ORAN

PENGANTAR ADMINISTRASI

PERKANTORAN

PROSEDUR OPERASI STANDART (POS)

XI / SEMESTER I

SMK / MAK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

2013

PUTRI DESI LESTARI

PU

TR

I DE

SI L

ES

TA

RI

PE

NG

AN

TA

R A

DM

INIS

TR

AS

I PE

RK

AN

TO

RA

N

SM

K / M

AK

i

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat dan rahmat-

Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan

kurikulum 2013 yang sudah diterapkan oleh Pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar

mengajar di sekolah. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk

memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya.

Melalui modul ini, penulis berusaha meyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan

penugasan untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau

kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan

mendengarkan materi yang disampaikan oleh guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber

lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar

peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga

terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran

materi Prosedur Operasi Standart (POS) dalam mata pelajaran Pengantar Administrasi

Perkantoran.

Malang, November 2014

Penulis

KATA PENGANTAR

ii

KATA PENGANTAR ................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 1

Kompetensi Inti ................................................................................................... 2

Kompetensi Dasar dan Indikator ........................................................................ 2

Petunjuk Penggunaan Modul .............................................................................. 3

Informasi Pendukung .......................................................................................... 4

BAB II PEMBELAJARAN .......................................................................................... 5

Mendeskripsikan Prosedur Operasi Standar (Pos) ..................................... 6

A. Pengertian Prosedur dan Prosedur Operasi Standar .................................... 6

B. Tujuan dan Manfaat POS ............................................................................ 7

C. Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar ................................................... 7

D. Jenis-jenis POS dalam Administrasi Perkantoran ..................................... 10

E. Prinsip-prinsip Penyusunan POS ............................................................... 13

F. Teknik Penyusunan POS .......................................................................... 15

Rangkuman ...................................................................................................... 16

BAB III EVALUASI ................................................................................................... 17

Tugas .............................................................................................................. 18

Latihan ........................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 22

GLOSARIUM ............................................................................................................. 23

PENILAIAN/ KUNCI JAWABAN ........................................................................... 24

DAFTAR ISI

1

PENDAHULUAN I Kompetensi Inti

Petunjuk Penggunaan Modul

Kompetensi Dasar dan Indikator

Informasi Pendukung

2

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong

royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan

sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,

budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan

peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik

untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar : Menjelaskan Pengertian dan Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar

(POS)

Kompetensi Inti

Kompetensi Dasar Dan Indikator

3

Indikator:

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dari prosedur operasi standart (POS)

2. Peserta didik dapat menyebutkan tujuan dan manfaat prosedur operasi standart (POS)

3. Peserta didik dapat menyebutkan simbol-simbol prosedur operasi standart (POS)

4. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian simbol-simbol prosedur operasi standart (POS)

5. Peserta didik dapat menjelaskan jenis-jenis prosedur operasi standart (POS)

6. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip prosedur operasi standart (POS)

7. Peserta didik dapat menyebutkan tahapan penyusunan prosedur operasi standart (POS)

Untuk Peserta Didik:

a. Bacalah dengan cermat modul

b. Baca dan pahami kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu,

tanyakan pada guru.

c. Bila dalam proses memahami materi mendapat kesulitan, diskusikan dengan teman-teman

anda dan konsultasikan dengan guru.

d. Kerjakan tugas dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar selanjutnya bila belum

menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

f. Setelah semua modul tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi.

Untuk Guru:

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara

penilaian dan waktu yang dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan.

c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar

peserta didik.

d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.

Petunjuk Penggunaan Modul

4

Prosedur Operasi Standart (POS) merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu

proses bisnis dari suatu aktivitas bisnis pada perusahaan. Dengan melakukan POS perusahaan

dapat memastikan suatu aktivitas bisnis bias berjalan sesuai dengan standart yang diharapkan.

Pendokumentasian POS diperlukan untuk menghasilkan system kualitas dan teknis yang

konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga proses bisnis tetap berjalan.

Desain POS yang salah atau tidak tepat bias menyebabkan proses bisnis di internal

perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang. Oleh karena itu desain POS harus bias

dijalankan sedemikian rupa dan jelas serta detail sehingga individu yang bekerja di dalamnya

juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.

Informasi Pendukung

5

PEMBELAJARAN II Mendeskripsikan Prosedur Operasi

Standar (POS)

6

Pengertian Prosedur

Pengertian Prosedur menurut:

Muhammad Ahli

Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.

Kamus Besar Bahasa Indonesia

Prosedur adalah metode langkah demi langkah secara pasti dalam menyelesaikan suatu

aktivitas.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan “Prosedur adalah tata cara kerja yang saling

berhubungan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.” Prosedur berisi cara yang

dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau pekerjaan. Prosedur dapat

didokumentasikan atau tidak. Apabila prosedur tersebut didokumentasikan biasanya disebut

prosedur tertulis.

Pengertian Operasi

Operasi adalah mengontrol fungsi.

Pengertian Standart

Standart adalah sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma atau model dalam evaluasi

komparatif.

Pengertian Prosedur Operasi Standart

Dari pengertian prosedur, operasi dan standart diatas maka dapat disimpulkan bahwa

Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus

A. PENGERTIAN PROSEDUR OPERASI STANDART (POS)

MENDESKRIPSIKAN PROSEDUR OPERASI STANDAR

(POS)

7

diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan

berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

Prosedur Operasi Standar (POS) merupakan dokumen yang berisi tata cara kerja dalam

sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah

setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya.

Tujuan dari penyusunan POS diantaranya:

Agar petugas atau pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau pegawai

atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau

perusahaan.

Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab.

Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi.

Adapun manfaat dari prosedur operasi standart yaitu:

Efisiensi waktu, pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah terstruktur.

Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.

Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila terdapat

perubahan sistem.

Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pegawai.

Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur operasi standart yaitu:

B. TUJUAN DAN MANFAAT PROSEDUR OPERASI STANDART

C. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDART

8

Flow Direction Symbol

Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan

simbol yang lain.

Terminator Symbol

Yaitu simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari suatu kegiatan.

Connector Symbol

Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar atau halaman

yang sama.

Connector Symbol

Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau halaman yang

berbeda.

Processing Symbol

Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer.

Symbol Manual Operation

Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer.

Symbol Decision

Yaitu simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada.

Symbol Input-Output

Yaitu simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis

peralatannya.

Symbol Manual Input

Yaitu simbol untuk pemasukan data secara manual atau online keyboard.

9

Symbol Preparation

Yaitu simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat

pengolahan di dalam storage.

Symbol Predefine Process

Yaitu simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program) atau prosedur.

Symbol Display

Yaitu simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, printer dan

sebagainya.

Symbol Disk and Online Storage

Yaitu simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan dalam disk.

Symbol Magnetic Tape Unit

Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke

pita magnetik.

Symbol Punch Card

Yaitu simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.

Symbol Document

Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output

dicetak ke kertas.

Berikut simbol-simbol Prosedur Operasi Standart

Flow Direction Symbol

Symbol Manual Input

Terminator Symbol

Symbol Preparation

10

Connector Symbol

Symbol Predefine

Process

Connector Symbol

Symbol Display

Processing Symbol

Symbol disk dan

Online Storage

Symbol Manual

Operation

Symbol Magnetic Tape

Unit

Symbol Decision

Symbol Punch Card

Symbol Input-Output

Symbol Dokumen

Jenis-jenis prosedur operasi standart

a. Prosedur Operasi Standart secara umum ada 3, yaitu:

Prosedur Operasi Standart Profesi (Keilmuan/Teknis)

Merupakan prosedur operasi standart keilmuan / teknis untuk profesi Medis ,

Keperawatan, dan profesi lainnya. POS memuat proses kerja untuk Diagnostik, Terapi.

Tindakan, Asuhan.

Prosedur Operasi Standart Pelayanan (Manajerial)

Merupakan prosedur operasi standart pelayanan medik, keperawatan, penunjang medik

yang bersifat manajerial / administrasi atau berhubungan dengan pelayanan pasien.

D. JENIS-JENIS PROSEDUR OPERASI STANDART

11

Prosedur Operasi Standart Administrasi

Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja dan

kegiatan-kegiatan non-medis.

b. Prosedur Operasi Standart berdasarkan sifat kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatannya, prosedur operasi standart dapat dikategorikan ke dalam dua

jenis yaitu:

Prosedur Operasi Standart Teknis

Yaitu prosedur standart yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang

aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan

dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. POS teknis ini

biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. POS teknis berisi

langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan

pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan POS teknis diterapkan

pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti pemeliharaan

sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi

dll.

Prosedur Operasi Standart Administrasi

Yaitu prosedur standart yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan

oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau

jabatan.

Ciri-ciri prosedur operasi standart administrasi adalah sebagai berikut:

a. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari

satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan

tunggal.

b. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan

yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan

kegiatan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, POS

administrasi dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, proses-

proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. POS administrasi

12

dalam ligkup mikro, disusun untuk proses-proses administrasi dalam operasional

seluruh instansi pemerintah dari tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai

tingkatan organisasi yang tertinggi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

c. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan besaran kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, POS dikategorikan dalam dua jenis yaitu:

Prosedur Operasi Standart Makro

POS makro mencakup beberpa POS mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan

tersebut atau POS merupakan integrasi dari beberapa POS mikro yang membentuk

serangkaian kegiatan dalam POS tersebut. POS makro tidak mencerminkan kegiatan

yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contoh POS pengelolaan surat yang merupakan POS makro dari POS penanganan surat

masuk, POS pemberian tanggapan terhadap surat masuk dan POS pengiriman surat.

Prosedur Operasi Standart Mikro

Yaitu bagian dari sebuah POS makro atau POS yang kegiatannya menjadi bagian dari

kegiatan POS makro yang lebih besar cakupannya.

d. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan

Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan

dalam dua jenis yaitu:

Prosedur Operasi Standart Final

Yaitu POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama

yang paling akhir atau final.

Contoh POS penyusunan pedoman merupakan POS final dari POS penyiapan bahan

penyusunan pedoman. POS penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan POS final

dari POS penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis.

Prosedur Operasi Standart Parsial

Yaitu POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama

yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan

lanjutan yang mencerminkan produk utama.

13

Contoh POS penyiapan bahan penyusunan pedoman yang merupakan bagian (parsial)

dari POS penyusunan pedoman.

e. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan

Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan dalam dua

jenis yaitu:

Prosedur Operasi Standart Generik

Yaitu POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik

dari kegiatan yang di POS kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.

Variasi POS yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi POS yang diterapkan.

Contoh POS pengelolaan keuangan di satuan kerja A dan POS pengelolaan keuangan di

satuan kerja B memiliki POS generic: POS pengelolaan keuangan dengan actor KPA,

PPK, keuangan dst.

Prosedur Operasi Standart Spesifik

Yaitu POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relative memiliki perbedaan dari

kegiatan yang di POS kan, tahapan kegiatan, actor (pelaksana) dan tempat POS tersebut

diterapkan. POS ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik

tersebut.

Contoh POS pelaksanaan publikasi hasil uji laboratorium A pada instansi B hanya

berlaku pada laboratorium A di instansi B dan tidak berlaku di laboratorium lainnya.

Pada prinsip-prinsip prosedur operasi standart terdapat prinsip penyusunan dan prinsip

pelaksanaan prosedur operasi standart.

Prinsip Penyusunan Prosedur Operasi Standart

a. Penyusunan POS harus mengacu pada alur dokumen.

b. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

E. PRINSIP-PRINSIP PROSEDUR OPERASI STANDART

14

c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram

alur dari kegiatan organisasi.

d. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

e. POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau

penyimpangan.

f. POS tidak terlalu rinci.

g. POS dibuat sesederhana mungkin.

h. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

i. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

Prinsip Pelaksanaan Prosedur Operasi Standart

Pelaksanaan POS harus memenuhi prinsip sebagai berikut:

a. Konsisten

POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam

kondisi apa pun.

a. Komitmen

POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari

level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

b. Perbaikan berkelanjutan

Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh

prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

c. Mengikat

POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur

standar yang telah ditetapkan.

d. Seluruh unsur memiliki peran penting

Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai

yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan

proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses pelaksanaan POS.

15

e. Didokumentasikan dengan baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga

dapat selalu dijadikan referensi.

Berikut teknik menyusun prosedur operasi standart, yaitu:

a. Selalu bayangkan siapa pengguna POS.

b. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tersebut.

c. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS (buat daftar topik yang harus dibicarakan,

kemudian kelompokkan).

d. Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif.

e. Buat draft terlebih dahulu.

f. Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian

perbaiki.

g. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS. Jika Anda merasa bosan, maka

hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca.

F. TEKNIK PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASI STANDART

16

Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan

harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau

pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai

Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan

meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya

Simbol-simbol POS terdiri dari Flow Direction Symbol, Terminator Symbol, Connector

Symbol, Processing Symbol, Symbol Manual Operation, Symbol Decision, Symbol Input-

Output, Symbol Manual Input, Symbol Preparation, Symbol Predefine Process, Symbol

Display, Symbol Disk and Online Storage, Symbol Magnetic Tape Unit, Symbol Punch

Card dan Symbol Document

Jenis-jenis prosedur operasi standart terdiri dari prosedur operasi standart secara umum,

berdasarkan sifat kegiatan, menurut cakupan dan besaran kegiatan, menurut cakupan dan

kelengkapan kegiatan dan menurut cakupan dan jenis kegiatan.

Prinsip Pelaksanaan Prosedur Operasi Standart terdiri dari Konsisten, Komitmen,

Perbaikan berkelanjutan, Mengikat, Seluruh unsur memiliki peran penting dan

Didokumentasikan dengan baik

Teknik menyusun prosedur operasi standart, yaitu Selalu bayangkan siapa pengguna POS,

putuskan tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS,

Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif, Buat draft terlebih dahulu, Koreksi

draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS.

RANGKUMAN

17

EVALUASI III

Tugas

Latihan

n

18

Buatlah contoh manual prosedur operasi standart dengan judul pelayanan permintaan Alat Tulis

Kantor (ATK)!

Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar.

1. Apa yang dimaksud dengan Prosedur Operasi Standart?

A. Dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus diikuti demi mencapai

keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan berpedoman pada

tujuan yang harus dicapai.

B. Tata cara kerja yang saling berhubungan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

C. Sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma atau model dalam evaluasi komparatif.

D. Tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan

2. Dari pernyataan berikut:

A. Pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah terstruktur.

B. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung.

C. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab

D. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pegawai.

Manakah pernyataan yang benar jika dilihat dari tujuan prosedur operasi standar?

A. D

B. C

C. B

D. A

TUGAS

LATIHAN

19

3. Manakah yang termasuk manfaat dari prosedur operasi standart?

A. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung

B. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau

perusahaan

C. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab

D. Untuk mempermudah setiap proses kerja

4. Simbol manakah yang menunjukkan simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari

suatu kegiatan?

A. j

B. j

C. d

D.

5. Jenis-jenis prosedur operasi standart secara umum ada 3 yaitu?

A. Prosedur Operasi Standart Teknis dan Prosedur Operasi Standart Administrasi

B. Prosedur Operasi Standart Makro dan Prosedur Operasi Standart Mikro

C. Prosedur Operasi Standart Final dan Prosedur Operasi Standart Parsial

D. Prosedur Operasi Standart Profesi, Prosedur Operasi Standart Pelayanan dan Prosedur

Operasi Standart Administrasi

6. Pernyataan:

- Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram

alur dari kegiatan organisasi.POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

20

- POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau

penyimpangan.

- POS tidak terlalu rinci.

- POS dibuat sesederhana mungkin

Dari penyataan diatas maka penyataan tersebut termasuk dalam?

A. Prinsip-prinsip prosedur operasi standart

B. Prinsip-prinsip penyusunan prosedur operasi standart

C. Prinsip-prinsip pelaksanaan prosedur operasi standart

D. Teknik penyusunan prosedur operasi standart

7. Dibawah ini yang termasuk prinsip pelaksanaan standart operasi standart yaitu?

A. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku

B. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain

C. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan

D. POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur

standar yang telah ditetapkan

8. Manakah yang termasuk teknik penyusunan prosedur operasi standart secara berurutan?

A. Siapa pengguna POS, tujuan dari POS, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS

B. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Mulailah dengan kata kerja dan hindari

kalimat pasif., Buat draft terlebih dahulu.

C. Buat draft terlebih dahulu, Koreksi draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda

sendiri ketika membuat POS

D. Buat tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Buat

draft terlebih dahulu.

9. Pernyataan dibawah ini:

a. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu

aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.

21

b. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang

bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan

Pernyataan di atas merupakan ciri-ciri dari?

A. Prosedur Operasi Standart Teknis

B. Prosedur Operasi Standart Makro

C. Prosedur Operasi Standart Administrasi

D. Prosedur Operasi Standart Final

10. Manakah yang menunjukkan symbol display dari pilihan gambar dibawah ini?

A. A C. n

B. D D.

Esai

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar.

1. Apakah manfaat dari adanya prosedur operasi standart?

2. Prinsip-prinsip pelaksanaan apa sajakah yang harus dipenuhi oleh prosedur operasi

standart? Jelaskan!

3. Gambarlah simbol dari flow direction symbol dan jelaskan pengertian dari simbol

tersebut!

4. Gambarlah simbol dokumen dan jelaskan pengertiannya!

5. Gambarlah connector symbol baik pada halaman yang sama mauun berbeda dan beri

penjelasannya!

22

Glosarium

Komparatif

Berkenaan atau berdasarkan perbandingan

Meminimalisir

Menurunkan

Konsistensi

Ketetapan, kemantapan

Kinerja

Sesuatu yang dicapai, kemampuan kerja

Efisiensi

Ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu

Acuan

Rujukan, referensi

Makro

Berkaitan dengan jumlah yang banyak atau

ukuran yang besar

Mikro

Berkaitan dengan jumlah yang sedikit atau

ukuran yang kecil

Final

akhir

Parsial

Berhubungan atau bagian dari keseluruhan

Generik

Berhubungan dengan kekhasan sifat yang

dimiliki oleh suatu kelompok

Spesifik

Khusus

Draft

Rancangan, konsep

GLOSARIUM

23

Ika Widyanti. Administrasi Perkantoran. Jakarta: Yudistira

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Kamus Besar Bahasa Indonesia

www.sekolahcirebon.blogspot.in/2014/08/pengertian-simbol-symbol-jenis-prinsip.html?m=1

(diakses pada tanggal 07 November 2014, 18.00 WIB)

DAFTAR PUSTAKA

24

Pilihan Ganda

1. A 6. B

2. B 7. D

3. A 8. A

4. C 9. C

5. D 10. B

Esai

No. Jawaban Skor

1 Efisiensi waktu, pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah

terstruktur.

Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses

layanan.

Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila

terdapat perubahan sistem.

Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh

pegawai

4

4

4

4 4

2 Konsisten

POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa

pun dan dalam kondisi apa pun.

Komitmen

POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran

organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

Perbaikan berkelanjutan

2

5

2

5

2

PENILAIAN

25

Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk

memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

Mengikat

POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan

prosedur standar yang telah ditetapkan.

Seluruh unsur memiliki peran penting

Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan.

Didokumentasikan dengan baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan

baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi 62

4

2

4

2

4

2 4

3 Flow Direction Symbol Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan

antara simbol yang satu dengan simbol yang lain

Gambar simbolnya

3

6

4 Symbol Document Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen

dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas

Gambar simbolnya

3

6

5 Connector Symbol

Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar

atau halaman yang sama. Gambar simbolnya

Connector Symbol

Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau

halaman yang berbeda. Gambar simbolnya

3

7

3

7

TOTAL 100