SURATSURAT

Surat adalah salah satu sarana untukmenyampaikan pernyataan/informasi secaratertulis dari pihak yang satu kepada pihak yanglain.

Informasi ini dapat berupa pemberitahuan,pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,sanggahan, dan lainnya.

Fungsi SuratFungsi Surat

1. tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian;

2. alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan;

3. dokumen historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau;

4. pedoman atau dasar bertindak, surat keputusan, perintah, pengangkatan, dan sebagainya;

5. sebagai utusan atau wakil penulis/instansi pengirimnya.

Kelebihan SuratKelebihan Surat

1. Merekam informasi lebih rinci.2. Dapat dijadikan bukti hitam di atas

putih.3. Praktis karena bisa menutup emosi.4. Efektif karena sesuai sumbernya.5. Relatif murah.6. Daya jangkauannya luas.

Kelemahan Penyusunan SuratKelemahan Penyusunan Surat

1. Susunan surat ruwet.2. Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit.3. Penggunaan tanda baca yang tidak pada

tempatnya.4. Penulisan kalimat tidak sesuai EYD.5. Pemakaian istilah asing yang tidak perlu/tidak tepat.6. Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak

sesuai.7. Tata bahasa tidak teratur.8. Pengungkapan gagasan tidak logis.9. Kurang sopan, terlalu banyak memuji, dan basa-

basi.10. Ketikan banyak yang salah.

Syarat-syarat surat yang baikSyarat-syarat surat yang baik

A. Teknik penyusunanA. Teknik penyusunanannyaannya benar, yaitu: benar, yaitu:- Tata letak- Pengetikan - Bentuk fisik

B. Bahasa yang digunakan B. Bahasa yang digunakan - Baku, sesuai kaidah (struktur kalimat, EYD, kosa kata)- Nada bahasa sopan dan simpatik- Sederhana, hindari istilah asing / teknis yang rumit - Tidak terlalu klise tetapi juga tidak sok akrab

C. Isi surat C. Isi surat - Ringkas, jelas, eksplisit - Data / informasi harus cermat dan lengkap

PEMBAGIAN SURATPEMBAGIAN SURAT

Jenis-jenis surat dibagi menurut:1. Kepentingan isi dan asal pengirimannya a. Surat pribadi: formal dan nonformal b. Surat dinas: surat keterangan, surat

kelakuan baik, surat izin, dll. c. Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan, penawaran, surat klaim,

dll.

2. Wujud dan fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, warkat pos, kartu pos, faksimili, email.

3. Cara pengirimannya: surat kilat khusus, surat kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.

4. Jaminan keamanan dan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial (terbatas), surat biasa.

5. Jumlah sasaran yang hendak dicapai: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

6. Tingkat penyelesaiannya: surat sangat penting, surat penting, surat biasa.

Langkah Penyusunan Langkah Penyusunan SuratSurat

1. Membuat perencanaan dan persiapan yang baik.2. Menetapkan dan menguasai masalah yang

diungkap.3. Pokok masalah disusun secara sistematis.4. Menyiapkan bahan dan data.5. Mengetahui siapa yang dituju.6. Menyadari dan menentukan posisi penulis.7. Menggunakan kelengkapan yang memadai;

penggunaan bentuk dan jenis kertas yang dipakai, warna kertas, ukuran kertas (folio/kuarto), amplop surat, dan cara melipat surat.

8. Meneliti kembali surat yang telah dikerjakan.

• Contoh Penggunaan Bahasa Baku

No. CIRI Contoh

Baku Tidak Baku

1. Tidak tercampur bahasa daerah/asing

saya, mengapa, bertemu, bandara

gua, kenapa, airport

2. Pemakaian imbuhan secara Konsisten dan eksplisit

bekerja, menulis, membalas

kerja, tulis, baca

3. Struktur kalimat sesuai kaidah

Direktur sedang bertugas ke luar negeri

Direktur ke luar negeri

4. Pola sapaan resmi Bapak, Ibu, Saudara/i Tuan, Nyonya

Abang, kakak

5. Tidak terpengaruh bahasa pasar

dengan, memberi, tidak mengapa

sama, kasih, enggak

6. Tidak rancu berkali-kali, mengesampingkan

berulang kali, mengenyampingkan

7. Tidak mengandung hiperkorek

insaf, sah insyaf, syah

BENTUK-BENTUK SURAT1. Bentuk Lurus Penuh 2.Bentuk Lurus (Block Style)

Bagian-Bagian SuratBagian-Bagian Surat(1) : kepala surat(2) : tanggal, bulan, tahun surat(3) : nomor surat(4) : lampiran(5) : hal atau perihal(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)(7) : salam pembuka(8a) : alinea pembuka(8b) : isi surat(8c) : alinea penutup(9) : salam penutup(10) : tanda tangan penanggung jawab surat(11) : nama penanggung jawab surat(12) : jabatan penanggung jawab surat(13) : tembusan(14) : inisial

(1) Kepala Surat (Kop Surat)

1. Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.

2. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:

3. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;4. Alamat lengkap;5. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)6. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)7. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)8. Moto (bila ada)9. E-mail, situs (bila ada)10. Macam usaha

11. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)

12. Nama bankir (untuk referensi)

13. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.

14. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

Contoh Kepala Surat

JL. H. Zainal Abidin Pagaralam No. 9-11, Telp. (0721) 702022

BANDAR LAMPUNG www.teknokrat.ac.id

(2) Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.

Contoh:

28 Februari 2006

29 Juni 2007

(3) Nomor Surat

1. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip2. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan

surat menyurat3. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan4. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan

(mengklasifikasikan) penyimpanan surat5. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Contoh nomor surat105/Dir – MS/VI/2007

Nomor urut surat keluarDirektur PT Mandiri Sejahtera

Bulan JuniTahun 2007

(4) Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.

Untuk surat bisnis ada 2 cara:

a. di bawah nomor

b. atau di kiri bawah

Contoh A Nomor : 005/JA/IV/2007 Lampiran : Brosur Hal : Pengenalan Perawatan Kerontokan Rambut

Contoh B Hormat kami,

Rudi Kesuma, S.E., M.M. Bag. Pembelian

Lampiran : 1 Lembar Atau Satu Lembar

(5) Hal

Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.

Penulisan perihal ada tiga cara yaitu:

a. Sebelum penulisan alamat dalam

b. Setelah penulisan alamat dalam

c. Setelah salam pembuka

Contoh:

A. Sebelum penulisan alamat dalam

Nomor : 005/UI/IV/2007

Lampiran : 1 Brosur

Perihal : Pengenalan Pelembab Wajah

Yth. Para Karyawan/Karyawati

PRIGEL Salon

Jalan Kartini No. 99

Bandar Lampung

b. Setelah penulisan alamat dalam

Nomor : 005/JA/IV/2007

Lampiran : Brosur

Yth. Para Mahasiswa/Mahasiswi

Perguruan Tinggi Teknokrat

Jalan Kartini No. 9-11

Bandar Lampung

Hal : Pengenalan Perawatan Kerontokan Rambut

c. Setelah salam pembuka

Nomor : 005/JA/IV/2007

Lampiran : Brosur

Yth. Para Mahasiswa/Mahasiswi

Perguruan Tinggi Teknokrat

Jalan Kartini No. 9-11

Bandar Lampung

Dengan hormat,

Hal : Pengenalan Perawatan Kerontokan Rambut

(6)Penulisan Alamat Surat(6)Penulisan Alamat Surat1. Alamat Perorangan

Yth. Sdr. HermawanJalan Sriwijaya No. 54Palembang

2. Alamat untuk JabatanKepada Direktur PT SejahteraJalan Pasirkoja No. 13Bandung

3. Alamat untuk Pejabat PemerintahYth. Kepala Kantor DepnakerJalan Sudirman No. 33Jakarta

Penulisan Alamat SuratPenulisan Alamat Surat1. Alamat Perorangan

Yth. Sdr. HermawanJalan Sriwijaya No. 54Palembang

2. Alamat untuk JabatanYth. Direktur PT SejahteraJalan Pasirkoja No. 13Bandung

3. Alamat untuk Pejabat PemerintahYth. Kepala Kantor DepnakerJalan Sudirman No. 33Jakarta

4. Alamat untuk Instansi Perusahaan4. Alamat untuk Instansi Perusahaan a. Kepada PT COCA COLA

Jalan Matraman Raya No. 303 Lampung Selatan

b. KepadaDepartemen Keuangan RIc.q. Direktorat Jenderal AnggaranJalan Tebet Utara No. 123Jakarta Pusat

5. Alamat menggunakan u.p.Kepada Direksi Bank Indonesiau.p. Sdr. Rustam, S.E.

Direktur PerkreditanJalan Panglima Polem No. 54Jakarta

6. Alamat untuk Iklan6. Alamat untuk Iklana. Kepada PO BOX 11003 Jakarta Utara

b. Kepada Yth. Pemasang Iklan pada Harian Kompas Jalan Gajah Mada No. 12 Jakarta Selatan

7. Alamat untuk Staf KedutaanKepadaYang Mulia Bapak Muhammad IbrahimAtase Kebudayaan Kedutaan Besar MalaysiaJalan Teuku Umar No. 133Jakarta Pusat

(7) Salam Pembuka

“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan.

Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:

Dengan hormat,Saudara …….. yang terhormat,Bapak ……… yang terhormat,Salam hormat,

(8) Isi Surat (tubuh surat)

a. Alinea Pembuka

Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:

1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……2. Bersama ini kami lampirkan …..3. Kami mengundang …..4. Sesuai dengan pemberitahuan ….5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa...6. Perkenankanlah kami melaporkan7. Menyambung surat kami tanggal … No. ...

# Perbedaan kata bersama ini... dan dengan ini...

Contoh alinea pembuka pada surat balasan :

1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...

2. Membahas surat Saudara tanggal ... No. ...

3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal … No. ...

4. Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...

5. Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik.

6. Sehubungan dengan itu ……

b. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya

memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat.

Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat.

c. Alinea Penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat dan harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.

Contoh:1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan

berkembang terus, terima kasih.3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima

kasih.4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk

itu kami ucapkan terima kasih.

10/11. Tanda tangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat

Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.

Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

Contoh:

Hormat kami,

Rudi Kesuma, S.E., M.M. Bag. Pembelian

(13) TembusanTembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.

Contoh:Tembusan:

1. Gubernur Lampung2. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 3. Walikota Bandar LampungAtau

cc.: 1.2.

(14) InisialInisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

Hormat kami,

Suteja, S.H. Direktur

MS/TR

BENTUK-BENTUK SURAT1. Bentuk Lurus Penuh 2.Bentuk Lurus (Block Style)

BENTUK-BENTUK SURAT3.Bentuk Lekuk (Indented Style) 4. Bentuk Setengah Lurus1

BENTUK-BENTUK SURAT5.Bentuk Alenia Menggantung 6.Bentuk Sederhana

BENTUK-BENTUK SURAT7.Bentuk Resmi Umum (new) 8.Bentuk Resmi (old)

TERIMA KASIH