SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2000 JPN SELANGOR SKOP AUDIT : Pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti Di Jabatan Pendidikan Selangor DOKUMEN : KRITERIA AUDIT : PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN SOKONGAN NO.DOKUMEN JPNSEL/PKPS 01

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN Perkara Diaudit Klausa

Para

Soalan

Bukti yang perlu di kenalpasti

Lokasi

2.1

5.1

5.2

Membezakan dokumen dalaman dan luaran yang berkaitan dengan keperluan pengurusan kualiti perkhidmatan pendidikan JPNSel Wakil Pengurusan memastikan proses pengendalian kawalan dokumen dipantau Memastikan proses kawalan dokumen dipantau di peringkat sektor masing-masing Pengkelasan Dokumen Penyediaan, semakan dan kelulusan dokumen Pengendalian pendaftaran dokumen terkawal Pengendalian edaran dokumen terkawal

Bagaimanakah dokumen dalaman dan luaran dibezakan? Bagaimanakah WP melaksanakan pemantauan? Bagaimanakah Ketua Sektor melaksanakan pemantauan? Bagaimanakah pengkelasan dokumen kualiti dilaksanakan? Bilakah proses-proses berkenaan dilaksanakan? Bilakah pendaftaran dokumen terkawal dilakukan? Bagaimanakah dokumen terkawal diedarkan?

Senarai dokumen terkawal dan tidak terkawal Rekod pemantauan kawalan dokumen Rekod kawalan dokumen Senarai induk dokumen kualiti Dokumen kualiti Senarai induk dokumen Kualiti Borang akuan penerimaan dokumen kualiti

6.1 6.2 6.3 6.4

1

6.5 6.6 6.6.1 6.6.4 6.7 6.8.2 6.9 6.10

Pengendalian dokumen terkawal kepada pihak ke tiga Pengendalian pindaan dokumen terkawal Pindaan dokumen terkawal Pindaan dokumen kualiti yang diluluskan Pelupusan dokuman terkawal Panduan kerja sektor Pengendalian dokumen separa terkawal Pengendlian dokumen tidak terkawal

Bagaimanakah salinan fotokopi dokumen terkawal dilakukan? Apakah tujuan pindaan dukumen terkawal dilakukan? Bagaimanakah pindaan terhadap dokumen terkawal dibuat? Dimanakah pindaan dokumen terkawal direkodkan? Bagaimanakah pelupusan dokumen terkawal dibuat? Bagaimanakah panduan kerja sektor disediakan? Apakah yang dimaksudkan dengan dokumen separa terkawal? Apakah yang dimaksudkan dengan dokumen tidak terkawal?

Senarai edaran terkawal pihak ketiga Permohonan pindaan dokumen kualiti Borang permohonan pindaan dokumen kualiti Rekod pindaan Surat pekeliling am Bil 1/97 Senarai rekod kualiti sektor Senarai rekod separa terkawal Senarai rekod dokumen tidak terkawal

2

SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2000 JPN SELANGOR SKOP AUDIT : Pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti Di Jabatan Pendidikan Selangor DOKUMEN : KRITERIA AUDIT : PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN SOKONGAN NO.DOKUMEN JPNSEL/PKPS 02

PROSEDUR KAWALAN REKOD Perkara Diaudit Klausa

Para

Soalan

Bukti yang perlu di kenalpasti

Lokasi

5.1.1

Tanggungjawab Ketua Sektor / Ketua Unit mengenal pasti rekod-rekod kualiti yang perlu diselenggara dan dikawal

Bagaimana Ketua Sektor/Ketua Unit memastikan rekod-rekod kualiti diselenggara dan dikawal

Dokumen/rekod yang menunjukkan Ketua Sektor/Ketua Unit memastikan rekodrekod kualiti diselenggara dan dikawal Dokumen/rekod yang disimpan - fail Tempat penyimpanan

5.1.2

Penolong Pengarah /Penyelia memfailkan rekod-rekod kualiti (sekiranya perlu disimpan dalam fail) Penyimpan fail-fail rekod / rekod-rekod kualiti dengan cara yang sesuai. Pembantu tadbir mendaftarkan dan mendapatkan nombor fail untuk setiap rekod.

Bagaimana Pen.Pengarah/Penyelia memastikan rekod-rekod kualiti disimpan Di mana rekod fail disimpan?

5.2.2

5.3.1

Adakah pendaftaran dan nombor fail dibuat?

Tunjukkan rekod yang didaftar dan nombor fail

3

5.3.2

Pembantu tadbir memfailkan dan menyimpan rekod-rekod kualiti Setiap sektor/unit berkenaan hendaklah mengenal pasti serta menyediakan senarai setiap rekod-rekod kualiti untuk diselenggarakan di sektor/unit tersebut. Mana-mana rekod yang memerlukan fail, nama fail rekod-rekod hendaklah dihantar ke Sub Unit Fail dan rekod untuk didaftarkan dan diberi nombor fail seperti dalam Arahan Perkhidmatan Bab 4. Mengawal satu senarai rekodrekod kualiti bersama nama pengurus rekod perlu diwujudkan di peringkat sector/unit. Senarai ini perlu dikemaskini segera sekiranya terdapat : a. Fail dan rekod-rekod lain baru diwujudkan. b. Pertukaran pengurusan fail/rekod.

Bagaimana rekod-rekod difail dan disimpan

Tempat penyimpanan

6.1.1

Adakah senarai setiap rekod kualiti diselenggara?

Senarai rekod

6.1.2

Adakah dihantar ke Sub Unit Fail untuk didaftar dan diberi nama fail?

Fail

6.2.1

Bagaimana senarai rekod-rekod kualiti dibuat pengawalan?

Fail

6.2.2

Adakah senarai dikemaskini?

Rekod dan fail

4

6.5.1

Setiap sektor/unit mengenal pasti rekod-rekod yang perlu dilupuskan Adakah pelupusan mengikut Surat pekeliling Am Bil. 1/97 dan bagaimana dilaksanakan

Bagaimana setiap sektor/unit mengenal pasti rekod-rekod yang perlu dilupuskan Bila dan bagaimana pelupusan dilaksanakan?

Rekod dan fail

6.5.2

Rekod dan fail

5

SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2000 JPN SELANGOR SKOP AUDIT : Pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti Di Jabatan Pendidikan Selangor DOKUMEN : KRITERIA AUDIT : PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN SOKONGAN NO.DOKUMEN JPNSEL/PKPS 03

PROSEDUR AUDIT DALAMAN Perkara Diaudit Klausa

Para 5.1.1

Soalan Bagaimana WP melantik Pasukan Audit Dalaman? ahli

Bukti yang perlu di kenalpasti Surat Lantikan Audit Dalaman. Ahli

Lokasi

WP Bertanggungjawab untuk memilih dan melantik ahli Pasukan Audit Dalaman. Merancang pelaksanaan Audit Tahunan.

5.1.2

Apakah kriteria-kriteria yang perlu diambilkira bagi merancang pelaksanaan audit tahunan?

Dokumen yang menunjukkan kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan. Senarai semak audit. Format Laporan (jika ada ) Laporan Audit Dalaman Rekod-rekod yang berkaitan dengan aktiviti pengauditan.

5.1.3

Melaporkan hasil audit dalaman

Adakah format yang tertentu bagi pelaporan audit dalaman? Bagaimana Ketua Audit Dalaman menyelaras & melaksana aktiviti audit?

5.2.1

Ketua Audit Dalaman menyelaras dan melaksana aktiviti audit

6

6.1

Audit Dalaman dilaksanakan sekali dalam tempoh 12 bulan meliputi sistem pengurusan kualiti JPNSEL. Pemberitahuan Audit Dalaman akan dimaklumkan kepada auditi berkenaan yang mengandungi perkara-perkara berikut: Tarikh dan Masa Audit Nama Juruaudit-Juruaudit Bidang-bidang yang diaudit Setiap proses audit perlu ada mesyuarat pembukaan dan penutup Laporan Audit Dalaman dan Laporan Ketidakpatuhan diserahkan kepada auditi pada mesyuarat penutup. Laporan Audit Dalaman dan Analisa Laporan dibentangkan dalam mesyuarat kajian semula pengurusan

Bilakah kali terakhir audit dalaman dijalankan?

Rancangan Tahunan

Audit

6.6

Adakah jadual audit dalaman disediakan? Ada / tidak senarai nama auditor yang terlatih. Apakah kriteria-kriteria pengauditan?

Jadual Audit Dalaman Senarai nama auditor. Salinan Sijil Latihan Auditor. Dokumen yang berkaitan dengan kriteria pengauditan. Salinan Surat pemberitahuan. Borang PKPS 05/BOR 1 dan PKPS 05/BOR 02 PKPS 05/BOR 03 Surat Panggilan Mesyuarat.

6.7

Adakah disediakan surat pemberitahuan kepada auditi? Adakah laporan-laporan diserahkan kepada auditi?

6.8

6.15

Bilakah Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diadakan?

7

SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2000 JPN SELANGOR SKOP AUDIT : Pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti Di Jabatan Pendidikan Selangor DOKUMEN : KRITERIA AUDIT : PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN SOKONGAN

Kawalan ke Atas Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan Ditetapkan (KAPTMKD) Perkara Diaudit Klausa

NO.DOKUMEN

JPNSEL/PKPS 04

Para 5.1.1

Soalan Apakah kaedah yang digunakan oleh WP untuk mengenalpasti puncapunca perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan? Sudahkah dikenalpasti punca berlaku? Sudahkah WP menyediakan langkah-langkah/tindakan kawalan ke atas laporan ketidakpatuhan?

Bukti yang perlu di kenalpasti Laporan Ketidak patuhan (laporan audit dalaman) Minit mesyuarat

Lokasi

Mengkaji dan mengenalpasti punca-punca perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan bagi melaksanakan kawalan yang sesuai

5.1.2

Memastikan tindakan kawalan diambil oleh pegawai yang diberi kuasa ke atas perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan Melaporkan perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan KS/KU mengenalpasti punca terhadap perkhidmatan yang

Laporan Pemantauan Minit mesyuarat

5.1.3

Sudahkah WP melaporkannya ke dalam Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan? Apakah kaedah yang digunakan oleh KS/KU?

5.2.1

Minit Mesyuarat Pengurusan/Kajian Semula Pengurusan Laporan Analisis Kawalan Laporan Ketidakpatuhan

8

tidak memenuhi keperluan ditetapkan yang berlaku di sektor/unit 5.2.2 KS/KU melaksana tindakan kawalan berdasarkan aduan pelanggan, laporan Bulanan Kawalan, Laporan JK Pengurusan/Sektor dan Laporan Audit Sudahkah KS/KU melaksanakan tindakan kawalan?

Minit mesyuarat Surat/memo Arahan KS/KU

Minit Mesyuarat Laporan JK Pengurusan Laporan Bulanan Kawalan Aduan Pelanggan Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Laporan/rekod Pemantauan Laporan Analisis Bulanan Laporan pelaksanaan Memo panggilan mesyuarat Minit Mesyuarat Fail rekod aduan

5.2.3

KS/KU membuat tindakan susulan ke atas setiap tindakan kawalan yang diambil terhadap perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan yang ditetapkan yang Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan boleh dikenalpasti

Sudahkah tindakan diambil terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan?

6.1

Bagaimana aduan pelanggan, Laporan Bulanan, dan Laporan JK Pengurusan dan Laporan Audit diambil tindakan?

6.2.1

Tindakan kawalan perlu diambil terhadap perkhidmatan yang tidak memenuhi keperlan yang ditetapkan Peringkat input

Sudahkah ia dikembalikan kepada pelanggan?

Rekod pemantauan Aduan Pelanggan Laporan JK Pengurusan Laporan Audit

9

Dalaman 6.2.2 6.2.3 Peringkat proses Peringkat output Sudahkah ia telah dipinda atau dibetulkan? Sudahkan ia ditolak atau diluluskan dengan bersyarat? Apakah syarat-syarat yang dikenakan? Rekod pemantauan Aduan Pelanggan Laporan JK Pengurusan Laporan Audit Dalaman

10