sistem pengurusan pengesanan dokumen · pdf filekementerian pengajian tinggi (kpt) ... dan...

MANUAL PENGGUNA

SISTEM PENGURUSAN PENGESANAN DOKUMEN

(MyTrack)

UNTUK

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (KPT)

Disediakan Oleh :

Unijaya Resources Sdn Bhd

Kementerian Pengajian Tinggi Manual Pengguna Sistem Pengurusan Pengesanan Dokumen (myTrack)

2

KANDUNGAN

1 PENGENALAN ..................................................................................................... 3

1.1 Capaian Sistem ................................................................................................ 3

1.2 Lupa katalaluan ................................................................................................ 4

2 HELPDESK ........................................................................................................... 6

2.1 Scanning Dokumen ......................................................................................... 7 2.1.1 Manual Pengimbas ...................................................................................................7 2.1.2 Dokumen Backlog.....................................................................................................9 2.1.1 Indexing ..................................................................................................................10

2.2 Pendaftaran Dokumen Tanpa Imbas ............................................................ 12

2.3 Pendaftaran Dokumen Imbas ....................................................................... 13 2.3.1 Senarai Dokumen Telah Diimbas ...........................................................................13 2.3.2 Daftar Dokumen Diimbas ........................................................................................14

2.4 Senarai Dokumen Telah Dihantar ................................................................. 15

3 PROSES DOKUMEN .......................................................................................... 16

3.1 Dashboard ...................................................................................................... 17

3.2 Dokumen Masuk ............................................................................................ 18 3.2.1 Minit ........................................................................................................................20 3.2.2 Catatan ...................................................................................................................21 3.2.3 Surat Keluar............................................................................................................22 3.2.4 Tamat .....................................................................................................................24

4 CARIAN .............................................................................................................. 25


3

1 Pengenalan

Manual ini adalah panduan kepada pengguna sistem tentang pengoperasian Sistem Pengurusan Pengesanan Dokumen, MyTrack, Kementerian Pengajian Tinggi (KPT). MyTrack merupakan sebuah aplikasi web yang dibangunkan bagi memudahkan pihak KPT mengurus dan mengesan dokumen keluar masuk. Melalui implentasi sistem ini, dijangkakan tempoh pemprosesan dokumen permohonan oleh universiti–universiti dan kolej–kolej dapat dipercepatkan dan sekaligus mencapai Piagam Pelanggan yang telah ditetapkan kementerian. Manual ini merangkumi modul-modul seperti Pendaftaran Dokumen, Minit Dokumen, PA dan juga Carian.

1.1 Capaian Sistem Sistem MyTrack dibangunkan secara web-based iaitu menggunakan capaian internet melalui pelayar internet. Untuk mencapai sistem MyTrack, anda perlu menaip alamat url pada pelayar internet iaitu:

http://app.mohe.gov.my/mytrack Skrin di bawah menunjukkan halaman yang akan dilihat selepas menaip url di atas.

Anda perlu login sistem dengan menggunakan ID Pengguna yang didaftarkan. Sekiranya telah login ke dalam sistem. Paparan di bawah akan dipaparkan.


4

1.2 Lupa katalaluan Fungsian ini disediakan sekiranya pengguna lupa katalaluan. Ianya berada pada halaman utama iaitu halaman login. Sila klik pada link ‘Lupa Katalaluan’ tersebut dan sistem akan memaparkan skrin seperti di bawah:

Anda hanya perlu key-in ID Pengguna yang telah didaftarkan. Captcha adalah imej yang memaparkan string yang dijana melalui sistem. Ini bertujuan supaya bagi mengelakkan perisian automated untuk memanipulasi dengan mengisi form ini. Selepas klik butang [Hantar], sistem akan menghantar email yang didaftarkan pada akaun ID Pengguna berkenaan untuk tindakan selanjutnya. Skrin di bawah menunjukkan paparan pada email berkenaan.

Menu Utama Sub-menu

Kandungan (content)


5

Klik pada url di atas, sistem akan memaparkan laman seperti di bawah:

Masukkan katalaluan baru kemudian klik butang [Kemaskini]. Mesej seperti di bawah akan dipaparkan.


6

2 Helpdesk

Bahagian ini menerangkan fungsian yang disediakan kepada pengguna ‘Helpdesk’. Helpdesk bertujuan untuk merekodkan dokumen masuk yang diterima di kaunter ke dalam sistem MyTrack. Berikut adalah proses aliran yang perlu bagi pengguna ‘Helpdesk’:

Daftar Dokumen

Email Pengirim

Tamat

Tambah Lampiran / Kemaskini Bayaran

Mula

Tugasan Dokumen

Email kakitangan (secara schedule)

Indexing

Scan Dokumen

Scan

Ya

Tidak

Rajah di atas menunjukkan aliran proses secara terperinci untuk Pendaftaran Dokumen. Helpdesk boleh memilih sama ada untuk imbas dokumen atau tidak. Jika memilih untuk mengimbas dokumen, ia perlu melalui proses Scan Dokumen dan Indexing. Manakala jika sebaliknya boleh teruskan dengan pendaftaran dokumen tanpa imbas.


7

2.1 Scanning Dokumen

Pengguna ‘Helpdesk’ disediakan dengan pengimbas yang dihubungkan secara direct kepada komputer. Aplikasi pengimbas ini pula menggunakan perisian ‘Smart Touch’ yang dibekalkan oleh ‘Kodak’. Senibina pengimbas ini adalah seperti berikut:

2.1.1 Manual Pengimbas

Dokumen yang akan diimbas akan disimpan ke server Abbyy Recognition Server secara mapping ke folder di server berkenaan. Oleh yang demikian, pengguna ‘Helpdesk’ perlu memastikan connection dengan server adalah wujud.

Mapping drive ke server Abbyy Recognition. Double click untuk menguji connection wujud.

Masukkan User name: Administrator dan Password: p@ssw0rd. (Ini adalah sekali sahaja sehingga pengguna shutdown computer)


8

Sekiranya connection kepada mapping folder di atas telah wujud, pengguna boleh meneruskan dengan imbas dokumen. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimbas dokumen:

Jadual Tetapan Pengimbas

Nombor Tetapan

Keterangan Direktori Simpanan

2 Imbas indexing dokumen permohonan (1 side)

Mapping Drive: Z:\Abbyy\Input\

3 Imbas indexing dokumen permohonan (2 side)

Mapping Drive: Z:\Abbyy\Input\

5 Imbas dokumen backlog (1 side) Mapping Drive: Z:\Backlog\

6 Imbas dokumen backlog (2 side) Mapping Drive: Z:\Backlog\

7 Imbas dokumen lampiran permohonan (1 side)

Komputer pengimbas

8 Imbas dokumen lampiran permohonan (1 side)

Komputer pengimbas

1. Pastikan pengimbas dalam keadaan On dan sedia untuk digunakan. (Lampu pada butang Start / Resume bewarna hijau dan tetap).

2. Tekan butang ini jika keadaan dalam standby untuk On pengimbas.

3. Letakkan dokumen yang hendak diimbas pada tray ini. Sila pastikan dokumen berkenaan tiada stapler, clip atau objek-objek keras yang boleh merosakkan kaca pengimbas.

4. Sila pastikan nombor ini adalah set dokumen yang hendak diimbas.

Sila rujuk kepada Jadual Tetapan Pengimbas yang telah disetkan di bawah

5. Tekan butang ini untuk memulakan imbasan dokumen.


9

Semasa imbasan dijalankan, skrin di bawah akan dipaparkan menunjukkan proses imbasan sedang dijalankan.

Setelah ‘Save’, dokumen akan disimpan pada folder yang telah disetkan di server Abbyy Recognition Server. Dokumen ini (indexing permohonan) hanya dapat dilihat di dalam sistem selepas ianya didaftar. Ini kerana Abbyy Recognition Server memproses dokumen berkenaan secara real-time dan seterusnya membuat persediaan untuk dilarikan di dalam perisian Indexing Station (Rujuk perkara 2.1.1). Bagi dokumen lain iaitu sama ada backlog, lampiran ataupun lain-lain dokumen boleh dilihat selepas butang ‘Save’ ditekan.

2.1.2 Dokumen Backlog

Dokumen backlog adalah dokumen-dokumen permohonan lama yang hendak diimbas dan ditempat pada direktori yang boleh diakses oleh kakitangan di rangkaian Kementerian Pengajian Tinggi. Folder backlog ditempat pada direktori berikut:

\\10.17.191.182\Backlog\ Rekod dicadangkan agar dibuat folder mengikut nama pengirim pada folder di atas seperti di bawah:

6. Namakan fail mengikut kesesuaian dan tekan butang ‘Save’ untuk akhiri langkah imbas dokumen.


10

2.1.1 Indexing Indexing adalah proses untuk memindahkan text daripada dokumen yang diimbas kepada input text yang disediakan pada perisian Indexing Station.

Memulakan perisian Indexing Station.


11

Skrin di bawah akan dipaparkan selepas perisian indexing station dijalankan.

Selepas butang ‘Accept Document’ ditekan, sistem akan menjana XML fail bagi membolehkan integrasi dengan sistem MyTrack dijalankan. Sila rujuk kepada perkara ‘Pendaftaran Dokumen Imbas’ untuk proses seterusnya.

Menunjukkan connection dengan server sedang dijalankan.

Ruang indexing input yang disediakan

Ruang dokumen yang telah diimbas

Ruang thumbnail page dokumen yang diimbas

Highlight pada tempat yang hendak diindexkan, sistem akan autofill pada input index yang disediakan.

Setelah selesai proses indexing, tekan pada butang ‘Accept Document’


12

2.2 Pendaftaran Dokumen Tanpa Imbas

Untuk mendaftar sila klik pada menu utama skrin di bawah akan dipaparkan

Masukkan keyword senarai di bawah akan dipaparkan

VVIP, VIP, Pengurus, PA dan Kakitangan

Dokumen lampiran yang diperlukan (Jika ada)

Untuk membuat tagging kepada dokumen asal

Tekan butang ini untuk submit borang pendaftaran. Format No. Rujukan adalah [tahun 2 digit][id proses][id pengirim][run no]


13

2.3 Pendaftaran Dokumen Imbas

Pendaftaran Dokumen Imbas adalah untuk mendaftarkan dokumen yang telah dibuat diimbas dan dibuat indexing.

2.3.1 Senarai Dokumen Telah Diimbas Untuk mendaftar dokumen ini, sistem MyTrack telah menyediakan link baru pada sub-menu Pendaftaran seperti di bawah:

Dokumen yang diimbas tadi masih belum didaftarkan, ianya hanya disimpan dalam bentuk fail XML untuk integrasi dengan sistem MyTrack.

Menu Senarai Dokumen Telah Diimbas

Senarai dokumen yang telah diimbas (fail XML yang dijana oleh Indexing Station)

Klik untuk daftar permohonan.


14

2.3.2 Daftar Dokumen Diimbas

Maklumat ‘indexing Tajuk’ autofill pada ‘input Tajuk’.

Sistem memaparkan rekod yang pada dengan ‘indexing Jenis Permohonan’. Jika tiada boleh pilih pada dropdown seperti berikut:

Selepas klik, akan dipaparkan seperti di bawah:

Dokumen lampiran yang diperlukan (Jika ada)

VVIP, VIP, Pengurus, PA dan Kakitangan

Tekan butang ini untuk submit borang pendaftaran. Format No. Rujukan adalah [tahun 2 digit][id proses][id pengirim][run no]


15

2.4 Senarai Dokumen Telah Dihantar

Laman ini adalah semua senarai dokumen yang telah didaftar dan dihantar untuk

rujukan pengguna ‘Helpdesk’. Sila klik pada menu utama >

skrin di bawah akan dipaparkan.


16

3 Proses Dokumen

Bahagian ini menerangkan fungsian yang disediakan kepada pengguna sistem untuk proses dokumen. Proses dokumen dilakukan oleh tahap pengguna iaitu VVIP,VIP, Pegawai, PA dan Kakitangan. Anda perlu login sebagai pengguna berkenaan untuk melakukan fungsian di bahagian ini.

Terima Dokumen

Tamat

Tugasan Kakitangan

Mula


Tindakan? MinitTamat Proses

Semakan jika kakitangan lain telah Tamat?

Tamat

Ya

Status Selesai / Tidak Lengkap

Tidak


Rajah di atas menunjukkan aliran proses secara terperinci untuk proses dokumen iaitu ‘Minit’ dan ‘Tamat’. Proses ini akan berulang sekiranya pengguna memilih untuk membuat minit. Manakala jika tamat pula sistem akan membuat semakan sekiranya kakitangan lain yang ditugaskan telah ‘Tamat’, ianya akan selesai oleh pengguna yang terakhir membuat ‘Tamat’.


17

3.1 Dashboard

Dashboard adalah paparan pertama selepas login masuk oleh pengguna selain helpdesk (VVIP,VIP, Pegawai, PA dan Kakitangan)

Shortcut untuk pergi kepada senarai dokumen masuk hari ini.

Masukkan no rujukan permohonan, sistem akan membawa ke paparan dokumen. Boleh menggunakan barkod scanner

Shortcut untuk pergi kepada senarai dokumen masuk keseluruhan.

Boleh melihat status Kakitangan lain dengan memilih pada dropdown seperti di bawah:

Hanya kepada tahap pengguna Pegawai, VIP dan VVIP sahaja


18

3.2 Dokumen Masuk

Dokumen masuk adalah dokumen yang sama ada diberikan oleh Helpdesk atau pengguna kakitangan lain untuk proses dokumen. Sila klik pada butang

skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

Cetak maklumat dokumen:

Klik untuk lihat dokumen, sila rujuk kepada ‘Skrin Maklumat Permohonan’ di bawah


19

Skrin Maklumat Permohonan

Klik untuk lihat download atau lihat dokumen yang telah diimbas

Lampiran yang telah dimuatnaik. Klik untuk lihat dokumen berkenaan.

Checkbox untuk memulakan kiraan piagam. Fungsian ini disediakan hanya kepada VIP sahaja.

Ruangan paparan rekod minit dokumen

Ruangan paparan catatan yang dibuat semasa proses dokumen

Tutup paparan ini

Klik untuk form Catatan

Klik untuk form Minit

Klik untuk form Tamat

Ruangan paparan form akan berubah mengikut pilihan yang dibuat.


20

3.2.1 Minit

Untuk membuat minit sila klik pada butang sistem akan memaparkan skrin pada ruangan seperti di bawah:

Sila masukkan ‘Minit’ dan pilih kakitangan yang hendak diminitkan, kemudian tekan butang ‘Hantar’. Rekod permohonan akan hilang daripada dokumen masuk.

Checkbox untuk memulakan kiraan piagam. Fungsian ini disediakan hanya kepada VIP sahaja.

Hanya dipaparkan pada pengguna VVIP, VIP dan Pegawai


21

3.2.2 Catatan Catatan bertujuan untuk meletakkan catatan terhadap permohonan berkenaan dan membolehkan kesemua kakitangan yang terlibat di dalam permohonan untuk melihat catatan berkenaan. Untuk membuat Catatan sila klik pada butang sistem akan memaparkan skrin pada ruangan seperti di bawah:

Sila masukkan ‘Catatan’, kemudian tekan butang ‘Simpan’. Rekod Catatan akan dipaparkan pada ruangan Catatan seperti di bawah:


22

3.2.3 Surat Keluar Surat Keluar bertujuan untuk menjana surat bagi permohonan berkenaan dan membolehkan kesemua kakitangan yang terlibat di dalam permohonan untuk melihat surat yang telah dibuat. Fungsian ini hanya disediakan kepada kakitangan dan pegawai sahaja. Untuk membuat ‘Surat Keluar’ sila klik pada link ‘Tambah Surat Keluar’ seperti di bawah:

Skrin di bawah akan dipaparkan untuk menjana surat keluar. Terdapat Kategori iaitu ‘Muat Naik’ dan ‘Template Surat’ yang mana by default adalah ‘Muat Naik’.

Klik link ini untuk tambah surat keluar. Fungsian ini disediakan hanya kepada Kakitangan dan Pegawai sahaja.

Jika memilih ‘Muat Naik’, pilih fail untuk upload ke dalam sistem.

Untuk tindakan, butang rekod surat

keluar akan dipaparkan pada tindakan Skrin Maklumat Permohonan seperti berikut:


23

Selepas tekan butang ‘Simpan’, paparan Skrin Maklumat Permohonan adalah seperti berikut:

Jika memilih ‘Template Surat’, kllik untuk pilih template surat seperti di bawah:

Klik untuk melihat surat keluar.


24

3.2.4 Tamat Tamat bertujuan untuk menamatkan proses aliran permohonan dan meletakkan dokumen berstatus ‘Selesai’. Untuk membuat Tamat sila klik pada butang sistem akan memaparkan skrin pada ruangan seperti di bawah:

Sila pilih Status dan masukkan ‘Ulasan’ dan ‘Email’, kemudian tekan butang ‘Hantar’. Sistem akan menukar Status kepada ‘Selesai’.

Status Selesai permohonan

Status Tidak Lengkap membolehkan rekod ini didaftarkan pada ruangan input ‘No Rujukan Asal (Tidak Lengkap) supaya dokumen terdahulu boleh dirujuk.


25

4 Carian

Fungsian carian ini disediakan untuk membuat carian dokumen berdasarkan kepada no rujukan. Ianya ditempatkan kepada semua tahap pengguna sistem dan juga di luar

kawasan session iaitu tanpa login. Sila klik butang pada menu utama dan sistem akan memaparkan ruang input seperti di bawah:

Sistem akan membuat semakan sekiranya rekod no rujukan yang dikey-in dijumpai, skrin di bawah akan dipaparkan.

Manakala jika tiada rekod dijumpai. Skrin di bawah akan dipaparkan.

sistem pengurusan pengesanan dokumen · pdf filekementerian pengajian tinggi (kpt) ... dan...

Documents