prosedur perancangan dan promosi program

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR

PROSEDUR KUALITI OPERASI

No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04

No. Keluaran : 02

PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013

Muka Surat : 1/11

1

PROSEDUR PERANCANGAN

DAN PROMOSI PROGRAM

PK.UiTM.FSSR.(O).04

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

T/tangan

Nama En. Danuri Sakijan Dr. Arba’iyah Ab Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)

Jawatan Pengerusi Misi Akademik FSSR

Timbalan Dekan FSSR (Akademik) Dekan FSSR

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 2/11

2

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan .

MUKA SURAT DIPINDA

Tarikh No. Pindaan

No. Para

Muka surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

01/09/13 02 4 5 Pindaan pada definisi Promosi.

01/09/13 02 4 5 Pindaan pada definisi Misi Akademik.

01/09/13 02 4 5 Penambahan definisi Unit Komunikasi Korporat.

01/09/13 02 5 6 Pindaan dalam format singkatan yang digunakan.

01/09/13 02 6 7 Pindaan pada tindakan JMA. 01/09/13 02 6 7 Penambahan tanggungjawab

dan tindakan Unit Komunikasi Korporat.

01/09/13 02 8 11 Penambahan jumlah lampiran: Carta Alir.

12/01/16 02 Muka

surat

hadapan

Tarikh dan Tanda tangan

digital dimasukkan


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 3/11

3

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Dokumen Rujukan 4-5

4. Definisi 5

5. Singkatan 6

6. Tanggungjawab dan Tindakan 7-10

7. Rekod Kualiti 10

8. Lampiran 11


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 4/11

4

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan dalam merancang promosi

program, menyediakan jadual promosi dan melaksanakan promosi mengikut

ketetapan yang telah diluluskan bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti Fakulti

dikenali dan dimanfaatkan oleh orang awam dalam menjalankan peranan sebagai

gerbang utama (gateway) penyebaran maklumat.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh staf Fakulti semasa merancang, menyedia dan

melaksanakan program promosi dengan menepati Sistem Pengurusan Kualiti.

3. DOKUMEN RUJUKAN

Bil

No. Rujukan

Jenis

3.1

MK.UiTM.FSSR.01

Manual Kualiti

3.2

Perkara 7.0

Pengzahiran Produk

3.2

Seksyen 7.2.1

Penentuan keperluan yang berkaitan

dengan produk


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 5/11

5

3.3

Perkara 7.2.3

Komunikasi dengan pelanggan

4. DEFINISI

4.1 Promosi :

Promosi adalah program untuk memperkenalkan misi akademik fakulti melalui

aktiviti-aktiviti seperti lawatan akademik ke sekolah, pameran, roadshow,

demonstrasi hasilan seni dan hebahan (melalui media cetak dan elektronik,

laman web, direktori, prospektus).

4.2 Misi Akademik Fakulti :

Misi Akademik Fakulti melaksanakan promosi program akademik melalui aktiviti-

aktiviti peringkat Universiti dan Kementerian Pendidikan seperti “Selangkah ke

UiTM”, “Jom masuk ‘U’” dan sesi taklimat akademik dan kerjaya secara berkala.

Selain itu, Misi Akademik Fakulti juga turut melaksanakan promosi di atas

permintaan/permohonan daripada pihak luar melalui Fakulti dengan kerjasama

pihak Galeri Seni Nur Zahirah.

4.3 Unit Komunikasi Korporat :

Unit Komunikasi Korporat membantu di dalam hal ehwal perlaksanaan program

Fakulti atas arahan Dekan fakulti khasnya dari segi hebahan maklumat.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 6/11

6

5. SINGKATAN

5.1 UiTM : Universiti Teknologi Mara

5.2 FSSR : Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka

5.3 JMA : Jawatankuasa Misi Akademik

5.4 KoKK : Koordinator Unit Komunikasi Korporat

5.5 UKK FSSR : Unit Komunikasi Korporat Fakulti Seni Lukis dan Seni

Reka

5.6 JKK : Jabatan Komunikasi Korporat

5.7 PrG : Pereka Grafik / Penolong Grafik / Pelukis Grafik

5.8 JK UKK FSSR : Ahli Jawatan Kuasa Komunikasi Korporat Fakulti Seni

Lukis dan Seni Reka


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 7/11

7

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Misi Akademik – Tanggungjawab dan Tindakan

Tanggungjawab Tindakan

JMA 1. Merancang jadual untuk melaksanakan aktiviti promosi

seperti yang ditetapkan.

2. Melaksanakan/memenuhi penjadualan promosi seperti :

a. Mengenal pasti aktiviti, tarikh, tempat dan produk yang

dipromosi bersesuaian dengan kumpulan pelanggan

sasaran melalui: agihan tugas, jadual promosi dan

jemputan/ demonstrasi dan pameran.

3. Menyediakan anggaran kos berdasarkan aktiviti yang

dirancang.

4. Menyediakan bahan-bahan promosi seperti risalah, pen dan

buku nota.

5. Mengenal pasti maklumat yang tepat dan terkini.

6. Melantik Ahli Jawatan Kuasa / petugas.

7. Menyediakan jadual bertugas.

8. Mengadakan mesyuarat dan mendapatkan pengesahan

mesyuarat serta kelulusan Dekan.

Setiausaha JMA 9. Memohon peruntukan pembelian peralatan, bahan-bahan

pameran dan sediakan borang PB, borang kenderaan,

peruntukan makan (petugas) dan TAPA (Tabung Amanah

Pelajar).

JMA

10. Menjalankan aktiviti promosi yang dirancang seperti

penyediaan booth dan peralatan.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 8/11

8

11. Melaksanakan tugas berdasarkan jadual seperti yang

ditentukan.

12. Menyediakan laporan keberkesanan hasil promosi untuk

dibentangkan dalam Mesyuarat Post-Mortem seperti berikut:

a. Semak bahan promosi yang bercetak mengikut kerepatan

maklumat dan reka bentuk.

b. Semak bahan-bahan persembahan sama ada bertepatan

dengan maklumat serta mengikut garis panduan yang

bersesuaian dengan aktiviti promosi pada masa hadapan.

c. Kenal pasti jenis-jenis aktiviti dan nilai tambah yang perlu

diberi fokus pada masa hadapan.

13. Menilai keberkesanan hasil promosi melalui petunjuk-

petunjuk perbandingan semasa promosi berjalan.

Pengerusi JMA 14. Menyediakan laporan penilaian dan membentangkan kepada

Dekan Fakulti.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 9/11

9

6.2 Unit Komunikasi Korporat

Tanggungjawab Tindakan

KoKK 1. Memantau keperluan penyelenggaraan dan penambahbaikan

laman web fakulti.

2. Mengenalpasti aktiviti promosi / program fakulti.

3. Mendapatkan maklumat aktiviti promosi / program:-

a) Aktiviti / Tarikh / Tempat / Masa

b) Konsep

c) VIP

PrG 4. Membantu dalam mereka bentuk, penyelenggaraan dan

penambahbaikan laman web fakulti.

5. Mengenalpasti keperluan khidmat rekaan grafik bagi tujuan

hebahan (Borang Khidmat Rekaan Grafik).

6. Merekabentuk bahan-bahan yang diperlukan seperti banner,

bunting, risalah, cenderahati & sijil.

7. Mendapatkan kelulusan Dekan untuk setiap rekaan yang

dicadangkan.

8. Membentangkan rekaan yang telah diluluskan oleh Dekan bagi

sebarang penambahbaikan sebelum dihebahkan melalui:-

a) Media elektronik : Laman Web Fakulti, e-mel, dsb.

b) Media cetak

KoKK 9. Mengenalpasti keperluan sidang akhbar aktiviti / program.

10. Mencadangkan cenderahati korporat fakulti.

11. Menghubungi JKK bagi tujuan sidang akhbar.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 10/11

10

12. Menyediakan kit media aktiviti / program dan menyerahkan kit

media kepada AJK yang berkenaan.

13. Mengenalpasti AJK yang ditugaskan untuk menyediakan teks

ucapan.

14. Mendapatkan, mengedit teks ucapan serta mendapatkan

kelulusan Dekan sebelum diserahkan kepada pegawai yang

bertanggungjawab:-

a) Pengerusi Aktiviti / Program

b) PA VIP

15. Menyediakan kompilasi media bercetak untuk diserahkan

kepada Pengerusi sebagai laporan akhir.

16. Menyimpan satu salinan bagi simpanan UKK.

JK KK FSSR 17. Bertindak sebagai wakil UKK di peringkat jabatan.

7.REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

7.1 Fail Pameran/ Promosi 100-FSSR (PT.8/6) 5 tahun


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 11/11

11

8. LAMPIRAN

8.1 Minit Mesyuarat Lampiran 1

8.2 Laporan Penilaian Lampiran 2

8.3 Risalah jabatan/ fakulti Lampiran 3

8.4 Carta Alir

I. Carta Alir Proses Perancangan dan

Promosi

II. Carta Alir Pelaksanaan Promosi / Publisiti

Program (Tanggungjawab Unit

Komunikasi Korporat)

III. Carta Alir Penyediaan Teks Ucapan

(Tanggungjawab Unit Komunikasi

Korporat)

IV. Carta Alir Perhubungan Awam

(Tanggungjawab Unit Komunikasi

Korporat)

V. Carta Alir Penyelenggaraan Laman Web

VI. Carta Alir Proses Bahan Bercetak

VII. Carta Alir Penyelenggaraan Cenderahati

Lampiran 4


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Lampiran 8.4.1: CARTA ALIR PROSES PERANCANGAN DAN PROMOSI

Tanggung

jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod

MULA

JMA

JMA

JMA

Penyediaan awal : Rancang aktiviti program Sediakan penjadualan, guna tenaga khidmat, alatan dan produk yang dipohon. Sediakan anggaran kos aktiviti.

Kertas kerja Kertas kerja Kertas kerja

JMA

JMA

JMA

JMA

JMA

JMA

JMA

JMA

Sediakan bahan-bahan promosi yang mencukupi. Memastikan bahan maklumat yang tepat dan mencukupi. Lantikan petugas Panggil mesyuarat. Jemput Dekan/TD untuk hadir bersama. Mohon peruntukan dan sediakan Borang Permohonan Jalankan aktiviti yang dirancang. Adakan post-mortem Laporan penilaian kepada Dekan SELESAI

Kertas kerja Kertas kerja Surat lantikan Surat jemputan & minit mesyuarat Borang Borang Permohonan Gambar Minit mesyuarat Laporan bertulis

2 minggu

2 minggu

2 minggu

7 hari

3 hari


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Lampiran 8.4.2: CARTA ALIR PELAKSAAN PROMOSI / PUBLISITI PROGRAM

(TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT)

Tanggung jawab

Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod

MULA

KoKK / JK KK FSSR

PrG

KoKK / JK KK FSSR

JKK / UP

JKK / UP

JKK / UP

JKK / UP / KoKK / JK KK FSSR

Mendapatkan maklumat dan perincian program Menentukan bahan promosi dan publisiti Mendapatkan khidmat rekaan grafik Semakan Kelulusan oleh KoKK / JK KK FSSR Membuat permohonan / menghantar rekaan dan spesifikasi Semakan Permohonan diluluskan Bahan publisiti dipamerkan dan dikumpulkan oleh JK KK FSSR bagi tujuan kompilasi SELESAI

Kertas kerja Kertas kerja Borang Khidmat Grafik FSSR Dokumen maklum balas (e-mel rasmi) Borang JKK – BPW/UiTM/JKK bil (1) 2013 / Sebut harga oleh UP Dokumen maklum balas (e-mel rasmi) dan bahan publisiti / promosi

14 hari

14 hari

7 hari

7 hari


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PENYEDIAAN TEKS UCAPAN (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT)

Tanggung


MULA

KoKK

KoKK / PTJ

KoKK

KoKK

KoKK/ JK KK FSSR

KoKK/ JK KK FSSR

Mengenalpasti & mendapatkan teks ucapan Suntingan oleh PTJ Semakan oleh KoKK Kelulusan KoKK Serahan kepada Pengerusi JK program dan PA VIP Kompilasi SELESAI

Kertas kerja Draf teks ucapan Draf teks ucapan Draf teks ucapan Draf teks ucapan

14 hari

14 hari

3 hari


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PERHUBUNGAN AWAM (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT)

Tanggung


MULA

KoKK / JKK

KoKK

Dekan / Tim. Dekan /KoKK

Dekan / Tim.

Dekan /KoKK

KoKK / JK KK FSSR

KoKK / JK KK

FSSR

Menghubungi JKK dan menyerahkan ringkasan maklumat program Menyediakan kit media Semakan Kelulusan oleh Dekan / KoKK Menyerahkan kit media kepada pihak media Kompilasi SELESAI

Dokumen rasmi (e-mel) Kit media / kertas kerrja Kit media Kit media Kit media Kit media

14 hari

14 hari

7 hari


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYELENGGARAAN LAMAN

WEB

Tanggung jawab


MULA

KoKK

KoKK / JK KK FSSR

PrG / KoKK

KoKK

PrG / KoKK/ JK KK FSSR

Pemantauan (setiap 3 bulan) Cadangan penambahbaikan Semakan (jika perlu) Kelulusan KoKK Dimuatnaik SELESAI

Website Standard Checklist / ver. 3 / 5 April 2010 Borang Khidmat Grafik FSSR Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi) Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi) Laman web

14 hari

14 hari

3 hari


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Lampiran 8.4.6: CARTA ALIR PROSES BAHAN BERCETAK

Tanggung jawab


MULA

JMA / KoKK / JK KK FSSR

UP

PrG / JK KK FSSR

UP/JMA/KoK

K/JK KK FSSR

Dekan

UP

JMA/KoKK/JK KK FSSR

Menentukan konsep / idea / isi Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan Khidmat rekaan grafik Semakan / Rundingan Kelulusan Dekan Percetakan Serahan bahan bercetak SELESAI

Kertas kerja Sebut harga Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik FSSR Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik FSSR Bahan bercetak

14 hari

14 hari

30 hari


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYEDIAAN CENDERAHATI

Tanggung jawab


MULA

KoKK / PrG

KoKK / pembekal

KoKK /

Pembekal

Dekan

Pembekal

KoKK/JK KK FSSR

Menentukan konsep / idea / isi Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan Rundingan Kelulusan oleh Dekan Proses penghasilan Serahan kepada UKK SELESAI

Lakaran /Model/Mock up Sebut harga Sebut harga & spesifikasi Surat kelulusan Borang Pembelian Borang penerimaan

30 hari

30 hari

30 hari


prosedur perancangan dan promosi program

Documents