NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 1 / 22
PROSEDUR AUDIT DALAMAN
PK(W)AKMAL . 03
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Nama
HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD
Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK
PENGARAH AKMAL
Tanda
Tangan
Tarikh
No Salinan Kawalan :-
Dikeluarkan kepada :-
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 2 / 22
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh
No.Perenggan
Muka surat
Bentuk Pindaan
Tarikh Diluluskan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 3 / 22 1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini memberi garis panduan bagi memastikan pelaksanaan audit
dalaman AKMAL dilaksanakan dengan terancang dan berkesan bagi menilai
dan membuat penambahbaikan berterusan ke atas sistem pengurusan kualiti
serta memenuhi matlamat dan piawaian yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti audit dalaman di AKMAL. Ia
digunapakai oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan, Ketua
Sistem Audit (KSA) dan Juruaudit Dalaman untuk merancang, melaksana dan
menilai keberkesanan sistem pengurusan kualiti di AKMAL.
3.0 RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.02:
3.1.1 Seksyen 8.2.2 Audit Dalaman
4.0 DEFINISI
4.1 AUDITI
Merupakan pihak yang diaudit berkaitan bidang tanggungjawab di
dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Semua kakitangan
AKMAL yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
berpotensi untuk dijadikan sebagai auditi. Auditi juga boleh dilantik
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 4 / 22
menjadi Juruaudit Dalaman untuk skop Audit Dalaman yang di luar
tanggungjawabnya.
4.2 PASUKAN AUDIT DALAMAN
Satu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-kurang 2 orang
yang ditugaskan untuk melakukan kerja-kerja audit ke atas Sistem
Pengurusan Kualiti di AKMAL. Anggota-anggota di dalam Pasukan
Audit Dalaman mestilah bebas daripada skop yang akan diaudit.
4.3 KETUA SISTEM AUDIT
Salah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti di AKMAL. Ketua Audit Dalaman
berperanan untuk merancang audit dalaman, melatih Pegawai Audit
Dalaman, mengumpulkan maklumat audit dalaman yang dilaksanakan
oleh Pegawai Audit Dalaman, dan melaporkan maklumat yang
diperolehi tersebut kepada Wakil Pengurusan.
4.4 AUDIT SUSULAN
Suatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur
yang dikenalpasti semasa pelaksanaan audit dalaman yang terdahulu.
4.5 KETIDAKPATUHAN
Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak
mematuhi keperluan di dalam SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001 : 2000 AKMAL
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 5 / 22
Terdapat 3 kategori ketidakpatuhan sebagaimana berikut:-
(a) Major: Ketidakpatuhan ke atas mana-mana prosedur / keperluan
standard / pekeliling dan perundangan yang telah menjejaskan
produk akhir / perkhidmatan dan memberi kesan buruk kepada
sistem keseluruhannya.
(b) Minor: Ketidakpatuhan / kepincangan yang telah berlaku kerana tidak
patuhi prosedur / keperluan standard / pekeliling atau
perundangan yang belum menjejaskan produk akhir /
perkhidmatan secara langsung atau sistem keseluruhannya
(c) Pemerhatian:
Sebarang kepincangan yang berlaku ekoran dari prosedur /
pekeliling yang tidak jelas. Ia belum menjejaskan sistem
samada secara langsung atau tidak langsung.
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 6 / 22
5.0 SINGKATAN
5.1 AD - Audit Dalaman
5.2 KSA - Ketua Sistem Audit
5.3 WP - Wakil Pengurusan
5.4 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
5.5 JD - Juruaudit Dalaman
5.6 PAD - Pasukan Audit Dalaman
5.7 KP - Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan
dan Pembangunan/Ketua Pusat Kerjasama
Antarabangsa
5.8 P - Pendaftar
5.9 MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.10 SPK - Sistem Pengurusan Kualiti
5.11 KPAD - Ketua Pasukan Audit Dalaman
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 7 / 22
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
WP
1.
2.
PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN
Lantik KSA dan JD dan keluarkan surat lantikan.
Arahkan KSA rancang dan sedia Jadual Audit Tahunan seperti Lampiran A.
KSA
3.
4.
Draf Jadual Audit Tahunan berdasarkan kepada
input-input yang berikut:-
a) Skop pelaksanaan Audit Dalaman.
b) Bilangan prosedur dan Pusat Pengajian / Pusat
/ Pejabat Pendaftar yang perlu diaudit.
c) Bilangan JD yang akan membuat auditan.
d) Objektif audit.
e) Bilangan audit yang perlu dilaksanakan.
f) Tarikh audit.
Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP
untuk semakan.
TWP
5.
Semak dan jika perlu, arahkan KSA untuk membuat
pindaan ke atas Jadual Audit Tahunan.
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 8 / 22
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
6.
Bentangkan draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada
WP untuk kelulusan.
WP
7.
Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan.
KSA
8.
9.
10.
PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT DALAMAN
Rancang dan sediakan latihan kepada JD.
Lantik PAD dan KPAD.
Tentukan skop dan objektif PAD .
KSA
11.
Maklumkan kepada KP dan P mengenai AD yang
akan dilaksanakan serta keperluan-keperluan AD yang
berkaitan melalui surat/memo. Perkara-perkara yang
dimaklumkan adalah seperti berikut:
i. objektif Audit Kualiti Dalaman
ii. jadual untuk mengadakan Audit Kualiti
Dalaman
iii. proses-proses yang hendak diaudit
iv. kerjasama yang dipohon daripada Pusat
Pengajian / Pusat / Pejabat Pendaftar
v. hal-hal lain
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 9 / 22
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
JD
12.
13.
Fahamkan standard piawaian, Manual Kualiti,
Prosedur-prosedur kualiti, Arahan Kerja dan dokumen
dokongan berkaitan di mana skop kerja AD akan
dilaksanakan.
Sedia dan lengkapkan peralatan audit iaitu Senarai Semak seperti di Lampiran B jika perlu, Borang Ketidakpatuhan, format Laporan Audit, alatulis serta
lain-lain peralatan yang diperlukan.
KPAD
14.
MELAKSANA KERJA AUDIT DALAMAN
Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KP/P
yang akan diaudit dengan mengambil kira keperluan-
keperluan berikut:
i. memperkenalkan anggota Pasukan Audit
Dalaman kepada pegawai-pegawai kanan
Pusat Pengajian / Pusat / Pejabat
Pendaftar / yang hendak diaudit.
ii. mengkaji semula skop dan objektif
auditan
iii. memberi taklimat ringkas kaedah dan
prosedur yang digunakan untuk
menjalankan audit
iv. membentuk perhubungan rasmi antara
Pasukan Audit Kualiti Dalaman dengan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 10 / 22
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
Pusat Pengajian / Pusat / Pejabat
Pendaftar / yang hendak diaudit
v. mengesahkan bahawa sumber dan
kemudahan yang diperlukan oleh
Pasukan Audit Kualiti Dalaman
disediakan
vi. mengesahkan tarikh dan masa untuk
mesyuarat penutup dan mesyuarat
sampingan antara Pasukan Audit Kualiti
Dalaman dan pegawai kanan pihak yang
hendak hendak diaudit
vii. menjelaskan apa-apa keraguan yang
timbul dari perancangan audit.
PAD
15.
16.
17.
Laksanakan kerja-kerja audit berdasarkan Senarai Semak, jika perlu.
Kumpul bukti-bukti audit secara bertulis melalui proses
temuduga atau pemeriksaan dokumen atau
pemerhatian.
Catatkan butiran ketidakpatuhan dan tindakan
pembetulan (jika ada) di dalam Borang Ketidakpatuhan seperti di Lampiran C.
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 11 / 22
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
KPAD
18.
19.
20.
21.
22.
Adakan Mesyuarat Penutup AD dengan Pusat
Pengajian, Pusat, dan Pejabat Pendaftar yang
berkaitan. Bincangkan mengenai perkara-perkara
berikut:
i. memaklumkan penemuan ketidakpatuhan
termasuk ketidakpatuhan yang berulang
ii. mendapatkan persetujuan anggota Pusat
Pengajian, Pusat, dan Pejabat Pendaftar
yang diaudit mengenai perkara dalam
perenggan (i).
iii. mendapatkan persetujuan mengenai
jangka masa untuk melaksanakan
tindakan pembetulan dan pencegahan.
Bincangkan mengenai ketidakpatuhan yang ditemui.
Kenalpasti tindakan pembetulan yang akan diambil
oleh Pusat Pengajian, Pusat dan Pejabat Pendaftar
yang berkaitan.
Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan.
Lapor ketidakpatuhan kepada KSA.
KSA
23.
Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan.
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 12 / 22
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
PAD
24.
25.
MELAKSANA KERJA AUDIT SUSULAN
Jalankan audit susulan bagi mengesahkan tindakan
pembetulan yang dipersetujui telah dilaksanakan oleh
pihak yang diaudit.
Sekiranya tindakan pembetulan dan pencegahan telah
diambil laporkan perkara-perkara yang disemak dan
sahkan bahawa pengauditan ke atasnya telah selesai
dalam Laporan Audit Dalaman seperti Lampiran D.
KPAD
26.
PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN
Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada
KSA untuk semakan .
KSA
27.
Bincangkan penemuan dengan KPAD (jika perlu).
KSA
28.
29.
Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang
diterima.
Kemaskini Buku Log Laporan Audit.
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 13 / 22
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
30.
Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan
serahkan kepada TWP.
TWP
31.
Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan
serahkan kepada WP.
WP
32.
33.
Bincang dengan TWP mengenai Laporan Keseluruhan Audit Dalaman jika perlu.
Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman di dalam MKSP untuk mengenalpasti tindakan
pembetulan dan pencegahan.
KSA
34.
35.
PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN
Kemaskini rekod-rekod berkaitan AD.
Simpan rekod-rekod AD
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 14 / 22 7.0 CARTA ALIRAN KERJA
PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN
MULA
Lantik KSA dan JD dan arahkan KSA sediakan Jadual Audit Tahunan
WP
KSA
Tidak
Perlu pindaan?Ya
Bentang draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada WP untuk kelulusan
Semak Jadual Audit Tahunan
Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan
Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP untuk semakan
Draf Jadual Audit Tahunan
KSA
TWP
Pinda Jadual Audit Tahunan
KSA
TWP
TWP
Selesai
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 15 / 22
PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT DALAMAN DAN PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN
MULA
Rancang dan sediakan latihan kepada JD KAD KSA Lantik PAD dan Ketua PAD
Tentukan skop dan objektif AD KSA
Fahamkan standard piawaia, MK dan Prosedur berkaitan dan sedia dan lengkapkan peralatan audit, alatulis dll.
Catitkan butiran ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan
Laksanakan kerja-kerja audit, kumpulkan bukti-bukti audit secara bertulis, temuduga, pemeriksaan dokumen atau pemerhatian
Maklumkan kepada KP/P mengenai AD yang akan dilaksanakan serta keperluan yang berkaitan
Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KP/P yang akan diaudit
KSA JD KPAD
PAD PAD
Adakan Mesyuarat Penutup AD dengan KP/P yang berkaitan KPAD
Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan KPAD Lapor ketidakpatuhan kepada KSA KPAD
Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan KSA Selesai
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 16 / 22
AUDIT SUSULAN, PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN DAN PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN
MULA Jalankan audit susulan PAD Sahkan tindakan pembetulan telah diambil PAD
Selesai
Bincangkan penemuan dengan KPAD (jika perlu)
Laporkan perkara-perkara yang disemak dan sahkan pengauditan telah selesai dalam Laporan Audit Dalaman
Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada KSA untuk semakan
PAD
KPAD
KSA
Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang diterima KSA
dan serahkan kepada TWP Kemaskini Buku Log Laporan Audit
Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan serahkan kepada TWP
KSA
KSA
Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman TWP Dan serahkan kepada WP
Bincang dengan TWP mengenai laporan Keseluruhan Audit Dalaman (jika perlu) WP
Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman WP Dalam MKSP
Kemaskini dan simpan rekod-rekod AD KSA
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 17 / 22 8.0 REKOD KUALITI
Bil. Rekod Kualiti
Lokasi Penyimpanan
Tempoh Simpan
1. Buku Log Laporan Audit
Dalaman
Pejabat KSA 5 tahun
2. Fail Surat-menyurat Audit
Dalaman
Pejabat KSA 5 tahun
3. Fail Kertas Kerja Audit
Pejabat KSA 5 tahun
4. Fail Persijilan
Pejabat KSA 5 tahun
5. Minit Mesyuarat
Pembukaan AD
Pejabat KSA 5 tahun
6. Minit Mesyuarat Penutupan
AD
Pejabat KSA 5 tahun
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 18 / 22 9.0 LAMPIRAN
9.1 Lampiran A - Jadual Audit Dalam Tahunan
9.2 Lampiran B - Borang Senarai Semak Audit Dalaman
9.3 Lampiran C - Borang Ketidakpatuhan
9.4 Lampiran D - Format Laporan Audit Dalaman
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 19 / 22
LAMPIRAN A JADUAL AUDIT DALAM TAHUNAN
Aktiviti/Prosedur Bulan Bil.
Pasukan Audit Bahagian Diaudit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 20 / 22
LAMPIRAN B
Bil Audit :
No.Helaian :
SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN
Auditor :
Prosedur / Proses : Tarikh :
BIL RUJUKAN PERKARA-PERKARA UNTUK
DIPERIKSA
AUDITEE RESPON / PENEMUAN
BUKTI
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 21 / 22
LAMPIRAN C
No.Laporan Audit :
Organisasi :
LAPORAN KETIDAKPATUHAN
Bil :
Bahagian/Unit Yang Diaudit :
Tajuk prosedur / Dokumen :
Auditee :
Auditor :
No.Rujukan :
Tindakan Prosedur
/ Dokumen :
Tarikh Audit :
1. Ketidakpatuhan
Pemerhatian Minor Major
2. Punca Ketidakpatuhan
a. Manusia
b. Sistem
c. Peralatan
d. Latihan
3. Nota Penambahbaikan
T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :
4. Tindakan Pembetulan
Tarikh untuk menyelesaikan ketidakpatuhan :
Huraian :
T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :
5. Verifikasi (Untuk diisi oleh Auditor semasa audit susulan)
Tindakan pembetulan selesai? :
T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
MUKASURAT : 22 / 22
LAMPIRAN D LAPORAN AUDIT DALAMAN
LAPORAN AUDIT DALAMAN NO. LAPORAN
BAHAGIAN / UNIT YANG TERLIBAT :
PERKARA / BIDANG YANG DIAUDIT :
ANGGOTA PASUKAN AUDIT DALAMAN :
RINGKASAN :
DISEDIAKAN OLEH :
_____________________
KETUA PASUKAN AUDIT DALAMAN
NAMA :
TARIKH :