tajuk: m/s : 1 / 12 tarikh : 23 mac2015 prosedur …

TAJUK: PROSEDUR TERIMAAN KUTIPAN HASIL DI KAUNTER JPJ

JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA

M/S : 1 / 12 TARIKH : 23 MAC2015 PINDAAN : 0 RUJUKAN : H A01

1. TUJUAN

1.1 Memastikan mana-mana pegawai yang dilantik secara khusus oleh Pegawai Pengawal sebagai Pegawai Hasil dan Petugas Kaunter Jabatan di Ibu Pejabat, Negeri, Cawangan dan UTC bagi tujuan penyeragaman dan pematuhan prosedur ini.

1.2 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan kutipan hasil dilaksanakan dan diperakaunkan dengan seragam di semua kaunter Ibu Pejabat, Negeri, Cawangan dan UTC.

1.3 Memastikan terimaan di kaunter (tunai dan bukan tunai) diakaunkan dengan mengikut prosedur yang ditetapkan.

2. SKOP

2.1 Prosedur ini digunapakai oleh Ibu Pejabat, Negeri, Cawangan dan

UTC yang terlibat dalam pengurusan kutipan hasil Kerajaan. 3. RUJUKAN

3.1 Kaedah-Kaedah Pengangkutan Jalan (melibatkan terimaan hasil

Kerajaan) 3.2 Akta Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan (Akta 334)

(melibatkan terimaan hasil Kerajaan) 3.3 Arahan Perbendaharaan 3.4 Pekeliling Perbendaharaan 3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan 3.6 Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara Malaysia 3.7 Manual Pengguna Sistem Pengurusan Hasil Versi 1.6 mySIKAP 3.8 SOP Jaminan Bank 3.9 SOP Core Business (melibatkan terimaan hasil Kerajaan)


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA


4. DEFINISI

BIL PERKARA DEFINISI

4.1 Terimaan Terimaan adalah semua jenis pendapatan yang diterima oleh Jabatan melalui transaksi seperti Lesen Kenderaan Motor, Lesen Memandu, Pendaftaran Kenderaan, Bayaran Menyelesaikan Tanpa Perbicaraan dan lain-lain.

4.2 Terimaan Tunai Terimaan Tunai dalam Ringgit Malaysia (RM) sahaja.

4.3 Terimaan Bukan Tunai Terimaan dalam mod terimaan Cek, Bank Deraf, Wang Pos, Kiriman Wang, EFT dan ePayment (Kad Debit/ Kredit).

4.4 ePayment Terimaan menggunakan Kad Kredit Tempatan (Visa, Master, AMEX) dan Kad Debit (Kad Bank).

4.5 Kad Debit Hybrid Kad yang mempunyai fungsi kad kredit dan kad debit.

4.6 Petugas Kaunter Mana-mana Pegawai Pengangkutan Jalan atau Pembantu Tadbir yang diberi kuasa bertulis untuk melaksana transaksi di kaunter oleh Pegawai Pengawal.

4.7 Post Dated Cek Tarikh matang cek bukan pada tarikh urusniaga.

5. SINGKATAN

BIL PERKARA SINGKATAN

5.1 Jabatan Pengangkutan Jalan JPJ

5.2 Lesen Kenderaan Motor LKM

5.3 Lesen Memandu (Competent Driving License) CDL

5.4 Lesen Memandu (Learning Driving License) LDL

5.5 Lesen Memandu (Probationary Driving License) PDL

5.6 Lesen Memandu (Public Service Vehicle) PSV


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA


6. SYARAT-SYARAT

6.1 Tunai – Mata Wang sah diperakukan Ringgit Malaysia sahaja.

6.2 Kutipan Bukan Tunai (Cek, Bank Deraf, Wang Pos dan Kiriman Wang)

perlu diakaunkan atas nama :-

a. “KETUA PENGARAH PENGANGKUTAN JALAN MALAYSIA” bagi

JPJ di bawah JANM Negeri.

b. “AKAUN KERAJAAN MALAYSIA KETUA AKAUNTAN

KEMENTERIAN PENGANGKUTAN MALAYSIA” bagi JPJ di

bawah Kementerian Pengangkutan Malaysia boleh ditulis dengan

singkatan seperti berikut: “AKAUN KERAJAAN MALAYSIA KETUA

AKAUNTAN KEM. P’ANGKUTAN M’SIA”.

6.3 Kategori Cek

a. SYARIKAT – MESTI mempunyai jaminan bank yang tidak luput

tarikhnya dan jumlah yang mencukupi.

b. PERSENDIRIAN – Transaksi menggunakan cek persendirian

TIDAK DIBENARKAN

c. Post dated cek TIDAK DIBENARKAN.

d. Cek dipalang ”Akaun Penerima Sahaja”.

5.7 Lesen Memandu (Conductor) CON

5.8 Lesen Memandu (Goods Driving License) GDL

5.9 Petugas Kaunter PK

5.10 Sistem Informasi Kenderaan dan Pemandu mySIKAP

5.11 Electronic Fund Transfer EFT

5.12 Electronic Data Capture EDC

5.13 Jabatan Akauntan Negara Malaysia JANM

5.14 Government Linked Companies GLC

5.15 Arahan Perbendaharaan AP

5.16 Urban Transformation Centre UTC

5.17 Standard Operation Procedure SOP

5.18 Kurikulum Pendidikan Pemandu KPP


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA


6.4 Tarikh Sah Laku Cek (AP117) dan Bank Deraf.

a. Syarikat - sekurang-kurangnya enam (6) bulan

b. Jabatan Kerajaan - sekurang-kurangnya tiga (3) bulan

6.5 Pastikan di belakang Cek/ Bank Deraf/ Wang Pos/ Kiriman Wang

mempunyai maklumat berikut :-

i. Kod Jabatan

ii. Kod PTJ

iii. Kod Hasil Perbendaharaan

iv. Nombor Akaun Penerima

v. Tarikh terima

vi. Nama, alamat pembayar, nombor telefon dan nombor pendaftaran

kenderaan (jika berkenaan)

vii. Tandatangan ringkas pegawai yang menyemak kutipan.

6.6 Jabatan Kerajaan/ Badan Berkanun dikecualikan daripada menggunakan

Jaminan Bank.

6.7 GLC dikecualikan daripada menggunakan Jaminan Bank dengan syarat

diperakukan oleh Kementerian Kewangan Malaysia. (Rujuk senarai GLC

terkini di laman web Perbendaharaan www.treasury.gov.my).

6.8 Tarikh sah laku Wang Pos dan Kiriman Wang tidak melebihi tiga (3)

bulan. Walau bagaimanapun, PASTIKAN tarikh Wang Pos dan Kiriman

Wang yang diterima hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) minggu dari

tarikh sah laku.

6.9 EFT – Pembayaran hanya boleh diterima daripada Jabatan dan Agensi

Kerajaan.

6.10 Kad Kredit/Debit – Transaksi mesti dilakukan oleh pemilik kad.

6.11 Pembatalan transaksi (Reversal):

a. Dapatkan Resit Rasmi Asal dan dokumen asal (Contoh: LKM, RC jika

berkaitan) dari Pelanggan

b. Reversal perlu dilakukan oleh Petugas Kaunter yang sama melakukan

transaksi tersebut.

c. Reversal kutipan melalui ePayment perlu dilakukan di kaunter yang

sama di mana transaksi tersebut dilakukan.

http://www.treasury.gov.my/


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA


d. Proses reversal hanya boleh dilakukan pada sesi yang sama iaitu

sebelum Juruwang melakukan Pengesahan Serahan.

e. Proses reversal perlu mendapat pengesahan Penyelia dengan SERTA

MERTA sebelum transaksi lain diteruskan. Ini bagi mengelakkan

kejadian reversal tidak disahkan oleh Penyelia sehingga penghujung

hari.

f. Pastikan Resit Rasmi di batalkan

g. Pastikan Resit Rasmi yang dibatalkan dikepilkan bersama Resit Rasmi

Asal

h. Petugas Kaunter perlu mengemukakan Resit Asal, Resit Batal,

Laporan Pembatalan dan fizikal dokumen yang dibatalkan (LKM, RC

yang dibatalkan) kepada Penyelia semasa membuat serahan.

i. AMARAN: Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab kepada semua

transaksi Pembatalan (Reversal) yang dilakukan oleh Petugas Kaunter.

Sila keluarkan Surat Tunjuk Sebab kepada Petugas Kaunter yang

melakukan Pembatalan (Reversal) melebihi 5 kali dalam sebulan.

j. AMARAN: ID mySIKAP (password) adalah RAHSIA, sila pastikan

password mySIKAP tidak di ketahui oleh orang lain. Sila tukar

password setiap 3 bulan sekali atau pada bila-bila masa sekiranya

perlu.


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA


7. PROSEDUR

BIL TINDAKAN TANGGUNG

JAWAB DOKUMEN

7.1.

PROSES TERIMAAN DI KAUNTER 1. Tunai

a. Terima dan semak dokumen. i. Lengkap, teruskan transaksi ii. Jika tidak, kembalikan dokumen

kepada Pelanggan b. Terima tunai daripada pelanggan. c. Kira fizikal tunai dan pastikan :

i. Mencukupi dan sempurna. ii. Jika tidak, minta dari pelanggan.

d. Teliti wang kertas dengan menggunakan mesin ultra violet (uv) i. Sahkan wang yang diterima bukan

wang palsu. ii. Jika diragui, minta gantian dari

pelanggan. e. Sahkan terimaan. f. Cetak Resit

i. Resit Rasmi Asal (auto print) ii. Jika terdapat masalah teknikal, cetak

semula Resit Rasmi Salinan g. Serahkan Resit Rasmi dan dokumen yang

berkaitan kepada pelanggan.

PK

PK PK

PK

PK PK

PK

Manual Pengguna Sistem Pengurusan Hasil Versi 1.6 mySIKAP, Resit Rasmi dan dokumen berkaitan (SOP Core Business)

h. Semak maklumat pada Resit Rasmi i. Tepat, transaksi selesai ii. Jika tidak tepat, kembalikan Resit

Rasmi kepada Petugas Kaunter i. Lakukan proses Reversal j. Batalkan Resit Rasmi, k. Laksanakan semula transaksi l. Cetak Resit Rasmi Batal (auto print),

kepilkan bersama Resit Rasmi Asal HU1000, HU1000 Laporan Pembatalan, Dokumen Batal (Contoh: LKM, RC) bagi tujuan audit.

Pelanggan

PK dan PY PK PK PK


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA



JAWAB DOKUMEN

2. Bukan Tunai (Mod Terimaan Cek, Bank Deraf, Wang Pos dan Kiriman Wang).

a. Terima dan semak fizikal bukan tunai

beserta dokumen. b. Pastikan terimaan mematuhi peraturan

yang telah ditetapkan dalam Syarat-syarat di Para 6.2.

c. Laksanakan transaksi terimaan bukan tunai di mySIKAP.

d. Pastikan Cek telah disahkan amaun Jaminan Bank oleh pegawai yang bertanggungjawab pada TARIKH YANG SAMA ia diterima di kaunter.

e. Semak dan pastikan maklumat di belakang Cek/ Bank Deraf/ Wang Pos/ Kiriman Wang maklumat lengkap.

f. Semak tarikh sah laku Cek. g. Pastikan Cek dipalang ”Akaun Penerima

Sahaja”. h. Pastikan tandatangan pembayar tidak

melebihi ruangan tandatangan yang telah disediakan.

i. Pastikan tarikh sah laku Wang Pos dan Kiriman Wang.

j. Pastikan jumlah dalam angka dan perkataan adalah sama serta amaun adalah mencukupi.

k. Pastikan tiada sebarang pindaan dibuat pada fizikal terimaan bukan tunai.

l. Sekiranya amaun yang tercatat melebihi amaun bayaran yang sebenar, minta Pelanggan melengkapkan Borang Akuan tidak akan menuntut sebarang lebihan bayaran:-

i. Lebihan Terimaan Hasil hendaklah dimasukkan ke dalam kod terimaan Perbendaharaan 82599 (Lain-lain Terimaan).

ii. Lebihan Terimaan Amanah (Penjualan Buku KPP) hendaklah dimasukkan ke dalam kod Amanah 88203 (Akademi Pengangkutan

PK

PK

PK

PK

PK

PK PK

PK

PK

PK

PK

PK

Manual Pengguna Sistem Pengurusan Hasil Versi 1.6 mySIKAP, Cek Bank Deraf, Wang Pos, Kiriman Wang dan dokumen berkaitan (SOP Core Business)

Manual Pengguna Sistem Pengurusan Hasil Versi 1.6 mySIKAP, Cek Bank Deraf, Wang Pos, Kiriman Wang dan dokumen berkaitan (SOP Core Business) Laporan Penggunaan Jaminan Bank, Borang Akuan


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA



JAWAB DOKUMEN

Jalan). m. Sahkan terimaan melalui mySIKAP, jana

dan cetak Resit Rasmi. n. Serahkan Resit Rasmi dan dokumen yang

berkaitan kepada pelanggan. o. Semak maklumat pada Resit Rasmi

iii. Tepat, transaksi selesai iv. Jika tidak tepat, kembalikan Resit

Rasmi kepada Petugas Kaunter p. Lakukan proses Revarsal q. Batalkan Resit Rasmi, r. Laksanakan semula transaksi s. Cetak Resit Rasmi Batal, kepilkan

bersama Resit Rasmi Asal, HU100 Laporan Pembatalan, Dokumen Batal (Contoh: LKM, RC) bagi tujuan audit.

3. ePayment

a. Terima dan semak dokumen. b. Laksanakan transaksi terimaan ePayment

di mySIKAP. c. Terima Kad

i. Hybrid aa. Minta Pelanggan menyatakan

pilihan transaksi samada kad debit atau kad kredit. Maklumkan Pelanggan di galakkan menggunakan pilihan Kad Debit.

bb. Pastikan sistem membuat pilihan secara automatik.

cc. Jika pelanggan memilih transaksi kad debit dan sistem gagal membuat pilihan, pilih ePos pada Terminal EDC (Rujuk Manual Pengguna Terminal EDC).

ii. Debit aa. Minta pelanggan masukkan

nombor pin pada terminal EDC iii. Kredit

aa. Cetak Merchant Copy pada EDC bb. Minta pelanggan tandatangan

pada Merchant Copy

PK

PK

Pelanggan

PK dan PY PK dan PY

PK PK

PK PK

PK

PK

PK

Resit Rasmi dan dokumen berkaitan anual Pengguna Sistem Pengurusan Hasil Versi 1.6 mySIKAP, Sales Slip, Merchant Copy, Resit Rasmi dan dokumen berkaitan (Core Business) Manual Pengguna Terminal EDC Manual Pengguna Terminal EDC


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA



JAWAB DOKUMEN

d. Pastikan bayaran diluluskan oleh bank (approved). i. Jika gagal, maklum dan kembalikan

kad kepada Pelanggan. e. Sekiranya berlaku gangguan pada sistem

semasa transaksi, ambil langkah berikut: i. Semak status transaksi di Modul Core

Business. ii. Jika berjaya, cetak semula Salinan

Resit Rasmi. iii. Jika gagal, semak laporan terperinci

EDC. aa. Jika transaksi berjaya di EDC

tetapi gagal di mySIKAP lakukan proses Void di Terminal EDC

bb. Jika transaksi gagal, ulang semula proses para 3.

f. Sekiranya transaksi berjaya, sahkan terimaan melalui mySIKAP, jana dan cetak Resit Rasmi.

g. Serahkan kepada Pelanggan:- i. Resit Rasmi ii. Customer Copy dan dokumen yang

berkaitan kepada Pelanggan. h. Semak maklumat pada Resit Rasmi

i. Tepat, transaksi selesai ii. Jika tidak tepat, kembalikan Resit

Rasmi kepada Petugas Kaunter i. Lakukan proses Reversal j. Batalkan Resit Rasmi k. Laksanakan semula transaksi l. Cetak Resit Rasmi Batal, kepilkan

bersama Resit Rasmi Asal, HU100 Laporan Pembatalan, Dokumen Batal (Contoh: LKM, RC) bagi tujuan audit

m. Simpan Merchant Copy untuk dikemukakan bersama-sama T001/ HA1000 Memo Serahan.

PK

PK

PK

PK PK

PK

Pelanggan

PK PK PK PK

PK

Manual Pengguna Sistem Pengurusan Hasil Versi 1.6 mySIKAP, Baucar Bayaran atau eMaklum atau Notis Pemberitahuan oleh bank, Resit Rasmi dan dokumen berkaitan (Core Business).


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA



JAWAB DOKUMEN

4. EFT

a. Terima dan semak dokumen. b. Terima salinan Baucar Bayaran atau

eMaklum atau Notis Pemberitahuan oleh bank daripada Pelanggan.

c. Daftar mod Terimaan EFT: i. Kunci masuk nombor, tarikh, amaun

EFT dan simpan. d. Laksanakan transaksi terimaan EFT di

mySIKAP. e. Pastikan sistem menyemak baki bagi EFT

yang mempunyai lebih dari satu transaksi. f. Sahkan terimaan melalui mySIKAP, jana

dan cetak Resit Rasmi. g. Serahkan Resit Rasmi dan dokumen yang

berkaitan kepada pelanggan. h. Semak maklumat pada Resit Rasmi

iii. Tepat, transaksi selesai iv. Jika tidak tepat, kembalikan Resit

Rasmi kepada Petugas Kaunter i. Lakukan proses Reversal j. Batalkan Resit Rasmi, k. Laksanakan semula transaksi l. Cetak Resit Rasmi Batal, kepilkan

bersama Resit Rasmi Asal, HU100 Laporan Pembatalan, Dokumen Batal (Contoh: LKM, RC) bagi tujuan audit

Nota: Sila rujuk Carta Aliran Kerja bagi penerangan terperinci Proses Kerja Terimaan di Kaunter


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA


8. REKOD

BIL REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN

8.1

8.2

8.3

Resit Rasmi Merchant Copy Baucar Bayaran atau eMaklum atau Notis Pemberitahuan oleh bank

4 tahun

4 tahun

4 tahun

JPJ Negeri/ Cawangan/ UTC. JPJ Negeri/ Cawangan/ UTC. JPJ Negeri/ Cawangan/ UTC.

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran A - Kod Hasil Perbendaharaan 9.2 Lampiran B - Kod Hasil JPJ 9.3 Lampiran C - Contoh Resit Rasmi 9.4 Lampiran D - Manual Pengguna Terminal EDC 9.5 Lampiran E - Contoh Merchant Copy dan Slip Settlement 9.6 Lampiran F - Borang Akuan 9.7 Lampiran G - Contoh Salinan Baucar Bayaran 9.8 Lampiran H - Contoh Salinan eMaklum 9.9 Lampiran I - Contoh Notis Pemberitahuan oleh bank 9.10 Lampiran J - Contoh Format Cop Belakang Cek, Bank Deraf,

Wang Pos dan Kiriman Wang 9.11 Lampiran K - Senarai Laporan mySIKAP

10. CARTA ALIR

10.1 Proses Terimaan Tunai di Kaunter. 10.2 Proses Terimaan Bukan Tunai (Cek, Bank Deraf, Wang Pos dan

Kiriman Wang) di Kaunter. 10.3 Proses Terimaan ePayment di Kaunter. 10.4 Proses Terimaan Tunai EFT di Kaunter.


JABATAN

PENGANGKUTAN JALAN

MALAYSIA


11. TARIKH BERKUATKUASA

11.1 Prosedur Terimaan Hasil Kutipan Hasil Di Kaunter JPJ ini berkuatkuasa mulai tarikh prosedur ini dikeluarkan.

tajuk: m/s : 1 / 12 tarikh : 23 mac2015 prosedur …

Documents