TABUNG AMANAH PENDIDIKAN NEGERI MELAKA (TAPEM)

TAJUK PROJEK : MENINGKATKAN KUTIPAN BAYARAN BALIK PINJAMAN WANG PENGAJIAN TINGGI (PWPT) MENERUSI APLIKASI E-TAPEM PENGENALAN / LATAR BELAKANG JABATAN : - PENUBUHAN : Ditubuhkan pada 05 januari 2000 melalui kelulusan majlis mesyuarat

kerajaan negeri melaka bil 1/2000. - PERANAN : Mengambil fungsi dua agensi negeri iaitu YAYASAN MELAKA DAN MAJLIS AGAMA ISLAM MELAKA (MAIM)

: memberi pinjaman wang pengajian tinggi ipta/ipts kepada ANAK NEGERI MELAKA : Memberi bantuan persekolahan untuk sekolah rendah : Memberi biasiswa kepada pelajar sekolah menengah : Memberi bantuan kewangan kepada pelajar ipta /ipts kepada ANAK NEGERI MELAKA

- OBJEKTIF : Membantu menyelesaikan masalah kewangan yang dihadapi oleh pelajar- pelajar anak melaka yang menuntut di sekolah dan institusi pengajian tinggi. : Memaju dan meningkatkan kualiti pendidikan di kalangan anak-anak melaka dan warganegara malaysia yang lazimnya bermastautin di MELAKA.

: Menguruskan pemberian sumbangan bantuan persekolahan kepada pelajar- pelajar sekolah rendah dikalangan semua kaum mengikut kriteria yang ditentukan oleh TAPEM.

: Menguruskan pemberian biasiswa biasa & asnaf kepada pelajar-pelajar sekolah menengah di Melaka.

: Menawarkan dan menguruskan pemberian pinjaman kepada pelajar-pelajar di ipta/ipts yang diperakukan oleh kerajaan Negeri Melaka.

: Menguruskan program anugerah pelajar & sekolah cemerlang tajaan tapem. : Menguruskan pinjaman kepada pegawai-pegawai perkhidmatan awam bertugas di negeri melaka yang layak melanjutkan pengajiannya ke peringkat ijazah lanjutan di ipta/ipts yang diperakukan oleh kerjaan Negeri Melaka.

: Lain-lain program bantuan yang diputuskan oleh lembaga tapem mengikut keperluan masa dan keadaan.

- VISI : Membantu menjadikan Negeri Melaka sebagai pusat permbangunan dan

kemajuan yang terunggul dalam negara, dimana rakyatnya menikmati hidup berkualiti mengamalkan nilai-nilai hidup murni, mengutamakan perpaduan dan keamanan melalui peningkatan taraf pendidikan.

: Membantu menjalinkan hubungan yang rapat antara kerajaan dan rakyat. : Membantu melahirkan pemimpin pelapis yang bijaksana berteraskan Intelek dan profesionalisme sesuai dengan keperluan masa dan zaman. - MISI : Menjadikan TAPEM sebagai agensi pemangkin utama dalam

menggalakkan dan memperkasa semangat daya juang anak Negeri

Melaka ke arah pencapaian dan penguasaan pelbagai ilmu pengetahuan dan kemahiran yang tinggi supaya menjadi penyumbang pembangunan dan kemajuan kepada Negeri Melaka khasnya, dan Negara Malaysia amnya.

LAPORAN INOVASI - LATAR BELAKANG PROJEK : TAPEM telah memperuntukkan sebanyak RM51,391,242.61 untuk tujuan pinjaman pendidikan (PWPT). Masalah timbul apabila berlaku tunggakan yang banyak dari segi bayaran balik pinjaman yang sepatutnya diterima oleh TAPEM. Sehingga kini sejumlah RM 3,181,397.45 tunggakan dengan peminjam terlibat seramai 2,361 orang. Pihak TAPEM juga di amanahkan untuk mengutip pinjaman PWPT yang sebelum ini diuruskan oleh pihak MAIM dan Yayasan Melaka bagi kes sebelum tahun 2000. Jumlah tunggakan terlibat ialah sebanyak RM 11, 473,404.82 dengan jumlah peminjam seramai 1,366 orang. Jumlah keseluruhan tunggakan terlibat adalah sebanyak RM 14,654,802.27 yang mana tunggakan yang layak dikutip ialah sebanyak RM 8,618,052.67. Sekiranya perkara ini tidak di atasi, dikhuatiri akan menjejaskan bajet kewangan tahunan TAPEM dan imej agensi pentadbiran awam secara keseluruhan. Sehubungan itu, satu tindakan yang efektif dan komprehensif perlu di fikir dan dilaksanakan agar jumlah tunggakan ini dapat di kurangkan dari semasa ke semasa. Secara ringkasnya, pencapaian kutipan bayaran balik pinjaman PWPT TAPEM dilihat seringkali tidak mampu mencapai sasaran yang ditetapkan. Pada tahun 2007, peratusan kutipan yang direkodkan adalah 84.15% iaitu bersamaan RM 3.7 juta, namun jumlah tersebut berkurangan kepada 66.52% (RM 3.1 juta) pada tahun 2008 dan meningkat semula kepada RM 3.2 juta bagi kutipan sepanjang tahun 2009 atau bersamaan 87.4%. Ekoran daripada keadaan ini, satu tindakan secara menyeluruh perlu dilakukan bagi mengenalpasti punca yang menyumbang kepada senario ini dan langkah penambahbaikan yang perlu diambil bagi memastikan kutipan pinjaman PWPT TAPEM adalah konsisten dengan pencapaian sasaran keseluruhan yang telah ditetapkan. - TUJUAN PROJEK : - Meningkatkan jumlah kutipan wang pengajian tinggi PWPT kepada RM5 juta bagi tahun 2010.

- Memperkemaskan perjalanan organisasi agar lebih efektif dan mampu bergerak sebagai satu pasukan. - Bagi menggembleng segala tenaga & buah fikiran untuk mengatasi masalah-masalah yang menjadi penghalang untuk memenuhi misi & visi organisasi.

- Memberi kepercayaan & harapan rakyat kepada agensi kerajaan untuk membantu menyelesaikan masalah dengan cepat & cekap.

- PROSES PERLAKSANAAN PROJEK : - Diadakan di Bilik Mesyuarat TAPEM setiap minggu - Dianggotai 10 orang anggota TAPEM dan diketuai oleh Pegawai Tadbir Dan Operasi

- Proses pelaksanaan pembangunan sistem oleh outsource ”Humanbase Solution Sdn Bhd”

PROSES KERJA SEBELUM DAN SELEPAS :

SEBELUM SELEPAS

Pengeluaran Notis tidak konsisten Pengeluaran Notis mengikut tempoh yang telah ditetapkan dalam piangam pelanggan.

Tiada pemantauan tugasan kakitangan TAPEM Laporan pemantauan tugasan kakitangan boleh dikeluarkan mengikut tarikh.

Borang permohonan diisi secara manual Borang permohonan boleh dibuat secara online.

Masa yang diambil agak lama untuk mendapatkan fail.

Sejarah peminjam boleh di akses dalam modul efiling dalam eTAPEM tanpa melihat fail.

Bilangan peminjam yang tidak membuat bayaran balik pinjaman adalah meningkat.

Bilangan peminjam yang membuat bayaran balik meningkat dari masa ke semasa

Kebanyakan data peminjam tidak lengkap diisi di dalam borang permohonan.

Data pemohon perlu diisi lengkap (mandatori) semasa membuat permohonan secara online.

ELEMEN PENURUNAN KUASA : Memo (tindakan penyeragaman terhadap altenatif mengatasi prestasi kutipan pinjaman wang pengajian Tinggi PWPT yang tidak mencapai sasaran tahunan) Ruj : TAPNM/M/KMK/11/43 bertarikh 15 Januari 2010 dikeluarkan. IMPAK PROJEK TERHADAP KERAJAAN / AGENSI / NEGARA / PERKHIDMATAN

1. Membantu merialisasikan sebagaimana dinyatakan didalam piagam pelanggan terutama di dalam menguruskan hal ehwal pinjaman PWPT.

2. Secara ringkasnya projek ini melibatkan kos yang sangat besar namun kesannya amatlah signifikan untuk jangka masa panjang di dalam meningkatkan kutipan bayaran balik pinjaman.

3. Pandangan masyarakat terhadap keupayaan agensi di bawah kerajaan negeri mampu dipertingkatkan dari masa ke semasa.

4. Melahirkan penjawat awam yang progresif, proaktif, kreatif dan minda terbuka kepada perubahan baru.

ELEMEN INOVATIF / KREATIF 1. Pengeluaran Notis mengikut tempoh yang telah ditetapkan dalam piangam pelanggan yang dijana

terus dari sistem eTAPEM. 2. Memantau pengeluaran surat jadual bayaran balik pinjaman kepada peminjam, notis peringatan

kepada peminjam, jadual semula berdasarkan rayuan daripada peminjam. 3. Peminjam boleh menyemak penyata pinjaman secara online. 4. Peminjam boleh membayaran pinjaman secara online. 5. Permohonan pinjaman secara online.

ELEMEN KEBERKESANAN 1. Kutipan meningkat dari RM 3,237,116.50 tahun 2009 kepada RM 4,880,865.76 tahun 2010 dan

dijangka kutipan bayaran balik akan menigkat secara berterusan pada masa akan datang. 2. Peminjam mudah membuat semakan penyata pinjaman secara online. 3. Laporan pemantauan kakitangan dalam proses pengeluaran surat kepada peminjam ELEMEN SIGNIFIKAN 1. Pemohonan pinjaman tidak perlu ke pejabat TAPEM tetapi hanya perlu membuat permohonan

secara online dimana-mana. 2. Pembayaran juga tidak perlu ke pajabat TAPEM tetapi hanya membuat pembayaran secara online

dimana-mana. 3. Kakitangan TAPEM tidak perlu mencari fail untuk rujukan tetapi hanya melihat modul efiling

didalam sistem eTAPEM untuk mengetahui sejarah peminjam. 4. Penjanaan terus dari sistem eTAPEM bagi menjawab / menyelesaikan masalah surat rayuan

peminjam. 5. Peminjam boleh mendapatkan maklumat terkini bagi transaksi bayaran balik pinjaman melalui

online. ELEMEN RELEVAN 1. Perkidmatan mengikut piagam pelanggan. 2. Masa berurusan singkat.

IMPLIKASI KEWANGAN