkan PTJ merancang tahap penggunaan secara gunasama atau penyediaan perkhidmatan yang bersesuaian.

• PTJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam pengurusan aset penyelidikan

•Didaftarkan di dalam Sistem FAMS dan direkodkan kod projek atau nombor vot peruntukan projek •Didaftarkan mengikut pusat kos PTJ peralatan ditempatkan atau mengikut pusat kos perolehan •Dikemaskini secara berkala makluman pengguna dan lokasi semasa aset di dalam Sistem FAMS

PENGGUNAAN aset penyelidikan

PTJ menentukan

hala tuju penggunaan

aset

kawalan penyelidik

Tempoh projek Projek Tamat

PEMANTAUAN aset penyelidikan

• Aset digunakan secara optimum- log penggunaan

• Aset dijaga dengan baik PENYELIDIK

• Maklumat dikemaskini di dalam fams

• Aset digunakan dengan optimum- log penggunaan

• Pinjaman atau penempatan diluar upm perlu mendapat kelulusan dan mempunyai tempoh

PTJ

PERGERAKAN ASET

Pergerakkan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada buku daftar pergerakkan harta modal/Inventori (KEW. PA 6)

31

PENYIMPANAN

Aset dan inventori hendaklah disimpan di tempat selamat dan sentiasa dibawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Aset-aset menarik – bernilai tinggi – risiko kehilangan Tempat simpanan yang digunakan perlu mempunyai ciri keselamatan yang baik serta mempunyai kunci yang kukuh

32

PENYIMPANAN

Bilik yang menyimpan barang berharga hendaklah dipasang kunci tambahan (dead lock) bagi menghalang atau melambatkan percubaan untuk membukanya.

Pegawai tidak boleh meninggalkan aset yang berharga didalam kenderaan kerana risiko kehilangan yang tinggi.

33

Tempat Simpanan Aset

34

Tempat Simpanan Aset

35

PENYIMPANAN KUNCI

• Kunci yang dipertanggungjawabkan kepada pegawai hendaklah sentiasa berada dalam kawalan pegawai.

• Bagi kunci tempat penyimpanan yang menggunakan dua

kunci yang berbeza seperti nombor kombinasi dan anak kunci, maka nombor kombinasi dan anak kunci tersebut hendaklah dipegang oleh 2 orang pegawai yang berbeza (Arahan Perbendaharaan)

• Nombor kombinasi hendaklah ditukar setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau bila-bila masa disyaki bahawa nombor kombinasi tersebut telah diketahui oleh orang-orang yang tidak dibenarkan (Arahan Perbendaharaan)

36

PENYIMPANAN KUNCI

Anak kunci pendua perlu disimpan di dalam kotak/tempat simpanan yang sentiasa berkunci dan anak kunci kotak/tempat simpanan tersebut hendaklah sentiasa berada dalam kawalan pegawai yang bertanggungjawab.

37

PEMERIKSAAN ASET

Objektif

Verifikasi dijalankan bagi memastikan aset universiti wujud seperti mana rekod, rekod FAMS dikemaskini dengan teratur, aset digunakan dan aset di dalam keadaan baik.

38

• Verifikasi kendiri : 18.3(b) pekeliling 2008

a) Bahagian Audit Dalam menjalankan pemeriksaan ke atas aset mengikut jadual yang telah ditetapkan dan berdasarkan sample yang dipilih;

b) Pegawai aset PTJ yang dilantik perlu membuat pemeriksaan ke atas aset sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun (lapor ke Pejabat Bursar untuk perekodan)

39

Verifikasi

Bil Area Kriteria

1. Fizikal Aset 1. Aset ada 2. Aset digunakan 3. Ada barkod/aset ID

2. Rekod Aset 1. Maklumat lokasi pada rekod sama dengan lokasi sebenar aset

2. Maklumat pengguna pada rekod sama dengan pengguna sebenar pada aset

3. Keterangan aset yang direkodkan sama dengan aset sebenar aset (nama aset/model)

4. Barkod dikemaskini

3. Pegawai Aset 1. Pegawai Aset ada dilantik 2. Lantikan dibuat secara bertulis

4. Senarai daftar aset dilokasi (KEW PA 7)

1. KEW PA 7 ada disediakan 2. KEW PA 7 dikemaskini

40

D-PENYELENGGARAAN

41

PENYELENGGARAAN

Objektif : Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan Memelihara dan memanjangkan jangka hayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana yang kondusif Memelihara imej kerajaan

42

JENIS PENYELENGGARAAN

• Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, servis, baiki, ganti komponen secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar

Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive

Maintanence)

• Tindakan membaiki atau mengganti komponen supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan

Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective

Maintanence)

43

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan

Merancang penyelenggaraan

Melaksanakan program penyelenggaraan

Merekod penyelenggaraan (RUJUK ARAHAN KERJA WORK ORDER)

Menilai program penyelenggaraan dan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta

44

E- PELUPUSAN

45

PELUPUSAN

Pelupusan aset bertujuan untuk :-

Memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;

Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat; dan

Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Kerajaan.

46

• Tidak ekonomi dibaiki;

• Usang

• Rosak dan tidak boleh digunakan

• Lupust tempoh penggunaan;

• Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum

• Tiada alat ganti

• Tidak diperlukan oleh Jabatan

• Perubahan teknologi

• Melebihi keperluan

Justifikasi Pelupusan

47

KUASA PELUPUSAN

Bil Kuasa Had kuasa

1. Ketua PTJ Inventori bernilai sehingga RM50 ribu

2. Bursar Aset dan Inventori bernilai sehingga RM300 ribu

3. Naib Canselor Aset dan Inventori bernilai sehingga RM500 ribu

4. Perbendaharaan Aset dan Inventori bernilai melebihi RM500 ribu

48

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan tender, sebutharga dan

lelong

Jualan sisa

Tukar barang/ perkhidmatan (barter trade)

Tukar beli

Tukar ganti Pindahan antara

Jabatan

Hadiah

Musnah –Tanam/bakar/buang/ tenggelam

Lain-lain

49

PROSES PELUPUSAN

Kenalpasti aset yang hendak dilupus dan isi Daftar Format Permohonan Pelupusan Aset

Lengkapkan Borang Perakuan Pelupusan Aset Alih UPM dan dapatkan pengesahan daripada pegawai yang pakar

Permohonan lengkap didaftarkan dalam Daftar Pelupusan

AJKPP hendaklah melakukan pemeriksaan dan memberi syor pelupusan

Dapatkan kelulusan pelupusan mengikut kuasa melulus Maklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada

PTJ untuk tindakan pelupusan Kemukakan Sijil Pelupusan Aset Alih UPM beserta

dokumen sokongan 50

F- KEHILANGAN & HAPUSKIRA

51

KEHILANGAN ASET

Kehilangan - aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, penipuan atau kecuaian pegawai awam

52

HAPUSKIRA

Hapuskira – satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang#

Hapuskira bertujuan untuk :

Menyelaras rekod aset

53

Kehilangan Aset

Tindakan sekiranya berlaku kehilangan (PTJ)

i) Membuat laporan polis (24 jam);

ii) Menyediakan laporan awal kehilangan mengikut format KEW PA 28 (2 hari bekerja);

iii) Mengemukakan laporan awal dan laporan polis kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti.

54

Kehilangan Aset

Proses kehilangan

i) Laporan awal kehilangan (KEW PA 28)

ii) Penubuhan J/K Penyiasat – dilantik oleh VC dalam tempoh 2 minggu dari tarikh laporan awal ditandatangani

iii) Laporan akhir kehilangan (KEW PA 30) – dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan

iv) Tindakan selepas kelulusan

55

Punca Kehilangan

Antara Punca Kehilangan a) Kelemahan Sistem Keselamatan

Tempat simpanan tidak kukuh, penggunaan kunci tombol, almari tidak berkunci, LCD projektor digantung di tempat yang mudah dicapai, akses bangunan tidak dikawal

b) Kecuaian

Meninggalkan notebook dalam kereta, tidak mengunci bilik, meninggalkan aset dibilik seminar, aset tercicir

c) Kelemahan kawalan Dalaman

Pinjaman tidak direkod, daftar aset tidak dikemaskini, nombor kombinasi tidak ditukar, kunci dipegang oleh ramai pelajar dan tidak dikawal

56

Tindakan Yang Boleh Dikenakan

Antara tindakan yang boleh dikenakan sekiranya berlaku kehilangan:-

a) Tidakan surcaj dan tatatertib; dan/atau

b) Bayaran balik nilai setara; dan/atau

c) Surat peringatan pentadbiran.

57

VERIFIKASI ASET TAHUN 2015

58

SKOP VERIFIKASI ASET TAHUN 2012 & 2013 TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP

2012 Skop 1 Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 50 ribu bagi perolehan tahun 2001 dan ke atas.

Skop 2 Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 100 ribu bagi perolehan sebelum tahun 2001.

Skop 3 Aset yang belum diverifikasi semasa verifikasi tahun 2011

Skop 4 Aset yang termasuk di dalam senarai lain-lain semasa verifikasi tahun 2011 (Hantar baiki, aset dipinjam dan aset digunakan oleh pegawai/pelajar semasa verifikasi dijalankan)

Skop 5 Inventori (P27801) yang bernilai melebihi RM 1,500 yang dipilih secara rawak

Skop 6 Aset A34000 dan A35000 bagi tahun 2007-2011 yang dipilih secara rawak.

TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP

2013 Skop 1 Aset A34000 dan A35000 perolehan tahun 2008-2012 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan

2012 (keseluruhan)

Skop 2 Aset A34000 dan A35000 perolehan sebelum tahun 2008 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan

2012 bernilai lebih RM50 ribu (keseluruhan)

Skop 3 Inventori lebih RM3 ribu yang tidak termasuk senarai verifikasi 2011 dan 2012 (keseluruhan)

Skop 4 Inventori berharga antara RM2 ribu hingga RM3 ribu bagi tahun 2011 dan 2012 (sampel)

Skop 5 Aset A34000 dan A35000 bagi tahun sebelum tahun 2008 berharga kurang dari RM50 ribu (sampel)

SKOP VERIFIKASI TAHUN 2015 TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP

2015 Skop 1 Aset perolehan Tahun 2009 hingga 2014

Skop 2 Aset Perolehan Tahun 2003 hingga 2008

Skop 3 Aset Perolehan Tahun 1993 hingga 2002

Skop 4 Aset Perolehan Tahun 1978 hingga 1992

Verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam dilaksanakan seperti berikut:- a) Verifikasi 100% dibuat ke atas PTJ yang mempunyai jumlah aset kurang

daripada 200 unit; dan b) Verifikasi 50% dibuat ke atas PTJ (dipilih secara rawak) yang mempunyai

jumlah aset melebihi 200 unit.

Bilangan aset yang diverifikasi Bilangan aset di PTJ Peratus kolej bahagian fakulti institut pusat Jumlah

Kurang 200 unit 100% 17 6 2 3 11 39

200 unit 100% 0 5 5 6 2 18

Lebih 200 unit 50% 0 3 10 0 1 14

Jumlah 17 14 17 9 14 71

Bil Keterangan Jumlah Keseluruhan Aset Aktif Jumlah Skop Verifikasi 2015

% Liputan Unit Jumlah (RM) Unit Jumlah (RM)

1 Aset Perolehan tahun 2009

hingga 2014 12,856 188,026,552.48 3,142 40,039,425.89 24.4%

2 Aset Perolehan tahun 2003

hingga 2008 20,755 227,805,272.57 3,994 46,178,665.19 19.24%

3 Aset perolehan tahun 1993

hingga 2002 14,547 169,456,884.47 1,769 21,537,688.12 12.16%

4 Aset perolehan tahun 1978

hingga 1992 1,821 17,926,481.23 1,761 17,638,914.51 96.7%

5 Aset yang tiada tarikh

perolehan 8,030 62,163.00 -- -- --

Keseluruhan 58,009 603,277,353.75 10,666 125,394,693.71 --

Kenapa Aset tidak dapat diverifikasi?

Aset tidak dapat dikesan (tidak dapat kenalpasti lokasi dan pengguna); Aset tidak ditulis ID aset Tiada Barcode ditampal atau barcode rosak Butiran aset tidak dikemaskini dalam sistem FAMS dengan tepat (cth:

kesilapan barcode, lokasi dan pengguna sebenar); Aset hilang; Aset dihantar baiki keluar; Aset diserahkan atau dipindah ke PTJ lain tanpa rekod; Aset tidak diterima daripada pembekal tetapi telah dibayar; Bilik pegawai dan makmal berkunci semasa tempoh verifikasi dan

susulan; dan Pegawai aset tiada dan tiada pengganti semasa tempoh verifikasi

62

Salah Caj akaun

1. RFID Tag bernilai RM 1juta

2. Color filter bernilai RM7 ribu

63

Contoh kelemahan pengurusan aset

1) Aset tidak disimpan di tempat yang sepatutnya (cth: digital kamera disimpan di dalam laci tidak berkunci)

2) Aset yang hilang tetapi tidak dilaporkan atau lewat dilaporkan; 3) Bagi aset yang rosak /usang dibiarkan tanpa membuat permohonan

perlupusan; 4) Penyerahan atau pemindahan aset PTJ kepada PTJ lain atau pihak luar

tidak mengikut prosedur; dan 5) Tiada permohonan perlarasan dibuat bagi aset yang tersalah caj atau

pengkelasan kategori. 6) Aset digunakan bukan untuk tujuan rasmi/kerja; 7) Tiada rekod (borang/buku log/surat) dibuat bagi aset yang dipinjam atau

dibawa keluar PTJ; 8) Tiada rekod(borang/surat pengesahan) bagi aset yang dihantar baiki di

luar; 9) Aset universiti tidak dijaga dengan baik dan rosak sebelum jangka hayat

yang sepatutnya;

64

SYOR AUDIT

65

Syor Audit

1.Setiap PTJ hendaklah melantik pegawai yang khusus untuk menguruskan aset di PTJ dan jika boleh adalah yang bertaraf tetap

(kemukakan maklumat perlantikan Peg. Aset kepada Pejabat Bendahari);

2.PTJ perlu memastikan butiran aset telah diisi dengan lengkap dan dikemaskini ke dalam sistem FAMS (terutamanya no.barcode

yang tepat, lokasi sebenar dan pengguna sebenar)

*nama aset hendaklah tepat, tidak perlu ayat membekal , menghantar, memasang dan menugas semula-nama aset…..

66

Syor Audit

3. Barcode yang betul berdasarkan harga aset hendaklah ditampal dan menulis ID Aset selepas aset diterima

(Aset-barcode merah dan Inventori-barcode biru);

4. Borang pergerakan aset (KEW.PA-6) hendaklah digunapakai apabila aset dipinjam dan dibawa keluar (supaya pergerakan aset dapat dipantau);

67

Syor Audit

5. Aset hendaklah disimpan di tempat yang sesuai dan selamat dan sentiasa di bawah jagaan pegawai yang dipertanggungjawabkan (kawalan maksima terhadap aset-aset

menarik kerana risiko kehilangan adalah tinggi)

Perkara 146 Tatacara Pengurusan Stor menyatakan :-

“Seberapa boleh, barang-barang yang berharga dan menarik yang senang dicuri hendaklah disimpan di dalam almari atau tempat yang berkunci”

Perkara 1Lampiran F Arahan Keselamatan oleh Jemaah Menteri :-

“ …….. tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang atau melambatkan sebarang percubaan untuk membukanya.”

68

Syor Audit

6. PTJ perlu membuat persediaan awal dengan melakukan pemeriksaan kendiri setiap tahun

(supaya proses verifikasi aset mengikut jadual berjalan dengan lancar) ;

7. Aset rosak dan dihantar baiki- PTJ perlu membuat perekodan berdasarkan Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008-Bab D- Penyelenggaraan

(kemukakan salinan surat atau rekod aset dihantar baiki yang diisi dengan lengkap dan telah disahkan kepada staf audit semasa tempoh verifikasi) ;

69

SYOR AUDIT

8. PTJ perlu memaklumkan Pejabat Bendahari bagi tindakan selanjutnya jika :-

• Terdapat pemindahan atau penyerahan aset kepada PTJ lain atau pihak luar,

• Pertukaran model atau jenama aset/inventori,

• Aset penyelidikan dibawah peruntukan/tajaan luar yang telah dibawa pulang oleh penyelidik/pensyarah

70

Syor Audit

9.Perlupusan hendaklah dilakukan sekiranya aset didapati rosak tidak ekonomik untuk dibaiki,luput tempoh penggunaan, usang, dan perubahan teknologi berdasarkan Pekeliling Bendahari Tahun 2008 Bil 1-Bab E-Perlupusan; dan

10. Jika berlaku kehilangan aset/inventori, PTJ perlu membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan disedari dan laporan awal oleh ketua jabatan dalam tempoh 2 hari bekerja berdasarkan Pekeliling Bendahari Tahun 2008 Bil 1 –Bab F- Kehilangan dan Hapuskira

71

Terima Kasih

Bahagian Audit Dalam

Pejabat Naib Canselor

72