JPA(S)K.256/6/27KLT.2(31)

No.Siri:

KERAJAANMALAYSIA

SURATPEKELILINGPERKHIDMATANBILANGAN2TAHUN2009

PEMANTAPANPENGURUSANSISTEM PENILAIANPRESTASIPEGAWAIPERKHIDMATANAWAM

TUJUAN

1.

SuratPekelilingPerkhidmataniniadalahbertujuanuntukmemperkenalkan

beberapa penambahbaikan bagi memantapkan peraturan pengurusan Sistem PenilaianPrestasiPegawaiPerkhidmatanAwamyangsediaada.

LATARBELAKANG

2.

Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam pada masa ini

adalahberdasarkanPekelilingPerkhidmatanBilangan4Tahun2002,Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan di Lampiran A2 (Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia). Pekeliling ini mengandungi tujuan penilaian prestasi,prinsipasas,ciriciridanperananPegawaiYangDinilai(PYD),Pegawai1

Penilai Pertama (PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK), Ketua Jabatan, Panel PembangunanSumberManusia(PPSM)danUrusSetiaPPSM.

3.

Usaha pemantapan ini adalah bertujuan untuk meningkatkan kecekapan

pengurusanpenilaianprestasidan menyediakanpanduan yang lebihjelaskepada pegawai yang terlibat. Ia juga membantu Pegawai Penilai untuk membuat penilaianyanglebihobjektif,adildanteluskhususnyaberkaitandenganpenetapan SasaranKerjaTahunan(SKT),pencapaianSKT,penilaiandanpemberianmarkah.

PEMANTAPANPENGURUSANPENILAIANPRESTASI

4.

PemantapaninimeliputiAliranProsesPengurusanPenilaianPrestasi,SKT

dan Laporan Pencapaian, Penilaian Aspek Kegiatan dan Sumbangan di Luar Tugas Rasmi, Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai dan Penjelasan Pemberian MarkahPrestasi90% DanKeAtas sepertiberikut:

4.1

AliranProsesPengurusanPenilaianPrestasi

Aliran pusingan proses pengurusan penilaian prestasi di Kembaran DdanD1,LampiranA2kepadaPekelilingPerkhidmatanBilangan4 Tahun 2002 dipinda kepada Aliran Proses Pengurusan Penilaian PrestasisepertiLampiranAdanLampiranA1. Pindaaniniadalah untuk membolehkan PYD, PPP, PPK, Ketua Jabatan, PPSM dan UrusSetiaPPSMmelaksanakanperanandanfungsimasingmasing secaralebihberkesanmengikutjadualdantempohmasayanglebih sesuaidalammenguruskanpenilaianprestasi.

2

4.2

SasaranKerjaTahunanDanLaporanPencapaian

Lampiran A3 kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 telah menyediakan garis panduan bagi penyediaan SKT. Bagi memastikanPYDmenyediakanSKTdanLaporanPencapaianyang lebih objektif dan seragam serta membantu Pegawai Penilai membuatpenilaianyang lebih menggambarkanpencapaiansebenar PYD,formatborangSKTdiubahsuaidenganmenyediakanruangan pencapaiansepertidiLampiranB.

4.3

Penilaian Aspek Kegiatan Dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi

Bagi membantu PYD mengisi senarai kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi dan jugasebagai panduan kepadaPegawaiPenilai membuat pemarkahan yang lebih tepat, contoh pengisian kegiatan dansumbanganyanglebihlengkapdanterperincidisediakanseperti diLampiranC. Disampingitu,skalapenilaianbagikegiatandan sumbangan di luar tugas rasmi juga diperjelaskan bagi membantu PegawaiPenilaimemberikanmarkahpenilaiansepertidiLampiran C1.

4.4

KategoriPencapaianPrestasiPegawai

Kategori pencapaian prestasi pegawai boleh dinilai sebagai cemerlang, baik, sederhana, kurang memuaskan dan lemah berdasarkan aspek kepimpinan, penghasilan kerja, pengetahuan, kemahiran,kepakaran,kualitiperibadi sertakegiatandansumbangan di luar tugas rasmi. Penjelasan bagi setiap kategori pencapaian3

prestasi pegawai ini adalah seperti di Lampiran D. Kategori ini diperkenalkan bagi membantu Pegawai Penilai memberi markah penilaianyangselaridenganpencapaianprestasiPYD.

4.5

PenjelasanPemberianMarkahPrestasi 90%DanKeAtas

Pegawai Penilai yang memberi markah penilaian 90% dan ke atas hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka terhadap penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian cemerlang 90% dan ke atas. Contohnya seperti penambahbaikan atau pembaharuan yang dilaksanakanberkaitandengankerjadanbidangtugasnyaataulain lainaktiviti yang memberi faedah kepada organisasi, perkhidmatan awam atau negara pada tahun yang dinilai seperti sumbangan atau penglibatan yang mendapat pengiktirafan di peringkat Komuniti/ Daerah/ Jabatan/ Kementerian/ Negeri/ Negara/ Antarabangsa. Jika perlu, Pegawai Penilai boleh menyediakan penjelasan atau senarai aktivitipenghasilannilaiyangdihasilkanolehPYDdalamlampiran yangberasingandandisertakanbersamaBorangLaporanPenilaian PrestasiTahunan(LNPT).

PERANAN

DAN

TANGGUNGJAWAB

PANEL

PEMBANGUNAN

SUMBERMANUSIA

5.

PPSM di setiap kementerian dan jabatan hendaklah memainkan peranan

yang berkesan untuk mengesahkan dan menyelaras penilaian kepada semua pegawai di bawah penyeliaan masingmasing. Sekiranya terdapat keraguan terhadap markah penilaian yang diterima oleh seseorang pegawai, PPSM

4

hendaklah mendapatkan kepastian daripada Pegawai Penilai. Begitu juga bagi pegawai yang berprestasi rendah, adalah menjadi tanggungjawab PPSM untuk mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkanprestasidanmotivasipegawai.

PERANANDANTANGGUNGJAWABKETUAJABATAN

6.

KetuaJabatanadalah bertanggungjawab bagi memastikanperkaraperkara

yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perkhidmatan ini dilaksanakan sepenuhnya sama ada secara manual atau secara elektronik supaya proses pengurusan prestasi dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta mengikut tempohmasayangditetapkan.

7.

Ketua Jabatan juga perlu memastikan supaya PPSM dapat membuat

perakuan bagi penetapan Pergerakan Gaji Tahunan, penganugerahan, surat penghargaandansebagainyamengikuttempohmasayangtelahditetapkandalam SuratPekelilingPerkhidmatanini.

TARIKHKUATKUASA

8.

Surat Pekeliling Perkhidmatan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia

dikeluarkan.

PEMAKAIAN

9.

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masingmasing,

peruntukan Surat Pekeliling Perkhidmatan ini pada keseluruhannya adalah dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa BerkanundanPihakBerkuasaTempatan.5

PEMBATALAN

10.

DenganberkuatkuasanyaSuratPekelilingPerkhidmatanini,KembaranD

dan D1 di Lampiran A2 kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 adalahdibatalkan.

BERKHIDMATUNTUKNEGARA

(TANSRIISMAILADAM) KetuaPengarahPerkhidmatanAwam Malaysia. JABATANPERKHIDMATANAWAM MALAYSIA, PUTRAJAYA 6 MAC2009

SemuaKetuaSetiausahaKementerian SemuaKetuaJabatanPersekutuan SemuaY.B.SetiausahaKerajaanNegeri SemuaPihakBerkuasaBerkanun SemuaPihakBerkuasaTempatan

6

LampiranA

ALIRANPROSESPENGURUSANPENILAIANPRESTASI

[1] PerancanganKerjaTahunanJabatan (Dis/Jan) [2] PenetapanRancanganKerjaBhg/Unit (Dis/Jan)

[7] PenyediaanLaporanPenilaian PrestasiTahunan(LNPT) (JanFeb)

[3] PenetapanSasaranKerja TahunanPegawaiYang Dinilai(PYD) (Jan)

[8] PanelPembangunan SumberManusia(PPSM) (FebApril)

[6] PelaksanaanKerja& Pengesanan (JulDis)

[4] PelaksanaanKerja& Pengesanan (JanJun) (Jan

[9] PenyampaianKeputusan Prestasi&Penyimpanan BorangLNPT (April)

[5] KajianSemulaPertengahanTahun (JunJulai)

7

LampiranA1 ALIRANPROSESPENGURUSANPENILAIANPRESTASI

PERANAN (1)

PROSES PerancanganKerjaTahunanJabatan

JANGKAMASA

KetuaJabatandan PegawaiKananJabatan

Menentukanstrategi, program,projek danaktiviti tahunan jabatan berasaskan dasar dan rancangan negara serta sumber kewangan, keanggotaan, maklumatdanperalatanyangdiperuntukkan. PenetapanRancanganKerjaBahagian/Unit Mengagih tugas dan tanggungjawab pelaksanaan program, projek dan aktiviti serta menentukan rancangan kerja bahagian / unit berasaskan program,projekdanaktivitikementerian/jabatan. PenetapanSasaranKerjaPegawaiYang Dinilai MenetapkanSasaranKerjaTahunan(SKT) termasuk jenisprojek,aktivitidanjangkamasasiapserta menetapkantahapukuranmengikutjeniskerja berasaskankuantiti,kualiti, kosdanmasa. PelaksanaanKerjadanPengesanan Merealisasikan program, projek dan aktiviti berdasarkansasarankerjayangditetapkan.

Disember/Januari

(2)

KetuaBahagian/Unit

Disember/Januari

(3)

PegawaiPenilaiPertama danPegawaiPenilai Kedua

Januari

(4)

PegawaiYangDinilai

Januari Jun

(5) PegawaiYangDinilai danPegawaiPenilai Pertama (6) PegawaiYangDinilai

KajianSemulaPertengahanTahun Kajian semula pencapaian kerja sebenar berbandingdengansasarankerjayangditetapkan. JunJulai

PelaksanaanKerjadanPengesanan Merealisasikan program, projek dan aktiviti berdasarkansasarankerjayangditetapkan. Julai Disember

(7) Urussetia

PenyediaanLaporanPenilaianPrestasi MengedarkanBorangPenilaiankepadaPegawai YangDinilai. 8 Januari (MingguPertama)

PegawaiYangDinilai

Mengisi butirbutir di Bahagian I serta Borang Sasaran Kerja Tahunan & Laporan Pencapaian dan menyerahkannyakepadaurussetia. Mengumpulsemuaborangdanmenyerahkankepada PegawaiPenilaiPertama. Meneliti,mengesahkandanmenilaibutirbutiryang diisi oleh Pegawai Yang Dinilai serta berbincang dengannya mengenai penilaian prestasi dan menyerahkanborangyanglengkapdiisikepadaurus setia. Mengumpul semua borang dan menghantar kepada PegawaiPenilaiKedua. Membuat penilaian dan ulasan secara keseluruhan berasaskanlaporanyangdibuatolehPegawaiPenilai dan menyerahkan laporan yang telah disediakan kepadaurussetia. PanelPembangunanSumberManusia Mengumpul dan memproses laporan penilaian prestasi dan menyediakan laporan untuk pertimbanganPanelPembangunanSumberManusia. Mengkajidanmenyelarasmarkahpenilaianprestasi anggota di bawah bidang kuasanya serta membuat perakuanbagi: PenetapanPergerakan GajiTahunan Penganugerahan SuratPenghargaan BimbingandanKaunseling

Januari (Minggu ke2/Ke3)

Urussetia

PegawaiPenilaiPertama

Januari (Mingguke3/ke4)

Urussetia

PegawaiPenilaiKedua

Februari (MingguPertama/ ke2)

(8) Urussetia

Februari (MingguKe3)

PanelPembangunan SumberManusia

Februari (Mingguke4) hingga Mac(Mingguke4)

Urussetia

PenyampaiankeputusanPanelPembangunanSumber Manusia. (9) PenyimpananMaklumatPrestasi Penghantaranlaporanpenilaianprestasiuntuk simpananolehPihakBerkuasaMenyimpan.

April(Minggu Pertama/ke 2)

Urussetia

April(Minggu Ke3/Ke4)

9

LampiranBPENETAPANSASARANKERJATAHUNAN PenetapanSasaranKerjaTahunan (PYDdanPPPhendaklahberbincangbersamasebelummenetapkanSKTdanpetunjukprestasinya)

BIL.

AKTIVITI/PROJEK/ KETERANGAN (Senaraikan aktiviti/projek)

PETUNJUKPRESTASI (Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos) (Manamanayang berkaitan)

SASARAN KERJA (Berdasarkan petunjuk prestasi)

PENCAPAIAN SEBENAR (Diisipadaakhir tahunmanayang berkaitan)

ULASAN

TandatanganPYD Nama:.

TandatanganPPP Nama:. Tarikh:.

Tarikh:

CONTOHPENGISIANSASARANKERJATAHUNANDANLAPORANPENCAPAIAN

BIL.

AKTIVITI/PROJEK/ KETERANGAN (Senaraikanaktiviti/ projek)

PETUNJUKPRESTASI (Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos) (Manamanayang berkaitan)

SASARAN KERJA (Berdasarkan petunjuk prestasi)

PENCAPAIAN SEBENAR (Diisipadaakhir tahunmanayang berkaitan)

ULASAN

1.

Merekodkansuratsurat masukdankeluar berkaitanurusan penempatanpegawai

i)Kuantiti 500suratsetahun ii)Masa Dalam tempoh 1 hari dari tarikhsuratditerima iii)Kualiti Mengikut prosedur yang ditetapkan i)Kuantiti 300baucersetahun ii)Masa Dalam tempoh 2 hari dari tuntutanditerima iii)Kualiti Mengikuttatacara kewanganyangditetapkan

500surat

700surat

Jan Dis

400selesai dalamtempoh masa

300tidakselesai dalamtempoh masa

2.

Menyediakanbaucer tuntutanperjalananbagi pegawaiBahagianA

300baucer Jan Dis

300baucer 200selesai dalamtempoh masa

100tidakselesai dalamtempoh masakerana maklumat tuntutantidak lengkap

10

LampiranC CONTOHPENGISIANBORANG KEGIATAN/AKTIVITI/SUMBANGANDILUARTUGASRASMI Senaraikegiatan/aktiviti/sumbangan1)MERCY i)ProgramBantuanMangsa GempaBumidi Jakarta 2)J/kuasaSambutanHariKeluarga Kementerian2008 3)AhliPuspanita i)CeramahMotivasiPelajarUPSR2008 ii)ProgramTadarusAlquran2008 4)PemainPasukanBolaTampar Bahagian i) PertandinganAntaraBahagian2008 5)BadanKebajikanPendudukTaman i)Sukaneka2008 ii)GotongRoyongMembersihSurauTaman iii)MajlisQurbanAidilAdha2008

Peringkatkegiatan/aktiviti/sumbangan (nyatakanjawatanataupencapaian) Antarabangsa(AJKLogistik)

Jabatan(PenyambutTetamu) Jabatan(AJKJ/kuasaAgama/Kebajikan terlibatdalampenganjuran)

Bahagian/Jabatan(Pemain)

Komuniti( menyertaiaktivitiyang dianjurkan)

CONTOHPEMBERIANMARKAH Peringkatkegiatan/aktiviti/sumbangan (JawatanatauPencapaian)PeringkatAntarabangsa/Negara/Negeri/Daerah/Zon/ Kementerian/Jabatan/Komuniti Pengerusi/KetuaPasukan/Setiausaha/Bendaharidan lainlainjawatankepimpinanutama PeringkatAntarabangsa/Negara/Negeri/Daerah/Zon/ Kementerian/Jabatan/Komuniti AhliJawatanKuasa (AJK)Persatuan/Program/ Aktiviti Sukan Aktivitilebihdaritiga(3)tambahan1markah PeringkatBahagian/Cawangan/Sektor/Unit AhliJawatanKuasa(AJK)Persatuan/Program/Aktiviti Sukan Aktivitilebihdaritiga(3)tambahan1markah PeringkatAntarabangsa/Negara/Negeri/Daerah/Zon Kementerian/Jabatan/Komuniti/Bahagian/ Cawangan/ Sektor/Unit AhliBiasa Aktivitilebihdaritiga(3)tambahan1markah PeringkatBahagian/Cawangan/Sektor/Unit AhliBiasa Aktivitikurangdaritiga(3) Tiadaaktivitidisenaraikan

Markah9 10

7 8

5 6

3 4

1 2

0

11

LampiranC1

SKALA ASPEK KEGIATAN LUAR DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI Enam(6)tahappenglibataniaituSangatAktif,Aktif,SederhanaAktif,KurangAktif,TidakAktifdan Tiada Aktiviti tanpa mengira peringkat penglibatan iaitu Komuniti/ Daerah/ Jabatan/ Kementerian/ Negeri/Negara/Antarabangsadenganmenggunakanskala0hingga10sepertiberikut:

Tahap

Sangat Aktif 10 9 8

Aktif

SederhanaAktif

Kurang Aktif 4 3

Tidak Aktif 2 1

Tiada Aktiviti 0

Skala

7

6

5

TAHAP SangatAktif

SKALA 910

PENJELASAN i) Sangat aktif dalam pelbagai kegiatan persatuan/program/aktiviti sukanataulainlainaktivitiluardanmemegangjawatankepimpinan utamaatau yangsetarafatau ii) Memberi sumbangan kreatif seperti penemuanpenemuan baru/hasil kreatifyangmemberimanfaat.

Aktif

78

i) Aktif dalampelbagaikegiatanpersatuan/program/aktivitisukanatau lainlainaktivitiluarsamaadasebagaiAJK,pemainatausebagainya yangmerupakanpenggerakkepadaaktivitiatau ii) Memberi sumbangan kreatif seperti penemuanpenemuan baru/hasil kreatifyangmemberimanfaat.

Sederhana Aktif

56

Sederhanaaktif dalamkegiatan persatuan/program/aktiviti sukanatau lainlainaktivitiluardanterlibatsebagaiAhliJawatanKuasa(AJK), pemainatau yangsetaraf. Kurang aktif dalam kegiatan persatuan/program/aktiviti sukan atau lainlain aktiviti luar dan hanya terlibat sebagai ahli biasa atau sebagainya. Tidak aktif melibatkan diri atau memberi sumbangan dalam aktiviti aktivitipersatuan/program/sukanataulainlainaktivitiluar. Tiadasebarangaktivitidisenaraikan.

KurangAktif

34

TidakAktif

12

Tiada Aktiviti

0

12

LampiranD KATEGORIPENCAPAIANPRESTASIPEGAWAI Kategori Cemerlang Markah 90100% PenjelasanKategoriPencapaian Memilikikualitikepimpinanyangcemerlangdalammemastikan fungsidanobjektiforganisasitercapai. Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi standardyangditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan diakui serta sentiasa menjadi pakar rujuk. Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikancontoh ikutan. Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam memastikan fungsidanobjektiforganisasidipenuhi. Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati standard maksimayangditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalambidangtugasdanmenjadisumberrujukan. Memilikikualitiperibadiyangbaik. Berupayamentadbir/menyeliaorganisasidengan sederhana. Penghasilankerjayangsederhanadanmenepatistandardyang ditetapkan. Mempunyaipengetahuan/kemahiran/kepakaranyangsederhana dalambidangtugasdanbolehmemberinasihatdalambidang bidangkerjatertentu. Memilikikualitiperibadiyangsederhana. Penghasilankerjayangkurangmemuaskandanseringkalitidak mencapaistandardminimayangditetapkan. Mempunyaipengetahuan/kemahiranyangkurangmemuaskan untukmelaksanakantugas. Memilikikualitiperibadidantahapdisiplinyangkurang memuaskan. Penghasilankerjayanglemahdantidakmencapai standardyang ditetapkan. Kurangberpengetahuandankurangmahirdalammelaksanakan tugas. Memilikikualitiperibadidantahapdisiplindibawahtahapyang diharapkan.

Baik

8089.99%

Sederhana

6079.99%

Kurang Memuaskan

5059.99%

Lemah

49.99% kebawah

13