ringkasan projek inovasi jpn tahun 2016habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2095-eofaa... · •...

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 158

RINGKASAN PROJEK INOVASI JPN TAHUN 2016

JPN: Daerah Kecil Tanjung Malim Perak

NAMA PROJEK INOVASI: eOFAA (e-Office Administration Assistant System – Sistem e-Bantuan Pengurusan Pejabat)

1. RINGKASAN PENGENALAN PROJEK

(Merupakan lanjutan/ penambahbaikan drpd Inovasi 2015) - Sistem web-based yang merangkumi pelbagai modul dan sub-sub modul bagi menyokong dan membantu tugas-tugas pentadbiran dan pengurusan pejabat dan meringankan bebanan kerja bagi terutamanya petugas kaunter dan petugas-petugas yang terpaksa melakukan pelbagai tugas selain daripada tugas hakiki.

Inovasi 2015 :

1. Modul e-Daftar Fail

2. Modul e-Semakan Kes

3. Modul Repositori Borang-borang, Akuan Sumpah dan Senarai Semak

Inovasi 2016

• Modul e-Warganegara.

2. ISU YANG DIHADAPI

1. Pengurusan daftar fail tidak teratur.

• Fail tidak disimpan mengikut kategori dan bercampur-campur

• Proses semakan dan rujukan fail yang telah ditutup mengambiil masa yang lama.

• Fail tidak dilupus mengikut tempoh yang ditetapkan.

• Banyak fail yang sepatutnya telah dilupus tetapi belum dilupus disebabkan semakan manual yang membebankan dan memakan masa kerana fail tidak mempunyai tempoh simpanan yang sama.

• No. fail yang bercampur aduk dan tidak seragam.

• Fail yang menggunakan nombor fail yang sama. Terdapat juga fail yang tidak ditutup tetapi jilid baru telah dibuka

• Semakan Kes-kes yang dipanjangkan melalui fax / e-mail, media sosial tidak efisien.

• Kes kes yang berlaku di JPN seluruh Malaysia disebarkan untuk makluman melalui pelbagai medium seperti email, jabatan, ‘whatsapp’ ataupun fax.

• Kes yang dilaporkan tidak diambil maklum kerana lupa, email yang bertimbun dan terlepas pandang.

• Sistem sedia ada tidak mempunyai sebarang ‘alert’ atau sistem peringatan terhadap kes-kes yang dilaporkan menyebabkan kesukaran mengawal selia kes-kes tersebut.



• Penggunaan Borang-borang, surat akuan sumpah dan senarai semak tidak efisien.

• Borang-borang, surat akuan sumpah dan senarai semak tidak seragam.

• Terdapat borang-borang/ surat akuan sumpah / senarai semak yang telah bertukar format masih digunakan.

• Penukaran format terhadap borang-borang, surat akuan dan senarai semak akan menyebabkan pembaziran kerana masih terdapat banyak salinan fotostat format yang lama.

• Semakan, rujukan permohonan Warganegara mengambiil masa yang agak lama.

• Setiap permohonan mengambil tempoh proses yang lama dan hanya boleh disemak secara manual melalui Buku Kawalan Warganegara.

• Carian permohonan bagi tahun-tahun terdahulu juga sukar dan mengambil masa kerana perlu disemak satu persatu di dalam buku kawalan.

• Amalan yang dilakukan di pejabat untuk membuat salinan fotostat bagi disimpan ke dalam fail bagi tujuan semakan amat membazir.

3. TUJUAN PROJEK INOVASI

1. Mengurangkan bebanan kerja terutamanya bagi petugas yang terpaksa melakukan tugasan-tugasan selain daripada tugasan hakiki.

2. Mengurangkan faktor kesilapan manusia.

3. Melancarkan dan mempercepatkan urusan pentadbiran dan pengurusan pejabat.

4. Mengurangkan kebergantungan terhadap kerja-kerja manual dengan penggunaan sistem elektronik dan berkomputer.

4. PROSES PELAKSANAAN INOVASI

Tiga fasa pelaksanaan

1. Fasa pengumpulan data dan maklumat.

• Maklumat dari maklumbalas pelanggan dan kakitangan

• Data daripada statistik urusniaga

2. Fasa pembangunan dan percubaan

• Merancang reka bentuk sistem dari segi teknikal dan fizikal.

• Membangun dan menyediakan pangkalan data bersepadu

• Membangunkan laman web

• Melaksanakan tempoh percubaan untuk menguji ketahanan dan keberkesanan sistem.

3. Fasa pelaksanaan.

• Menyediakan akses ke sistem daripada setiap kaunter urusniaga dan workstations yang lain



5. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

5.1 SEBELUM PROJEK

1. Pengurusan fail.

•Membuka Daftar Fail yang merekod (no. fail , perkara dll) bagi setiap jenis fail yang di buka / ditutup.

•Merujuk Daftar Fail untuk merujuk no. fail dan jilid setiap kali fail baru dibuka / atau hendak ditutup.

•Tiada catatan tempoh simpanan, dan tahun fail tersebut perlu dilupus, semakan berkala dan kiraan secara manual perlu dilakukan.

•Disimpan tanpa mengikut kategori dan bercampur- aduk antara fail yang perlu disimpan sehingga tempoh 2 tahun sehingga fail yang perlu disimpan sehingga tempoh 7 tahun.

2. Semakan kes dan permohonan bermasalah.

•Menerima permohonan bermasalah di kaunter.

•Menyebarkan maklumat ke pejabat - pejabat lain melalui samada e-mail, whatsapp atau fax.

•Permohonan yang bermasalah diproses seperti biasa di pejabat lain kerana terlepas pandang atau sebaran tidak sampai kerana e-mail penuh dan bertimbun.

•Tiada alert dalam sistem sedia ada.

3. Borang-borang, Akuan Sumpah dan Senarai Semak.

•Setiap borang, surat akaun sumpah dan senarai semak akan dicetak dalam beberapa set dan disimpan untuk kegunaan.

•Sebarang perubahan format, pemansuhan dan pembetulan yang dibuat pada borang akan menyebabkan borang lama, dibuang.

•Tersalah beri borang/ surat akuan/ senarai semak yang masih menggunakan format lama kepada pemohon.

4. Permohonan Warganegara.

•Permohonan yang diterima akan direkod ke dalam Buku Kawalan.

•Salinan borang dan beberapa dokumen akan disimpan bersama surat litup untuk tujuan semakan dan rujukan pada masa akan datang.

•Permohonan untuk semakan atau mengesan akan mengambil masa yang lama kerana perlu semak satu persatu di dalam Buku Kawalan.

•Surat-menyurat dan notis yang dihantar kepada pemohon tidak dicatat ke dalam Buku Kawalan.

5.2 SELEPAS PROJEK

1. Pengurusan fail.

•No. fail , jilid dijana secara automatik mengikut bahagian dan perkara apabila fail baru dibuka.



•Tempoh simpanan, tahun pelupusan akan dijana secara automatik mengikut bahagian apabila fail ditutup.

•Fail disimpan ke dalam kotak mengikut tahun pelupusan.

•Carian fail-fail di dalam kotak amat pantas dan mudah, hanya perlu menekan papan kekunci sahaja dan lokasi kotak simpanan akan dipaparkan.

•Statistik fail yang ringkas dan berinformatif.


•Menggunakan sistem carian / semakan yang disediakan (carian ikut nama / No KP/ lokasi kejadian) bagi memastikan jika pemohon tersebut mempunyai permohonan bermasalah.

•Menambah/ mengemaskini senarai kes yang diperolehi daripada email dan lain-lain medium ke dalam sistem dengan mudah.

•Statistik jumlah permohonan yang bermasalah dapat dilihat.


•Borang tidak perlu dicetak untuk simpanan, hanya dicetak apabila perlu sahaja.

•Format baru dikemaskini terus ke dalam sistem menggantikan format yang lama dan setiap cetakan hanya akan menggunakan format yang baru.

•Borang/ surat akuan sumpah/ senarai semak dapat di muat turun dan dicetak terus daripada kaunter atau mana-mana workstation.


•Permohonan yang baru diterima akan dimasukkan ke dalam sistem (Buku kawalan masih perlu direkod mengikut ISO).

•Tidak perlu mencetak mana – mana dokumen yang tidak perlu disimpan mengikut ISO kerana semua maklumat boleh di isi dan di masukkan ke dalam sistem.

•Proses rujukan dan semakan hanya perlu di buat melalui sistem sahaja.

•Statistik permohonan mengikut tahun, perkara dan status LULUS / GAGAL.

6. IMPAK INOVASI

6.1 ELEMEN INOVATIF/KREATIVITI

Penggunaan sistem Web-Based berbanding penggunaan Buku Kawalan manual.

Pangkalan data bersepadu (database) yang lebih canggih dan dapat menyimpan data dengan lebih selamat dalam tempoh masa yang lama.

6.2 ELEMEN KEBERKESANAN

Sistem carian dan semakan rekod fail, kes dan permohonan warganegara yang pantas dan berkesan.

Sistem kemasukan/ penambahan / pembetulan / kemaskini maklumat yang mudah, pantas dan mesra pengguna.



Sistem e-fail memudahkan proses mengenalpasti fail yang perlu dilupus dalam tempoh masa yang singkat.

Penyeragaman penggunaan borang / surat akuan sumpah/ senarai semak mengikut format terkini.

Sistem boleh diakses tanpa perlu meninggalkan worstation.

6.3 ELEMEN SIGNIFIKAN

Mengurangkan kerja-kerja manual yang mengambil masa yang lama dengan sistem automasi yang lebih pantas dan cekap.

Mengurangkan pembaziran kertas jika borang/ senarai semak/ surat akuan sumpah berubah format kerana borang di simpan di dalam pangkalan data elektronik dan hanya dicetak jika perlu.

Pengurusan fail yang lebih efisien kerana fail dilupuskan mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan, penggunaan no. fail yang seragam mengikut kategori, dan simpanan fail mengikut tahun pelupusan.

Menu statistik ringkas dan berinformatif memudahkan perancangan dan pemantauan dilakukan.

1.4 ELEMEN RELEVAN

Sangat relevan kerana menggunakan medium komunikasi dan teknologi yang terkini bagi menggantikan kaedah manual.

Menu yang ringkas, mudah dan informatif membolehkan sebarang maklumat diperolehi dengan sekali imbas.

Pertambahan permohonan, perubahan teknologi dan ekspetasi pelanggan terhadap perkhidmatan yang disediakan jabatan yang tinggi menyebabkan jabatan perlu peka dan perlu berubah untuk lebih pantas dan cekap.

Menaikkan imej jabatan.

7 PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Sijil perhargaan daripada Pihak Pengurusan JPN Negeri Perak.



8. GAMBAR-GAMBAR

1. Pengurusan fail.

Sebelum

Selepas




Sebelum

Selepas


Sebelum



Selepas


Sebelum



Selepas

DISEDIAKAN OLEH:Nama Pegawai: Yusmizan Bin Mhd YusofJawatan: Pembantu Pendaftaran KP19Bahagian/ JPN Negeri: Jabatan Pendaftaran Negara Daerah Kecil Tg Malim, PerakNo.Tel: 013- 2940226Emel: [email protected] / [email protected]

ringkasan projek inovasi jpn tahun 2016habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2095-eofaa... · •...

Documents