PANJAR WANG RUNCITAdalah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang diluiluskan bagi memudahkan pembelian secara tunai. Lazimnya bayaran menggunakan kemudahan panjar wang runcit tidak boleh melebihi RM50.00 atau suatu pembayaran yang munasabah Kebenaran perlu diperolehi dari perbendaharaan bagi pengendalian panjar ini. Amaun yang diluluskan bergantung kepada keperluan Safe box perlu ada bagi menyimpan wang runcit ini Baucer kecil Kew 50 digunakan bagi tujuan pembayaran Satu fail berasingan perlu disediakan bagi menyimpan dokumen-dokumen ini dengan selamat Catatan hendaklah dibuat mengikut susunan urusan berlaku Perbelanjaan hendaklah diJeniskan mengikut jenis perbendaharaan Buku panjar wang runcit perlu disemak dari semasa ke semasa oleh ketua jabatan Rekupment (dapatkan balik) perlu dibuat seberapa kerap yang boleh Kekerapoan rekupment ini adalah menjadi asas bagi menambahkan panjar wang runcit ini Mempastikan supaya jumlah keseluruhannya tidak melebihi peruntukanProses Tender

Perancangan

Kementerian dan agensi dikehendaki merancang perolehan. Bagi maksud ini jenis item/perolehan hendaklah ditentukan, carta/jadual proses disediakan, peruntukan kewangan disemak, kontraktor/pembekal dan kepala/sub kepala/gred dan kod bidang pendaftaran dikenalpasti dan kajian pasaran dilakukan. Spesifikasi

Kementerian dan Jabatan dikehendaki menyediakan spesifikasi tender. Bagi maksud ini, JawatankuasaSpesifikasi perlu ditubuhkan. Spesifikasi hendaklah secara terperinci bagi memberi gambaran secara jelas kepada petender akan apa yang diperlukan atau yang dikehendaki. Spesifikasi tersebut hendaklah berasarkan kepada fungsi dan performance dengan kepatuhan kepada standard antarabangsa or equivalent boleh dimasukkan ke dalam spesifikasi tersebut.

Spesifikasi yang menjurus kepada sesuatu jenama atau negara ditegah sama sekali. Petender boleh membantah di dalam 14 hari dari tarikh tender diiklankan jika spesifikasi tersebut menjurus kepada sesuatu jenama bagi tender tempatan dan 28 hari bagi tender antarabangsa. Dokumen Tender

Dokumen Tender dikenakan bayaran dengan harga minima sebanyak RM50. Kandungan Dokumen Tender akan meliputi syarat-syarat dan terma am, spesifikasi, salinan perjanjian, jadual harga, tempoh penghantaran, tempoh bantahan dan skop kerja yang diperlukan. Iklan Tender

Setiap tender tempatan yang dikeluarkan hendaklah diiklankan di dalam sekurang-kurangnya sebuah akhbar tempatan bahasa Melayu, bagi tender antarabangsa, iklan tersebut akan diiklankan dalam sekurang-kurangnya dua akhbar tempatan, satu Bahasa Melayu dan satu Bahasa Inggeris serta pemberitahuan juga dihantar kepada Embassy dan High Commission negara-negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam homepage BPPK.

Petender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari untuk mengemukakan tawaran bagi tender tempatan dan tidak kurang dari 56 hari bagi tender antarabangsa. Jualan Dokumen Tender

Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat didalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor/pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut.Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran. Deposit Tender

Pembekal/kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan/Pusat Khidmat Kontraktor dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, petender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja bernilai RM100 juta. Masa Tutup Tender

Agensi mestilah menetapkan jam 12.00 tengahari pada hari tawaran ditutup sebagai waktu akhir untuk menerima dokumen tender daripada petender. Tender lewat tidak boleh diterima. Jawatankuasa Pembuka TenderJawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua pegawai dimana seorang daripadanya hendaklah pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk membuka peti tawaran dan tawaran yang diterima. Penilaian TenderBagi tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian tender hendaklah dibuat oleh dua (2) Jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mempunyai kemahiran, pengalaman serta kelayakan mengenai barangan/perkhidmatan tersebut. Bagi penilaian harga, penilaian boleh dibuat oleh Jawatankuasa Penilaian Harga atau oleh Pegawai Penilai yang terdiri daripada pegawai yang mahir serta berpengalaman dalam bidang tersebut. Bagi penilaian tender kerja ianya hendaklah dilakukan oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada dua (2) orang pegawai. Salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada jurukur bahan atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan. Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa. PemilihanPetender YangBerjaya

Laporan daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah dirangkumkan untuk mendapatkan syor dan perakuan berasaskan tawaran terendah yang dinilai dan boleh diterima (the lowest evaluated and acceptable tender).Pegawai yang memproses tender adalah bertanggungjawab menyediakan perakuan kepada Lembaga Perolehan berdasarkan tender yang paling menguntungkanKerajaan. Faktor-faktor seperti harga, latar belakang syarikat, tempoh siap/penghantaran, kualiti, rekod-rekod yang lalu hendaklah dijadikan asas pemilihan. Lembaga Perolehan/Tender

Lembaga Perolehan/Tender Kementerian atau Jabatan adalah diberikuasa menimbang serta menyetujuterima tender sehingga RM50 juta bagi tender kerja dan RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan.Bagi tender yang melebihihad nilai yang dibenarkan atau tender yangkeputusannya tidak sebulatsuara atau bagiJabatan-jabatan yangtidakmempunyai Lembaga Perolehan sendiri, perakuan tender hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

Semua tender bagi perolehan bekalandan perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM30 juta dan sehingga RM50 juta bagi tender kerja adalah di bawah bidang kuasa Lembaga Perolehan Kementerian atau Jabatan. Surat NiatSurat Niat akan dikeluarkan kepada petender yang berjaya jika perlu. Surat tersebut boleh mengandungi syarat dan terma tambahan bagi mempastikan kontrak tersebut berjaya dilaksanakan dan bagi memenuhi dasar-dasar dan aspirasi Kerajaan. Surat Niat tidak legally binding. Apabila Surat Niat dikeluarkan, rundingan boleh diadakan dengan petender untuk membincangkan syarat dan terma tambahan atau apa-apa perubahan-perubahan. Keputusan muktamad bagi penerimaan tender adalah berdasarkan kepada rundingan yang berjaya dengan/atau setujuterima syarat dan terma tambahan. Surat Setuju Terima

Jika tawaran petender diterima tanpa apa-apa perubahan Surat Setujuterima boleh dikeluarkan. JikaSurat Niat dikeluarkan dahulu maka selepas rundingan diadakan dan persetujuan dicapai atas apa-apa perubahan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan. Surat Setuju Terima tersebut hendaklah ditandatangani dan dikembalikan kepada agensi bagi penyediaan kontrak. Surat Setuju Terimamerupakan dokumen legal dan ianya merupakan sebahagian daripada kontrak. Kontrak

Kontrak secara formal akan dibuat selepas diterima Surat Setuju Terima dari petender yang berjaya. Petender tersebut dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan daripada bank-bank, institusi kewangan atau syarikat insurans yang menjalankan perniagaan di Malaysia. Nilai Bon Pelaksanaan adalah berdasarkan kepada nilai kontrak seperti berikut:-

2.5% nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000;

5.0% nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang melebihi RM500,000; dan

5.0% nilai kontrak bagikontrak kerja. Syarat-syarat Penyertaan Tender

Semua Perolehan Kerajaan hendaklah dibuat daripara Kontraktor yang pendaftarannya masih berkuatkuasa. Pihak berkuasa bagi pendaftaran pembekal dalam bidang bekalan dan perkhidmatan ialah Kementerian Kewangan manakala bagi kontraktor kerja ialah Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM). Pengecualian hanya dibenarkan bagi perolehan yang tidak melebihi RM10,000 setahun bagi bekalan dan perkhidmatan mengikut AP 184.2(a). Kontrak PusatPerbendaharaan akan menguruskan kontrak pusat bagi barangan gunasama dari semasa kesemasa. Semua Jabatan hendaklah menggunakan kontrak pusat apabila membeli barangan gunasama yang terdapat di dalam kontrak pusat yang diuruskan oleh Perbendaharaan, melainkan mendapat pengecualian Perbendaharaan terlebih dahulu.

Tender Rundingan Terus Bagi Perolehan Kerja

LangkahProses Kerja

1Agensi mengenal pasti projek yang akan dilaksanakan

2Agensi mendapatkan perkhidmatan juruperunding (jika perlu).(Jika perlu Agensi hendaklah menguruskan perolehan perkhidmatan juru perunding mengikut tatacara yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 1995)

3Agensi menyediakan skop kerja projek dan menjalankan kajian pasaran untuk mengenal pasti kontraktor mendapatkan maklumat harga (anggaran) dan membuat cadangan mengenai kaedah perolehan untuk pertimbangan pegawai pengawal/ lembaga perolehan.

4Pegawai pengawal/ lembaga perolehan mempertimbang cadangan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan membuat keputusan tentang kaedah perolehan.

5aAgensi memohon kelulusan Kementerian Kewangan bagi pelaksanaan secara rundingan terus.

5bAgensi menguruskan perolehan mengikut keputusan Pegawai Pengawal/LPA.

6Kementerian Kewangan mengkaji permohonan agensi (dapatkan maklumat tambahan dan mengadakan mesyuarat dengan agensi jika perlu) dan menyediakan memorandum untuk kelulusan mengikut had kuasa yang ditetapkan dalam tempoh tidak melebihi 10 hari.

7KSP/YBTMK1/YBMK mempertimbang permohonan dan membuat keputusan.

8a,8bKementerian Kewangan memaklumkan keputusan kepada agensi dalam tempoh 3 hari.

9a,9bAgensi mengeluarkan surat niat (LOI) kepada syarikat yang telah diluluskan dengan segera.Agensi menguruskan perolehan mengikut keputusan Kementerian Kewangan

10Agensi menubuhkan jawatankuasa rundingan teknikal dan harga dan mengadakan rundingan dengan syarikat. Catatan:

(a) Jawatankuasa hendaklah dianggotai oleh sekurang-kurangnya 3 orang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. (b) Rundingan hendaklah mengambil masa tidak melebihi i. 3 bulan untuk projek kerja ii. 6 bulan bagi projek turnkey dan design & build (c) Hasil rundingan yang dipersetujui hendaklah diminitkan dan ditandatangani oleh kedua-dua pihak.

11Agensi mengemukakan hasil rundingan yang telah dipersetujui/disahkan untuk kelulusan Kementerian Kewangan.

12Kementerian Kewangan mengkaji hasil rundingan dan menyediakan memorandum untuk kelulusan muktamad mengikut had kuasa yang ditetapkan dalam tempoh 10 hari.

13KSP/YBTMK1/YBMK mempertimbang permohonan dan membuat keputusan.

14a/14bKementerian Kewangan memaklumkan keputusan muktamad keatas hasil rundingan harga kepada jabatan/agensi dalam tempoh 3 hari.

15Agensi mengeluarkan surat setuju terima dalam tempoh 2 minggu.

Agensi menandatangani kontrak setelah kontraktor mengemukakan Bon Pelaksanaan sama ada dalam bentuk jaminan bank atau jaminan insuran atau wang jaminan pelaksanaan dalam tempoh tidak melebihi 4 bulan dan seterusnya mentadbir kontrak berkenaan. Catatan: Perjanjian hendaklah disediakan dalam salinan yang mencukupi mengikut keperluan

16Agensi menguruskan bayaran kepada kontraktor.

Kontrak Pusat

Pemprosesan PermintaanProses permintaan bermula apabila Pengguna Kerajaan memilih produk atau perkhidmatan yang diperlukan, dan selesai apabila pesanan belian (PO) telah dihantar kepada Pembekal. Pemilihan Produk ePerolehan membolehkan Pengguna Kerajaan memilih produk ataupun perkhidmatan yang diperlukan daripada katalog elektronik yang ditempatkan di satu pusat penyimpanan. Penciptaan Permintaan Apabila Pengguna Kerajaan memilih produk-produk, ePerolehan akan mendaftarkan pemilihan produk berkenaan di dalam satu kart permintaan elektronik. Pengesahan Permintaan ePerolehan menyokong kaedah kelulusan tuntutan keperluan belian yang dihantar secara atas talian. Penjanaan Pesanan Belian Apabila selesai pengesahan kelulusan pihak atasan ke atas pengambilan, pesanan pembelian (PO) akan dijana secara automatik oleh ePerolehan. Pemenuhan Pesanan Proses pemenuhan pesanan melibatkan penerimaan PO oleh pihak Pembekal, pemenuhan pesanan oleh pihak Pembekal dan pengesahan penerimaan barangan atau perkhidmatan oleh Pengguna Kerajaan. Penerimaan Pesanan Pembelian Sebaik sahaja PO telah dijana dan dihantar kepada Pembekal, ia akan disahkan dan diterima oleh Pembekal. Penyempurnaan Pesanan Apabila PO diterima, arahan penyerahan akan dijana dan dikirim sebelum penghantaran sebenar barangan. Pengesahan Penerimaan Barangan Apabila barangan secara fizikal atau perkhidmatan yang diberikan telah diperiksa dan disahkan, Pengguna Kerajaan dimestikan untuk mengesahkan penerimaan barangan menerusi ePerolehan dan menjana Nota Penerimaan Barangan (GRN). Pemadanan Pesanan Pembelian Untuk membolehkan pembayaran, pemadanan PO, nota penerimaan barangan, invois dan dokumen sokongan yang akan dipadankan. Penciptaan Arahan Pembayaran Apabila semua dokumen berkaitan telah berjaya dipadankan, satu makluman bayaran akan dijana oleh ePerolehan dan dimajukan kepada sistem yang sedia ada pada Kerajaan untuk proses penghasilan baucar dan pembayaran. Kerajaan akan membuat pembayaran kepada Para Pembekal berdasarkan terma dan syarat-syarat kontrak yang dipersetujui di antara Kerajaan dan Para Pembekal berkenaan.