BAB IISISTEH KER.]A

2-L- Sietem kenJa

Proses adminietraei Penjualan Air Mineral Botol

Kecll eelarta lnl dilakukan dengan si.etem sebagai

berikut :

1. Distribusi yang ditunjuk ,/ dipercaya oleh PT.P.

akan mengadakan kontrak kerja sana dengan membuat

gurat perjanjian dan dilanJutkan dengan pengieian

order pengiriman-

2. Bagi pelanggan yang telah mengadakan kontrak

kerja selalu mendapat potongan eetiap kall terjadipengiriman barang, dan potongan tersebut setlapjenis barang berbeda-beda.

Rumus yang dlgunakan sebagai berikut :

Y=X/(X+isi)Keterangan :

y = jumlah bonus perJenls barang getiap kafi

entry

iei = iel dalam eatu box

X = Jumlah bonug dalam satu box

Hrgb=Y*QxHxAKeterangan :

Hngb = beear potongan per barang

Jika kena PPN

6

f, = 10CI,/110

Jlha kena PPn dan Bm

fi = LOAILZA

H = harga satuan Irer bCIx

Q = quantlty (banyahnya barang)

3. Untuh eetlap hall Fengl?lman bareng ahan dleer.tal

nota penglrlnan eebagal tande" buktl penaglhan

eelanJutnVfl, dan dlnota penglrlnan tereebut

tereanturn ldentltae pelarrgghrr, antara laln Eebagai

trerlhut :

- Narna Dletrlbutc'r.

- A1amat Dletrlbutor

- Pengambllan I Jenle barang

- Tanda tangan penenlma

4. Setelah beberaFa harl pengtrlman plhak Dletrlbueimenglrlankan eurat, permlntaan taglhan yang

rneneantr:urkan Nota Penglrlman nana eaJa yallE harue

di gabung dalam eatu Inrrttanel ltu.5. Nota Fenglrlman yarrg telah punya nomor hr*ltanel

akan dlbuathan faktur FaJak perkrltanel dengan

rumue eebagal berlhut :

HJ = lnt (Inpan x H5)

keterangan :

kwan = Jumlah penJualan

HS = hanga eatuarr

HJ = harga Jual

ST:5T+HJ

I

6.

7.

DPP=FT-pot

PPn Bm = L$$/LZA x. hthne

PPn : 100,/110

Blla ,5T :.= 1. OO0.000

Ya : rnat = I.OOO

tdh:mat= SOtl

Jyhd = int (DPP + PPn + PPn Bm + Mat)

Keterangan :

ST - jumlah harga jual

Pot = potongan harga

DPP = Dasar pengenaan Pajak

Bm = Barang Mewah

Mat = Blaya materai

Jyhd = Jumlah yang harue dibayar

Pada setiap akhir bufan akan dibuatkan laporan

pertanggal perJenis barang.

Setelah proges perhitungan seleeai maka

dibuatkan rekapltulasi penJualan untuk tiap jenis

barang.

Kwitansi yang tercetak akan ditagihkan ke

eustomer ,/ Dietributor oleh Collector. Biladalam beberapa Kwitansi setiap cugtomer tidak

dapat dltaeihkan atau dengan kata lain customer

eulit penagihannya maka collector memberi

informaei kepada Pengirim (Distribuei) untuk tidakdlkirln lagi, bila eugtomer tereebut minta

dikirin.

8.

I

2.2. Slstern Flow

Dalam

Air Mineral

digunakan

berikutnya :

Ferencanaan Sistem Informaei

Botol Kecil pada PT. P di

sistem flow terlamplr

PenJualan

Surabaya

dihalaman

fiSTfiIII UIUCx3$htflIltIfi

tifft0c0s J0IIffiI$IS

*ffiffifrffi

t|frsttu8 utr[cf,tflilts$tIfr

rwDofid

utst ff001xtilils$tIfr

THNDfid

${ilffi TXISIsilthtu$tIfr

of,d'HtulIoild'H0l

ffiqTWry

ll0TJ l.$ISf;S

11

2.3. DISKRIPSI F'ILE

Mengelola Sietem lnformasi PenJualan AirMineral Botol Kecil PT, "P" di Surabaya dibutuhkan 12

flIe yaltu :

1. File Data pelanggan ( KDLGN . DBF )

Dengan Index : KDLGNI.IDX KDLGN2.IDX

KDLGNS.IDX KDLGN4-IDX

KDIGNS. IDX KDLGNS. IDX

KDLGNT.IDX KDLGN6.IDX

2. File Data traneaksi

Dengan lndex : KTRSI-IDX

KTRS3. IDX

KTRS5. lDX

KTRS?. IDX

KTRSg. IDX

File Data kolehtorDengan Index : KLOLEKI.IDX

File Data galesman

Dengan Index : SALESI.IDX

Ftle Data wilayah

Dengan Index : WILAYAHI-IDX

Ftle Data Barang

Dengan Index : STOCKI.IDX

File Dode pelanggan

Dengan Index : KNORELI.-IDX

File Kwitansi

Dengan Index : KKWTI.IDX

( KTRS. DBF )

KTRSz. IDX

KTRS4. IDX

KTRS6. IDX

KTRS8. IDX

( KIOLEK. DBF )

( SALES. DBF )

(WILAYAH . DBF )

( STOCK. DBF )

STOCKz. IDX

( KNOREL. DBF')

( KKWT . DBF )

KKWTz. IDX

3-

4.

5.

6.

7.

8.

L7,

KI{WT3. IDX KKWT4. IDX

KKWT5. IDX KHWT6. ItrH

g. File Pelunaean hvEltarrei t KBAYAR. DBF}

Derrgan Inriex : KBAYARI. IDX I{BAYAEZ. IDH

KBAYARS. IDX KBAYAR4. IDX

KBAYAES. IDX ITBAYARE. IDX

KBAYAR?. IDX

lt:r. Flle lr.r-irrtt'ol trarreaitel { If,}iOTRAN. DBF}

Derrgarr Irrrle:+ : KliOTF.ANl. IDH

11. Flle Fr-rtr-.rngan l:Qrrue i HTABEL. ttBF)

Derrgarr Irrrfen : HTABELI. InH

L2. FlIe Data kr:de hota {KKOTA.DBF}

Derrgan lrrrle:r : lil{OTAl. If,tH KlltlTAE. IDX

13

Z . 3. 1 . FIIE DATA PET,ANT'-GAN f KDLGN . DBF 1 .

FlIe KDiTGN.DBF dlgunahan untuh rnerreatat

ldentltae pelanggan, Agar pencatat,an tldak terJacllganda maka eettaF' pelanggan rllber'l rlomgr relael.Cara perrberlan nonor relael adalah eebagal

F.rer'lhut : ,funlah nonor relael eebanyak b dleltKarahter pertama dlanbll rlanl hur.uf awal dat.l rrema

pelanggan emr,at dlelt lalnnya adalah nonor urutrelael.

Penomoran dan pencatatan identitas pelanggan

ini menggunakan program KEN4.PRG

Struktur file KDLCiN-DBF adalah seperti dibawah

ini i

Field Field Nama Type Width Keterangan

1 KDCNO Character 5 Kode Pelanggan

2 KDNM Character 35 Nama Pelanggan

3 KDADD1 Character 35 Alamat Pengiriman

4 KDADD? Character 35 Alamat Penagihan

5 KDADDS Charaeter 35 Alamat N P W P

6 KDTELP1 Character 10 Telpon Pengiriman

7 KDTELPZ Character 10 Telpon Penagihan

I KDCITY1 Character 2 Kota Pengiriman

I KDCITYZ Character 2 Kota Penagihan

10 KDCITY3 Character 2 Kota NPWP11 KDDRII1 Charaeter 3 Wilayah Pengirim

L4

L7, KDDRHZ Charaeter 3 Wllayah Perraglhan

13 KDNPWP Chanaeter 15 Nc'men N F W P

L4 KDBTL Nuneric 6 Sa1do Botol

15 KDKRAT Nunenle 5 Saldo Knat

16 ITDTGLM Date g Tel t{u}al Lansgarran

L7 KDTGLD Date B Tsl Dropt

18 KDSNO Character' 3 Kc'de Saleeman

19 KDIDC Charaeter 7 Identltae Pelanggan

2A KDKCTLEK Character 3 Kode Kolektor

?,L KDTERH Ni:nerlc 2 Umur Pelanggan

22 KPIUT Nunerle lO Junrlah plutang

*x Total ** ?-44

Z, -3.2. F'ILE TRANSAKSI (KTRS.DBF')

File KTRS.DBF berisi data - data transaksi

penjualan. Datanya diperoleh dari nota pengiriman

yang di entry lewab progpan KENT.PRG dilakukan

perkode barang.

Struktur file KTRS.DBF adalah eebagai berikut :

Field Field Name Type Width Keterangan

1 KTNOTA Character 7 Nomer Nota

2 KTKIRIM Date I Tanggal Kirim

3 KTCNO Charecter 5 Kode Pelanggan

4 KTBNO Character 4 Kode Barang

15

5

6

7

Ig

10

11

12

13

L4

KTJMIl

KTJHTU

KTKWIT

KTHRG

KTHRGB

mTGf-,K

KTTUNAS

KTPPN

KTRETl

KTRET?

Hr:ner1e

Nurrerlc

Ctraraeter

Nr:sprlc

Nurrerlc

Date

Charaeter

Cha:racter

Numerlc

Nr.urrerlc

6

$

7

g

g

B

1

Is

r,

B1

Jurrlah Barang

Junlah Barang

Noner Kwltanel

HarBa Barang

Harga Bonue

TgI Cetak Kwt

Tancla Pelunaean

Tanda Kena PPN

Fengemballan BtIPengernballan krt

**.Tota1 *t

?.3.3. Struhtur FILE KOLEKTOR (KLOLEK.DBF)

FlIe KLOLEK.DBF lnl merupakan flle yang t-rerlel

mengenal data-clata Kolektor (Juru taelh). Flle lnlpelaheanaan entrynya dengan progrann KEN3.PRG.

TuJuan darlpada flle lnl adalah nemudahkan

pembaglan wllayah Fenaglhan Felanggan.

Adapun Struktur flIe KIOTEK.DBF aclalah aebagal

be:r,tkut :

Field Field Name Type Wtdth Keterangan

1 KLKNO Character 3 Kode Kolektor

2 KLNM Character 30 Nama Kolektor

16

3 KLADD

4 KLCITY

5 KLDRH

xxTotal*.*.

Character

Char.acter

Character

Character

Character

Charaeter

Charaeter

Charaeter

AImt Kolektor

Kota Kolektor

WIy. Kc'lektsr

30

2

3

6B

7,.3 4. F'II,E HASTER SALE,SHAN {5ALE.B.DBF'}

F'1le 6AI,E6.DBF ln1 merupahan flle yang berlel

data-data ldentitae ealeeman- FlIe lnl pelakeanaan

errtrynya nrelalul prsgran IiEN?.FFG.

Adapun Struhtur ,5ALES.DBF adalah eebagal berlhut :

Flekl Flelrl Narne Type Wldth Heterarrg

1 SLSNO

't SINM

3 SLADD

4 .SLCITY

5 ,5IDRH

**TotaI**

3 Kode Saleeman

30 Nama ,Saleeman

30 Alnt Saleeman

2 Kota Saleeman

3 Kocle Daerah

6B

flle yang

kode daerah

memudahkan

administraei

?.3.8'. FIIE DATA WILAYAH (WILAYAH-DBF')

Flle WILAYAH.DBF lnl merupakarr

berlel kode daerah penglrlman dan

penaglhan.

Fungsi dari file WILAYAH.DBF untuk

pihak pengLrim, penagih maupun plhak

dalam melakeanakan pekerj aan.

L7

Struktur. flle WILAYAH.DBF adalah

Fllerf Fle1d Name Type Wldth

1 DHI(fiDE

2 DHKDKODB

3 DHNOTA

4 DHBATA.S

**Total**

Charaeter 3

Character 1

Humerle 3

eebagai berlkutKeterangan

I{ode Wllayah

Kode kendar.aan

Junlah Nota

Batae Hota

2.3 6. FILE TABEL BARANG (STOCK.DBF'}

Flle STOCK.DBF dlgunakan untuk rrenylmparr etoek

krararrE yang nellputl fleld-flelrl kr-rrfe barang"

nama barang, hanga barang dan keterangan FaJak,

flle lnl eelalu dlbutuhkan eetlatr ada traneahei

bararrg.

tlurrerle 3

10

STOCK.DBF adalah sebagai berikut :

Name Type Wltdh Keterangan

Character 4 Kode Barang

Character 30 Nama Barang

Character 10 Ukuran Brg

Numerie I Harga Brg

Character 1 PPN

Character 1 Bm

Charaeter 2 ISI per box

Str.uktur file

Fleld Fleld

1 STBNO

2 STBNM

3 STBUKR

4 STBHRG

5 STPPN

6 STBM

7 STISI

**Total*x 57

18

2.3.7 . F'ILE KNOREL.DBF'

File KNOREL.DBF ini merupakan file yang

digunakan untuk menyimpan kode pelanggan paling

akhir darl- maaing-maaing huruf, mulai dari huruf A

gampai huruf Z.

Struktur file KNOREI,-DBF adalah sebagai benikut =

Fte1d Fteld Name Type Width

1 KNOCNO Character 7

**Tot,a1:F{<

2.3.A. F'ILE KWI?ANSI (KKWT.DBF')

File KKWT.DBF ini merupakan file yang beriei

data yang beragal dari total perkwitanei yang ada

di file KTRS.DBF.

Struktur File KKWT.DBF adalah eebagai berikut i

Fleld Fteld Name Type Width Keterangan

1 KKWNO Character 7 Nomer Kwitanei

2 KKWTGL Date B Tanggal Kwitansi

3 KKCNO Character 5 Kode Pelanggan

4 KKJML Numeric 11 Junlah barang

5 KOLEK Character 3 Kode Kolektor

6 KKREF Chanacter 6 Junlah referensi

7 KKLNS Charaeter 1 Tanda Pelunasan

I KKNOFAK Character I Faktur Pajak

I KKTGLFAK Date I Tet Faktur Pajak

19

2.3.9. File PELUNASAN (KRAYAR-DRF )

Fl}e KBAYAR.DBF lnl rierrupakart flle yans herleldata - data pelunaean traneakel pelanggan, totalpelunaean yffrg dLlakuhan pelanggan lnl Earn& dengan

ya:rs dda dl flle KK$IT.DBF.

Strukture flle IBAYAR.DBF adalatr eetragal berlkut :

Flelcl Fleld Nane Type Wldth Keterangan

1 I{BI(WNO Character 7 nomor kr*ltanel

?, KBKODE Charaeter' 1 kode pembayaran

3 KBBAYAA Charaeten 11 Kode bayar

10 KKJHLFAK

11 KKNPbIP

L2. KT.POT

13 KKBrr

**Tota1**

4 KBBTJKTI

5 KBKET

6 KBTGLJT

7 KBTGLBY

8 KBKOTEK

g KBREF

10 KBTGL

11 KBCNO

**Total**.

Nunet-lc

Charaeter-

Numer.le

Nr.merle

11 Jurrlahkena paJak

I rronor NFWF

10 ,]urnlah Fotongan

10 Jum1ah hena Bm

8g

3 kode kolehtor

6 tanda referenel

B TGL bayan

7 kode pelanggan

Charar-:ter 15 Tarrrfa Felunaean

Charaeter 30 keterangan

Date B Tel Jatuh tenpo

Date B Tgl hayar:

Charaeter

Character

Date

Charaeter

to4

20

2 . 3. 10 - F'ILE Kontr.o1 Traneakel ( KKOTRAN . DBF )

FlIe KKOTRAN.DBF lnl nerupakan flle yans

dtgunakan untuk nenylmpan nomor terAkhfu Kwltanel.

Str.uktur Flle KKOTRAN.DBF aclalah eebagal- berlkut :

Fleld Fleld Nane Type Wldth Keterangan

1 NOKKW CHARACTER 7 Nomer. Kwltanel

2 NOFAK CHARACTER B Noner Fah.PaJak

3 PSW CHARACTER 10 Paesword

#*TotaI**

2.3.11. F'IIE Tabel Bonue f KTABEL-DBF')

Flle KTABEL.DBF. lnl nerupahan flIe yarrg

dlgunakan untuh nenentukan Jumlah bonue eetlap

ada traneakel pelanggan.

Struktur Flle KTABEL.DBF adalah eebagal berlkut :

Fleld Field Naxre Type Width Keterangan

1 KTBKODE Nurrerle E l(ode pelanggan

2 BB0BO Numerlc Z, Z5:{t mL/24

3 BBOBI Nunenle 3, EZts mLl4B Bm

4 BBOBZ Numeric 2 36O mL/24

5 BBO83 Nemerlc Z 5(sQ mLl'e4

22,

2L

6 BBOB4 Nenerle Z IOOO nL/LZ

7 BB{IBS Nemerlc Z 15OCr l,rl.L/LZ

8 BBfJBB Hemerle Z U0O0 lr.LILZ

g BBOB9 Nemerlc 2 22A mL/48

10 BBO9O Nemerle Z 375 mLl24 &a

11 BB0gl Nemerle E SOO rr1,r34 Bilr

LZ BBO9? Nemerlc 2 1CI00 mllft But

13 BBO9B Nemerlc ?, 1SOO n1,r1? Bn

L4 BBO94 Nemenlc ?, EOOO ml./l? Bm

15 BBOgb Nemerle Z 3,6A mL/24 Bm

**.Tc,tal**. 33

?.3.L?,. F'IIE KODE KOTA f KKOTA.DBF'}

Flle KKOTA.DBF lnl nerupakan flle yans ber1el

kocle kota lrenglrlman, Irenaglhan" ealegman,

kolektor.

Struktur file KKOTA.DBF adalah gebagai berikut :

Filed Field Nasle Type Width Keterangan

1 KTKODE Ctraraeter 2 Kode Kota

2 KTCITY Character 15 nama kota

x*Tota1i<:k L7

22

-I.4. PENJEI,ASAN sIsTEM F'LOW.

Untuk menJaLankan sistem ini maka ada beberapa

Langkah-langkah yang harus dilakukan. Adapun langkah

langkah tersebut seperti tersusun dibawah ini :

Entry Daerah yaitu untuk mengisi fileDAERAH.DBF, file ini digunakan untuh menglsi kode

daerah di file KDLGN.DBF" SALES.DBF maupun di

file KLOI,EK.DBF,

Entry Salesman yaitu mengisi file SALES.DBF,

file ini digunakan untuk mengiei kode saleg yang

terdapat pada file KDLGN.DBF

Entry Kolektor yaitu untuk rrengisi file

KLOLEK.DBF, file ini digunakan untuk mengisi kode

kolel<tor yang terdapat pada file KDLGN.DBF

Mengisi file KNOREL-DBF pertama kali dilakukan

secara interaktif dan selanJutnya fl1e ini diguna-

kan eebagai kontrol pemberian kode pelanggan;

Mengisi file KKOTRAN-DBF, file ini digunakan

untuk lsontrol nomor Kwitansi, Faktur pajak

maupun Password

Entry Data Pelanggan yaitu rnengisi file KDLGN.DBF,

file ini digunakan untuk menyimpan seluruh data

identitas pelanggan.

23

Entry etoek barang yaltu untuk rrenglel fl}eSTOCK.DBF, flle lnl dlgunahan untuk nengetahul

data k'arang pada wahtu entny tnaneakei yang

dllahuhan oleh pelanggarr.

Setelah flIe-flle tereebut terlel maha

eelanJutnya eleten lnl eudah elap untuk rnenerlma

traneakei yang dllakuhan oleh pelanggarr.

Untuh memperJelae uralan eleten lnl, eelanJut-

nye penulie rnenguralhan terJadlnya t:raneakel oleh

Eeorang pelanggan, yang cllurlealkan eebagai berlkut :

- Tanggal Penglrlman : (IULA|B7

* Nota Pengirirran : O0OOOO

Kode Felanggan : R0001 hode dldapat dar"l haellentr.y data Felanggan

- Narra Pelanggan : ReJekl, UD.

- Alamat : Imam bonJol 1O1 BoJonegoro

- Traneakel-traneahel: PVC ZZQ mL 6 box

FVC 5OO ml 4 box

PVC ZOOO nI 3 box

Berclaearkan data tereebut dlatae maka operator

clalam melakukan tugaenya akan mengamtrll langkah-

langkah eebagal berlkut :

24

Entry traneakel kredlt ke

dengan menu entry Tr:aneakel

Hae1l entrynya dl eetak

FenJuaIan

Dari proses

menghasilakan eatu

File ini digunakan

perkwitansi.

f1}e KTRS,DBF entrynya

PenJualan Bc-rtol PVC.

eef;agal lapsran rekaF

pencetakan kwitansi, akan

file, yaitu file KKWIT.DBF.

untuk menyimpan jumlah dari

Entry transakei penjualan, pada waktu entry data

operator tinggal memasukkan berapa jumlah

pengambilan Felanggan perkode barang dan komputer

akan menghitung berapa potongan barang untuk

peLanggan tersebut.

Entry transaksi penjualan seperti diatas akan

dllakukan setiap hari, akan tetapi untuk pembuatan

kwitanei akan dilakukan setelah ada permintaan

dari administrasi penjualan kemasan botol kecil-

Pencetakan kwitansi ini akan dilakukan perpelanggan

dan setiap pelanggan mempunyai banyak transaksiyang akan dijadikan menjadi beberapa kwitansi yang

sesuai petunjuk dari bagian administraei.

- Pada waktu proaes linsitansi maka ada beberapa file

25

yanE berkaltan antara laln yaltu :

1. Flle KTfi5.DBF, flIe lnl yans herlel clat,a

traneakel penJualan.

7.. FtIe KDI,GN.DBF, flle yarlg benlel data ldentltaepelangganr.

3. File KKWT.DBF, file yang penyimpan jumlah dariperkwltansl.

4. File KKOTRAN.DBF, file ini yang nenyimpan nomor

terakhir dari nomor kwitansi.Setelah Fenomoran kwitansi ini maka data-data yang

ada dipergunakan untuk membuat laporan.

- Pelunasan yaitu Entry pelunasan ini akan

mengakibatkan beberapa file yang terkait sebagai

berlkut :

1, KTRS.DBF, file ini akan diisi pada field tanggal

bayar dan pada field lunae akan terisi.2. KKWT.DBF, pada field ini tanggal bayarnya akan

terisi tanggal pelunasan.

3. KBAYAR.DBF" pada file ini akan bertambah satu

record dari file KKWT.DBF yang terbayar.

BA8 I I I

URA I AN KERJR