salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · serah kepada pelanggan . ms iso 9001:2015 pk.06.bpk...

283

Text Box

SALINAN TIDAK TERKAWAL

MS ISO 9001:2015

PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta

Muka 1/12

1. OBJEKTIF Menyimpan, mengeluar dan melupus peta di Pusat Penyimpanan Peta Negara

mengikut peraturan yang ditetapkan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai di Pusat Penyimpanan Peta Negara, Seksyen

Pengurusan Korporat, Bahagian Perancangan dan Korporat.

3. RUJUKAN

3.1 Profil SPK JUPEM - Profil Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) JUPEM.

3.2 Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2007 - Arahan Keselamatan Terhadap

Dokumen Geospatial Terperingkat.

3.3 Pekeliling Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan.

3.4 Tatacara Pengurusan Stor.

3.5 Manual Mesin Pengira UCHIDA.

3.6 Pelan Lokasi Kedudukan Peta.

4. DEFINISI

4.1 Peta Luarguna Peta-peta yang tidak lagi diedarkan setelah

terbitan edisi terbaharu serta perlu dilupuskan.

4.2 Lembaga Pemeriksa Lembaga yang dilantik terdiri daripada dua

orang ahli bagi mengendalikan urusan

pelupusan peta di Pusat Penyimpanan Peta

Negara.

5. SINGKATAN

5.1 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan

5.2 KPKK Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

MS ISO 9001:2015


Muka 2/12

5.3 PUB (DPP) Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan)

5.4 PB (GSP) Pengarah Bahagian (Geospatial Pertahanan)

5.5 PUB (KGIS) Pengarah Ukur Bahagian (Kartografi dan GIS)

5.6 PUB (PK) Pengarah Ukur Bahagian (Perancangan dan Korporat)

5.7 PUS (PKor) Pengarah Ukur Seksyen (Pengurusan Korporat)

5.8 KU (PPPN) Ketua Unit (Pusat Penyimpanan Peta Negara)

5.9 PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)

5.10 SC Seksyen Percetakan

5.11 BPT Bahagian Pemetaan Topografi

5.12 PS (C) Pengarah Seksyen (Percetakan), BKGIS

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

KU (PPPN)

PT (S)

6.1 Penerimaan dan Penyimpanan Peta

a. Terima Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak dan peta

daripada PS (C).

b. Minit dan arahkan PT (S) untuk uruskan pengiraan dan

rekod penerimaan peta ke dalam Buku Daftar

Penerimaan Peta seperti contoh di Lampiran B.

c. Jalankan kerja pengiraan peta yang telah diterima dari

SC. Sekiranya bilangan peta tidak menepati jumlah

seperti tercatat dalam Surat Akuan Penerimaan Kerja

Cetak, catatkan jumlah sebenar yang dikira.

d. Sahkan jumlah peta yang diterima dan buat catatan

kerja siap atas salinan Surat Akuan Penerimaan Kerja

Cetak.

MS ISO 9001:2015


Muka 3/12


e. Rekod jumlah peta yang diterima ke dalam Daftar

Penerimaan Peta dan Kad Kawalan Stok seperti contoh

di Lampiran A.

f. Bungkus peta dengan setiap bungkusan mengandungi

250 helai peta dan labelkan jumlah helai, nombor

lembar, nombor edisi dan nama lembar pada

bungkusan berkenaan.

g. Simpan bungkusan peta di atas rak mengikut lokasi

yang ditetapkan.

h. Bagi peta edisi baharu, sediakan Borang PPN 50 untuk

agihan seperti berikut:

i. Perpustakaan Peta Negara - 2 helai.

ii. Perpustakaan Negara Malaysia - 5 helai.

iii. Pusat Jualan Peta - 30 helai.

iv. JUPEM Negeri/BPT (Sabah dan Sarawak) - 100

helai peta negeri berkenaan.

v. Jabatan Tanah dan Ukur Sabah - 100 helai peta

Negeri Sabah.

vi. Jabatan Tanah dan Survei Sarawak - 100 helai

peta Negeri Sarawak.

i. Serahkan Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak

kepada KU (PPPN).

KU (PPPN)

PUS (PKor)

j. Terima Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak dan

minitkan kerja siap pemetaan dan serahkan kepada

PUS (PKor).

k. Maklum kerja siap pemetaan kepada PUB (DPP)

melalui PUB (PK).

MS ISO 9001:2015


Muka 4/12


KU (PPPN)

PT (S)

6.2 Pengeluaran Peta Dari Pusat Penyimpanan Peta

Negara

a. Terima empat (4) keping Borang PPN 50 (BAUCER

PERMINTAAN, PENGELUARAN DAN PENERIMAAN

PETA) dari pemohon dan serahkan kepada PT (S)

untuk tindakan.

b. Terima empat (4) keping Borang PPN 50 dan daftarkan

ke dalam Daftar Pengeluaran Peta.

c. Keluarkan peta dari rak peta mengikut permohonan.

KU (PPPN)

PT (S)

d. Cop di muka belakang peta berkenaan dan berikan

nombor siri permintaan/pengeluaran serta bungkus peta

tersebut. Serahkan bungkusan peta dan PPN 50

kepada KU (PPPN) untuk semakan.

e. Periksa bungkusan dan pastikan nombor siri

permintaan/pengeluaran dicatat di bahagian luar

bungkusan peta.

f. Tandatangan di ruang semak pada Borang PPN 50.

g. Serah bungkusan dan Borang PPN 50 kepada

pemohon.

h. Kemaskini Kad Kawalan Stok dan Daftar Permohonan

Peta seperti contoh di Lampiran C.

PUS (PKor)

6.3 Pelupusan Peta Luarguna

a. Kenalpasti peta luarguna dan bilangannya serta

senaraikan.

b. Dapatkan kelulusan pelupusan peta luarguna daripada

KPUP melalui PUB (PK).

c. Dapatkan kelulusan pelupusan dari Arkib Negara

Malaysia.

MS ISO 9001:2015


Muka 5/12


KU (PPPN)

PUB (PKor)

d. Kemukakan Kew. PA 17 (Laporan Lembaga Pemeriksa

Aset Alih Kerajaan) yang telah dilengkapkan berserta

kelulusan Arkib Negara Malaysia dan Surat Kelulusan

KPUP kepada Bahagian Khidmat Pengurusan bagi

tujuan lantikan Lembaga Pemeriksa.

e. Setelah kelulusan diterima, jalankan kerja pelupusan

peta luarguna berkenaan mengikut kaedah yang

disyorkan.

f. Kemaskini rekod setelah selesai pelupusan dijalankan.

g. Kemukakan Kew. PA 18 dan Kew. PA 19 kepada

Pegawai Pengawal dan kemukakan juga Borang Arkib

kepada Arkib Negara Malaysia melalui PUB (PK).

MS ISO 9001:2015


Muka 6/12

Tidak

7. CARTA ALIR

7.1 Penerimaan dan Penyimpanan Peta

MULA

Penerimaan Peta

Kira jumlah dan daftar penerimaan peta

Jumlah peta sama dengan Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak?

Daftar Ke dalam Kad Kawalan Stok

Bungkus serta tulis jumlah, Siri, Nombor, Nama dan Edisi Lembar Peta

Simpan peta pada rak mengikut lokasi yang ditetapkan

Buat pembetulan pada surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak

TAMAT

Ya

MS ISO 9001:2015


Muka 7/12

Tidak

7.2 Pengeluaran Peta Dari Pusat Penyimpanan Peta Negara

MULA

Terima permohonan

Lengkap?

Keluarkan Peta dan Kemaskini Kad Kawalan Stok

Cop tanda keselamatan pada muka belakang helaian peta

Bungkus peta dan tulis jumlah helai, nombor lembar dan edisi serta nama pelanggan pada bungkusan

Pembetulan

TAMAT

Ya

Serah kepada pelanggan

MS ISO 9001:2015


Muka 8/12

7.3 Pelupusan Peta Luarguna

MULA

Kenalpasti dan senaraikan peta luarguna setelah peta versi/edisi baharu diterima

Kelulusan KPUP

Kelulusan Arkib Negara Malaysia

Dapatkan syor dan kelulusan pelupusan daripada pegawai pengawal

Tindakan pelupusan seperti syor dalam surat kelulusan

TAMAT

Kemaskini rekod

MS ISO 9001:2015


Muka 9/12

8. REKOD

Jenis rekod Tempoh penyimpanan

Tempat simpanan

8.1 Kad Kawalan Stok Kekal Pusat Penyimpanan Peta Negara

8.2 Daftar Penerimaan Peta Kekal Pusat Penyimpanan Peta Negara

8.3 Daftar Permohonan Peta 10 Tahun Pusat Penyimpanan Peta Negara

8.4 Surat Kelulusan Pelupusan Peta Luarguna KPUP dan Arkib Negara Malaysia

10 Tahun Pusat Penyimpanan Peta Negara

8.5 Salinan Surat Keputusan Pelupusan

10 Tahun Pusat Penyimpanan Peta Negara

9. LAMPIRAN

9.1 Kad Kawalan Stok Lampiran A.

9.2 Contoh Buku Daftar Penerimaan Peta Lampiran B.

9.3 Contoh Daftar Permohonan Peta Lampiran C.

MS ISO 9001:2015


Muka 10/12

Lampiran A

KAD KAWALAN STOK

MS ISO 9001:2015


Muka 11/12

Lampiran B

MS ISO 9001:2015


Muka 12/12

Lampiran C

salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · serah kepada pelanggan . ms iso 9001:2015 pk.06.bpk...

Documents