shell refining company (federation of malaya)...

Shell Refining Company (Federation of Malaya) Berhad

(3926-U) (Incorporated in Malaysia) Menara Shell, No. 211 Jalan Tun Sambanthan

50470 Kuala Lumpur Malaysia

Tel: +603 23852888

Re: PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE (“Privacy Notice”) for Shareholders of SRC With reference to the above, the Personal Data Protection Act 2010 (“the Act”) is currently enforced effective from 15th November 2013. The Act is intended to regulate the processing of personal data in Malaysia and requires us to notify you on matters relating to your personal data that is being processed, or that is to be collected and further processed by us. For the purpose of this Privacy Notice, the terms “personal data” and “processing” shall have the meaning prescribed in the Act. Further, with effect from 15th November 2013, Bursa Malaysia Securities Berhad (“Bursa Malaysia”) issued amendments to the Listing Requirements arising consequential to the Act. Under 2.14A of the Listing Requirements, any person who provides or has provided personal data to Bursa Malaysia should read and be aware of the relevant notification in relation to the Act available at Bursa’s website www.bursamalaysia.com. In that regard, please be informed that your personal data (including your name, new registration identification card number, age, gender, citizenship, address, telephone/mobile numbers, email address, contact details) provided to Shell Refining Company F.O.M Berhad (“SRC”) may be processed by SRC, its affiliates or on behalf of SRC, third parties on behalf of SRC, for the following purposes (“Purposes”):

i) Statutory compliance to the Companies Act 1965, Bursa Malaysia Listing Requirements and applicable relevant laws, as may be amended, extended, re-enacted or consolidated from time to time;

ii) Verification of information by authorities and governmental agencies; iii) For any other purpose that is incidental or ancillary or in furtherance to the Purposes.

By indicating your consent by providing your personal data, you are expressly acknowledging and declaring the following:

1. that you have read, understood and accepted the statements set out in this Privacy Notice; 2. that the information provided to SRC are accurate, complete and true; 3. that you are giving your consent to the processing of your personal data that is being

processed, or that is to be collected and further processed by us; 4. your consent to the transfer of your data between SRC, its affiliates and/or third parties

processing your data on behalf of SRC in the manner and to the extent described in this Privacy Notice, irrespective of their location;

5. your consent to the transfer of your data to locations outside of Malaysia or disclosure to our business partners and/or service providers, who may be located within or outside Malaysia; and

6. your consent to the disclosure of your personal data to the following:

http://www.bursamalaysia.com/




Tel: +603 23852888

(a) Bursa Malaysia and its subsidiaries, related and associated companies; (b) Securities Commission, Companies Commission of Malaysia, other supervisory,

governmental or relevant authority or body such as Malaysian Institution of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA) or the Malaysian Institute of Directors (MID);

(c) Any other person which SRC may think fit for the Purposes.

Except as set out in this Privacy Notice, we will not disclose your personal data without your permission unless we are legally entitled or required to do so. As required under the Act, your express consent is required in order to process your personal data. If you wish to withdraw your consent to the processing of your personal data at any time in the future, please provide us notice in writing. As a consequence of withdrawal of consent, the status of your shareholding in SRC may be affected and we may not be able to carry out the Purpose for which you have provided us the personal data. If you have any questions in relation to this Privacy Notice or wish to request for access or correction of your personal data including any complaints in respect of your personal data, kindly contact the undersigned as the designated contact person. Yours faithfully, FOR AND ON BEHALF OF SHELL REFINING COMPANY (F.O.M.) BERHAD Lee Mi Ryoung Legal Counsel & Company Secretary Menara Shell, No. 211 Jalan Tun Sambanthan 50470 Kuala Lumpur Softphone: +603 2385 1179 Email: [email protected] ________________________________________________________________________ NOTE: In the event of any inconsistencies between the English and Bahasa Malaysia version of this Privacy Notice, the English version shall prevail.

mailto:[email protected]




Tel: +603 23852888

PER: NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI (“Notis”) untuk pemegang saham SRC Dengan hormatnya, kami merujuk ke perkara diatas dan kami ingin memaklumkan bahawa Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) telah dipenguatkuasakan pada 15 November 2013. Akta ini bertujuan untuk mengawal selia pemprosesan data peribadi di Malaysia dan menghendaki kami untuk memberikan notis kepada anda berkenaan perkara-perkara yang berkaitan dengan data peribadi anda yang sedang diproses, atau yang akan dikumpul dan diproses. Untuk tujuan Notis ini, terma-terma “data peribadi” dan “pemprosesan” akan mempunyai maksud sepertimana yang telah ditakrifkan dalam Akta tersebut. Bursa Malaysia Securities Berhad (“Bursa Malaysia”) telah melaksanakan pindaan kepada Keperluan Penyenaraian Bursa Malaysia mulai 15 November 2013 diakibatkan oleh Akta tersebut. Seperti yang ditaklukkan dibawah 2.14A Keperluaan Penyenaraian Bursa Malaysia, pemberi data peribadi kepada Bursa Malaysia perlu membaca dan mempunyai kesedaran tentang Notis Data Peribadi mengenai Akta tersebut yang sedia ada di web Bursa Malaysia www.bursamalaysia.com. Berhubung dengan itu, sila maklum bahawa data peribadi anda (termasuk nama anda, nombor kad pengenalan baru, umur, jantina, kewarganegaraan, alamat, nombor telephone/bimbit, alamat email, maklumat perhubungan) yang diberikan kepada Shell Refining Company (Federation of Malaya) Berhad (“SRC”), mungkin akan diproses oleh SRC, syarikat-syarikat gabungannya atau bagi pihak SRC, untuk tujuan-tujuan berikut (secara keseluruhan “Tujuan-Tujuan”):

i) Untuk mematuhi Akta Syarikat 1965, Keperluaan Penyenaraian Bursa Malaysia dan undang-undang yang terpakai, yang boleh dipinda, diperluaskan, digubal semula atau digabungkan dari masa ke semasa;

ii) Untuk penentusahan maklumat oleh pihak berkuasa dan agensi kerajaan; iii) Untuk apa-apa tujuan lain yang berkaitan atau bersampingan dengan atau

berlanjutan daripada Tujuan-Tujuan yang dinyatakan di atas. Kebenaran anda dimaklumkan dari pemberian data peribadi anda ke SRC, syarikat-syarikat gabungannya atau bagi pihak SRC bagi Tujuan-Tujuan tersebut. Dengan memberi kebenaran anda seperti dinyatakan diatas, anda:

http://www.bursamalaysia.com/




Tel: +603 23852888

1. mengisytiharkan bahawa anda telah membaca, memahami dan menerima semua kenyataan di dalam notis privasi ini;

2. mengisytiharkan bahawa maklumat yang diberikan kepada SRC dalam urusan-urusan anda adalah tepat, lengkap dan benar;

3. memberikan keizinan untuk pemprosesan data peribadi anda yang sedang diproses, atau yang akan dikumpul dan selanjutnya diproses oleh kami;

4. mengizinkan penghantaran data anda antara SRC, syarikat-syarikat gabungannya dan/atau pihak-pihak ketiga yang memproses data anda bagi pihak SRC dengan cara dan setakat mana yang telah dinyatakan dalam notis privasi ini, di mana jua lokasi mereka;

5. mengizinkan penghantaran data anda ke lokasi-lokasi di luar Malaysia atau pendedahan kepada rakan-rakan perniagaan dan/atau pembekal perkhidmatan kami, yang mungkin terletak di dalam atau di luar Malaysia;

6. mengizinkan data peribadi anda didedahkan kepada: (a) Bursa Malaysia, anak-anak syarikat dan syarikat-syarikat berkaitan dan atau

bersekutu dengan Bursa Malaysia; (b) Suruhanjaya Sekuriti Malaysia, Suruhanjaya Syarikat Malaysia, pihak

berkuasa penyeliaan, kerajaan atau pihak berkuasa lain yang berkaitan atau badan seperti Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia atau Institut Pengarah Malaysia;

(c) Mana-mana pihak lain yang dianggap sesuai oleh SRC bagi Tujuan-Tujuan tersebut.

Selain yang telah dinyatakan dalam Notis ini, kami tidak akan mendedahkan data peribadi anda tanpa kebenaran anda kecuali jika kami berhak atau diwajibkan untuk mengambil tindakan tersebut daripada segi undang-undang. Bagi membolehkan kami memproses data peribadi anda, keizinan anda diperlukan. Sekiranya anda ingin membatalkan kebenaran anda untuk kami memproses data peribadi anda, sila hubungi kami. Sekiranya anda tidak mengizinkan kami memproses data peribadi anda, kami mungkin tidak dapat memproses data peribadi anda bagi Tujuan-Tujuan yang dinyatakan di atas dan status pemegang saham anda mungkin terjejas. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai notis ini, ingin mengemukakan apa-apa aduan atau meminta akses kepada data peribadi anda atau ingin meminta untuk pembetulan data peribadi anda, sila hubungi wakil SRC tersebut di bawah. Yang benar, UNTUK DAN BAGI PIHAK SHELL REFINING COMPANY (F.O.M.) BERHAD




Tel: +603 23852888

Lee Mi Ryoung Penasihat Undang-Undang/ Setiausaha Syarikat Menara Shell, No. 211 Jalan Tun Sambanthan 50470 Kuala Lumpur Telefon: +603 2385 1179 Email: [email protected] ________________________________________________________________________ NOTA: Jika terdapat sebarang percanggahan di antara Notis Privasi versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris hendaklah diguna pakai.

mailto:[email protected]

shell refining company (federation of malaya)...

Documents