(spmp)politeknik kpt ihelp-versi 1 - psp.edu.my · pdf filebuat banner di laman web politeknik...

(SPMP)Politeknik KPT iHelp-Versi 1

1. Pengenalan1.1 Login Pengguna1.1.1 Fungsi

Paparan ini berfungsi sebagai laluan masuk ke Sistem Pengurusan Maklumat

Politeknik dan seterusnya ke sistem iHelp.1.1.2 Kaedah Penggunaan

1.1.2.1 Bagi pengguna kakitangan politeknik username adalah no kad

pengenalan dan password adalah sepertimana yang ditetapkan oleh pentadbir

sistem iHelp.1.1.2.2 Bagi pengguna pelajar pula username adalah no kad pengenalan dan

password pula adalah no pendaftaran masing-masing.1.1.2.3 Untuk ke modul iHelp klik pada icon iHelp setelah login

Paparan untuk login kesistem iHelp


Paparan untuk masuk ke modul iHelp

1.2 Menu Utama1.2.1 Fungsi

Paparan utama yang menghubungkan kepada sub-sub menu yang lain

bergantung kepada “User Role” di dalam sistem SPMP.

Klik disini untuk masuk ke sistem iHelp

Menu Pelajar

Menu Kakitangan


1.3 Penetapan Tahap Pengguna1.3.1 Fungsi

Menu ini digunakan untuk menetapkan tahap pengguna yang akan menggunakan

sistem iHelp ini. Bagi pengguna kategori pelajar username yang digunakan ialah no

kad pengenalan dan password adalah no pendaftaran. Bagi pengguna kakitangan

pula ianya bergantung kepada tetapan yang dibuat oleh administrator iHelp.

1.3.2 Kaedah Penggunaan1.3.2.1 Isikan sebahagian nama dan klik butang cari1.3.2.2 Setelah senarai nama dipaparkan, klik pada nama yang

berkenaan.1.3.2.3 Setelah paparan seterusnya dikeluarkan, isi maklumat seperti

yang telah ditetapkan dipaparan sistem.

2

1


Paparan untuk menetapkan tahap pengguna

2. Persiapan Pendaftaran Pelajar Baru

Perkara-perkara yang perlu dilakukan sebelum proses pendaftaran pelajar baru dibuka

Klik pada nama berkenaan untuk paparan seterusnya

Bagi pensyarah dijabatan yang dilantik sebagai AJK disiplin, tetapkan tahap pada 6 dan jawatan kuasa JHEP isikan DISIPLIN


1. Semak dan kemaskini table-table rujukan.2. Buat banner di laman web Politeknik berkaitan (Untuk buka pendaftaran online).3. Download data pembayaran melalui web Bank Islam Malaysia setiap hari.4. Semak data pendaftaran semasa proses pendaftaran berjalan.

2.1 Kemaskini Maklumat Politeknik

2.1.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat Politeknik seperti nama,

alamat, alamat website, nombor telefon dan lain-lain lagi.

* Admin iHelp >> Kemaskini ID Politeknik

2.1.2 Kaedah Penggunaan

Masukan maklumat mengikut contoh-contoh yang telah dipaparkan dan klik butang

simpan (Hanya dilakukan sekiranya ada perubahan maklumat politeknik).


Paparan mengemaskini maklumat politeknik

2.2 Kemaskini Table Persiapan Pendaftaran Pelajar Baru Online

2.2.1 Fungsi

Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat-maklumat yang

menjadi parameter rujukan bagi sistem seperti Sesi, No Pendaftaran, tarikh

daftar dan lain-lain

* Admin iHelp >> Setting Table Database >> Table Untuk Online Pelajar Baru


2.2.2 Kaedah Penggunaan2.2.2.1 Untuk mengupdate data, klik pada item dibawah lajur perkara dan dua kotak

textbox akan dipaparkan untuk mengemaskini isi kandungan. Selepas

dikemaskini klik pada butang kemaskini untuk menyimpan data.2.2.2.2 Butang “Tambah Rekod Baru” hanya digunakan untuk team developer sahaja.

Dieja dengan 6 askara dan kod bulan dan tahun dirapatkan

Dieja penuh dan kod bulan dan tahun dijarakkanDieja penuh dan kod bulan dan tahun dijarakkan

Sila rujuk gambarajah dibawah

Dieja penuh dan kod bulan dan tahun dijarakkan

Dieja dengan 6 askara dan kod bulan dan tahun dirapatkan

Sesi ambilan1 – Sesi Jun2 - Sesi Disember

Tidak perlu diubah

Tahun ambilan - 2012

Kod Politeknik01 – PUO02 - SAS03 – MAS04 – PKBDan seterusnyalah


Paparan mengemaskini data rujukan pendaftaran pelajar baru online

2.3 Kemaskini Maklumat Untuk Menjana No Pendaftaran

2.3.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini “running number” untuk sistem

menjana no pendaftaran pelajar baru.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Menjana No Pendaftaran


2.3.2 Kaedah Penggunaan2.3.2.1 Untuk riset pembilang no pendaftaran klik pada butang “Riset Semua” –

(Hanya dilakukan sebelum daftar pelajar baru).2.3.2.2 Untuk mengemaskini mengikut kod program, pilih kod awalan program

(contoh : D untuk Diploma lepasan SPM, B untuk Diploma lepasan Sijil Kolej

Komuniti, Q untuk Diploma lepasan Sijil Politeknik dan sebagainya). klik pada

item dibawah tajuk “Kod Program” dan dua kotak textbox akan dipaparkan

untuk mengemaskini isi kandungan. Selepas dikemaskini klik pada butang

kemaskini untuk menyimpan data.2.3.2.3 Untuk memadam data klik pada perkataan “Padam”.2.3.2.4 Untuk menambah rekod klik pada butang “Tambah Rekod Baru” dan paparan

baru dibuka. Isi maklumat dan klik butang simpan.


2.4 Kemaskini Maklumat Jenis-Jenis Bayaran Pendaftaran dan Yuran

Klik disini untuk menyenaraikan Program

Klik kod berkaitan untuk kemaskini Program

Apabila di klik semua pembilang Sesi pertama dan Sesi kedua akan ke nilai 1001 dan 2001 untuk


2.4.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini jenis-jenis bayaran yuran dan bayaran

pelbagai.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Bayaran Yuran dan Pendaftaran

2.4.2 Kaedah Penggunaan2.4.2.1 Untuk kemaskini maklumat bayaran pergi lajur Tahap dan klik pada kod

awalan dan empat textbox akan dipaparkan. Klik butang kemaskini setelah

proses tersebut selesai.2.4.2.2 Untuk menambah kategori tahap yang baru, klik butang Tambah Rekod

Baru.2.4.2.3 Klik perkatan “Padam” untuk memadam data.

Klik kod tahap untuk mengupdate data

Klik kod tahap untuk mengupdate data


Paparan mengemaskini maklumat bayaran


Paparan menambah data bayaran

2.5 Kemaskini Maklumat Kod Program Dan Bilangan Kelas


2.5.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat yang akan dijadikan rujukan

oleh sistem untuk menjana kelas dan sesi tamat.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Menjana Program dan Kelas

2.5.2 Kaedah Penggunaan2.5.2.1 Klik pada combobox kod awalan program dan pilih kod awalan.2.5.2.2 Apabila senarai program telah dipaparkan klik pada lajur kod program

untuk memulakan pengemaskinian.2.5.2.3 Klik butang kemaskini untuk menyimpan data.2.5.2.4 Klik butang tambah rekod baru untuk menambah data program baru.2.5.2.5 Klik perkatan “Padam” untuk memadam data.

Klik disini untuk menyenaraikan Program

Klik pada kod program untuk mengemaskini maklumat


Paparan mengemaskini data untuk menjana kod program dan kelas

Nama Kelas

• Untuk Diploma lepasan SPM Jika ada 3 kelas masukan ABC sahaja (tanpa coma atau space bar)

• Untuk diploma topping up boleh guna nama kelas yang sedia ada contohnya, kelas DKA3 sedia ada tiga

kelas iaitu A,B dan C. Bilangan kelas masukan 3 dan nama kelas ABC juga.

Penempatan tahapD– 1Q- 3R– 2T– 1Dan seterusnyalah

Bilangan Semester PengajianD– 6Q- 4R– 5T– 6Dan seterusnyalah

Bilangan Kelas1 – Satu kelas2 - Dua kelas


Paparan untuk menambah rekod kod program dan jumlah kelas

2.6 Kemaskini Tarikh dan Masa Lapordiri

2.6.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat yang akan dijadikan

rujukan oleh sistem untuk penetapan waktu dan tarikh pelajar baru melapordiri di

Politeknik setelah pendaftaran online dibuat.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Tarikh dan Masa Lapordiri

2.6.2 Kaedah Penggunaan

Klik pada kod program untuk mengemaskini maklumat


2.6.2.1 Klik pada kod awalan tahap program untuk memulakan pengemaskinian.2.6.2.2 Klik butang kemaskini untuk menyimpan data.2.6.2.3 Klik butang tambah rekod baru untuk menambah data.2.6.2.4 Klik perkatan “Padam” untuk memadam data.

Paparan untuk mengemaskini masa dan tarikh lapordiri pelajar baru

Paparan untuk menambah masa dan tarikh lapordiri pelajar baru


2.7 Kemaskini Maklumat Pegawai Menandatangani Surat-Surat JHEP

2.7.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat dan menambah maklumat

pegawai-pegawai JHEP yang dibenarkan menandatangani surat-surat dari JHEP.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Nama Pegawai Tandatangan Surat.

2.7.2 Kaedah Penggunaan2.7.2.1 Klik pada nama pegawai untuk mengemaskini maklumat pegawai dan

setelah selesai klik butang kemaskini.2.7.2.2 Tanda “ON” dan “OFF” pada lajur status menandakan, nama pegawai yang

akan tertera untuk menandatangani surat. (disetkan melalui pilihan user di

dalam sistem).2.7.2.3 Untuk menambah nama pegawai baru klik pada butang “Tambah Rekod

Baru”2.7.2.4 Untuk memadam data klik pada perkataan “padam”.

Klik pada nama untuk mengemaskini maklumat


Paparan untuk mengemaskini maklumat pegawai

Paparan untuk menambah nama pegawai

2.8 Kemaskini Maklumat Jabatan dan Ketua Jabatan Akademik

2.8.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat dan menambah maklumat

jabatan dan nama ketua jabatan akademik.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Jabatan.


2.8.2 Kaedah Penggunaan2.8.2.1 Klik pada kod jabatan untuk mengemaskini maklumat jabatan dan setelah

selesai klik butang kemaskini.2.8.2.2 Untuk menambah jabatan baru klik pada butang “Tambah Rekod Baru”.2.8.2.3 Untuk memadam data klik pada perkataan “padam”.

Kod JabatanJKA – AwamJKE - ElektrikJKM – MekanikalJP – PerdaganganJPH – Hotel dan cateringJRKV – Rekabentuk

JTMK – Teknologi MaklumatMRO – Penyenggaraan PesawatJKP – PerkapalanJAB – Agro teknologi


Paparan untuk menambah jabatan

2.9 Kemaskini Maklumat Sesi

2.9.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat dan menambah nama sesi

yang akan dijadikan rujukan oleh sistem.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Sesi.

Klik pada kod sesi untuk mengemaskini maklumat


2.9.2 Kaedah Penggunaan2.9.2.1 Klik pada kod sesi untuk mengemaskini maklumat sesi dan setelah selesai

klik butang kemaskini.2.9.2.2 Untuk menambah sesi baru klik pada butang “Tambah Rekod Baru”.2.9.2.3 Untuk memadam data klik pada perkataan “padam”.

Paparan mengemaskini sesi

Paparan menambah sesi baru

2.10 Kemaskini Senarai Barangan Koperasi

2.10.1 Fungsi

Klik pada jenis barang untuk mengemaskini maklumat


Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini senarai barangan yang akan

diserahkan kepada pelajar baru semasa hari lapordiri di politeknik.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Barangan Koperasi.

Paparan menu mengemaskini barangan koperasi

2.10.2 Kaedah Penggunaan2.10.2.1 Klik pada jenis barang untuk mengemaskini dan setelah selesai klik

butang kemaskini.2.10.2.2 Untuk menambah barangan baru klik pada butang “Tambah Rekod

Baru”.2.10.2.3 Untuk memadam data klik pada perkataan “padam”.

Paparan Mengemaskini senarai barangan koperasi


Paparan menambah senarai barangan koperasi

2.11 Kemaskini Senarai Penaja/Biasiswa

2.11.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengemaskini senarai penaja pelajar semasa

pengajian di politeknik.

* Admin iHelp >> Update Table Sokongan >> Table Senarai Penaja/Biasiswa.

Paparan menu pilihan untuk mengemaskini maklumat penaja

2.11.2 Kaedah Penggunaan2.11.2.1 Klik pada lajur kod penaja untuk mengemaskini dan setelah selesai

klik butang kemaskini.

Klik pada kod penaja untuk mengemaskini maklumat


2.11.2.2 Untuk menambah penaja baru klik pada butang “Tambah Rekod

Baru”.2.11.2.3 Untuk memadam data klik pada perkataan “padam”.

Paparan mengemaskini maklumat penaja

Paparan menambah maklumat penaja

2.12 Upload Dokumen Pendaftaran Ke Server Politeknik

2.12.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna muat naik (upload) dokumen pendaftaran yang akan

dijadikan rujukan oleh pelajar baru semasa hari melapordiri ke politeknik.

* Admin iHelp >> Upload Dokumen Pendaftaran.

Baca panduan dengan teliti sebelum muat naik fail

Senarai fail yang Berjaya di muat naik

Klik untuk muat naik fail

Klik untuk padam fail

Klik untuk memilih fail


Paparan menu untuk muat naik dokumen pendaftaran

2.12.2 Kaedah Penggunaan2.12.2.1 Klik pada butang “Browse” untuk memilih fail yang hendak dimuat

naik dan setelah pemilihan fail dibuat klik pada butang hantar.2.12.2.2 Fail yang telah dihantar akan disenaraikan diruangan senarai fail

yang berjaya diupload.2.12.2.3 Jika berlaku kesilapan fail yang telah diupload boleh dipadam dengan

mengklik pada perkataan “Padam”.2.12.2.4 Panduan lengkap serta jenis dan nama fail sila rujuk pada paparan di

sistem.


Paparan untuk muat naik dokumen pendaftaran

2.13 Menyediakan Data Pembayaran Yuran Pengajian

2.13.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna muat turun data text fail maklumat pembayaran yuran

dari laman web Bank Islam Malaysia untuk di muat naik ke pengkalan data di politeknik.

Ianya harus dilakukan setiap hari bermula dari pendaftaran atas talian (online) dibuka.

* Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Salin Data Bayaran Yuran Pengajian

Paparan menu menyediakan data pembayaran yuran

2.13.2 Kaedah Penggunaan2.13.2.1 Dapatkan fail text maklumat bayaran dari laman web bank islam. (fail

yang dimuat turun tidak mempunyai jenis. Sila tambahkan “.txt” di

akhir nama fail tersebut.2.13.2.2 Setelah dimuat turun, “browse” fail tersebut untuk dimuat naik ke

pengkalan data politeknik dan klik butang hantar.2.13.2.3 Fail yang berjaya dimuat naik akan disenaraikan.

3

2

1


2.13.2.4 Klik pada perkataan “Pilih” pada senarai fail yang berjaya dimuat

naik.2.13.2.5 Setelah itu barulah nama fail yang dipilih akan dipaparkan dengan

warna merah berserta butang Proses kelihatan.2.13.2.6 Klik butang Proses untuk memasukan data kedalam pengkalan data

dan data yang berjaya diproses akan disenaraikan.


Paparan proses menyediakan data pembayaran yuran pengajian

2.14 Menyediakan Data Bayaran Pelbagai (Tertakluk Pada Politeknik Tertentu

Sahaja)

2.14.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna muat turun data text fail maklumat pembayaran yuran

dari laman web Bank Islam Malaysia untuk di muat naik ke pengkalan data di politeknik.

Ianya harus dilakukan setiap hari bermula dari pendaftaran atas talian (online) dibuka.

* Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Salin Data Bayaran Pelbagai


Paparan menu menyediakan data bayaran pelbagai

2.14.2 Kaedah Penggunaan2.14.2.1 Dapatkan fail text maklumat bayaran dari laman web bank islam. (fail

yang dimuat turun tidak mempunyai jenis. Sila tambahkan “.txt” di

akhir nama fail tersebut.2.14.2.2 Setelah dimuat turun, “browse” fail tersebut untuk dimuat naik ke

pengkalan data politeknik dan klik butang hantar.2.14.2.3 Fail yang berjaya dimuat naik akan disenaraikan.2.14.2.4 Klik pada perkataan “Pilih” pada senarai fail yang berjaya dimuat

naik.2.14.2.5 Setelah itu barulah nama fail yang dipilih akan dipaparkan dengan

warna merah berserta butang Proses kelihatan.2.14.2.6 Klik butang Proses untuk memasukan data kedalam pengkalan data

dan data yang berjaya diproses akan disenaraikan.

3

2

1


Paparan menyediakan data bayaran pelbagai

2.15 Menyediakan Data Bayaran Secara Manual

2.15.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mencipta maklumat bayaran yuran dan bayaran

pelbagai secara manual sekiranya data yang disalin dari Bank Islam Malaysia tiada.

Sekiranya maklumat bayaran tiada calon pelajar tidak boleh membuat pendaftaran

secara atas talian (online).

* Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Insert Data Bayaran Manual


Paparan menu menyediakan data bayaran secara manual

2.15.2 Kaedah Penggunaan2.15.2.1 Masukan no kad pengenalan, sesi bayaran, jenis bayaran dan klik

butang “Teruskan”.2.15.2.2 Seterusnya masukkan nama atau no pendaftaran (bagi pelajar

senior), jumlah bayaran, tarikh bayaran dan klik butang “Simpan”. Sila

ikut format yang telah ditetapkan.

3

2

1


Paparan menyediakan data bayaran secara manual

2.16 Semakan Data Bayaran


2.16.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna menyemak dan memadam data bayaran yuran dan

bayaran pelbagai sekiranya berlaku searang masalah berkenaan dengan data bayaran.

* Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Semak Data BIMB

Paparan menu menyediakan data bayaran secara manual

2.16.2 Kaedah Penggunaan2.16.2.1 Buat pilihan carian dengan menggunakan no kad pengenalan, no

pendaftaran atau nama.2.16.2.2 Masukan maklumat carian dan klik butang cari.2.16.2.3 Apabila maklumat carian dijumpai, senarai bayaran akan tersenarai.2.16.2.4 Sekiranya ada berlaku kesilapan, klik pada perkataan “Padam” untuk

memadam data.

3

2

1


Paparan semakan maklumat bayaran

2.17 Kawalan Buka dan Tutup Pendaftaran Online Pelajar Baru

2.17.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mengawal untuk membuka atau menutup pendaftaran

pelajar baru.

* Admin >> Buka atau Tutup Online >> Buka dan Tutup Online Pelajar Baru

Paparan menu membuka dan menutup pendaftaran online pelajar baru

2.17.2 Kaedah Penggunaan2.17.2.1 Buat pilihan sama ada membuka atau menutup pendaftaran pelajar

baru online.2.17.2.2 Selepas membuat pilihan klik butang simpan.

3

2

1


Paparan untuk mengawal buka dan tutup pendaftaran online pelajar baru

Paparan kepada calon pelajar semasa pendaftaran online pelajar baru dibuka


Paparan kepada calon pelajar semasa pendaftaran online pelajar baru ditutup

2.18 Ujilari – Mendapatkan contoh no kad pengenalan calon pelajar

2.18.1 FungsiMenu ini membolehkan pengguna mendapatkan contoh no kad pengenalan calon yang

bakal mendaftar secara online. Contoh no kad pengenalan ini adalah no kad pengenalan

sebenar calon yang ditawarkan tempat di politeknik. Pastikan sebelum pendaftaran

online dibuka data ujilari ini hendaklah dipadam semula dan pembilang no pendaftaran

dirisetkan semula.

* Admin iHelp >> Ujilari Sistem Pendaftaran Pelajar Baru >> Contoh No Kp Calon

Paparan menu untuk mendapatkan contoh no kad pengenalan calon pelajar

2.18.2 Kaedah Penggunaan2.18.2.1 Isikan maklumat yang diperlukan mengikut contoh seperti yang

terdapat pada paparan sistem.2.18.2.2 Klik butang cari2.18.2.3 Selepas senarai nama dipaparkan, pilih mana-mana satu no kad

pengenalan. Paparan ini hanya memaparkan sebanyak 20 data

sahaja.

3

2

1


2.19 Ujilari – Mencipta Data Pembayaran (Rujuk perkara 2.15)

2.20 Ujilari – Laksana Proses Pendaftaran Online (Rujuk Perkara 3)

2.21 Ujilari – Memadam Data Ujilari

2.21.1 Fungsi


Menu ini berfungsi untuk memadam data ujilari selepas ujian pendaftaran pelajar baru

dilaksanakan.

* Admin iHelp >> Ujilari Sistem Pendaftaran Pelajar Baru >> Padam Data Ujilari

Paparan menu untuk memadam data pelajar selepas melaksanakan ujian

2.21.2 Kaedah Penggunaan2.21.2.1 Isikan no kad pengenalan yang diperolehi dalam perkara 2.18.2.21.2.2 Klik butang cari2.21.2.3 Selepas senarai nama dipaparkan, pilih data yang berkenaan sahaja

untuk dipadam.2.21.2.4 Sekiranya data dalam pengkalan data telah ada untuk sesi-sesi

terdahulu, contohnya pelajar sijil yang menyambung diploma di

politeknik yang sama, padamkan data yang berkenaan sahaja. Jika

dipadamkan kesemuanya sejarah pengajian pelajar tersebut akan

turut dipadam.2.21.2.5 Untuk data di pengkalan data BAP padam data yang berkenaan

sahaja. Jangan padam data yang bukan sesi semasa.2.21.2.6 Untuk memadam klik pada perkataan “Padam” pada table yang

berkenaan.

32

1


Paparan untuk memadam data ujilari

2.22 Ujilari – Memadam Data Pembayaran (Rujuk Perkara 2.16)

(spmp)politeknik kpt ihelp-versi 1 - psp.edu.my · pdf filebuat banner di laman web politeknik...

Documents