verifikasi aset tahun 2017 -hasil pemerhatian dan cadangan … · semasa verifikasi tahun 2015...
TRANSCRIPT
VERIFIKASI ASET TAHUN 2017-HASIL PEMERHATIAN DAN CADANGAN TINDAKANOleh : Bahagian Audit Dalam 14 DISEMBER 2017
Keputusan Jawatankuasa Audit UPM
▸Laporan Verifikasi Aset Telah Dibentangkan Di Mesyuarat Jawatankuasa Audit Pada 24 November 2017▸Jawatankuasa telah memanggil PTJ yang mendapat markah verifikasi kurang daripada 80% untuk aset aktif dan 9 PTJ yang mendapat 0% atas aset susulan 2015. (7 wakil PTJ telah hadir daripada 11 PTJ)▸Jawatankuasa bersetuju supaya perbincangan diadakan bersama-sama PTJ untuk cadangan tindakan yang perlu diambil dan tempoh tindakan yang perlu diambil.
2
SKOP3
Skop Bilangan Verifikasi
1 Aset dan inventori yang
berstatus aktif di dalam
sistem FAMS setakat
Januari 2017
50 sampel dipilih daripada:
a) Aset tahun perolehan 1978 hingga 2005 (10 unit)
b) Aset tahun perolehan 2006 sehingga 2016 (30
unit); dan
c) Inventori (>RM1,000) tahun perolehan 2011
hingga 2016 (10 unit).
2 Susulan Ke atas Aset
yang tidak dapat
diverifikasi Tahun 2015
Mengikut senarai
3 Susulan ke atas Aset
yang termasuk di
bawah kategori lain-lain
bagi Tahun 2012-2015
Mengikut senarai
Sistem Pengurusan Aset Universiti (FAMS) @ JANUARI 20174
Skop Unit
Harga
perolehan
(RM)
Aset (A34000 dan A35000) dan
inventori yang berstatus aktif di dalam
sistem FAMS
62,181 914,552,462.29
Inventori P27000 (yang bernilai
RM1,000 ke atas) tahun perolehan
2011 sehingga 2016.
51,532 99,405,696.49
Jumlah Keseluruhan 113,713 1,013,958,158.78
SKOP5
Bil Keterangan Skop Unit RM
1.
Aset dan
inventori yang
berstatus aktif
di dalam sistem
FAMS setakat
Januari 2017
Skop 1 (Aset)
*maksimum 10 unit aset
diverifikasi
625 9,452,348.68
Skop 2 (Aset)
*maksimum 30 unit aset
diverifikasi
2,082 30,464,302.87
Skop 3 (Inventori)
*maksimum 10 unit aset
diverifikasi
992 1,997,970.45
2. Aset Tidak dapat Diverifikasi semasa
verifikasi tahun 2015 2,632 26,851,515.72
3. Aset yang dikategorikan lain-lain semasa
verifikasi tahun 2012-2015 1,002 10,521,996.10
Jumlah Keseluruhan 7,333 79,288,133.82
Hasil Verifikasi Sampel Aset Aktif dan Susulan Aset TDV 20156
HASIL KESELURUHAN : SAMPEL 2017 DAN SUSULAN TDV 20157
HASIL KESELURUHAN : SAMPEL 2017 DAN SUSULAN TDV 20158
9
Bil Keterangan
Sampel Yang
Dipilih Dapat Diverifikasi Kategori Lain-lain
%
Unit
Harga
Perolehan
(RM ‘000)
Unit
Harga
Perolehan
(RM ‘000)
Unit
Harga
Perolehan
(RM ‘000)
1.
Aset dan
inventori yang
berstatus aktif
di dalam
sistem FAMS
setakat
Januari 2017
3,699 41,914 3,414 38,995 155 1,865 96.5
%
2.
Aset tidak
dapat
diverifikasi
semasa
verifikasi
tahun 2015
2,632 26,847 337 16,782 623 5,198 36%
Jumlah
Keseluruhan 6,331 68,827 3,751 55,777 778 7,063
Status Tindakan Aset Kategori Lain-lain Tahun 2012-201510
Status Tindakan Aset Kategori Lain-lain Tahun 2012-201511
Bil Keterangan
Jumlah Keseluruhan
Telah Diambil Tindakan
Belum Diambil Tindakan
Unit
Harga
Perolehan
(RM ‘000)
Unit
Harga
Perolehan
(RM ‘000)
Unit
Harga
Perolehan
(RM ‘000)
1. Aset yang
dikategorikan lain-lain
semasa verifikasi
tahun 2012-2015
1,002 10,521 21 3420,822 981 10,179
Hasil Verifikasi Sampel 201712
100% 80% - 99.9% 60% - 79.9% 40% - 59.9%Kurang dari
40%
Cemerlang Baik MemuaskanKurang
memuaskanTidak
memuaskan
Bilangan PTJ 51 24 2 1 0
0
10
20
30
40
50
60
Bila
nga
n P
TJ
Carta 1: Prestasi Verifikasi PTJ
Perbandingan Pencapaian Verifikasi Tahun 2015 dan
2017
13
Cemerlang Baik MemuaskanKurang
memuaskanTidak
memuaskan
Tahun 2015 5 28 19 12 7
Tahun 2017 51 24 2 1 0
5
28
19
12
7
51
24
2 1 00
10
20
30
40
50
60
Bilan
gan
PT
J
Aset Tidak Dapat Diverifikasi Mengikut Skop14
60 unit (46%)1978 - 2005
35 unit (27%)2006 - 2016
35 unit (27%)Inv 2011 - 2016
Skop 1 Skop 2 Skop 3
Aset Di Bawah Kategori Lain-lain15
Bil Kategori Unit Nilai (RM) Tindakan
1Lupus/Aset Dikeluarkan
Daripada Sistem FAMS39 281,902.00 -
2 Permohonan Hapuskira 50 740,659.50PTJ/ Pejabat
Bursar
3Tukar Pusat Kos/Serah
Kepada PTJ Lain47 382,501.65 Pejabat Bursar
4Aset Diserahkan Kepada
Pihak Luar1 3,995.00
PTJ/ Pejabat
Bursar
5 Aset Dipinjam 3 65,086.00 PTJ
6 Aset Dihantar Baiki 6 114,174.00 PTJ
7Aset Berada Di Luar
Kawasan2 183,011.00 PTJ
8 Salah Caj Akaun 7 94,235.00 Pejabat Bursar
Jumlah 155 1,865,564.15
Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: Keseluruhan16
Kategori Unit Jumlah (RM) %
Aset Dapat Diverifikasi 337 4,994,427.36 13%
Aset Tidak Dapat Diverifikasi 1,672 16,658,638.48 63%
Kategori Lain-lain 623 26,851,515.72 24%
Jumlah Keseluruhan 2,632 26,847,035.95 100%
Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: Tidak Dapat Diverifikasi (Tahun)
17
Bil. Tempoh Tahun Perolehan Bilangan UnitJumlah Perolehan
(RM)
1 1980-1989 272 540,601
2 1990-1999 341 679,835
3 2000-2005 572 1145,476
4 2006-2010 294 590,363
5 2011-2012 76 152,867.00
6 2013-2014 81 163,108
7 Inventori (2003-2010) 35 70,105
Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: PTJ18
Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: Kategori Lain-Lain19
Bil Kategori Unit Nilai (RM) Tindakan
1Lupus/Aset Dikeluarkan
Daripada Sistem FAMS13 55,360.00 -
2Permohonan
Hapuskira/Pelupusan592 4,999,402.78
PTJ/ Pejabat
Bursar
3Tukar Pusat Kos/Serah
Kepada PTJ Lain11 59,511.60 Pejabat Bursar
4 Aset Digantikan (Hilang) 1 6,950.00 Pejabat Bursar
5 Aset Dihantar Baiki 2 7,287.00 PTJ
6 Salah Caj Akaun 4 69,947.50 Pejabat Bursar
Jumlah 623 5,198,449.88
Aset Kategori Lain-lain Tahun 2012-201520
Tindakan
Telah Diambil Tindakan Belum Diambil Tindakan
Unit RM Unit RM
Pejabat
Bursar20 224,632.56 974
9,337,251.04
PTJ 1 118,190.00 7841,922.50
Jumlah 21 342,822.56 98110,179,173.54
21
ISU PEMATUHAN KEPADA PENGURUSAN ASET
3
Aset Rosak
4Maklumat Aset Tidak sama dengan
Rekod
2Aset ID Tidak ditulis pada
aset
21 PTJ
182 unit di 52 PTJ4 unit aset di 4 PTJ
1Tiada Surat Lantikan Dan
Surat Lantikan Tamat
Tempoh
6 PTJ
SENARAI ASET ALIH YANG AKTIF (SEHINGGA JANUARI 2017)
▸Data @ November 2017
22
KATEGORI BILANGAN
UNIT
NILAI
PEROLEHAN
(RM)
1 ASET ALIH 62040 910,638,352.30
2 INVENTORI 292,415 173,153,940.86
PECAHAN MENGIKUT TAHUN23
ASET
(UNIT)
NILAI
PEROLEH
AN (RM)
INVENTORI
(UNIT)
NILAI
PEROLEHAN
(RM)
2000 DAN
SEBELUM9,989 115,983,799 14 48,316
2001 – 2005 16,300 262,609,373 101,993 55,817,819
2006 – 2010 16,513 301,230,431 105,164 64,663,845
2011 - 2015 8,355 197,015,122 67,863 43,568,874
2016 1,424 27,837,881 7,8276,367,299
Tindakan: Aset Di Bawah Kategori Lain-lain24
Tindakan PTJ Tindakan Seksyen
Pengurusan aset
1 Permohonan Hapus Kira Hantar Ke Seksyen aset Kumpul dan buat
permohonan ke JKTK
2Tukar Pusat Kos/Serah
Kepada PTJ Lain
Maklumkan ke Seksyen
Aset Untuk tukar Pusat
Kos
Ambil tindakan kemaskini
3
Aset hilang
Buat laporan polis
mengikut tatacara
kehilangan dan
kemukakan ke Seksyen
Aset untuk tindakan
seterusnya
Tubuh jawatankuasa
penyiasat
4
Aset Dihantar Baiki
Buat susulan aset
tersebut dibaiki dalam
tempoh yang dipersetujui
Tindakan: Aset Di Bawah Kategori Lain-lain25
Tindakan PTJ Tindakan Seksyen
Pengurusan aset
4
Aset Dihantar Baiki
Buat susulan aset
tersebut dibaiki dalam
tempoh yang dipersetujui
-
5Salah Caj Akaun
Maklumkan ke Seksyen
Aset untuk tindakan
Membuat pelarasan
mengikut peraturan
6 Aset yang diserahkan ke
pihak luar (atau telah
dinyatakan di dalam
perjanjian aset adalah
hakmilik pemberi dana/
komuniti)
Maklumkan ke Seksyen
Aset untuk diselaraskan
Membuat pelarasan
mengikut peraturan
TINDAKAN : CARI ASET26
KATEGORI TINDAKAN TARIKH AKHIR
MAKLUMBALAS
1 Aset Yang Tidak
Dapat
Diverifikasi
A. Aset
Sampel
2017
B. Susulan
TDV 2015
a) Kenalpasti Pemilikan /
Penempatan
b) Aset Yang Tidak Dapat
Dikesan, sila rujuk kepada
cadangan Hapuskira
31 Januari 2018
2 Aset Lain - a) Kenalpasti Pemilikan /
Penempatan
b) Aset Yang Tidak Dapat
Dikesan, sila rujuk kepada
cadangan Hapuskira
15 Disember 2018
CADANGAN TINDAKAN: ASET TIDAK DIGUNAKAN27
Kategori Cadangan Tindakan
1 Rosak Hantar Baiki
2 Tidak Digunakan Kerana Tiada
Keperluan
• Diserahkan ke
PTJ lain yang
memerlukan
• pelupusan
3 Tidak Digunakan Kerana Usang • Trade in untuk
perolehan aset
yang baharu jika
ada keperluan
• Pelupusan
CADANGAN TINDAKAN : ASET YANG TIDAK DAPAT DIKESAN 28
KATEGORI TAHUN PEROLEHAN CADANGAN
1 Aset Yang Nilai
Perolehan Melebihi
RM50,000
2010 Dan Ke Bawah Pohon Hapuskira
Mengikut Kategori Aset
Dengan Justifikasi
2 Aset Yang Bernilai
Kurang Daripada
RM50,000
2010 Dan Ke Bawah Pohon Hapuskira
3 Semua Kategori Aset Perolehan Selepas
2011
Buat Laporan Polis Atas
Kehilangan Dan Pegawai
Yang Bertanggungjawab
Akan Dikenakan
Tindakan Surcaj
Cadangan penambahbaikan29
PERKARA TINDAKAN PTJ KEKERAP
AN
1 Kew PA 7 – Senarai Aset
Dilokasi Dikemaskini
Disediakan Pada Semua Lokasi – Bilik/Makmal Dan
Ruang Dengan Pegawai Yang Bertanggungjawab
Setiap 6
Bulan
2 Kemaskini Pemilikan Aset
Staf Yang Berpindah
Borang Penyerahan Aset Diisi Dan Disahkan Oleh Ketua
Jabatan
Mengikut
Keperluan
3 Kemaskini Pemilikan Aset
Staf Yang Telah
Menamatkan
Perkhidmatan
• Borang Penyerahan Aset Diisi Dan Disahkan Oleh
Ketua Jabatan
• Pembayaran Gaji Akhir Tertakluk Kepada Borang
Yang Telah Diisi Dan Disahkan Oleh Ketua Jabatan
Mengikut
Keperluan
4 Semakan kendiri/ silang
antara jabatan
Dilaksanakan di peringkat Jabatan sama ada melalui
pengesahan pemilikan, kemaskini KEW PA 7 atau antara
Jabatan
Sekurang-
kurangnya
setahun
sekali
5 Pelupusan PTJ membuat pelupusan secara berkala Setiap
tahun
31