SI403 Riset Operasi

Suryo Widiantoro, MMSI, M.Com(IS)

Mahasiswa mampu menjelaskan perancangan dan pengelolaan proses dalam organisasi

1. Strategi proses dalam organisasi

2. Keputusan proses dasar

3. Strategi perubahan

Strategi proses (process strategy)menjelaskan pola keputusan yang dibuat dalam mengelola proses sehingga proses akan mencapai prioritas kompetitifnya

Strategi proses memandu berbagai keputusan proses, dan pada gilirannya dipandu oleh strategi operasi dan kemampuan organisasi untuk memperoleh sumberdaya yang diperlukan untuk mendukungnya

Ini dimulai dengan menetapkan 4 keputusan proses yang dasar:1. Struktur proses (termasuk tata letak),

2. Keterlibatan pelanggan,

3. Fleksibilitas sumberdaya, dan

4. Intensitas modal

Dan diakhiri dengan 2 strategi perubahan dasar untuk menganalisis dan memodifikasi proses:1. Rekayasa ulang proses

2. Perbaikan proses

3 prinsip terkait strategi proses yang cukup penting:1. Kunci keberhasilan keputusan proses adalah untuk membuat pilihan

yang sesuai dengan situasi dan yang masuk akal,yang sesuai dengan situasi dan yang masuk akal,

2. Fokus pada proses individual, yang merupakan blok pembangun yang menciptakan keseluruhan rantai pasok,

3. Manajemen harus menaruh perhatian pada antarmuka di antara proses, baik proses dalam rantai pasok dilakukan secara internal maupun pemasok dan pelanggan luar

Proses terdapat di mana saja dan merupakan unit dasar dari sebuah pekerjaan

Perhatikan 2 hal berikut:◦ Rantai pasok memiliki proses

◦ Proses ditemukan di seluruh organisasi tidak hanya di operasi◦ Proses ditemukan di seluruh organisasi tidak hanya di operasi

Proses rantai pasok harus didokumentasikan dan dianalisis untuk perbaikan, diperiksa untuk pengendalian dan perbaikan mutu

Proses rantai pasok tidak ubahnya dengan proses dalam organisasi yang hanya memiliki pemasok dan pelanggan organisasi yang hanya memiliki pemasok dan pelanggan internal saja

Setiap proses dalam rantai, dari pemasok ke pelanggan, harus dirancang untuk mencapai prioritas kompetitifnya serta memberikan nilai (value) pada pekerjaan yang dilakukan

Proses dijumpai di akunting, keuangan, SDM, SIM, dan marketingStruktur organisasi di berbagai industri sangat bervariasi, namun di

banyak bagian organisasi melakukan proses bisnis yang serupa

.

PERHATIKAN!

Semua proses harus dikelola

Manajer dari proses harus memastikan bahwa proses memberikan nilai (value) sebanyak mungkin kepada pelangganpelanggan

Mereka harus memahami bahwa beberapa proses merupakan lintas jalur organisasi, walaupun perusahaan diatur menurut jalur fungsional, produk, regional, atau proses

Sebuah proses melibatkan penggunaan sumberdaya organisasi untuk menyediakan sesuatu yang bernilai

Tidak ada layanan yang dapat diberikan dan tidak ada produk yang dapat dibuat tanpa sebuah prosesyang dapat dibuat tanpa sebuah proses

Tidak ada proses yang terjadi tanpa sedikitnya ada 1 layanan atau produk

PERTANYAAN

Bagaimana menyediakan layanan atau membuat produk?

Keputusan proses secara langsung mempengaruhi proses itu sendiri secara tidak langsung layanan atau produk yang disediakan

Diagram berikut memperlihatkan memperlihatkan langkah penting menuju sebuah rancangan proses yang efektif

Struktur proses menentukan jenis proses terhadap jenis sumberdaya yang dibutuhkan, bagaimana sumberdaya dipilah di antara proses tersebut, dan karakteristik kuncinya

Sebuah layout merupakan pengaturan fisik operasi yang diciptakan dari berbagai proses, dan menempatkan keputusan dalam bentuk yang nyata (tangible)

Keterlibatan pelanggan mencerminkan cara dimana pelanggan menjadi Keterlibatan pelanggan mencerminkan cara dimana pelanggan menjadi bagian dari proses dan tingkat keterlibatannya

Fleksibilitas sumberdaya kemudahan yang digunakan karyawan dan perlengkapan untuk dapat menangani berbagai jenis produk, tingkat keluaran, tugas, dan fungsi

Intensitas modal campuran peralatan dan keahlian manusia di dalam sebuah proses; Semakin besar biaya relatif peralatan, semakin besar intensitas modal

Ciri proses layanan: kontak dengan pelanggan (customer contact)

Strategi proses yang baik untuk proses layanan sangat bergantung pada jenis dan jumlah kontak dengan pelanggan

Customer contact tingkat keberadaan pelanggan yang terlibat Customer contact tingkat keberadaan pelanggan yang terlibat secara aktif dan menerima perhatian personal selama proses layanan

Interaksi face-to-face, seringkali disebut sebagai moment of truth, mempertemukan pelanggan dan penyedia layanan bersama inilah saat dimana persepsi pelanggan mengenai kualitas layanan yang diberikan terbentuk

Dimensi customer-contact dalam proses layanan:

Matriks customer-contact

Matriks ini menggabungkan 3 elemen:1. Derajat kontak dengan pelanggan,

2. Kustomisasi, dan

3. Karakteristik proses.

Matriks ini merupakan titik awal untuk mengevaluasi dan meningkatkan proses

Menyusun struktur proses layanan

Manajer memiliki opsi 3 struktur proses untuk dipilih:1. front office,

2. hybrid office, dan

3. back office

Proses layanan tidak dapat optimal bila jauh dari arah diagonal pada diagram

1. Proses front- office memiliki customer contact yang tinggi dimana penyedia layanan berinteraksi langsung dengan pelanggan internal maupun eksternal

2. Proses hybrid-office memiliki tingkat customer contact dan layanan standar yang sedang-sedang saja, dengan beberapa pilihan yang tersedia yang dapat dipilih oleh pelanggan

3. Proses back-office memiliki customer contact yang rendah dan kostomisasi layanan yang sedikit◦ Pekerjaan bersifat standar dan rutin, dengan aliran dari satu penyedia

layanan ke berikutnya hingga layanan selesai

Matriks product-process

Matriks ini menggabungkan elemen:1. Volume,

2. Kustomisasi produk, dan

3. Karakteristik proses3. Karakteristik proses

Matriks ini mensinkronkan produk untuk dimanufaktur dengan proses manufaktur itu sendiri

Menyusun struktur proses manufakturPemilihan proses cara untuk menstruktur proses dengan

mengatur sumberdaya di sekitar proses atau mengaturnya di sekitar produk

Manajer memiliki opsi 4 pilihan proses yang dapat dipilih:1. Proses kerja,1. Proses kerja,2. Proses batch,3. Proses line, dan4. Proses continuous-flow.

Proses manufaktur tidak dapat optimal bila jauh dari arah diagonal

Sebuah job process menciptakan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan berbagai jenis produk dalam jumlah tertentu, dengan divergensi tertentu dalam langkah2 yang dilakukan

Sebuah batch process berbeda dengan sebelumnya dalam hal volume, jenis, dan jumlah. Perbedaan utamanya adalah volume lebih banyak karena produk atau komponen yang sama atau serupa diproduksi berulang-ulangserupa diproduksi berulang-ulang

Sebuah line process berada di antara proses batch dan continuous; volumenya tinggi dan produk terstandar yang memungkinkan sumberdaya diatur untuk produk tertentu

Sebuah continuous flow process produksi berstandar dengan volume tinggi, dan aliran line yang ketat

Pabrik manufaktur yang membuat produk untuk kebutuhan pelanggan dalam jumlah sedikit cenderung menggunakan strategi make-to-order

Strategi assemble-to-order sebuah pendekatan untuk memproduksi berbagai jenis produk setelah pesanan pelanggan memproduksi berbagai jenis produk setelah pesanan pelanggan diterima◦ Prinsip postponement diterapkan, dimana aktivitas final pembuatan produk

ditunda hingga pesanan diterima◦ Strategi ini juga berkaitan dengan mass customization, dimana proses

yang sangat divergen menghasilkan berbagai produk kustom dengan harga yang cukup rendah

Perusahaan manufaktur menyimpan stok untuk pengiriman segera, sehingga mengurangi waktu pengiriman kepada pelanggan, menggunakan strategi make-to-stock◦ Strategi ini layak untuk produk berstandar dengan volume tinggi dan

peramalan yang akurat

◦ Mengkombinasikan proses line dengan strategi make-to-stock sering disebut mass production. Ini dianggap sebagai proses manufaktur disebut mass production. Ini dianggap sebagai proses manufaktur biasa karena lingkungan stabil dan dapat diprediksi, dengan pekerja yang melakukan tugas berulang dengan divergensi rendah

Memilih struktur proses untuk berbagai proses yang berada di dalam sebuah fasilitas adalah keputusan strategis, namun harus diikuti dengan keputusan yang lebih taktis —menciptakan layout

Sebuah layout pengaturan operasi (atau departmen) secara fisik yang diciptakan dari berbagai proses dan menempatkannya yang diciptakan dari berbagai proses dan menempatkannya dalam bentuk yang terlihat (tangible)

Untuk kebutuhan organisasi, proses cenderung dapat dikelompokkan bersama ke dalam operasi atau departmen◦ sebuah operasi sebuah kumpulan sumberdaya orang dan modal yang

menjalankan seluruh atau sebagian dari 1 atau lebih proses

Setelah melewati keputusan struktur proses dan bagaimana ditranslasikan menjadi layout, berikutnya adalah keputusan utama kedua, yaitu: keterlibatan pelanggan (customer involvement)

Keterlibatan pelanggan mencerminkan dengan cara bagaimana pelanggan menjadi bagian dari proses dan derajat keterlibatannya

Hal ini penting untuk beberapa proses layanan, khususnya dimana kontak pelanggan harusnya tinggi

PERHATIKAN!

Keterlibatan pelanggan tidak selalu merupakan ide bagus Dalam beberapa kasus, memberi pelanggan lebih banyak kontak

aktif dalam proses layanan justru akan mengganggu dan membuat proses menjadi kurang efisien

Keuntungan dari proses yang lebih fokus pada pelanggan adalah peningkatan nilai bersih (net value) pada pelanggan Beberapa pelanggan mencari partisipasi aktif dan mengedalikan

proses layanan, khususnya bila mereka dapat menghemat waktu dan biaya

Manajer Operasi harus memilih apakah harus memiliki tenaga kerja yang fleksibel (flexible workforce) atau tidak

Anggota tenaga kerja yang fleksibel mampu melakukan beberapa tugas, baik di tempat kerjanya sendiri atau saat beberapa tugas, baik di tempat kerjanya sendiri atau saat mereka pindah dari 1 tempat kerja ke tempat lainnya

Bagaimanapun fleksibilitas seperti ini membutuhkan biaya dan ketrampilan yang lebih besar, sehingga butuh pelatihan dan pendidikan yang lebih juga

Intensitas modal percampuran dari peralatan dan ketrampilan manusia di dalam proses; semakin besar biaya sebuah peralatan maka semakin besar intensitas modalnya

Sejalan dengan peningkatan kapabilitas teknologi dan Sejalan dengan peningkatan kapabilitas teknologi dan harganya menurun, manajer menghadapi pilihan yang sangat luas, dari operasi yang menggunakan sedikit otomasi hingga operasi yang membutuhkan peralatan khusus dan sedikit campur tangan manusia

Pilihan untuk kemajuan:Otomasi (automation) sebuah sistem, proses, atau

peralatan yang dapat bertindak sendiri dan mengatur diri sendiri

Manufaktur menggunakan 2 jenis otomasi:1. Fixed, cocok untuk pilihan proses line dan continuous-flow, otomasi

fixed menghasilkan 1 jenis komponen atau produk dalam 1 urutan operasi sederhana yang fixed

2. Flexible (atau programmable) dapat diubah dengan mudah untuk menangani berbagai produk. Sebuah robot industri, mesin yang dikendalikan komputer untuk melakukan berbagai tugas, adalah contoh otomasi flexible.

Empat keputusan proses utama menggambarkan isu strategi yang luas

Keputusan yang dibuat harus ditranslasikan menjadi rancangan atau rancangan ulang proses aktualrancangan atau rancangan ulang proses aktual

Disimpulkan melalui 2 pendapat yang berbeda namun saling melengkapi untuk rancangan proses:1. Rekayasa ulang proses

2. Peningkatan proses

Rekayasa ulang (reengineering) pemikiran ulang mendasar dan desain ulang radikal terhadap proses untuk meningkatkan kinerja secara dramatis dalam hal biaya, mutu, layanan, dan kecepatan

Rekayasa ulang proses terkait dengan menemukan ulang, dan bukan peningkatan bertahap

Ini “obat keras” dan tidak selalu diperlukan atau berhasil◦ Misalnya, dalam bentuk pemecatan dan banyak uang keluar untuk

investasi di TI hampir selalu diiringi perubahan besar

Elemen penting rekakayasa ulang:

PERHATIAN!

Rekayasa ulang telah dapat mengarah pada keberhasilan dan terus berlanjut, namun tidak mudah untuk dilakukan

Pemahaman terbaik akan sebuah proses dan bagaimana meningkatkannya, biasanya tergantung pada orang yang meningkatkannya, biasanya tergantung pada orang yang melakukan pekerjaan setiap hari, bukan dengan tim lintas-fungsional atau manajemen puncak

Perbaikan proses (process improvement) studi sistematis mengenai aktivitas dan aliran setiap proses untuk meningkatkannya

Tujuannya “learn the numbers,” memahami proses, dan menggali detil setelah proses telah benar2 dipahami, maka proses dapat ditingkatkan

Tekanan untuk menyediakan kualitas lebih baik dengan harga rendah berarti perusahaan harus terus-menerus meninjau seluruh aspek operasinya

Peningkatan proses selalu ada walaupun tidak direkayasa ulang selalu ada cara yang lebih baik untuk mengerjakan sesuatu

Contoh peningkatan proses:

Seseorang atau seluruh tim memeriksa proses menggunakan tool

Seseorang harus mencari jalan untuk tugas streamline, menghapus seluruh proses, memotong bahan atau layanan mahal, meningkatkan lingkungan, atau membuat pekerjaan mahal, meningkatkan lingkungan, atau membuat pekerjaan lebih aman

Seseorang harus menemukan jalan untuk menyesuaikan biaya dan keterlambatan dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan