BAB 11STOK DAN INVENTORI

PUSAT SUMBER SEKOLAH

11.0 PENGENALAN

Stok dan Inventori satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan harta – model , inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan beberapa jenis borang .

- Daftar Harta Modal(Kew 321, Kew 312A )

- Daftar Inventori(Kew 313 )

- Daftar Stok Bekalan Pejabat(Kew 314 )

- Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori(Kew 315 )

11. 1 KEPENTINGAN MEREKOD

11.2.1 Merekod lokasi harta modal , inventori dan bekalan pejabat akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan pergerakan sesuatu bahan .

11.2.2 Merekodkan butir – butir asas mengenai harta model, inventori dan bekalan pejabat akan memudahkan mana – mana pihak mengawasipenggunaan .

11.2.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagimeningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

11.2 DAFTAR HARTA MODEL (KEW 312 , 312A )

11.3.1 Harta model ialah barang – barang tak luak yang bernilai RM 500 atau lebih setiap satu pada masa perolehan .Barang- barang ini tidak termasuk perabot , permaidani , langsir dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos .

11.3.2 Daftar Harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekodkan semua jenis harta modal yang diperolehi .Ia mengandungi dua bahagian iaitu ;

BAHAGIAN A – Merekodkan semua maklumat berhubung dengan pembelian , penempatan , pemeriksaan dan pelupusan.

BAHAGIAN B- Merekodkan semua penyelenggaraan seperti

pembaikan dan pembelian segala alat ganti .

11.3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses merekod segala pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyususnan rekod megikut abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan.Ini akan memudahkan kerja – kerja pengawalan dan penyelenggaran .

11.3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang ini.

11.3.5 Butir – butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal terbahagi kepada dua bahagian iaitu :-

a. KEW 312 ( BAHAGIAN A )b. KEW 312 ( BAHAGIAN B )

KEW 312 (BAHAGIAN A)

a ) Kategori

Kategori Harta Modal misalnya :

i ) Kenderaan ( kereta,van,motosikal )ii) Loji ( loji pusat hawa dingin dan lain- lain iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat

b) Jenis

i ) Kameraii) Komputer iii)Mesin penyaliniv) Mesin taibv ) Televisyen dll

c) Jenama dan Model

Jenama dan model harta model berkenaan seperti “ Proton Saga 1.5i ‘’

d) Jenis dan No. Enjin Jenis dan No. enjin jika harta ini adalah kenderaan.

e) Nombor Casis / Siri Pembuat Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat.

f ) Nombor Siri Pendaftaran Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.

g ) Kos danTarikh Dibeli / Diterima

Harga termasuk kos pengangkutan / insuran ( jika ada) dan lain-lain perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut.

h) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan. Jika harta modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain, sila nyatakan ( sumbangan / hadiah )

i) Pembekal

Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan.

j) Nombor Rujukan Fail

Fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta modal berkenaan.

Contoh : Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan bekalan.

k) Aksesori Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkap/diterima bersama harta modal berkenaan

l) Tandatangan Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di atas serta tarikh.

m) Penempatan Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap pindahan penempatan (tetap) perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai yang menerima ( cop nama dan jawatan ) Pindahan *

Sekirajya sesuatu modal dipindahkan keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal hendaklah dibawa bersama-sama dengan harta modal berkenaan ke pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan “ Dipindah …….( Ruj: ……) “ di dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang dipindahkan.

Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.

n) Pemeriksaan Harta Modal

Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238,239 dan 240.

o) Pelupusan Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan tandatangan bila tarikh sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan oleh Perbendaharaan atau pegawai-pegawai yang berkenaan.

KEW 312 ( BAHAGIAN B )

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:

a) Tarikh Servis / Pembaikan

Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal.

b) Butir-butir Servis / Pembaikan

Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk alatganti yang dibeli.

c) Nombor Pesanan Kerajaan Nombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.

d) Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan

Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.

e) Kos

Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f) Tandatangan

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir penyelenggaraan harta modal itu.

KEW 312A

Borang ini adalah sambungan kepada Borang KEW 312. Ia hanya digunakan selepas ruangan di KEW 312 ( BAHAGIAN B ) telah habis digunakan.

11.3 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )

11.4.1`Inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari RM 500 setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa mengira kos.

11.4.2 Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

11.4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.

11.4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:

a) Kategori

Kategori inventori misalnya:i. Peralatan dan kelengkapan pejabat.ii. Perabot, permaidani, langsir dll.

b) Jenis

Jenis inventori di dalam kategori “ Peralatan dan Kelengkapan Pejabat” misalnya;-i. Alat pengiraii. Kipas angin dll.

Jenis inventori di dalam kategori “ Perabot, Permaidani dan Langsir” misalnya;-i. Kerusiii. Mejaii. Langsir dll.

c) Bil

Bilangan mengikut urutan biasa.

d) Butiran

Perihal inventori yang diperolehi misalnya;-i. kerusi eksekutifii. meja keraniiii. rak bertutup dll

e) Kuantiti

Jumlah unit inventori yang diperolehi.

f) No. Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan Pesanan Kerajaan.

g) Tarikh dibeli

Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan.

h) Kos seunit

Kos termasuk pengangkutan dan insuran ( jika ada ) bagi setiap unit inventori.

i) No. Siri Pendaftaran

No. siri pendaftaran seperti siri rekod pejabat.

j) Lokasi

Penempatan inventori tersebut.

k) Pelupusan

No. rujukan fail atau pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau pegawai-pegawai di mana berkenaan.

l) Catatan

Apa-apa perkara yang berkaitan.

m) Tandatangan

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir yang dicatatkan itu.

11.4 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

11.5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alatulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

11.5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah di dalam bentuk buku.

11.5.3 Butir – butir yang perlu merekodkan di dalam bahagian ini adalahseperti berikut :-

a) Jenis Jenis bekalan pejabat seperti barang- barang luak misalnya:-

i) Ball pen ii) Kertas A4iii) Gam dll

b) Unit Pengukuran Dikira dalam bentuk batang , kotak ,rim dll.

c) Bil Bilangan mengikut urutan biasa.

d) No. Pesanan Nombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e) Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada Nama pembekal atau pegawai yang menerima.

f) Tarikh Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan

g) Kuantiti Terimaan Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

h) Kuantiti Keluaran Bilangan unit bekalan dikeluarkan .

i) Baki Baki bilangan unit bekalan yang ada. j) Penerima Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan .

11.10.5 REKOD PEROLEHAN BAHAN

PANDUAN MENGISI BUTIRAN REKOD PEROLEHAN BAHAN BUKU

NOMBOR PEROLEHAN

Nombor yang diberi kepada tiap-tiap bahan / buku yang didaftarkan sebagai satu bahan pusat sumber . Setiap bahan / buku hendaklah mempunyai nombor perolehan yang tersendiri. Jika ada dua bahan / buku atau lebih dalam satu judul, kesemua bahan itu hendak hendaklah diberikan nombor perolehan berasingkan. Ia menunjukkan jumlah bahan pusat sumber pada satu-satu masa. Jumlah ini hendaklah bersamaan angka jumlah besar ruangan analisis.

NOMBOR PANGGILAN

Rekodkan nombor panggilan, iaitu nombor mengikut Sistem Pengkelasan Dewey dengan tiga abjad awal nama pengarang atau judul (jika tiada pengarang).

Contoh;- Buku bukan fiksyen Buku fiksyen

372.3 FOTH ABD

PENGARANG

Ditulis nama pengarang dengan penuh ( jika ada ).

Contoh :

Nama Barat : Robert Wagner ditulis Wagner, Robert

Nama Cina : Lee Chong Teik ditulis Lee, Chong Teik

Nama India : K.Jayaraman ditulis Jayaraman, K Nama Melayu : Hj.Abd.Malik Majid ditulis Abdul Malik

Majid, Haji

Sekiranya tiada pengarang, ruangan ini dikosongkan.

JUDUL / TAJUK BUKU

Ditulis sepenuhnya, gunakan huruf besar untuk huruf pertama dan diikuti dengan huruf kecil kecuali nama khas. Gunakan noktahbertindih selepas judul besar dan diikuti dengan judul kecil, jika ada judul kecil.

Contoh: Pertanian di Malaysia : kaedah dan teknik.

TEMPAT DAN NAMA PENERBIT

Rekodkan nama tempat dahulu kemudian diikuti oleh nama penerbit dengan dipisahkan oleh noktah bertindih.

Contoh: Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka Jika tiada tempat terbit, rekodkan [ T.T.P ] Jika tiada nama penerbit, rekodkan [ T.N.P ]

TARIKH PENERBITAN

Rekodkan tarikh penerbitan sebagaimana yang terdapat pada bahan.

Contoh 1: cetakan pertama 1990 cetakan kedua 1995 cetakan ketiga 1998 Rekodkan tarikh penerbitan = 1990Contoh 11: cetakan pertama 1991 cetakan kedua 1993 edisi kedua 1997 Rekodkan tarikh penerbitan - 1997

Jika tiada tarikh penerbitan, rekodkan [ t.t ]

TARIKH PEROLEHAN

Tarikh ini ialah tarikh mengikut bila bahan itu diterima atau diperolehi.

Nombor Bil / Invois

Rekodkan nombor bil atau invois sebagaimana yang tercatat pada bil / invois.

PUNCA

Rekodkan punca bahan itu terima sama ada dibeli, dibekalkan, hadiah atau sumbangan.

PEMBEKAL

Rekodkan nama pembekal dan tempat dari mana bahan tersebut dibeli / diterima.

Contoh: Kedai buku Marwilis, Kuala Selangor.

HARGA

Rekodkan harga yang penuh tanpa apa-apa potongan.

MUKA SURAT

Rekodkan jumlah muka surat buku seperti yang tercatat pada muka surat akhir.

Contoh: 120 atau vi, 253

Sekiranya tiada tercatat nombor muka surat, bilang jumlah muka surat dan rekodkan jumlahnya.

CATATAN

Dalam ruangan ini direkodkan butir-butir seperti buku yang hilang, rosak, hapuskira dan sebagainya.

ANALISIS

Bagi setiap muka surat yang telah dipenuhkan, hendaklah dibuat analisis jenis dan bilangan bahan. Tujuannya membolehkan penyelaras memberi jawapan segera kepada perkara-perkara berikut:

i. Jumlah buku / bahan dalam pusat sumberii. Jumlah buku / bahan mengikut jenis dan sebagainya.

Apabila selesai muka surat pertama maka jumlah berkenaan hendaklah dibawa ke muka surat kedua dan seterusnya.

11.9 SEMAKAN STOK ( PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK )

11.9.1 MAKSUD

Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal dalam sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan had-had masa yang ditetapkan.

11.9.2 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN TEMPOH VERIFIKASI

i. Tidak menarik - dua tahun sekaliii. Menarik - setahun sekaliiii. Sangat menarik - dua tahun sekali

11.9.3 TUJUAN VERIFIKASI

i. Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah sama dengan baki Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.

ii. Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.

iii. Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak, usang, tidak atau lambat bergerak dll.

iv. Mengesyorkan tindakan-tindakan atas stok yang tidak boleh gu, rosak, usang, tidak atau lambat bergerak dll.

v. Samada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan teratur seperti yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Stor ( TPS )

11.9.4 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

i. Perlantikan dibuat oleh Pegawai Pengawal ( TPS 187 ) .

ii. Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.

iii. Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja dalam organisasi stor yang diverifikasi.

11.9.5 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

i. Melawat dan memeriksa secara mengejut ( TPS 189)

ii. Mengira stok fizikal dan merekodnya.

iii.Membandingkan dengan Kad kawalan Stok aatau Kad Petak serta tandatangan kad dengan baki dan tarikh.

iv. Laporan lengkap mengenai :- keadaan stor- cara menyimpan dan penjagaan barang-barang- kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti- syor-syorr untuk memperbaikinya.

11.9. 6 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN PEMVERIFIKASI STOK

i. Meneliti laporan oleh Pemverifikasi stok.

ii. Meminta penjelasan jika perlu.

iii.Mengambil tindakan pelupusan / hapuskira yang disyorkan oleh Pemverifikasi Stok.

iv.Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan penyata perselisihan stok ( Kew. 300 K )

11.9.6 PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL

i. Membuat perakuan KEW 300T setiap 3 bulan sekali kepada perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalannya telah diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan ( TPS 198 )

ii. Jika verifikasi menunjukkan perbezaan , 3 salinan laporan ( KEW 300- U-I) hendaklah disertakan bersama KEW 300T untuk kelulusan perbendaharan dan satu salinan kepada Jabatan Audit Negara.

iii. Sijil Pelupusan ( KEW.300X ) disediakan dan dikemukakan ke perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.

11.9.7 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI OLEH PERBENDAHARAAN

i. Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.

ii. Verifikasi stok tidak dijalankan atau tidak dibuat mengikut had masa yang ditetapkan.

iii. Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau rosak tidak dikenalpasti dan terbiar di stor selama bertahun-tahun.

iv. Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok tidak dapat dikenalpasti kerana pemverifikasi stok tidak dijalankan.

v. Kehilangan dikenalpasti selepas beberapa tahun dan tindakan penyiasatan sukar dijalankan.

vi. Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil kerajaan apabila dilupuskan lewat.

11.10 PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA BARANG-BARANG AWAM

11.10.1 KONSEP PELUPUSAN

Digunakan untuk melupuskan harta kerajaan yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut

tidak boleh digunakan / tidak diperlukan lagi. Tujuan dibuat pelupusan ialah untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar.

KONSEP HAPUSKIRA

Digunakan ke atas harta kerajaan yang secara fizikalnya telah tidak ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang. Tujuan

` diadakan hapuskira adalah sama seperti tujuan di dalam pelupusan di atas. Istilah hapuskira juga digunakan untuk

menghapuskira wang yang hilang, hutang yang tidak boleh

dipungut, bayaran berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar dll.)

11.10.2 PELUPUSAN BARANG_BARANG

Pelupusan perlu apabila- barang-barang usang , rosak dan tidak boleh digunakan.- Pecah / rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki.- Lebihan- Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan.

Mengapa perlunya pelupusan- menjimatkan ruang stor- mendapatkan pulangan balik- pengurusan stok / inventori yang sempurna

Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari semasa ke semasa dan jabatan adalah dilarang mengumpul barang-barang dan menunggu bilangan yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan. Jika barang yang hendak dilipuskan disimpan di dalam stor-stor, lama kelamaan stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang stor, kesesakan stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan mudah dicuri atau hilang. Di samping itu nilai barang-barang yang hendak dilupuskan semakin menurun dan secara tidak langsung apabila dijual nanti kerajaan mengalami kerugian hasil

11.10.3 TATACARA PELUPUSAN

Penyelenggaraan stor hendaklah mengenalpasti barang-barang yang hendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang tersebut. Pelupusan segera perlulah dibuat bagi

mengelakkan penggunaan ruang dan susutnilai yang mungkin akan mengakibatkan kerugian. Pada masa ini terdapat dua cara bagaimana pelupusan barang-barang kerajaan boleh dilaksanakan. dua cara tersebut ialah:

MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA ( TPS 212 HINGGA 217 )

Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal

bagi memeriksa barang-barang usang yang nilai pembeliannya lebih daripada RM 10,000 tiap-tiap satu. Lembaga

itu hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya dua orang pegawai kanan yang idak terlibat secara langsung ke atas pengurusan barang-barang tersebut tetapi berkebolehan untuk menilai dan mentafsir kebergunaan barang-barang yang diperiksa.

Keahlian seorang pegawai professional di dalam Lembaga tersebut tidak perlu sekiranya perakuan TEB ( Tak Ekonomi Dibaiki ) telah ditandatangani oleh seseorang pegawai professional dalam bidang

masing-masing, yang tidak secara langsung bertanggungjawab ke atas pengendalian dan pengurusan barang-barang kerajaan. Jika sesuatu logi atau kelengkapan tersebut diselenggarakan oleh sesebuah firma atau agen pembekal, Lembaga boleh menimbang laporan firma atau agen tersebut.

Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan , cacat,

usang atau melebihi keperluan apabila dibuat pengiraan, verifikasi atau penyemakan rekod stok ( TPS 215).

Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300V hendaklah disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan

barang dan cara pelupusan yang disyorkan.

Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan seterusnya ke Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk

kelulusan.

TANPA LEMBAGA PEMERIKSA 9 TPS 218 HINGGA 221)

Barang-barang yang nilai perolehan asal kurang dari RM 10,000 tiap-tiap satu atau RM 100,000 keseluruhanya.

Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi lagi dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

Tidak bernilai untuk dijual.

Tidak boleh dijual disebabkan dasar Kerajaan atau keselamatan Negara.

Menghantar empat salinan laporan dalam boring Kew.300V kepada bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan

melalui Jabatan Pendidikan Negeri.

11.10.4 CARA-CARA PELUPUSAN ( TPS 222 HINGGA 225 )

- Jualan lelong- Tender / Sebut harga- Tukarbeli- Pindahan- Lain-lain cara pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan dibakar.

11.10.5 SIJIL PELUPUSAN

Sijil pelupusan seperti di lampairan X dalam TPS beserta dengan Sijil Pengawal yang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan, Kementerian / Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam masa tiga bulan dari kelulusan pelupusan diberi. Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh tersebut ianya hendaklah dilaporkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

Kad stok/ lejar, fail sejarah inventori atau daftar loji hendaklah dicatatkan bagi pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana yang berkenaan.

11.10.6 PELUPUSAN BAHAN BERCETAK ( SURAT PEKELILING KEW. BIL. 11/94 )

11.10.6.1 Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:-

- Surat Pekeliling Kew. Bil 6/1987- Surat Pekeliling Kew. Bil 2/1989- Surat Pekeliling Kew. Bil 11/1994

- Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44 / 1996- Arahan Perbendaharaan 150 dan 299

11.10.6.2 Surat Pekeliling Kew. Bil. 6 /1987 dan Bil 2 / 1989 merupakan peraturan-peraturan khusus untuk pelupusan Buku Teks

( SPBT ) dan Pekeliling Kew. Bil 11/1994 menetapkan peraturan pelupusan bahan-bahan bercetak / kertas terpakai secara menyeluruh.

Arahan Perbendaharaan 150 menetapkan semua kelas buku / rekod perakaunan dan rekod kewangan hendaklah disimpan dengan

cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang ditetapkan dalam lampiran M. Sebelum buku / rekod kewangan dimusnahkan kelulusan mestilah diperolehi terlebih dahulu daripada Akauntan Negara.

11.10.6.3 Arahan Perbendaharaan 299 menetapkan peraturan untuk pemusnahan resit dan barang-barang kewangan yang belum digunakan atau usang.

11.10.7 PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT PERBENDAHARAAN

11.10.7.1 Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk melupuskan barang-barang terpakai seperti besi, bateri, tayar skrap, misalnya kenderaan, peti besi, katil, peti sejuk. Tujuan diadakan kontrak pusat berkenaan ialah:

- Untuk mempercepatkan urusan pelupusan, sekolah perlu menggunakan cara biasa seperti tender / lelong / sebutharga bagi barang-barang terpakai ini.

- Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada usahawan Bumiputra dapat bergiat dalam bidang-bidang tertentu seperti pencelupan tayar dan besi skrap.

11.10. 8 PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT SEKOLAH

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

1 Mengenalpasti barang-barang yang hendak dilupuskan.

Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok/ Pegawai terlibat

2 Memastikan jenis pelupusan yang akan dipohon:- kat. Barang tidak boleh diguna- kat. Barang tidak diperlukan- kat. Barang tidak ekonomik untuk dibaiki.

-sda-

3 Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat sekolah.- 2 orang pengawal kanan- bebas atau pegawai yang tidak terlibat secara langsung dengan barang yang akan lupus.- mempunyai kebolehan / kepakaran jika berkaitan dengan teknikal / mesin.

Guru Besar

4 Memeriksa barang-barang yang hendak dilupus dan memberi syor.

Lembaga pemeriksa

5 Penyediaan borang pelupusan ( 300V ) dalam 6 salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi proses kelulusan.

Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok

6 Penerimaan kelulusan pelupusan dari JPN / KPM dan Borang 300V dan penyediaan:- 300X – 5 salinan- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X ( Panduan 200, 217 ) ( Lampiran senarai barang )

Guru Besar / Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok

7 Mengeluarkan / menolak dari stok barang yang telah dilupuskan.

Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok

8 Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan barang-barang dibuat:-- Mengembalikan perkara-perkara berikut dalam 4 salinan ke JPN- 300V yang telah dilulus- sijil 300X- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X (panduan 200,217)( Lampiran senarai barang )Untuk dihantar salinan kepada:- Perbendaharaan Malaysia- KPM- Audit Negara

Pembantu Tadbir

11.10. 9 PROSES KERJA HAPUS KIRA PERINGKAT SEKOLAH

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

1 Memastikan untuk hapuskira.- kehilangan / kecurian ke atas barang / wang awam.- hasil / kutipan yang tidak dapat dikutip.

Guru Besar / Pembantu Tadbir /

2 Penyeliaan dokumen-dokumen bagi permohonan hapuskira:- Laporan polis ( bagi kes kehilangan / kecurian )

-sda-

- Makluman kepada JPN.- Laporan jaga.- Lampiran ‘J’.- Lampiran ‘L’ ( bagi kes kutipan yang tidak dapat dikutip )- Lampiran ‘K’- laporan akhir hasil siasatan polis. Semua dokumen adalah dikemukakan melalui JPN.

11.11 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI ( KEW 315 )

11.6.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekodkan pergerakkan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan yang dimaksudkan adalah pindaan mwlalui pinjaman atau penempatan sementara.

11.6.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di dalam bentuk buku.

11.6.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:

a) Jenis Jenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau televisyen.

b) Jenama dan Model

Modal harta modal / inventori misalnya : Canon TY 700

c) No. Siri Pembuat

Nombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan.

d) No. Siri Pendaftaran Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

e) Bil

Bilangan mengikut urutan biasa.

f) Nama Peminjam

Nama peminjam.

g) Tarikh Dikeluarkan

Tarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau dipindahkan dari penempatan asal.

h) Tarikh Jangka Dipulangkan

Tarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka dipulangkan.

i) Tandatangan Peminjam

Peminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori yang dipinjamkan dan menandatangani ketika mengambilnya.

j) Pegawai Pengeluar

Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal / inventori pejabat atau seseorang pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah

menandatangani ketika harta modal / inventori dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.

LAMPIRAN

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM DAFTAR BEKALAN PEJABAT

BIL JENIS BARANG BIL JENIS BARANG1 AMMETER 28 PELURU2 ANEMOMETER 29 PEMBARIS3 ANEROID BAROMETER 30 PEMBERAT 1 KG4 ANGKUP LUAR / DALAM 31 PETA5 ANIMALS CELL 32 POMP TAYAR 6 APIT RAGUM 33 REHAL7 BATU BATAN GALIAN 34 RIBEN8 BED PING PONG 35 RUBBER STAMP9 BEKAS MINUMAN 36 SCRAPER10 CAKERA 37 SEJADAH 11 CANGKUL 38 SEKUP12 FIRST-AID-KIT 39 SEL ASAP13 GUNTING 40 SESIKU14 JAM DINDING 41 STARTING BLOCK15 JANGKA SUHU 42 STOP WATCH16 JANGKA MASA DETIK 43 STEEL ROLLER17 JARING BOLA SEPAK 44 STOP WATCH18 JARING BADMINTON 45 TAJAK 19 KOMPAS 46 TALI TAPE20 LAMPU 47 TOLAK PENANDA21 LEMBING 48 TRANSPARENSI22 MAGNET BAR 49 NERACA TUAS23 MATA GERGAJI BESI 50 TUKUL KUKU KAMBING24 MESIN PENGIRA 51 TUKUL WARINGTON25 OIL CAN 52 TUNGKU KAKI 26 PAHAT 53 VIDEO CASSET27 PARANG 54 WOOD MALLET

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODAL

BIL JENIS BARANG KOD1 ALAT PENGHAWA DINGIN AHD2 AMPLIFIRE AF3 KOMPUTER KM4 MESIN SANDANG MS5 MESIN RUMPUT MR6 MESIN PENDUA MP7 MESIN FOTOSTAT MF8 MESIN TAIP MT9 MESIN TAIP ELEKTRIK MTE10 OVERHEAD PROJETTOR OP11 PERAKAM VIDEO PV12 PETI AIS PA13 PETI BESI PB14 SLAID PROJETTOR SP

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI

BIL JENIS BARANG KOD1 ALAT PENIMBANG AP2 ALAT PENYULING AS3 ALMARI 2 PINTU AL14 ALMARI 2 TINGKAT AL 35 ALMARI ALATAN AL 46 ALMARI BAHAN AL 57 ALMARI BUKU AL68 ALMARI CERMIN AL 79 ALMARI HIASAN AL 210 ALMARI SOLEK AL 9 11 BANGKU KANTIN BK12 BANGKU MAKMAL BM13 BANTAL BT14 BLENDER BL15 CADAR CR16 CARTA CT17 CEREK AIR BIASA CK 118 CEREK ELEKTRIK CK 219 DAPUR GAS SATU TUNGKU DP 120 DAPUR TUNGKU BESAR DP 321 DICOT-MONOCOT-LEAF DM 122 DICOT – MONOCOT- ROOT DM 223 DICOT – MONOROT- STEM DM 324 EARPHONE ER25 ELEKTROMAGNET KIT EK26 ELEKTROSKOP ET27 GEROBOK GB 128 GEROBOK BESI GB 229 GEROBOK BESI TIGA TINGKAT GB330 GLOB GL31 HEALER BESAR HL 1

32 HEALER KECIL HL 233 HUMAN SKELETON BASE HS34 GENERATOR VAN DE GRAF JN35 JOULE METER JM36 KABINET LETAK DAPUR GAS KB 137 KABINET BARANG KIMIA KB 238 KABINET BESI 3 TINGKAT KB 339 KABINET BESI 4 TINGKAT KB 440 KABINET KAYU KB 541 KAKI RETOT KT42 KAMERA CMBIL BARANG KOD43 KAREL KL44 KATIL BUJANG KJ45 KAUNTER KN46 KERETA SORONG KS47 KERUSI MURID KR 148 KERUSI KULIAH KR249 KERUSI BESI BERLIPAT KR350 KERUSI JURUTAIP KR451 KERUSI KAYU SPAN KR552 KERUSI MESYUARAT LOW BACK SWIVEL KR653 KERUSI MESYUARAT UTAMA KR754 KERUSI PEGAWAI KERANI KR855 KERUSI PEGAWAI RENDAH KR956 KERUSI PERPUSTAKAAN KR1057 KERUSI PLASTIK KR1158 KERUSI PUSING ( FABRIK HIGH BACK ) KR1259 KERUSI PUSING ( FABRIK LOW BACK ) KR1360 KERUSI PUSING ( PVC HIGH BACK ) KR1461 KERUSI PUSING ( PVC LOW BACK ) KR1562 KERUSI TUNGGAL KR1663 KIPAS ANGIN DUDUK KA164 KIPAS ANGIN BUMBUNG KA265 KIPAS ANGIN DINDING KA366 KOTAK CAHAYA KC67 LACI LC68 LANDASAN TROLEY LN69 LANGSIR BESAR LG170 LANGSIR KECIL LG271 LANGSIR HITAM LG372 LOCKER LK73 LOMBOL LO74 MEGAPHONE ME75 MEJA BULAT SISI MJ1

76 MEJA KANTIN MJ277 MEJA KOMPUTER MJ378 MEJA KURSUS MJ479 MEJA MAKAN MJ580 MEJA MAKMAL MJ681 MEJA MESYUARAT BIASA MJ782 MEJA MESYUARAT U SHAPE MJ883 MEJA MURID MJ984 MEJA PERPUSTAKAAN MJ1085 MEJA PINGPONG MJ1186 MEJA SISI SINKI MJ12BIL JENIS BARANG KOD87 MICRO AMPERE MC88 MIKE MI89 MIKROSKOP CAHAYA MK190 MIKROSKOP ELEKTRIK MK291 MIKROSKOP PELAJAR MK392 MILLI AMPERE MA93 MIRROR FRAME MF94 MODEL DINAMO ML95 MODEL OTAK MO96 MOTOR ELEKTRIK ME97 MOTOR MESIN JAHIT MJ98 NERACA SPRING NS99 PAM VAKUM PVM100 PAPAN HIJAU PH101 PEMADAM API AIR PI1102 PEMADAM API GAS BCF PI2103 PEMADAM API TEPUNG PI3104 PEMANAS AIR PMR105 PEMBESAR SUARA PS106 PEMOTONG KERTAS PO107 PENAPIS AIR PR108 PENGGERA KEBAKARAN PG109 PENIMBANG ( DACING ) TM1110 PENIMBANG BERAT BADAN TM2111 PENJANA ELEKTRIK TM3112 PENTAS JUARA PJ113 PENUNU BUNSEN PNB114 PENYEDUT HAMPAGAS PHG115 PERAKAM RADIO KASET RK116 PERIUK NASI ELEKTRIK PN117 PERMAIDANI PM118 PETI KAD KATALOG PKG119 PETI KUNCI PK

120 PETI UBAT PU121 PETI WANG TUNAI PW122 PIPE CUTTER PC123 RADIO RA124 RAK BESAR RK1125 RAK BEG RK2126 RAK BORANG/KERTAS RK3127 RAK BOTOL REAGENT RK4128 RAK BUKU RK5129 RAK DOKET RK6130 RAK FAIL BERKUNCI RK7BIL JENIS BARANG KOD131 RAK FAIL TERBUKA RK8132 RAK KAYU RK9133 RAK MAJALAH RK10134 RAK VURRET RK11135 RHEOSTAT RS136 ROSTRUM RO137 SET LOMPAT TINGGI LT138 SET POLYDRON PL139 SET PAPAN LITAR PT140 SETERIKA SR141 SETTE ST142 SISTEM SURIA DAN PLANET SSP143 SKITTLE SK144 SKRIN OHP SN1145 SKRIN PUTIH SN2146 SLIDE KBSM 7.3 SD1147 SLIDE KBSM 7.5 SD2148 SOFT BOARD SB149 SPEAKER SE150 STAPLER TUGAS BERAT STB151 TALA BUNYI TB152 TANGGA MUDAH ALIH ALUMINIUM TMA153 TELESKOP TLK154 TELEVISYEN TV155 TERAS BESI TS156 TIANG BOLA BADMINTON TG1157 TIANG BOLA JARING TG2158 TIANG BOLATAMPAR TG3159 TIANG GOL BOLA SEPAK TG4160 TIANG GOL BOLA BALING TG5161 TIANG GOL HOKI TG6162 TIANG TAKRAW TG7163 TILAM TL1

164 TILAM GIMNASTIK TL2165 TOLOK HUJAN TH166 TONG AIR SULING TA167 TONG PENYEMBUR RACUN TR168 TROLLEY 3 RODA TL1169 TROLLEY 4 RODA TL2170 TROLLEY BARANG KIMIA TL3171 TROLLEY OHP TL4172 UKUR TINGGI UT173 USA WALL SKRIN WS174 WHITE BOARD WB

PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN KOD, CARA DAN CADANGAN

BIL ITEM BUTIRAN ITEM SINGKATAN ITEM

1 Nama Sekolah SK Selayang Utama SKSU

2 Bahagian / Kod Kelas Barang Pusat Sumber PSS

3 Kod Barang Televisyen TV

4 Tahun dibeli / diterima 2004 04

5 Siri Bilangan Inventori / Harta Modal

Bilangan ke 7 7

6 Tempat / Lokasi Bilik Simulasi 9

Sistem koding bagi barangan di atas boleh ditulis sebagai

SKSU / PSS / TV / 2004 / 7 / (9)