isi kandungan - uad.uthm.edu.myuad.uthm.edu.my/v2/images/banners/manualauditdalamx.pdf ·...

ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

A PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 1. LATAR BELAKANG UNIT AUDIT DALAM 1 2. VISI DAN MISI AUDIT DALAM 1 3. FUNGSI AUDIT DALAM 2 4. OBJEKTIF UNIT AUDIT DALAM 2 5. OBJEKTIF KUALITI AUDIT DALAM 3 6. TUGAS DAN SKOP KERJA 4 7. AUTORITI BAGI JURUAUDIT DALAM 7 8. PELAKSANAAN KERJA-KERJA AUDIT 9

B KOD ETIKA 1. PENGENALAN 10 2. PRINSIP 10 2.1 Kepercayaan dan Keobjektifan 11 2.2 Profesionalisme 11 2.3 Kewibawaan 12 2.4 Disiplin Diri 13 2.5 Kerahsiaan 13 2.6 Tingkah Laku 14 2.7 Urus Tadbir Yang Baik (Good Governance) 14

C PELAKSANAAN AUDIT 1. CORAK KERJA 16 1.1 Kawalan Dalaman 16 1.2 Tadbir Urus 17 2. RANCANGAN AUDIT TAHUNAN 17 3. MEMORANDUM PERANCANGAN AUDIT (MPA) / AUDIT

PLANNING MEMORANDUM (APM) 19

3.1 Pertimbangan Perancangan 19 3.2 Objektif Tugasan Audit 19 3.3 Skop Tugasan Audit 20 3.4 Pembahagian Sumber Tugasan Audit 20 3.5 Program Tugasan Audit 20 4. PROSES AUDITAN 20 4.1 Permulaan Audit (Engagement) 20 4.2 Mesyuarat Pembukaan 21 4.3 Kerja Lapangan 21 4.4 Penyediaan Laporan Audit 22 4.5 Mesyuarat Penutupan 23 4.6 Susulan Audit 23

D DOKUMENTASI AUDIT 1. PENGENALAN 25 2. FAIL KERTAS KERJA AUDIT 25 3. PRINSIP FAIL KERTAS KERJA AUDIT 25 4. JENIS FAIL KERTAS KERJA 28 4.1 Fail Tetap 28 4.2 Fail Semasa 28

E LAMPIRAN

MANUAL AUDIT DALAM

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018

1 / 29

A. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

1. LATAR BELAKANG UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam telah diluluskan penubuhannya pada 16 Julai 2001

melalui keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Bil. 2 Tahun 2001. Unit

ini mula dianggotai pada 01 Ogos 2001 yang bertindak menjalankan

pemeriksaan audit dan penilaian bebas terhadap sistem pengurusan

kewangan, aktiviti-aktiviti atau program dan operasi di Universiti. Unit ini

akan melapor dan bertanggungjawab terus kepada Jawatankuasa Audit

dan hal-hal atau urusan yang berkaitan dengan pentadbiran adalah di

bawah kuasa Naib Canselor.

Bagi tujuan meningkatkan akauntabiliti Universiti, Jawatankuasa Audit

telah ditubuhkan pada 10 Mei 2001 seperti diputuskan dalam Mesyuarat

Lembaga Pengarah Bil. 1 Tahun 2001. Fungsi Jawatankuasa Audit antara

lain adalah mengkaji rancangan aktiviti Unit Audit Dalam serta laporan

audit dalam dan luar. Selain itu, ianya juga memperakukan tindakan-

tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah Universiti.

Carta Autoriti dan Carta Organisasi Unit Audit Dalam adalah seperti di

Lampiran 1.

2. VISI DAN MISI AUDIT DALAM

VISI:

Sebagai sumber rujukan utama kepada pihak Universiti dalam

memperolehi tuntutan kepada kawalan terbaik dalam pengurusan

kewangan, operasi dan pentadbiran.

MANUAL AUDIT DALAM



2 / 29

MISI:

Membantu pihak pengurusan Universiti meningkatkan akauntabiliti serta

kawalan pengurusan risiko yang melibatkan kewangan, organisasi,

operasi serta pematuhan undang-undang dan peraturan melalui

penyemakan dan penilaian serta mengesyorkan langkah-langkah

penambahbaikan dan pembetulan jika perlu.

3. FUNGSI AUDIT DALAM

Audit Dalaman adalah kawalan pengurusan yang berfungsi memberi

perlindungan terhadap kepentingan Universiti melalui auditan dan

penilaian bebas terhadap aktiviti-aktiviti di Universiti. Memberikan laporan

dengan syor-syor yang bertujuan untuk membaiki dan mempertingkatkan

tahap kecekapan dan keberkesanan kawalan dalaman pengurusan

kewangan, operasi serta aktiviti-aktiviti Universiti yang dijalankan.

4. OBJEKTIF UNIT AUDIT DALAM

4.1 Menentukan tatacara pengurusan dan sistem kawalan dalaman

kewangan dan operasi adalah wujud lagi berkesan serta mematuhi

undang-undang, peraturan, prosedur, dasar dan polisi yang

ditetapkan.

4.2 Menentukan pengurusan perolehan, penyelenggaraan dan

pelupusan aset Universiti dibuat dengan cekap, berekonomi dan

mematuhi peraturan, prosedur-prosedur dan garis panduan yang

ditetapkan.

MANUAL AUDIT DALAM



3 / 29

4.3 Memastikan perancangan, pelaksanaan dan pemantauan aktiviti-

aktiviti / projek dan program-program Universiti dilaksanakan

dengan cekap, berhemah dan mencapai matlamat yang ditetapkan.

4.4 Memastikan sistem maklumat berkomputer dapat berfungsi dengan

cekap dan berkesan serta mempunyai kawalan dalaman yang

mencukupi.

5. OBJEKTIF KUALITI AUDIT DALAM

5.1 Memberi perkhidmatan audit yang profesional berserta cekap, adil

dan mesra berlandaskan standard dan kod etika Audit Dalam

UTHM.

5.2 Melaksanakan analytical review terhadap Penyata Kewangan

Universiti untuk tempoh enam (6) bulan kedudukan kewangan bagi

tujuan melaporkan kedudukan dan prestasi kewangan Universiti

kepada pihak Jawatankuasa Audit Universiti.

5.3 Melaksanakan Audit Pengurusan Kewangan di semua PTj

sepertimana dalam Rancangan Audit Tahunan bagi memastikan

suasana kawalan sewajarnya wujud dalam pengurusan kewangan,

operasi dan pentadbiran di Universiti.

5.4 Melaksanakan Audit Pengurusan terhadap aktiviti / program

Universiti sepertimana dalam Rancangan Audit Tahunan bagi

memastikan ianya dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta

tiada pembaziran.

5.5 Melaksanakan Audit ICT sepertimana dalam Rancangan Audit

Tahunan bagi memastikan sistem dapat berfungsi dengan cekap

dan berkesan serta mempunyai kawalan dalaman yang mencukupi.

MANUAL AUDIT DALAM



4 / 29

5.6 Menyiapkan Laporan Audit dalam tempoh tiga (3) minggu selepas

kerja-kerja pengauditan selesai.

5.7 Membentangkan Laporan Audit ke Jawatankuasa Audit Universiti

sekurang-kurangnya 4 kali setahun bagi memastikan tindakan

segera diambil terhadap setiap kelemahan dan kesalahan

pengurusan kewangan agar kes-kes kesalahan yang berulang

menurun sekurang-kurangnya 80% di masa hadapan.

6. TUGAS DAN SKOP KERJA

6.1 Mengkaji dan menilai semula organisasi dalam tempoh tertentu

untuk mengetahui sama ada fungsi perancangan, penyeliaan,

arahan dan pengawalan berdasarkan dasar, arahan dan peraturan

telah dipatuhi serta berkesan supaya ianya dapat melahirkan mutu

perkhidmatan yang cemerlang, cekap dan berkesan.

6.2 Menentukan tatacara dan sistem kawalan dalaman pengurusan

kewangan dan operasi adalah wujud dan berkesan:

6.2.1 Mengkaji keupayaan mewujudkan struktur pengurusan,

penyediaan aliran dan proses kerja, penyeliaan secara

berterusan yang dijalankan oleh pihak pengurusan.

6.2.2 Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat dengan

menentukan:-

a) Sama ada akaun-akaun dan rekod-rekod kewangan

dan laporan aktiviti / program diselenggara dengan

lengkap dan kemas kini serta mengandungi maklumat

yang tepat dan boleh dipercayai,

MANUAL AUDIT DALAM



5 / 29

b) Kawalan-kawalan dalaman dalam penyimpanan rekod

dan pelaporan adalah mencukupi dan berkesan.

6.3 Menilai dan menentukan sejauh mana dasar, polisi-polisi,

rancangan, prosedur undang-undang, kaedah dan tatacara

pengurusan hasil dan perbelanjaan telah dipatuhi.

6.4 Menentukan sejauh mana aset Universiti diakaun, dilindungi dan

diselenggara dengan sempurna supaya mengelak daripada

kerugian dan kehilangan yang disebabkan kecurian, kebakaran,

aktiviti-aktiviti yang salah atau haram dan pendedahan semulajadi

yang merosakkan.

6.5 Menilai penjimatan, kecekapan dan keberkesanan dalam

penggunaan sumber-sumber Universiti dengan mengenal pasti

keadaan-keadaan di mana:-

a) Urusan-urusan yang membazir dan tidak menambah nilai

(non-added value)

b) Kerja-kerja tidak produktif

c) Pengurusan kakitangan yang berlebihan atau terkurang

d) Kemudahan dan peralatan tidak digunakan sepenuhnya

6.6 Memastikan aktiviti-aktiviti atau projek-projek dan program-program

Universiti dari aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan

telah dilaksanakan dengan cekap, berhemah dan berkesan dalam

mencapai objektif yang telah ditetapkan.

6.7 Memastikan perancangan, pembangunan dan pelaksanaan sistem

pengurusan berasaskan komputer mempunyai ciri-ciri kawalan, ciri-

ciri ketepatan dan keupayaan merekod dokumentasi supaya sistem

yang beroperasi berupaya membantu Universiti mencapai

matlamat dan objektif.

MANUAL AUDIT DALAM



6 / 29

6.8 Memastikan setiap perancangan, keputusan dan tindakan oleh

pihak pengurusan yang melibatkan kepentingan Universiti telah

mengambil kira pandangan audit.

6.9 Mengemukakan Rancangan Audit Tahunan dan program audit

kepada Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dan kelulusan.

a) Ketua Audit Dalam bertanggungjawab menyedia dan

mengemukakan Rancangan Audit Tahunan, perancangan

belanjawan dan sumber manusia (man-days) seperti di

Lampiran 2 kepada JKA sekurang-kurangnya sekali setahun

untuk semakan dan kelulusan.

b) Jadual Rancangan Audit Tahunan hendaklah disediakan

berasaskan keutamaan audit universe menggunakan

kaedah berasaskan risiko termasuk input daripada

Pengurusan Universiti dan JKA.

c) Sebarang perubahan yang ketara daripada jadual yang telah

diluluskan perlu dimaklumkan kepada JKA dan Pengurusan

UTHM menerusi laporan status semasa aktiviti secara

berkala.

6.10 Menyediakan Laporan Audit selepas selesai sesuatu pengauditan.

Laporan ini akan diedarkan kepada mereka yang berkaitan

termasuk Pengurusan UTHM untuk makluman, pertimbangan,

tindakan pembetulan dan penambahbaikan.

6.11 Mengemukakan dan membentangkan Laporan secara berkala

kepada Jawatankuasa Audit yang meliputi perkara-perkara berikut:-

a) Mengemukakan laporan terhadap penemuan audit yang

penting serta syor dan pandangan untuk pembaikan atau

peningkatan dan menambah nilai.

MANUAL AUDIT DALAM



7 / 29

b) Tindakan susulan telah diambil di atas penemuan-penemuan

audit yang penting.

c) Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil

daripada tindakan audit.

d) Penyelaras Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelak

pertindihan.

e) Perancangan kerja-kerja audit.

f) Halangan-halangan yang dihadapi dalam melaksanakan

auditan.

7.0 AUTORITI BAGI JURUAUDIT DALAM

Autoriti adalah penting bagi membolehkan Juruaudit Dalam melaksanakan

tugas dengan cekap dan berkesan dan ianya perlu diberi keprihatinan

oleh pihak yang berkenaan:

7.1 Pihak berkuasa Universiti memberi kuasa kepada Juruaudit Dalam

untuk menjalankan apa-apa siasatan pemeriksaan atau

pengauditan bagi pihaknya dan melaporkan tentang siasatan

pemeriksaan atau pengauditan tersebut.

7.2 Pihak Juruaudit Dalam boleh meminta mana-mana pegawai

Universiti memberikan apa-apa penjelasan dan keterangan yang

dikehendaki untuk membolehkannya melaksanakan kewajipan-

kewajipan dengan wajar dan saksama.

7.3 Tiap-tiap pegawai Universiti yang diminta memberi penjelasan dan

keterangan adalah bertanggungjawab untuk memberi kerjasama

yang mantap dan meyakinkan pihak Juruaudit Dalam.

MANUAL AUDIT DALAM



8 / 29

7.4 Pihak Juruaudit Dalam boleh mendapatkan nasihat dan panduan

daripada seseorang pegawai atau mana-mana pakar-rujuk

mengenai perkara-perkara yang meliputi bidang atau skop yang

diaudit.

7.5 Jika pada bila-bila masa ternyata kepada pihak Juruaudit Dalam

bahawa apa-apa luar aturan yang serius telah berlaku dalam

perakaunan, penjagaan wang awam, aset, stor dan pengurusan

lain-lain sumber-sumber di bawah auditannya, dia hendaklah

dengan serta merta membawa perkara itu kepada pengetahuan

Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit Universiti.

7.6 Pihak Juruaudit Dalam, dalam apa-apa laporan yang dikemukakan,

boleh membuat syor dan boleh secara umum mengulas tentang

semua perkara berhubung dengan akaun-akaun, wang, aset, stor,

pengurusan sumber-sumber lain dan sebagainya.

7.7 Pihak Juruaudit Dalam hendaklah bebas sepenuhnya untuk

melaksanakan tugas-tugas berikut:

a) Mengkaji dan menilai kesempurnaan amalan, pemakaian

dan penggunaan prinsip perakaunan dan kawalannya yang

berkesan pada kos yang munasabah.

b) Menentukan setakat mana polisi-polisi, rancangan,

prosedur, undang-undang dan peraturan telah dipatuhi.

c) Memastikan semua aset Universiti diakaun, dikawal, dijaga,

dilupus dengan sistematik dan sempurna.

d) Menilai keberkesanan, kecekapan, efisien, ekonomi ke atas

penggunaan sumber-sumber.

e) Menilai tahap pencapaian objektif dan matlamat pengurusan

ke atas program dan aktiviti fakulti / jabatan / unit seperti

yang dirancangkan.

MANUAL AUDIT DALAM



9 / 29

8.0 PELAKSANAAN KERJA-KERJA AUDIT

Kerja-kerja audit hendaklah terdiri daripada perancangan, pemeriksaan,

penilaian maklumat, pelaporan hasil auditan dan tindakan susulan.

8.1 Kerja-kerja audit mestilah dirancang dengan teliti dan secukupnya.

8.2 Kaedah-kaedah yang sesuai hendaklah ditentukan bagi setiap

audit atau kaji semula bagi membolehkan pencapaian objektifnya.

8.3 Maklumat yang mencukupi mestilah dikumpul, dianalisis dan

ditafsirkan dengan betul dan seterusnya didokumentasikan untuk

menyokong kesimpulan audit.

8.4 Hasil audit hendaklah dilaporkan dengan secukupnya serta

lengkap.

8.5 Laporan audit hendaklah disusuli bagi memastikan ianya telah

diberi pertimbangan dan tindakan sewajarnya.

MANUAL AUDIT DALAM



10 / 29

B. KOD ETIKA

1. PENGENALAN

1.1 Tujuan Kod Etika adalah untuk menggalakkan satu budaya yang

beretika dalam profesion audit dalam.

1.2 Audit dalam merupakan satu fungsi bebas yang memberi kepastian

dan khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai

dan meningkatkan tahap operasi sesebuah organisasi. Ia

membantu sesebuah organisasi mencapai matlamatnya melalui

satu pendekatan yang sistematik dan berdisplin untuk menilai dan

memperbaiki keberkesanan kawalan dan proses tadbir urus.

1.3 Kod etika adalah perlu dan sesuai untuk profesion audit dalam di

mana Juruaudit Dalam, diamanahkan memberi kepastian yang

objektif berkaitan dengan kawalan dan tadbir urus. Kod Etika

merangkumi definisi audit dalam seperti tersebut di atas dan dua

komponen penting lagi seperti berikut:

a) prinsip yang relevan kepada profesion Juruaudit Dalam UTHM

dan amalan audit dalam; dan

b) peraturan tingkah laku yang menerangkan norma kelakuan

yang diharapkan daripada Juruaudit Dalam UTHM. Peraturan

ini membantu menginterpretasikan prinsip dalam bentuk amalan

dan bertujuan sebagai panduan tingkah laku beretika kepada

Juruaudit Dalam UTHM.

2. PRINSIP

Juruaudit Dalam UTHM diharapkan menggunakan dan mempertahankan

prinsip-prinsip berikut:

MANUAL AUDIT DALAM



11 / 29

2.1 Kepercayaan dan Keobjektifan

a) Juruaudit Dalam UTHM hendaklah meyakinkan semua pihak

bahawa mereka boleh dipercayai dalam melaksanakan

kewajipan pengauditan.

b) Juruaudit Dalam UTHM mestilah mempunyai tahap integriti

yang tinggi dan nilai-nilai kejujuran, keikhlasan dan

keluhuran dalam semua urusan supaya penilaian dan

pandangan audit diterima dan diyakini pada semua

peringkat pengurusan.

c) Juruaudit Dalam UTHM dibenarkan memberi nasihat atau

khidmat bantuan dan nasihat yang tidak boleh bercanggah

dengan peraturan Universiti dan mengelak dari

perbincangan dan mempersoal / mengkritik polisi kerajaan.

d) Juruaudit Dalam UTHM tidak boleh menggunakan

kedudukan rasminya untuk kepentingan peribadi serta

mengkompromi kepentingan dan kebebasannya sebagai

Juruaudit Dalam. Perhubungan yang boleh menimbulkan

risiko dan keraguan terhadap integriti dan kebebasannya

hendaklah dielakkan.

2.2 Profesionalisme

a) Juruaudit Dalam UTHM bertanggungjawab untuk

berkelakuan secara profesional pada setiap masa dan

mengekalkan standard profesional yang tinggi dalam

menjalankan tugas dan melaporkan penemuan audit.

MANUAL AUDIT DALAM



12 / 29

b) Juruaudit Dalam UTHM juga hendaklah bebas, adil dan

saksama dalam menjalankan kewajipan mereka tanpa ada

unsur-unsur kepentingan peribadi serta pengaruh daripada

pihak luar. Pendapat beliau adalah berasaskan bukti sahih

yang diperolehi melalui kaedah-kaedah pengauditan yang

profesional.

c) Menggunakan hemat yang munasabah bagi mendapatkan

cukup fakta sebagai bukti bagi menyokong kesimpulan yang

diperolehi dan dalam membuat laporan hendaklah

mendedahkan fakta-fakta penting yang diketahui.

2.3 Kewibawaan

a) Juruaudit Dalam UTHM perlu mengamalkan due

professional care dalam menjalankan tugas dan penyediaan

laporan audit. Beliau perlu mengetahui dan mematuhi

standard pengauditan dan perakaunan serta prosedur

pengurusan kewangan.

b) Juruaudit Dalam UTHM perlu peka dan mengikuti

perkembangan serta perubahan semasa dalam piawaian

pengauditan, perakaunan, pengurusan dan teknologi

maklumat, bertujuan untuk meningkatkan tahap kompetensi

dalam bidang pengauditan.

c) Juruaudit Dalam UTHM hendaklah berusaha meningkatkan

kemahiran dan pengetahuan secara berterusan selaras

dengan keperluan dan perkembangan semasa.

MANUAL AUDIT DALAM



13 / 29

2.4 Disiplin Diri

a) Juruaudit Dalam UTHM perlu mempunyai tahap disiplin diri

yang tinggi bagi mencerminkan keperibadian sebagai

seorang yang profesional. Penerapan nilai-nilai murni pada

diri dengan mengamalkan budaya bersyukur,

bertanggungjawab, bersabar dan bersederhana serta

menghindarkan diri daripada perilaku yang boleh

menjejaskan imej dan nama baik profesion audit.

b) Juruaudit Dalam UTHM perlu mematuhi arahan-arahan

kerajaan untuk penjawat awam seperti arahan-arahan

pentadbiran serta etika berpakaian, prosedur, protokol dan

juga perlu mengaplikasikan prinsip-prinsip yang terkandung

dalam Rukun Negara apabila bergaul dan berurusan.

2.5 Kerahsiaan

a) Juruaudit Dalam UTHM tidak boleh mendedahkan semua

maklumat yang diperolehi hasil daripada pengauditan yang

dijalankan kepada mana-mana pihak yang tidak berkaitan

sama ada secara lisan atau bertulis kecuali atas arahan

Pihak Berkuasa Universiti. Semua sumber maklumat yang

diperolehi hendaklah dikendalikan dengan penuh

kerahsiaan.

b) Juruaudit Dalam UTHM perlu berhati-hati dalam

menggunakan maklumat yang telah diperolehi semasa

melaksanakan tugas-tugas dan tidak menggunakan

maklumat terperingkat untuk sebarang faedah

MANUAL AUDIT DALAM



14 / 29

persendirian atau dengan cara apa sekalipun yang diketahui

akan menjejaskan kepentingan dan nama baik Universiti.

2.6 Tingkah Laku

a) Juruaudit Dalam UTHM mempunyai tanggungjawab untuk

mematuhi standard tingkah laku yang mulia, bersih dan

amanah dalam perhubungannya dengan auditi. Bagi

mengekalkan keyakinan auditi, tingkah laku ini hendaklah

sentiasa terkawal dan utuh.

b) Keutuhan memerlukan Juruaudit Dalam UTHM menghayati

prinsip keadilan dan kebenaran. Ia juga menuntut Juruaudit

Dalaman berpegang kepada prinsip objektiviti, mematuhi

standard tingkah laku profesional, membuat keputusan

berasaskan prinsip profesional dalam menjalankan tugas.

c) Juruaudit Dalam UTHM adalah dilarang sama sekali

daripada melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti yang

bercanggah dengan peraturan Kerajaan dan boleh

mendatangkan kesan negatif kepada Unit Audit Dalam,

UTHM dan negara.

2.7 Urus Tadbir Yang Baik (Good Governance)

a) Juruaudit Dalam UTHM perlu mematuhi keperluan dan

ketetapan yang digariskan dalam International Professional

Practice Framework (IPPF) melalui penyediaan dokumen-

dokumen berkaitan dan pelaksanaan amalan Atribute and

Performance Standard yang digariskan dalam IPPF.

MANUAL AUDIT DALAM



15 / 29

b) Juruaudit Dalam UTHM perlu mengamalkan urus tadbir yang

baik dalam pelaksanaan audit dan melakukan Quality

Assurance and Improvement Programme yang digariskan

dalam IIAM Standards seperti berikut:-

i) penilaian kendiri (internal assessment) yang berterusan

dan berkala,

ii) peer review antara Universiti Awam yang dilaksanakan

oleh Biro Pemantapan Kualiti; dan

iii) penilaian luaran (external assessment) oleh IIAM.

c) Juruaudit Dalam UTHM perlu memastikan garis panduan

penyediaan QAR yang meliputi dokumentasi pentadbiran

dan pelaksanaan aktiviti audit dalaman menepati standard

yang ditetapkan dalam IPPF merangkumi 4 aspek utama

iaitu governan, staf, pengurusan dan proses.

d) Juruaudit Dalam UTHM bertanggungjawab mematuhi segala

proses kawalan kualiti yang digariskan dalam Manual Audit,

Unit Audit Dalam UTHM bagi menghasilkan pelaporan audit

yang berkualiti dan memenuhi Standard Pengauditan

Antarabangsa.

MANUAL AUDIT DALAM



16 / 29

C. PELAKSANAAN AUDIT

1. CORAK KERJA

Aktiviti audit dalam menilai dan menyumbangkan kepada

penambahbaikan sistem kawalan dan tadbir urus.

1.1 Kawalan Dalaman

Aktiviti audit dalam hendaklah membantu organisasi dalam

menyelenggara kawalan yang berkesan dengan menilai

keberkesanan dan kecekapan serta menggalakkan

penambahbaikan yang berterusan.

a) Aktiviti audit dalam hendaklah menilai kesempurnaan dan

keberkesanan kawalan berkaitan dengan sistem-sistem

tadbir urus, operasi dan maklumat organisasi. Ini harus

termasuk:

i) kebolehpercayaan dan integriti maklumat kewangan dan

operasi;

ii) keberkesanan dan kecekapan operasi;

iii) perlindungan aset; dan

iv) pematuhan kepada segala dasar, undang-undang,

peraturan dan arahan yang berkuatkuasa.

b) Juruaudit hendaklah menentukan setakat mana matlamat

utama dan objektif bagi program serta operasi telah

ditetapkan supaya selaras dengan keperluan organisasi.

c) Juruaudit hendaklah mengkaji semula operasi dan program

untuk menentukan setakat mana pencapaiannya.

MANUAL AUDIT DALAM



17 / 29

Pencapaian tersebut hendaklah konsisten dengan matlamat

utama dan objektif yang ditetapkan. Kajian semula ini dapat

menentukan sama ada operasi dan program dilaksanakan

seperti yang dihasratkan.

d) Kriteria yang mencukupi diperlukan untuk menilai kawalan.

Juruaudit hendaklah menentukan setakat mana pihak

pengurusan telah menetapkan kriteria yang mencukupi

untuk memastikan objektif dan matlamat utama telah pun

tercapai.

1.2 Tadbir Urus

a) Aktiviti audit dalam hendaklah menyumbangkan kepada

proses tadbir urus organisasi dengan menilai dan

memperbaiki proses ini melalui mana:

i) nilai dan matlamat utama ditetapkan dan

dikomunikasikan;

ii) pencapaian matlamat utama dipantau;

iii) akauntabiliti terjamin; dan

iv) nilai dilindungi.

b) Juruaudit hendaklah mengkaji semula operasi dan program

supaya selaras dengan matlamat utama organisasi.

2.0 RANCANGAN AUDIT TAHUNAN

2.1 Ketua Audit Dalam akan menyediakan jadual rancangan audit

iaitu Rancangan Audit Tahunan. Tajuk audit yang dirancang

dipilih boleh dikaitkan dengan Pusat Tanggungjawab atau entiti

MANUAL AUDIT DALAM



18 / 29

yang tertentu atau ke atas proses atau aktiviti yang dijalankan

oleh beberapa PTj atau entiti.

2.2 Rancangan audit yang disediakan adalah menggunakan

pendekatan berasaskan risiko. Unit Audit Dalam menganalisa

risiko terhadap 11 aktiviti utama dengan mengambil kira situasi

atau suasana dan kedudukan pentadbiran serta kewangan di

UTHM. Aktiviti utama / auditable area yang telah dikenal pasti iaitu

penjanaan pendapatan, penyelidikan, pengurusan pelajar,

penerbitan, pengurusan ICT, perolehan, pengurusan kontrak,

pengurusan sumber manusia, pengurusan aset dan fasiliti,

pengurusan akademik dan perancangan strategik.

2.3 Penyediaan RBIA ini berdasarkan kepada 4 risk factors dalam

pengauditan dengan diberikan jumlah weightage tertentu meliputi

aspek strategik (20%), operasi (30%), kewangan (30%) dan

pematuhan (20%).

2.4 Penentuan tahap risiko pula ditentukan dari segi impact dan

likelihood ianya berlaku di mana kedudukan risikonya dapat dikenal

pasti sepertimana di Risk Matrix sama ada low, moderate, high

atau very high.

2.5 Rancangan Audit Tahunan disediakan secara tahunan oleh Ketua

Audit Dalam dan kemudian akan dibentangkan di Mesyuarat

Jawatankuasa Audit untuk kelulusan. Rancangan Audit yang telah

diluluskan akan dilaksanakan pada tahun kewangan berikutnya.

Unit Audit Dalam boleh membuat lain-lain audit di luar rancangan

yang telah diluluskan mengikut pertimbangan Ketua Audit Dalam

atau atas permintaan pihak pengurusan tertinggi atau Naib

Canselor. Namun begitu, ianya perlu terlebih dahulu mendapat

kelulusan daripada Jawatankuasa Audit.

MANUAL AUDIT DALAM



19 / 29

3.0 MEMORANDUM PERANCANGAN AUDIT (MPA) / AUDIT PLANNING

MEMORANDUM (APM)

Juruaudit hendaklah menyediakan dan merekod satu rancangan untuk

setiap tugasan audit.

3.1 Pertimbangan Perancangan

Dalam merancang tugasan audit, juruaudit hendaklah

menimbangkan:

a) Objektif aktiviti yang akan dikaji dan sejauh mana aktiviti itu

berkesan dan efisien.

b) Kesempurnaan dan keberkesanan sistem kawalan bagi

sesuatu aktiviti dibanding dengan rangka kerja atau model

kawalan yang relevan; dan

c) Peluang untuk melakukan penambahbaikan yang signifikan

terhadap sistem kawalan sesuatu aktiviti.

3.2 Objektif Tugasan Audit

Objektif tugasan audit hendaklah menyentuh tentang risiko,

kawalan dan proses tadbir urus berhubung dengan aktiviti yang

dikaji semula. Semasa merancang tugasan audit, juruaudit

hendaklah mengenal pasti dan menilai risiko yang relevan kepada

aktiviti yang dikaji semula. Objektif tugasan audit hendaklah

mencerminkan hasil penilaian risiko.

MANUAL AUDIT DALAM



20 / 29

3.3 Skop Tugasan Audit

Skop yang ditetapkan hendaklah mencukupi untuk memenuhi

objektif tugasan audit. Antara lain, ia hendaklah mengambil kira

sistem, rekod, staf dan aset yang relevan.

3.4 Pembahagian Sumber Tugasan Audit

Juruaudit hendaklah menentukan sumber yang sesuai untuk

mencapai objektif tugasan audit. Tenaga kerja hendaklah

berasaskan penilaian ke atas corak dan kompleksiti setiap tugasan

audit, kekangan masa dan sumber yang sedia ada.

3.5 Program Tugasan Audit

Juruaudit hendaklah menyediakan program kerja untuk mencapai

objektif tugasan audit. Program kerja yang telah diluluskan perlu

menetapkan prosedur untuk mengenal pasti, menganalisis, menilai

dan merekod maklumat yang diperolehi semasa pelaksanaan

tugasan audit.

4.0 PROSES AUDITAN

4.1 Permulaan Audit (Engagement)

Sesuatu pengauditan bermula dengan surat pelaksanaan audit

(engagement letter). Ketua Pusat Tanggungjawab yang akan

diaudit akan dimaklumkan secara bertulis sebelum sesuatu

pengauditan dimulakan. Walau bagaimanapun, ini adalah tidak

terpakai untuk audit penyiasatan / khas atau pemeriksaan

mengejut.

MANUAL AUDIT DALAM



21 / 29

4.2 Mesyuarat Pembukaan

a) Mesyuarat pembukaan diadakan dengan pihak

Pengurusan PTj yang telah dipilih untuk diaudit. Mesyuarat

adalah untuk membincangkan tujuan, objektif dan skop

audit yang akan dijalankan termasuk tarikh mula audit dan

jangkaan tarikh tamat.

b) Mesyuarat ini juga boleh membincangkan maklum balas

daripada auditi sekiranya terdapat perkara-perkara yang

difikirkan perlu diberi perhatian atau kemungkinan terdapat

kelemahan ke atas kawalan dalaman sedia ada.

Format Agenda Perbincangan adalah seperti di Lampiran

3.

4.3 Kerja Lapangan

a) Kerja lapangan akan cuba mendapatkan bukti-bukti

pengauditan untuk memenuhi objektif pengauditan yang

telah dikenal pasti. Kerja lapangan akan dilakukan oleh

kumpulan Juruaudit yang terdiri daripada Juruaudit (Ketua

Kumpulan) dan dibantu oleh Penolong Juruaudit dan

Pembantu Akauntan. Komposisi kumpulan Juruaudit

tertakluk kepada keluasan skop dan juga kompleksiti

pengauditan yang akan dilakukan.

b) Kerja lapangan akan membuat pengesahan ke atas kawalan

dalaman yang telah diwujudkan melalui ujian transaksi ke

atas dokumen sokongan yang dipilih secara rawak,

pemerhatian dan juga perbincangan dengan staf utama.

c) Sekiranya terdapat penemuan yang kritikal dan perlu diambil

tindakan segera, hasil pemerhatian akan dibincangkan

MANUAL AUDIT DALAM



22 / 29

bersama wakil pengurusan auditi yang bertanggungjawab.

Jika terdapat pecah amanah ianya perlu dilaporkan segera

kepada Naib Canselor.

4.4 Penyediaan Laporan Audit

a) Laporan audit merupakan kesimpulan ke atas kerja-kerja

pengauditan yang telah dijalankan dan menunjukkan

penemuan-penemuan audit yang perlu diambil perhatian

berserta bukti-bukti yang menyokong penemuan tersebut.

Laporan ini juga akan menyatakan syor dan cadangan

penambahbaikan.

b) Laporan Penuh ini akan dihantar kepada Ketua PTj

supaya dapat memberikan maklum balas terhadap teguran

atau isu yang dibangkitkan.

c) Ringkasan Eksekutif akan disediakan dan bersama-sama

laporan penuh akan dibentangkan dalam Mesyuarat Exit

yang dipengerusikan oleh Naib Canselor dan turut dihadiri

sama oleh Ketua PTj dan staf yang berkaitan.

d) Hasil dari keputusan Mesyuarat Exit dan maklum balas

tersebut akan diambil kira dalam Laporan Akhir bagi tujuan

untuk dibentangkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Audit.

Salinan Laporan Akhir akan diedarkan ke PTj yang

berkaitan.

e) Sekiranya berlaku sebarang kesilapan atau ketinggalan

(error or omission) di dalam laporan audit yang telah

dikemukakan kepada pihak yang menerima laporan, sebaik

sahaja kesilapan atau ketinggalan itu ditemui atau dikenal

MANUAL AUDIT DALAM



23 / 29

pasti, Unit Audit Dalam akan memaklumkan kesilapan atau

ketinggalan berkenaan melalui surat kepada pihak

berkenaan. Pembetulan akan dibuat dan penggantian

laporan baru hanya pada muka surat yang berkaitan.

4.5 Mesyuarat Penutupan

a) Mesyuarat Pra-Pembentangan Laporan Audit (Pre-Exit)

diadakan selepas selesai sesuatu pengauditan dan

membincangkan hasil penemuan audit yang telah ditemui

sepanjang pengauditan dijalankan.

b) Satu Mesyuarat Penutupan (Exit) dijalankan di mana akan

dipengerusikan oleh Naib Canselor dan dihadiri oleh Ketua

Audit Dalam, staf audit yang terlibat, Ketua Pusat

Tanggungjawab yang berkaitan, Bendahari, Penasihat

Undang-undang dan lain-lain pegawai yang berkaitan

dengan pengauditan tersebut.

c) Mesyuarat Exit memberikan peluang untuk menyelesaikan

persoalan-persoalan ke atas isu dibangkitkan dan juga

untuk mendapatkan kepastian sebelum Laporan Akhir

disediakan.

d) Hasil perbincangan diminitkan dan diedarkan kepada ahli

mesyuarat dan pihak yang berkenaan.

4.6 Susulan Audit a) Semua penemuan audit yang memerlukan tindakan

pembetulan dan tindakan penambahbaikan yang telah

dipersetujui untuk dilaksanakan perlu dibuat susulan. Ini

MANUAL AUDIT DALAM



24 / 29

bagi memastikan pengurusan auditi telah mengambil

tindakan ke atas semua isu yang telah dibangkitkan.

b) Semakan ini perlu dilaksanakan sejurus selepas tarikh atau

tempoh akhir mengambil tindakan yang telah dipersetujui

oleh pengurusan auditi dalam Mesyuarat Exit dan

Mesyuarat Jawatankuasa Audit.

c) Juruaudit akan menilai keberkesanan tindakan yang telah

diambil oleh auditi. Jika perkara tersebut tidak dibuat

dengan betul seperti mana yang sepatutnya dan bukan

atas alasan kekangan sumber atau ketidaksesuaian

tindakan yang diambil atau lain-lain perkara di luar

jangkaan, maka ianya akan dilaporkan semula ke

Jawatankuasa Audit.

d) Hasil laporan audit susulan akan dikemukakan kepada

Ketua Pusat Tanggungjawab yang berkaitan. Ketua Audit

Dalam akan menyediakan laporan perkara-perkara yang

masih belum diambil tindakan untuk dibentangkan ke

Mesyuarat Jawatankuasa Audit. Laporan ini akan

menyenaraikan isu yang belum diambil tindakan dan

cadangan penambahbaikan yang perlu diambil tindakan

oleh pihak auditi.

Prosedur terperinci dan carta alir mengenai pelaksanaan audit

adalah seperti di Lampiran 4.

MANUAL AUDIT DALAM



25 / 29

D. DOKUMENTASI AUDIT 1. PENGENALAN

Dokumentasi adalah satu kaedah komunikasi di dalam Unit Audit Dalam

dan di antara Unit tersebut dengan pihak lain. Ia juga merupakan rekod

bukti kerja yang dijalankan dan penemuan audit bagi menyokong

kesimpulan dan syor audit. Rujukan silang dan indeks adalah mustahak

bagi memudahkan rujukan dokumentasi.

2. FAIL KERTAS KERJA AUDIT

Fail kertas kerja audit perlu digunakan untuk:

a) merekod objektif, skop pengauditan dan aktiviti audit;

b) menggalak pendekatan yang berkaedah terhadap kerja dan

membantu Juruaudit menyusun kerjanya;

c) menyokong kesimpulan Juruaudit;

d) membolehkan Juruaudit dan Ketua Audit Dalam untuk menyemak

semula kesempurnaan sesuatu audit dan standard kerja; dan

e) memberi maklumat bagi pengauditan lanjut.

3. PRINSIP FAIL KERTAS KERJA AUDIT

3.1 Berikut adalah prinsip umum berkaitan dengan Fail Kertas Kerja

Audit.

a) Konsistensi dan Keseragaman

Setiap dokumentasi audit perlu konsisten dan seragam, dari

segi format, amalan dan prosedur. Keseragaman memberi

pemahaman yang jelas serta kesinambungan, meningkatkan

MANUAL AUDIT DALAM



26 / 29

kecekapan dalam penyediaan dan semakan semula kerja

serta membantu mengagihkan tugas. Bagaimanapun,

penggunaan format kertas kerja yang standard tidak

seharusnya menghadkan pendekatan yang diterima pakai

oleh Juruaudit.

b) Ketepatan dan Penjadualan Masa

Kegagalan untuk menyimpan rekod audit yang tepat akan

menjejaskan nilai pengauditan. Rekod perlu menunjukkan

dengan tepat apa yang perlu dibuat, apa kesimpulan yang

dicapai dan sebabnya, serta bagaimana ia memenuhi

objektif audit. Kertas kerja hendaklah disediakan pada setiap

pengauditan.

c) Kejelasan dan Kepadatan

Bahasa dan format perlu dalam bentuk yang membolehkan

pembaca mudah memahami maksud maklumat yang

disampaikan dengan jelas.

d) Kesempurnaan

Kertas kerja hendaklah cukup terperinci untuk menunjukkan

tindakan yang telah diambil dari mula hingga akhir supaya

setiap langkah dalam pengauditan dapat dikenal pasti dan

difahami.

MANUAL AUDIT DALAM



27 / 29

e) Pengarangan dan Penyeliaan

Nama penyedia dan tarikh penyediaan setiap dokumen audit

hendaklah dicatat. Ruang juga hendaklah disediakan untuk

merekod semakan semula oleh penyelia.

f) Penyusunan

Kertas kerja audit perlu disusun supaya membolehkan

proses logikal pemikiran atau tindakan susulan diambil.

Indeks dan rujukan silang hendaklah digunakan untuk

memudahkan rujukan kepada kertas kerja.

g) Semakan Semula

Dokumentasi perlu disemak semula oleh penyelia dan

semakan semula tersebut perlu direkodkan dengan jelasnya.

Penyelia hendaklah memastikan dokumentasi adalah

mencukupi bagi memenuhi objektif audit serta pendapat dan

kesimpulan disokong oleh rekod mengenai bukti audit.

h) Kerahsiaan dan Keselamatan

Juruaudit perlu memberi perhatian yang khusus mengenai

kerahsiaan dan keselamatan dokumentasi serta memastikan

selenggaraannya mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972 dan

peraturan Kerajaan yang lain.

MANUAL AUDIT DALAM



28 / 29

4. JENIS FAIL KERTAS KERJA

4.1 Fail Tetap

Fail tetap mengandungi maklumat / dokumen yang relevan dan

surat-menyurat dan laporan audit yang lalu. Kandungannya perlu

disemak semula pada permulaan setiap pengauditan bagi tujuan

rujukan isu dan masalah bagi tujuan rujukan dan pengesahan audit

yang akan dilaksanakan. Kandungannya boleh meliputi:

a) Akta / Enakmen, dasar-dasar, peraturan-peraturan dan

prosedur-prosedur;

b) carta-carta organisasi;

c) deskripsi fungsi-fungsi;

d) senarai jabatan / bahagian / unit;

e) salinan dokumen-dokumen dan minit mesyuarat ;

f) laporan-laporan audit yang lalu, laporan audit susulan untuk

rujukan pengauditan; dan

g) laporan-laporan lain mengenai PTj yang berkaitan.

4.2 Fail Semasa

Fail Semasa mengandungi maklumat / dokumen yang spesifik dan

relevan dengan sesuatu pengauditan yang dijalankan. Salinan

dokumen mungkin diperolehi daripada fail tetap. Kandungannya

adalah meliputi perkara berikut:

a) Laporan Audit;

b) Penemuan Audit Terdahulu;

MANUAL AUDIT DALAM



29 / 29

c) Pelan Pelaksanaan Audit;

d) Analisis Audit;

e) Surat / Borang;

f) Peraturan / Garis panduan;

g) Dokumen Sokongan dan Bukti Audit;

Indeks Fail Kertas Kerja Audit adalah seperti di Lampiran 5.

Lampiran 1

CARTA AUTORITI

Unit Audit Dalam

Jawatankuasa

Audit

Lembaga Pengarah Universiti

Canselor

Naib Canselor

CARTA ORGANISASI

SEKSYEN PENTADBIRAN

ROSLAN BIN MD. TAHA

KETUA AUDIT DALAM - W52

SEKSYEN AUDIT KEWANGAN

JURUAUDIT KANAN - W44

JURUAUDIT - W41

SEKSYEN AUDIT PENGURUSAN

NORLINDA BT. JAMAL

NORADZUANA BT. SAMIRAN

PENOLONG JURUAUDIT KANAN – W32

PEMBANTU AKAUNTAN KANAN

-W22

PEMBANTU AKAUNTAN - W19

PEMBANTU TADBIR (P/O) KANAN -

N22



NOREEN BT. SUKIMIN

NORIZAN BT. OTHMAN

MUSLIMAH BT. MUSTAJAB

MARHALIM BIN MARINO

RIZAL BIN HASHIM

YASMIN BT. BAJURI

PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT KANAN - F44

SAHIZAN BIN MOHD SAGI

SEKSYEN AUDIT ICT & KHAS

NORHIDAYAH BT. MOKHTAR

JURUAUDIT - W41 JURUAUDIT - W41

PEMBANTU TADBIR (P/O) - N19

AZLIN BT. ABD WAHAB

PEMBANTU AKAUNTAN KANAN -

W22

Lampiran 2

JADUAL PENGIRAAN (MAN-DAYS) PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT TAHUN _______

Aktiviti Bulan Hari

Bekerja Peruntukan Kewangan

Tindakan J F M A M J J O S O N D

1. PENTADBIRAN

1.1 Rancangan Program Audit Tahunan

3

Mengikut keperluan

W52, F44, W44, W41, W32, W22,

W19, N22 dan N19

1.2 Rancangan Audit (APM) dan Overview

10

1.3 Laporan Audit Dalam dan Kertas Kerja

10

1.4 Mesyuarat Exit Meeting dan Jawatankuasa Audit

11

1.5 Program Latihan Staf 7

1.6 Lain-lain Mesyuarat / Tugasan Adhoc Dalam & Luar Universiti

12

Jumlah 53

Aktiviti Bulan Hari



2. AUDIT PENGURUSAN / KEWANGAN / ICT DAN KHAS

a. Auditan _____________

Mengikut keperluan

W52, F44, W44, W41, W32,

W22 dan W19

b. Auditan _____________

c. Auditan _____________

d. Auditan _____________

Jumlah 160

Nota : Bilangan auditan adalah tertakluk kepada keputusan Jawatankuasa Audit UTHM

Aktiviti Bulan Hari



3. AUDIT SUSULAN - PENGURUSAN / KEWANGAN / ICT DAN KHAS

a. Auditan _____________

Mengikut keperluan

W52, F44, W44, W41, W32,

W22 dan W19

b. Auditan _____________

c. Auditan _____________

d. Auditan _____________

e. Auditan _____________

Jumlah 10

Nota : Bilangan auditan adalah mengikut jumlah pengauditan yang telah dijalankan. RINGKASAN HARI BEKERJA (MAN-DAYS) :- HARI BEKERJA : 265 Hari

CUTI UMUM : (14 Hari)

CUTI REHAT : (20 Hari)

CUTI SAKIT : ( 8 Hari)

-------------

223 Hari

=======

TUGAS AUDITAN & SUSULAN : 170 Hari

TUGAS PENTADBIRAN : 53 Hari

-------------- 223 Hari

========

Lampiran 3

AGENDA PERBINCANGAN

AUDIT ENTRANCE

PERKARA :

PTJ :

TARIKH/ HARI :

TEMPAT :

A. PENDAHULUAN

Penerangan tentang Objektif Auditan / Skop Auditan / Tempoh Auditan / Proses Auditan

BIL. PERKARA CATATAN / MAKLUMAN

1 Objektif Auditan

2 Skop Auditan

3 Tempoh Auditan (Jangkaan)

4 Proses Auditan

B. ELEMEN KAWALAN YANG DISEMAK

Penerangan tentang aspek-aspek kawalan yang akan diaudit.


1

2

C. KEPERLUAN PIHAK AUDIT


1 Ruang yang bersesuaian bagi memudahkan kerja-kerja auditan.

2 Nama pegawai yang akan membantu atau diberi tanggungjawab membantu pihak audit sepanjang pelaksanaan kerja-kerja auditan.

i) Nama : ______________________________

No. Tel:

ii) Nama : ______________________________

No. Tel:

iii) Nama : ______________________________

No Tel:

iv) Nama : ______________________________

No Tel:

v) Nama : ______________________________

No Tel :

3 Dokumen-dokumen yang diperlukan sepanjang proses auditan dijalankan adalah seperti di Lampiran.

4 Lawatan / pemeriksaan fizikal terhadap lokasi penyimpanan dokumen sulit.

D. LAIN-LAIN HAL


1 Tindakan penambahbaikan atau elemen kawalan dalaman yang telah diwujudkan oleh pihak auditi selepas teguran audit sebelum ini.

2 Masalah-masalah semasa yang dihadapi oleh pihak auditi yang boleh menjejaskan / menimbulkan masalah dalam melancarkan lagi aktiviti pengurusan kewangan di PTj.

E. CADANGAN / PANDANGAN PIHAK AUDITI BERKENAAN AUDITAN INI (JIKA

ADA)

______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

Pengesahan Pihak Audit

Tandatangan : _______________________________

Nama : _______________________________

Jawatan : _______________________________

Tarikh : _______________________________

Pengesahan PTj

Tandatangan : _______________________________

Nama : _______________________________

Jawatan : _______________________________

Tarikh : _______________________________

Lampiran 4

PROSEDUR PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN DI UTHM

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan proses tindakan dalam pelaksanaan Audit di Pusat Tanggungjawab oleh Unit Audit Dalam.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Unit Audit Dalam bagi mengendalikan aktiviti audit kewangan, audit pengurusan dan audit sistem maklumat berkomputer di Pusat Tanggungjawab.

3.0 TERMINOLOGI / DEFINISI

3.1 UAD - Unit Audit Dalam 3.2 JKA - Jawatankuasa Audit Universiti 3.3 KAD - Ketua Audit Dalam 3.4 LPU - Lembaga Pengarah Universiti 3.5 PTj - Pusat Tanggungjawab 3.6 Auditi - Pejabat / Fakulti / Pusat / Bahagian yang diaudit 3.7 PTM - Pegawai Teknologi Maklumat 3.8 JA - Juruaudit 3.9 Pen. J - Penolong Juruaudit 4.0 Pem. A - Pembantu Akauntan 4.1 PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi)

4.0 TANGGUNGJAWAB

4.1 Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk :

Menentukan tatacara pengurusan dan sistem kawalan dalaman kewangan organisasi dan operasi wujud lagi berkesan dan memastikan pematuhan dasar, arahan, undang-undang serta peraturan yang telah ditetapkan.

Memastikan aktiviti, projek dan program universiti dari aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan telah dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan berhemah serta mencapai matlamat yang ditetapkan.

Mengeluarkan laporan-laporan yang bebas, objektif dan tepat dengan syor untuk tujuan pembaikan peningkatan dan penambah nilai untuk dikemukakan kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit.

4.2 Jawatankuasa Audit bertanggungjawab untuk:

Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam oleh Juruaudit Dalam bagi meningkatkan akauntabiliti dan amalan tadbir urus berkesan dalam pengurusan organisasi.

Mengkaji laporan daripada Juruaudit Dalam dan Juruaudit Luar berhubung dengan maklumat prestasi secara kuantitatif dan kualitatif berhubung aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan lain-lain perkara yang melibatkan tanggungjawab untuk diperakukan tindakan susulan kepada Lembaga Pengarah.

5.0 PROSEDUR TERPERINCI

Bil. Tindakan Pelaksana

5.1 Mengenal pasti PTj / aktiviti sasaran untuk diaudit berasaskan tahap risiko, jangka masa selepas kali terakhir diaudit, arahan atau cadangan Naib Canselor atau aduan-aduan yang diterima.

KAD

5.2 Menyediakan Draf Rancangan Audit Tahunan mengandungi

butiran PTj yang diaudit, jangka masa dan kos serta pegawai pelaksana terlibat.

KAD / PTM / JA / Pen. J

5.3 Membentangkan Draf Rancangan Audit ke Mesyuarat JKA untuk

diluluskan. KAD

5.4 Meluluskan Rancangan Audit Tahunan. JKA

5.5 Meminda Draf Rancangan Audit Tahunan sekiranya terdapat ubah suai

atau pandangan daripada JKA. PTM / JA /

Pen. J

5.6 Menyediakan Memorandum Perancangan Audit (MPA) yang mencukupi dan mengandungi perkara-perkara berikut:

Menentukan objektif audit

Menentukan skop audit

Menyediakan Line of Inquiry (LOI)

Menetapkan Jadual Pelaksanaan Audit

Menentukan bilangan staf yang terlibat

Merangka panduan mengaudit berserta kaedah penyemakan dan pemeriksaan

KAD / PTM / JA / Pen. J / Pem. A

5.7 Mengadakan perbincangan dengan staf Unit Audit Dalam yang terlibat. KAD / PTM /

JA / Pen. J / Pem. A

5.8 Membuka fail auditan serta menyedia dan mengeluarkan surat pelaksanaan

audit (engagement letter) selewat-lewatnya 24 jam sebelum audit dilaksanakan.

PT (P/O)

5.9 Mengadakan mesyuarat pembukaan (audit entrance) dengan pihak

auditi iaitu Ketua PTj / wakilnya berserta staf PTj yang terlibat untuk menerangkan tujuan audit, skop serta elemen-elemen yang akan diaudit.

Agenda Perbincangan

Borang Kehadiran


5.10 Melaksanakan auditan kewangan, pengurusan atau ICT & Khas

berdasarkan Rancangan Audit Tahunan dan MPA yang telah diluluskan. KAD / PTM /

JA / Pen. J / Pem. A

5.11 Merekod pemerhatian dan penemuan audit serta menyimpan bukti audit

untuk tujuan laporan dan kertas kerja audit. PTM / JA /

Pen. J / Pem. A

5.12 Menyelia kerja-kerja auditan semasa auditan dijalankan sama ada

menepati skop dan objektif auditan dijalankan. KAD / PTM /

JA

Bil. Tindakan Pelaksana

5.13 Mengadakan perbincangan pra penutupan audit selepas selesai auditan dijalankan bagi memaklumkan hasil penemuan dan kemudian akan mengambil kira sebarang ulasan dalam penyediaan draf laporan audit.


5.14 Menyediakan kertas kerja dan draf Laporan Audit hasil dari auditan yang

dijalankan yang mengandungi maklumat penemuan audit, penilaian serta pandangan dan syor / cadangan.


5.15 Menyemak draf Laporan Audit berserta dokumen sokongan dan membuat

penyelarasan serta pindaan. KAD / PTM / JA

5.16 Mengemukakan surat berserta Laporan Audit kepada auditi untuk ulasan. PT (P/O)

5.17 Mengadakan Exit Meeting yang dianggotai oleh:

Naib Canselor

Bendahari

Penasihat Undang-undang

Ketua Audit Dalam

Staf Audit Dalam yang terlibat

Ketua Jabatan Auditi / wakil / staf auditi

KAD / PTM / JA / Pen. J

5.18 Mencatat minit Exit Meeting. Pen. J

5.19 Menyediakan Laporan Audit (akhir) berdasarkan keputusan mesyuarat. PTM / JA / Pen. J

/ Pem. A

5.20 Mengedarkan minit mesyuarat dan Laporan Akhir (auditi) kepada:

Naib Canselor

Bendahari

Penasihat Undang-undang

Auditi

Fail Tetap

Fail Semasa

PT (P/O)

5.21 Membentangkan Laporan Audit (Akhir) dalam mesyuarat JKA dan

meminitkan keputusan mesyuarat. Ahli mesyuarat JKA terdiri daripada:

Pengerusi – Ahli LPU yang dilantik oleh LPU

Ahli (2 orang) – Ahli LPU yang dilantik oleh LPU

Ahli (seorang) – mana-mana orang yang dilantik oleh LPU

Setiausaha – Ketua Audit Dalam

KAD / JA / Pen. J

5.22 Mengedarkan petikan minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit kepada PTj

yang terlibat untuk tindakan sewajarnya. KAD /

Pen. J

5.23 Menyedia dan mengemukakan laporan Mesyuarat Jawatankuasa Audit untuk dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti.

KAD

5.24 Melaksanakan susulan audit untuk memastikan pembetulan dilaksanakan

mengikut keputusan Mesyuarat JKA (rujuk proses kerja pelaksanaan susulan audit).

PTM / JA / Pen. J / Pem. A

5.25 Mencatatkan penemuan ke Laporan Audit Susulan dan mengemukakan

kepada pihak auditi. PTM / JA / Pen. J

/ Pem. A / PT (P/O)

5.26 Membentangkan isu daripada Laporan Audit Susulan yang masih tidak

diambil tindakan oleh auditi kepada Jawatankuasa Audit untuk tindakan tegas.

KAD / JA / Pen. J

6.0 RUJUKAN

6.1 Piagam Audit

6.2 Terma Rujukan Jawatankuasa Audit

6.3 Manual Audit

CARTA ALIR PELAKSANAAN AUDIT

Mula

Kenal pasti PTj / aktiviti

sasaran untuk diaudit.

Sedia Draf Rancangan Audit Tahunan

Bentang Draf Rancangan Audit ke Mesyuarat JKA

Audit

Lulus?

Sedia Memorandum Perancangan Audit (MPA)

Berbincang dengan staf mengenai auditan yang akan

dijalankan

Sedia & keluarkan Surat Pelaksanaan Audit

Buat mesyuarat pembukaan

Ubah suai dan pinda mengikut keperluan JKA

Ya

Tidak

Rekod penemuan dan bukti audit

A

Selia kerja-kerja auditan semasa auditan dijalankan

Buat perbincangan Pra Penutupan Audit

Laksanakan auditan

Sediakan Draf Laporan Audit hasil auditan yang dijalankan

Semak Draf Laporan Audit

Kemas kini Draf Laporan Audit & buat Laporan Audit (akhir)

Mengadakan Exit Meeting bersama auditi

Bentang Laporan Audit (akhir) dalam Mesyuarat JKA

Edar minit mesyuarat dan Laporan Akhir kepada auditi

Edar minit mesyuarat kepada Ahli JKA & cabutan minit kepada auditi

Kemukakan laporan mesyuarat JKA kepada LPU untuk

diperakukan

Buat Audit Susulan

Kemukakan Laporan Audit Susulan kepada auditi

Lulus? Ubah suai mengikut

keperluan KAD Ya

Tidak

Tamat

Tindakan diambil?

Ya

Tidak

A

Bentang di Mesyuarat JKA

Tamat

Lampiran 5

INDEKS FAIL KERTAS KERJA AUDIT UNIT AUDIT DALAM UTHM

PTJ :

TAJUK AUDITAN :

TARIKH AUDITAN :

SEKSYEN AUDIT :

PASUKAN AUDIT

:

INDEKS PERKARA NO RUJUKAN

DI KERTAS KERJA AUDIT

NO RUJUKAN

DI LAPORAN AUDIT

A LAPORAN AUDIT

A1

Draf Laporan Audit

1. Semakan Pertama

2. Semakan Kedua

A1 (1)

A1 (2)

A2 Laporan Penuh A2

A3 Ringkasan Eksekutif A3

A4 Laporan Akhir A4

B PENEMUAN AUDIT TERDAHULU

B1 Laporan Akhir B1

B2 Laporan Audit Susulan B2

B3 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit B3

C PELAN PELAKSANAAN AUDIT

C1 Memorandum Perancangan Audit (MPA) C1

C2 Butiran Pelaksanaan Audit (Time Sheet) C2

C3

Entrance / Initial Conference

1. Agenda Perbincangan Audit Entrance

2. Borang Kehadiran

C3

C4 Pre Exit Conference

1. Nota Perbincangan Pre-Exit Audit

2. Borang Kehadiran

3. Borang Soal Selidik Kepuasan

Pelanggan

C4 (1)

C4 (2)

C4 (3)

C5 Maklum Balas Bertulis Auditi C5

C6

Mesyuarat Exit

1. Minit Mesyuarat

2. Borang Kehadiran

C6 (1)

C6 (2)

C7

Mesyuarat Jawatankuasa Audit

1. Ringkasan Laporan Audit Dalam (MJKA)

2. Petikan Minit Mesyuarat

C7 (1)

C7 (2)

D ANALISIS AUDIT

D1 Data Induk Dari Sistem

D2 Data Induk Dari Auditi

D3 Analisa Data Dari ACL / Excel / dll

E SURAT / BORANG

E1 Surat Audit Pembukaan

E2 Surat / Borang Peminjaman Dokumen

E3 Surat Edaran Laporan Audit

E4 Surat Panggilan “Exit Meeting”

E5 Surat Edaran Minit “Exit Meeting”

E6 Surat Pemeriksaan Fizikal / Lawatan Tapak

E7 Surat Kepada Pihak Ketiga

E8 Surat Audit Susulan

E9 Surat ke KPM bagi Laporan Auditan ke Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)

F PERATURAN / GARIS PANDUAN

F1

F2

F3

G SENARAI SEMAK (BUTIRAN PELAKSANAAN AUDIT), DOKUMEN SOKONGAN & BUKTI AUDIT

SENARAI SEMAK AUDITAN ____________

Disediakan oleh : …………………………………………………….

Disemak oleh : …………………………………………………….

Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Disahkan oleh : …………………………………………………….

Diluluskan oleh : ……………………………………………………….

Nama : Nama : Jawatan : Jawatan :

isi kandungan - uad.uthm.edu.myuad.uthm.edu.my/v2/images/banners/manualauditdalamx.pdf ·...

Documents