penyemak di ao

23
Accounts Payable (AP) Module

Upload: vothu

Post on 22-Jan-2017

247 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Page 1: Penyemak di AO

Accounts Payable (AP) Module

Page 2: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

2

Singkatan

• JANM – Jabatan Akauntan Negara Malaysia• HO – Ibu Pejabat JANM• AO – Pejabat Perakaunan• PTJ (Pusat Tanggung Jawab) – Kumpulan PTJ & PTJ• LOA (Limit of Amount) – Had Amaun Berbelanja• HKB - Had Kuasa Berbelanja

Page 3: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

3

Apa Itu Modul AP (Accounts Payable)? - (1/2)

1) Accounts Payable (AP) di dalam 1GFMAS terbahagi kepada:a) Pengurusan Data Indukb) Proses Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian

Kerajaan:- i) Invois Tanpa PT

ii) Invois Tanpa PT Berulangiii) Pendapatan Bercukaiiv) Pendahuluan Diriv) Tuntutan Perjalananvi) Caruman KWSPvii) Pendahuluan Kontraktor – eP dan Bukan eP

viii) Bayaran Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP)ix) Panjar – Apungan dan Rekupmenx) Bayaran Balik Cek Batalxi) Bayaran Balik EFT Batalxii) Bayaran Balik Depositxiii) Pajakan Kewangan Harta Modal

c) Proses Daftar, Kemaskini dan Batal Akaun Pukald) Fungsi Khas- Pengesahan Baki Tunggakan Pembekal e) Laporan

Page 4: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

4

Apa Itu Modul AP (Accounts Payable)? - (2/2)

2) Jenis Bayaran terbahagi kepada:a) Bayaran Melalui EFTb) Bayaran Melalui Cekc) Bayaran Melalui Telegraphic Transfer (TT)/Bank

Draftd) Bayaran Melalui Cek Manuale) Gantian Cek

Page 5: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

5

Aliran Workflow Bagi Modul AP

PENYEDIA PERAKU 1

PERAKU 2

• PTJ Elektronik• PTJ AO• PTJ Kementerian

• AO• AO• AO

PENYEMAK AO

• PTJ Elektronik• PTJ AO• PTJ Kementerian

• PTJ Elektronik• PTJ AO• PTJ Kementerian

Page 6: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

6

Penyedia (Kecuali Pendahuluan Diri):Peranan (Role) ini adalah untuk PTJ Elektronik.Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ untuk melakukan aktiviti Daftar, Kemaskini dan Hapus Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian Kerajaan (kecuali Pendahuluan Diri). Contohnya Daftar Invois Tanpa PT, Bayaran Pendapatan Bercukai, Bayaran Pendahuluan Kontraktor, Bayaran Balik Cek Batal, Bayaran Balik EFT Batal, Bayaran Balik Deposit, dan lain-lain.

Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan kunci masuk bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan.

Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tidak melibatkan role Penyedia di dalam portal 1GFMAS.

Penjelasan Peranan (Role) – (1/ 13)

Page 7: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

7

Perakuan I:Peranan (Role) ini adalah untuk PTJ Elektronik.Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan I atau Kuiri bagi aktiviti yang telah disediakan oleh Penyedia di PTJ dan juga proses perakuan bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar).

Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan Perakuan I bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan.

Setelah Peraku I melakukan Perakuan I, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyemak di AO untuk menyemak baris caj (charge line).

Peraku I juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini.

Untuk kuiri oleh Peraku I bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan.

Penjelasan Peranan (Role) – (2/ 13)

Page 8: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

8

Penyemak di AO:Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan semakan baris caj (charge line) untuk dokumen yang telah disahkan oleh Peraku I.

Setelah Penyemak di AO menyemak charge line, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku II.

Penyemak di AO juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini.

Untuk kuiri oleh Penyemak di AO bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan.

Penjelasan Peranan (Role) – (3/ 13)

Page 9: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

9

Penjelasan Peranan (Role) – (4/ 13)

Perakuan II:Peranan (Role) ini adalah untuk PTJ Elektronik.Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan II untuk dokumen yang telah disemak oleh AO.

Peraku II juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini.

Untuk kuiri oleh Peraku II bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan.

Page 10: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

10

Penyedia (Kecuali Pendahuluan Diri):Peranan (Role) ini adalah untuk AO melakukan aktiviti Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian Kerajaan bagi pihak PTJ Manual dan PTJ sendiri.Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO untuk melakukan aktiviti Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian Kerajaan (kecuali Pendahuluan Diri). Contohnya Daftar Invois Tanpa PT, Bayaran Pendahuluan Kontraktor, Bayaran Balik Cek Batal, Bayaran Balik EFT Batal, Bayaran Balik Deposit, dan lain-lain.

Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan kunci masuk bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan.

Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tidak melibatkan role Penyedia di dalam portal 1GFMAS.

Penjelasan Peranan (Role) – (5/ 13)

Page 11: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

11

Perakuan I:Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan I untuk aktiviti yang telah disediakan oleh Penyedia di AO tersebut.

Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan perakuan I bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan.

Setelah Peraku I melakukan Perakuan I, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyemak di AO untuk menyemak baris caj (charge line) .

Peraku I juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di AO untuk dikemaskini.

Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Peraku I di dalam portal 1GFMAS.

Penjelasan Peranan (Role) – (6/ 13)

Page 12: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

12

Penyemak di AO:Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan semakan baris caj (charge line) untuk dokumen yang telah disahkan oleh Peraku I.

Setelah Penyemak di AO menyemak charge line , workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku II.

Penyemak di AO juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di AO untuk dikemaskini.

Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Penyemak di AO di dalam portal 1GFMAS.

Penjelasan Peranan (Role) – (7/ 13)

Page 13: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

13

Perakuan II:Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan II untuk dokumen yang telah disemak oleh AO.

Peraku II juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini.

Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Peraku II di dalam portal 1GFMAS.

Penjelasan Peranan (Role) – (8/ 13)

Page 14: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

14

Penyedia (Pendahuluan Diri) (Mempunyai akses Pendahuluan Diri):Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di Kementerian untuk melakukan pendaftaran Arahan Bayaran Pendahuluan Diri.

Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Penyedia Pendahuluan Diri di dalam portal 1GFMAS.

Penjelasan Peranan (Role) – (9/ 13)

Page 15: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

15

Perakuan I (Pendahuluan Diri):Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di Kementerian yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan I bagi Arahan Bayaran Pendahuluan Diri yang telah disediakan oleh Penyedia Pendahuluan Diri.

Setelah Peraku I Pendahuluan Diri melakukan Perakuan I, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyemak di AO untuk menyemak baris caj (charge line) .

Peraku I Pendahuluan Diri juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ Kementerian untuk dikemaskini.

Untuk kuiri oleh Peraku I Pendahuluan Diri bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan.

Penjelasan Peranan (Role) – (10/ 13)

Page 16: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

16

Penyemak di AO – PortalPenyemak ini berada di Kementerian.

Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di Kementerian yang bertanggungjawab untuk melakukan semakan baris caj (charge line) untuk dokumen yang telah disahkan oleh Peraku I.

Setelah Penyemak di AO menyemak charge line, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku II Pendahuluan Diri.

Penyemak di AO juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia Pendahuluan Diri di Kementerian untuk dikemaskini.

Untuk kuiri oleh Penyemak di AO bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan.

Penjelasan Peranan (Role) – (11/ 13)

Page 17: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

17

Perakuan II Pendahuluan Diri:Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di Kementerian yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan II bagi Arahan Bayaran Pendahuluan Diri yang telah disemak charge line oleh AO.

Peraku II Pendahuluan Diri juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia Pendahuluan Diri di Kementerian untuk dikemaskini.

Untuk kuiri oleh Peraku II Pendahuluan Diri bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan.

Penjelasan Peranan (Role) – (12/ 13)

Page 18: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

18

Display Access - UmumPeranan (Role) ini BUKAN untuk pengguna portal 1GFMAS yang mempunyai peranan sebagai Penyedia, Peraku I, Peraku II atau Penyemak.

Role ini memberikan Display Access iaitu kebenaran paparan maklumat melalui status dokumen di dalam modul AP sahaja. Role ini TIDAK membenarkan pengguna untuk melakukan pendaftaran,kemaskini atau membuat pengesahan/kelulusan.

Contohnya, role ini diberikan kepada Audit Dalam, Audit Luar, SAP Malaysia atau pihak yang memerlukan capaian ke portal 1GFMAS untuk melihat maklumat seperti laporan atau status dokumen yang berada di dalam modul AP.

Jika ada terdapat senario seperti di atas Unit Authorization, BPTM, JANM dan Local Administrator di AO (LA AO) boleh memberikan pengguna role Display Access.

Penjelasan Peranan (Role) – (13/ 13)

Page 19: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

19

Kertas Cadangan Had Kuasa Berbelanja & Had Amaun Semakan dan Penetapan Super User Untuk Peruntukan Tidak Mencukupi telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Perakaunan Akruan JANM 1 Julai 2015.

(Untuk maklumat lanjut sila rujuk slaid kertas cadangan HKB dan PTM di dalam CD dan hardcopy.)

Had Kuasa Berbelanja (HKB)

Page 20: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

20

HKB RM0.01 – RM20,000.00:Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM20,000.00.

Penjelasan Peranan (Role) – (1/3)

LOA RM0.01 – RM50,000.00:Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM50,000.00.

LOA RM0.01 – RM100,000.00:Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM100,000.00.

Page 21: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

21

Penjelasan Peranan (Role) – (2/3)

HKB RM0.01 – RM100,000,000.00:Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM100,000,000.00.

HKB RM0.01 – RM1,000,000.00:Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM1,000,000.00.

HKB RM0.01 – RM500,000.00:Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM500,000.00.

Page 22: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

22

Penjelasan Peranan (Role) – (3/3)

LOA RM0.01 – RM100,000,000,000,000,000.00 (Tiada Had):Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM100,000,000,000,000,000.00

Page 23: Penyemak di AO

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

23

Sekian, Terima Kasih