Sistem iGFMAS

Q1. Dokumen untuk peraku tiada pada Senarai Tugas Harian (STH) Peraku

1/Peraku 2 setelah dihantar oleh Pegawai Penyedia

Jawapan : Pastikan pegawai yang diberi kuasa untuk peraku mempunyai

peranan. Jika pegawai tiada peranan PTJ perlu kemaskini peranan

pegawai dengan mengisi Borang Kew. 290E dan log aduan pada

ServiceDesk untuk tindakan Local Adminstrator (LA) dan HQ JANM

bagi tujuan menghantar dokuman yang terlibat ke STH Pegawai

berkenaan.

Sekiranya pegawai peraku mempunyai peranan tetapi dokumen tidak diterima, PTJ perlu log aduan supaya HQ JANM hantar dokumen yang terlibat ke STH pegwai.

Aduan pada ServiceDesk hendaklah lengkap dengan maklumat seperti:

Isu : Modul : Kod PTJ : Tarikh Dokumen : No Dokumen : ID Pegawai Penerima :

Q2. Laporan pada Sistem iGFMAS tidak dapat dijana atau mengambil tempoh masa yang panjang untuk dijana

Jawapan:

1. PTJ boleh menjana laporan secara harian atau mingguan bagi dan tidak menunggu sehingga hujung bulan untuk menjana laporan.

2. Masa yang terbaik untuk menjana laporan adalah pada awal pagi atau lewat petang

Q3. Perubahan Akaun bank penerima (penjawat awam) telah dikemaskini Pada Sistem HCM tetapi tidak dikemaskini pada Data Induk Sistem iGFMAS Jawapan: Penjawat awam yang telah mengemaskini akaun bank gaji di SG20

perlu menghantar Borang Pendaftaran/Penamatan Penerima Bayaran iGFMAS ke Unit Khidmat Pengurusan Pelanggan JANM Perak bagi tujuan pengemaskinian akaun bank pegawai pada data induk di iGFMAS.

Borang boleh dimuat naik di pautan berikut http://www.anm.gov.my/index.php/perkhidmatan-perak/muat-turun-perak/borang

Q4. PTJ perlu menyediakan arahan pembayaran bagi pegawai tetapi maklumat penerima bayaran masih tidak wujud di dalam Data Induk Sistem iGFMAS. Jawapan: Bagi pegawai lantikan baharu/ dikenakan tindakan tatatertib PTJ boleh

menggunakan kod pembakal sementara iaitu kod OTV (One Time Vendor) mengikut modul arahan bayaran seperti berikut:

o Modul Invois Tanpa Pesanan Kerajaan - 10009 o Modul Tuntutan Perjalanan - 10009 o Modul Pendapatan Bercukai - 10001

Peringatan Kod OTV hanya untuk kegunaan sementara sahaja . PTJ perlu membuat catatan tujuan penggunaan kod OTV bagi mengelakkan dokumen dikuiri oleh AO.

Q5. Bagaimana untuk mengetahui Agen GPKI telah running bagi tujuan

Perakuan Jawapan: Sila lihat icon GPKI disebelah kanan toolbars. Jika masih tiada

icon sila ikut langkah di bawah :

Klik start >klik MAMPU GPKI AGEN – tunggu sehingga keluar paparan Agen GPKI

Q6. Nombor akaun bank pembekal tidak aktif/ tidak lengkap/salah tetapi Arahan Pembayaran telah dibuat.

Jawapan: PTJ perlu menyemak maklumat pembekal di Data Induk di iGFMAS. Jika

pembekal berdaftar dengan ePerolehan, pembekal perlu membuat pembetulan maklumat akaun bank di dalam sistem ePerolehan.

Jika pembekal berdaftar dengan eVendor, pembekal boleh membuat

pembetulan di system eVendor. Pembetulan akaun bank bagi pembekal hanya boleh dibuat oleh pembekal sendiri.

SERVICEDESK (MEJA BANTUAN)

Q1. Siapa pengguna servicedesk

Jawapan: Semua pengguna sistem iGFMAS adalah pengguna Servicedesk.

Q2. Pegawai cuba log in Servicedesk tetapi keluar paparan SAP Netweaver

Jawapan : Ini menunjukkan pengguna baharu dan tidak pernah log in Servicedesk sepanjang menggunakan sistem iGFMAS. Pegawai perlu log out dari portal iGFMAS dan klik lupa kata laluan untuk reset semula kata laluan baru.

Q3. Apa yang perlu di masukkan di ruangan Support Team

Jawapan: Support Team untuk JANM Perak ialah 138

Q4. Apakah keperluan Servicedesk

Jawapan: Servicedesk diperlukan bagi membolehkan pengguna sistem iGFMAS membuat aduan sebarang masalah berkaitan iGFMAS sahaja dan untuk menghantar permohonan/pembatalan capaian pengguna Sistem iGFMAS. Untuk masalah lain seperti e-Penyata Gaji & e Laporan atau token GPKI, mohon berhubung terus dengan UKPP JANM Perak

Q5. Bolehkah borang capaian system IGFMAS dihantar ke JANM tanpa melalui Sevicedesk.

Jawapan: Tidak Boleh. Borang capaian perlu dihantar menggunakan servicedesk.

Ini memudahkan semakan dilakukan dan mendapatkan maklumbalas segera dari pengguna jika ada dokumen/maklumat yang tidak lengkap.

Q6. Pelapor menerima maklumbalas insiden berstatus Customer Action.

Jawapan: Status Customer Action adalah apabila maklumat yang diberikan tidak lengkap dan memerlukan maklumat tambahan daripada pelapor. Jika maklumat tambahan telah diberikan, pelapor perlu tukat status kepada Customer Response.

Q7. Pelapor menerima maklumbalas insiden berstatus Proposed Solution

Jawapan: Status Proposed Solution ialah cadangan penyelesaian. Jika cadangan penyelesaian tidak menyelesaikan masalah, pelapor perlu memberi maklumbalas dan menukar status kepada Customer Verification.

Jika cadangan penyelesaian Berjaya menyelesaikan masalah, pelapor perlu menukar status kepada Confirmed untuk menutup insiden. Jika status insiden selain daripada Customer Action dan Proposed Solution, ini bermakna insiden sedang dalam tindakan dan tidak memerlukan maklumbalas daripada pelapor.

Sistem eVENDOR

Q1. Siapa yang perlu mendaftar dengan e-Vendor

Jawapan: 1. Pembekal bagi skop bidang kerja/perunding yang berdaftar dengan

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) dan tidak termasuk dalam skop yang berdaftar dengan ePerolehan dan eBantuan. Pembekal kategori ini boleh membuat pendaftaran secara online di pautan https://evendor.anm.gov.my/

2. Pembekal bukan SSM seperti yang berdaftar dengan ROS (pertubuhan), JAKIM (masjid), SKM (koperasi), ROB (bagi Sabah/Sarawak) dan lain-lain. Pembekal kategori ini perlu membuat pendaftaran secara offline di Pejabat Perakaunan dengan mengisi Borang Pendaftaran Penamatan Pembekal dan mengemukakan bersama dokumen sokongan seperti dinyatakan dalam borang tersebut. Borang tersebut boleh dimuat naik di pautan berikut :

http://www.anm.gov.my/index.php/khidmat/muat-turun/borang-borang

3. Penerima individu iaitu Payee Non Supplier (PANS) yang tidak terlibat dengan transaksi Arahan Pembayaran Pendapatan Bercukai dan tidak didaftarkan di dalam Vendor Master Data 1GFMAS. Pemerima kategori ini perlu membuat pendaftaran secara offline di Pejabat Perakaunan dengan mengisi Borang Pendaftaran Penamatan Pembekal dan mengemukakan bersama dokumen sokongan seperti dinyatakan dalam borang tersebut. Borang tersebut boleh dimuat naik di pautan berikut :

http://www.anm.gov.my/index.php/khidmat/muat-turun/borang-borang

Q2. Apakah maklumat mandatori yang perlu diletakkan di dalam Borang

Pendaftaran Penamatan Pembekal

Jawapan: Selain Nama, No Kad Pengenalan dan Alamat pembekal, email juga merupakan maklumat mandatori yang perlu diletakkan memandangkan pengaktifan perlu dibuat melalui e-mail. Sila masukkan email pembekal yang aktif bagi mengelakkan kegagalan mengaktifkan akaun e-Vendor.

Q3. Sekiranya pembekal tidak menerima email bagi pengesahan pendaftaran Jawapan : Sekiranya pembekal masih tidak menerima e-mail pengesahan walaupun

telah mengemukakan e-mail yang aktif, pembekal boleh pergi ke portal https://evendor.anm.gov.my/ Klik pada lupa kata laluan Masukkan e-mail seperti di dalam Borang Pendaftaran Klik pada Saya Bukan Robot Hantar.

Sekiranya masih tidak Berjaya, sila hubungi UKPP JANM Perak untuk

bantuan. Q4. Selepas menerima e-mail pengesahan, apakah tindakan yang perlu dibuat

oleh pembekal. Jawapan: Selepas menerima email pengesahan beserta dengan kata laluan

sementara, pembekal boleh membuat pertukaran kata laluan serta pengemaskinian maklumat akaun bank di portal https://evendor.anm.gov.my/

Maklumat akaun bank yang telah dikemaskini akan dihantar ke Data Induk iGFMAS dalam masa 3 hari bekerja.

Q6. Berapa lama tempoh aktif katalaluan sementara setelah emel diterima.

Jawapan: Tempoh sah kata laluan sementara adalah 3 hari sahaja. Selepas dari tempoh tersebut, pembekal perlu reset semula kata laluan dengan klik pada icon Lupa Kata Laluan di Halaman Utama portal https://evendor.anm.gov.my/

Q7. Apakah yang menyebabkan pembekal gagal mendaftar eVendor Jawapan: Syarikat mungkin pernah berdaftar dengan ePerolehan sebelum ini. Bagi

sebarang pengemaskinian, mohon rujuk kepada pihak CDC.

GPKI

Q1. Pegawai tidak dapat memperaku dokumen atau Ralat 105 Jawapan: Perlu pastikan Agen MAMPU GPKI yang digunakan adalah versi terkini

dan berada pada toolbar semasa memperaku dokumen. Agen MAMPU versi terkini boleh dimuat turun melalu portal GPKI. (Rujuk Lampiran A di bawah)

Q2. Tidak dapat membuat pengaktifan token baru atau Ralat 111 Jawapan: Sekiranya pengguna mendapat paparan Ralat 111: Penyambungan ke

GPKI Servis telah tamat tempoh semasa proses pengaktifan token baru, pengguna perlu cuba lagi setelah rangkaian pulih. Jika masih mendapat ralat 111, maka ia adalah disebabkan maklumat token tidak dikemaskini di dalam Portal GPKI. Pengguna perlu email kepada Meja Bantuan GPKI di alamat support@aug-tech.com untuk tujuan pengemaskinian. Maklumat yang perlu dikemukakan ke Meja Bantuan GPKI adalah seperti berikut:

Nama pengguna

Nombor kad pengenalan pengguna

HID Token ( pada ruangan Utama Agen MAMPU)

No siri token (di belakang token) Q3. Pengesahan permohonan sijil digital individu (token) Jawapan: AP di PTJ perlu membuat pengesahan token. Jika maklumat pegawai

tidak dijumpai AP perlu menghubungi pegawai yang berperanan Sub Admin (SA) di JANM Perak atau UKPP JANM Perak bagi tujuan pengesahan token.

Q4. Bolehkah pengaktifan token dibuat berulang kali.

Jawapan: Kekerapan pengaktifan token disebabkan terlupa kata laluan akan menyebabkan private key hilang dan token akan bermasalah. Oleh itu pengguna di nasihatkan untuk tidak cuba membuat pengaktifan berulang kali.

Q5. Bolehkah pin token adalah gabungan huruf dan digit

Jawapan: Pengguna dinasihatkan menggunakan digit sahaja untuk pin token dan digit yang diperlukan adalah 8 angka sahaja.

Q6. Pengguna lupa password token

Jawapan: Pengguna perlu mencuba sehingga token disekat Buat permohonan SO PIN Setelah dapat SO PIN pergi Unblocked Pin.

Peringatan: SO PIN- sepanjang jangka hayat token hanya diberi 10 kali sahaja. Jika permohonan lebih dari 10 kali, SOPIN akan disekat dan pengguna perlu buat permohonan pembatalan token.

Q7. Token hilang

Jawapan: Pengguna perlu membuat mengemukakan surat tunjuk sebab kehilangan token dan emailkan kepada meja bantuan GPKI di alamat support@aug-tech.com. Contoh surat boleh dimuat naik di pautan berikut :

https://gpki.mampu.gov.my/gpki_portal/user_application/document/view

LAMPIRAN A

ePenyata Gaji dan eLaporan

Q1. Akses Sistem ePenyata Gaji dan eLaporan telah tamat

Jawapan: Pengguna perlu mengisi Borang Permohonan Akses/ Pembatalan Akses Sistem ePenyata Gaji Dan eLaporan (Borang SP/ANM/3/2010/01). Di mana ianya boleh diakses melalui pautan http://www.anm.gov.my/index.php/khidmat/muat-turun/borang-borang Sila email/faks atau hantar ke Unit Khidmat Pengurusan Pelanggan, JANM Perak untuk pengemaskinian capaian.

Q2. Pengguna lupa kata laluan Sistem ePenyata Gaji

Jawapan: Sila ikuti langkah-langkah berikut:

a. Pihak tuan/puan dinasihatkan mencuba sekali lagi dengan menggunakan link Lupa Kata Laluan dan mengikuti arahan seterusnya dengan memasukkan Nombor Kad Pengenalan dan Nombor Gaji;

b. Sila pilih Soalan Keselamatan dan masukkan jawapannya untuk mendapatkan Kata Laluan Asal. Jika anda lupa, sila klik Reset Kata Laluan. Kata Laluan Sementara akan dihantar melalui sms/emel yang telah didaftarkan.

Pastikan anda mendaftar masuk dengan Kata Laluan sementara dalam tempoh tiga (3) hari, dan seterusnya menukar Kata Laluan sementara dengan Kata Laluan Baharu.

Q3. Saya telah membuat reset kata laluan, namun tiada maklum balas yang diterima melalui emel atau sms. Apakah yang perlu saya lakukan? Jawapan: Maklum balas tidak diterima kemungkinan disebabkan oleh perkara- perkara berikut iaitu

a. Maklumat nombor telefon atau emel tidak dimasukkan kedalam sistem semasa tuan/puan membuat pendaftaran kali pertama; atau b. Maklumat nombor telefon atau emel yang didaftarkan didalam sistem tidak lagi sah atau bukan kepunyaan tuan/puan menyebabkan

maklum balas tidak sampai kepada tuan/puan.

Tuan/puan perlu melaporkan perkara ini kepada epayslip@anm.gov.my bagi membolehkan tuan/puan mendaftar semula dalam sistem.

Q4. Bagaimana cara untuk memperbaharui peranan sebagai Pentadbir ePenyata Gaji di Pusat Pembayar masing-masing Jawapan: Sila kemukakan permohonan tersebut kepada Unit Khidmat Pengurusan Pelanggan, JANM Perak bagi penetapan peranan tersebut. Q5. Berapa lama tempoh Penyata Gaji dan Penyata Pendapatan Tahunan disimpan di dalam Sistem ePenyata Gaji dan Laporan Jawapan: Anda boleh memuat turun dokumen Penyata Gaji dan Penyata

Pendapatan Tahunan dalam tempoh berikut:

a. 18 bulan terkini bagi Penyata Gaji Bulanan; dan

b. 7 tahun terkini bagi Penyata Pendapatan Tahunan.

Adalah menjadi tanggungjawab individu/penjawat awam untuk memuat turun kesemua penyata yang dikeluarkan bagi tujuan simpanan sebelum dilupuskan daripada sistem ePenyata Gaji & Laporan. Permohonan untuk mendapatkan semula ePenyata selepas tempoh tersebut tidak akan dilayan.

Q6. Bagaimana untuk memperolehi Penyata Gaji dan Penyata Pendapatan Tahunan yang lama iaitu sebelum tahun 2010

Jawapan: Sistem ePenyata Gaji dan Laporan digunakan secara rasmi oleh penjawat awam mulai bulan Oktober tahun 2010. Sistem ini dilaksanakan selaras dengan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 2 Tahun 2010 ketika itu.

Penyata Gaji dan Penyata Pendapatan Tahunan yang dikeluarkan pada tahun-tahun sebelum Oktober 2010 adalah secara manual (hardcopy). Hanya satu penyata sahaja yang dikeluarkan kepada setiap individu/penjawat awam. Tiada salinan simpanan yang disimpan oleh pihak Jabatan Akauntan Negara. Tanggungjawab menyimpan dan melupus penyata tersebut adalah di bawah tanggungjawab individu sendiri.

Q7. Apakah maklumat yang perlu disertakan semasa mengemukakan masalah/aduan

Jawapan: Anda dikehendaki menyertakan maklumat No Kad Pengenalan, No Gaji, No Kod Pejabat Perakaunan dan No Kod Pusat Pembayar.

Maklumat tersebut boleh diperolehi daripada Unit Gaji tempat anda bertugas. Anda dikehendaki mengemukakan masalah/aduan tersebut kepada Unit ePayslip di alamat emel epayslip@anm.gov.my