BAB IISISTEH KER.]A
2-L- Sietem kenJa
Proses adminietraei Penjualan Air Mineral Botol
Kecll eelarta lnl dilakukan dengan si.etem sebagai
berikut :
1. Distribusi yang ditunjuk ,/ dipercaya oleh PT.P.
akan mengadakan kontrak kerja sana dengan membuat
gurat perjanjian dan dilanJutkan dengan pengieian
order pengiriman-
2. Bagi pelanggan yang telah mengadakan kontrak
kerja selalu mendapat potongan eetiap kall terjadipengiriman barang, dan potongan tersebut setlapjenis barang berbeda-beda.
Rumus yang dlgunakan sebagai berikut :
Y=X/(X+isi)Keterangan :
y = jumlah bonus perJenls barang getiap kafi
entry
iei = iel dalam eatu box
X = Jumlah bonug dalam satu box
Hrgb=Y*QxHxAKeterangan :
Hngb = beear potongan per barang
Jika kena PPN
6
f, = 10CI,/110
Jlha kena PPn dan Bm
fi = LOAILZA
H = harga satuan Irer bCIx
Q = quantlty (banyahnya barang)
3. Untuh eetlap hall Fengl?lman bareng ahan dleer.tal
nota penglrlnan eebagal tande" buktl penaglhan
eelanJutnVfl, dan dlnota penglrlnan tereebut
tereanturn ldentltae pelarrgghrr, antara laln Eebagai
trerlhut :
- Narna Dletrlbutc'r.
- A1amat Dletrlbutor
- Pengambllan I Jenle barang
- Tanda tangan penenlma
4. Setelah beberaFa harl pengtrlman plhak Dletrlbueimenglrlankan eurat, permlntaan taglhan yang
rneneantr:urkan Nota Penglrlman nana eaJa yallE harue
di gabung dalam eatu Inrrttanel ltu.5. Nota Fenglrlman yarrg telah punya nomor hr*ltanel
akan dlbuathan faktur FaJak perkrltanel dengan
rumue eebagal berlhut :
HJ = lnt (Inpan x H5)
keterangan :
kwan = Jumlah penJualan
HS = hanga eatuarr
HJ = harga Jual
ST:5T+HJ
I
6.
7.
DPP=FT-pot
PPn Bm = L$$/LZA x. hthne
PPn : 100,/110
Blla ,5T :.= 1. OO0.000
Ya : rnat = I.OOO
tdh:mat= SOtl
Jyhd = int (DPP + PPn + PPn Bm + Mat)
Keterangan :
ST - jumlah harga jual
Pot = potongan harga
DPP = Dasar pengenaan Pajak
Bm = Barang Mewah
Mat = Blaya materai
Jyhd = Jumlah yang harue dibayar
Pada setiap akhir bufan akan dibuatkan laporan
pertanggal perJenis barang.
Setelah proges perhitungan seleeai maka
dibuatkan rekapltulasi penJualan untuk tiap jenis
barang.
Kwitansi yang tercetak akan ditagihkan ke
eustomer ,/ Dietributor oleh Collector. Biladalam beberapa Kwitansi setiap cugtomer tidak
dapat dltaeihkan atau dengan kata lain customer
eulit penagihannya maka collector memberi
informaei kepada Pengirim (Distribuei) untuk tidakdlkirln lagi, bila eugtomer tereebut minta
dikirin.
8.
I
2.2. Slstern Flow
Dalam
Air Mineral
digunakan
berikutnya :
Ferencanaan Sistem Informaei
Botol Kecil pada PT. P di
sistem flow terlamplr
PenJualan
Surabaya
dihalaman
fiSTfiIII UIUCx3$htflIltIfi
tifft0c0s J0IIffiI$IS
*ffiffifrffi
t|frsttu8 utr[cf,tflilts$tIfr
rwDofid
utst ff001xtilils$tIfr
THNDfid
${ilffi TXISIsilthtu$tIfr
of,d'HtulIoild'H0l
ffiqTWry
ll0TJ l.$ISf;S
11
2.3. DISKRIPSI F'ILE
Mengelola Sietem lnformasi PenJualan AirMineral Botol Kecil PT, "P" di Surabaya dibutuhkan 12
flIe yaltu :
1. File Data pelanggan ( KDLGN . DBF )
Dengan Index : KDLGNI.IDX KDLGN2.IDX
KDLGNS.IDX KDLGN4-IDX
KDIGNS. IDX KDLGNS. IDX
KDLGNT.IDX KDLGN6.IDX
2. File Data traneaksi
Dengan lndex : KTRSI-IDX
KTRS3. IDX
KTRS5. lDX
KTRS?. IDX
KTRSg. IDX
File Data kolehtorDengan Index : KLOLEKI.IDX
File Data galesman
Dengan Index : SALESI.IDX
Ftle Data wilayah
Dengan Index : WILAYAHI-IDX
Ftle Data Barang
Dengan Index : STOCKI.IDX
File Dode pelanggan
Dengan Index : KNORELI.-IDX
File Kwitansi
Dengan Index : KKWTI.IDX
( KTRS. DBF )
KTRSz. IDX
KTRS4. IDX
KTRS6. IDX
KTRS8. IDX
( KIOLEK. DBF )
( SALES. DBF )
(WILAYAH . DBF )
( STOCK. DBF )
STOCKz. IDX
( KNOREL. DBF')
( KKWT . DBF )
KKWTz. IDX
3-
4.
5.
6.
7.
8.
L7,
KI{WT3. IDX KKWT4. IDX
KKWT5. IDX KHWT6. ItrH
g. File Pelunaean hvEltarrei t KBAYAR. DBF}
Derrgan Inriex : KBAYARI. IDX I{BAYAEZ. IDH
KBAYARS. IDX KBAYAR4. IDX
KBAYAES. IDX ITBAYARE. IDX
KBAYAR?. IDX
lt:r. Flle lr.r-irrtt'ol trarreaitel { If,}iOTRAN. DBF}
Derrgarr Irrrle:+ : KliOTF.ANl. IDH
11. Flle Fr-rtr-.rngan l:Qrrue i HTABEL. ttBF)
Derrgarr Irrrfen : HTABELI. InH
L2. FlIe Data kr:de hota {KKOTA.DBF}
Derrgan lrrrle:r : lil{OTAl. If,tH KlltlTAE. IDX
13
Z . 3. 1 . FIIE DATA PET,ANT'-GAN f KDLGN . DBF 1 .
FlIe KDiTGN.DBF dlgunahan untuh rnerreatat
ldentltae pelanggan, Agar pencatat,an tldak terJacllganda maka eettaF' pelanggan rllber'l rlomgr relael.Cara perrberlan nonor relael adalah eebagal
F.rer'lhut : ,funlah nonor relael eebanyak b dleltKarahter pertama dlanbll rlanl hur.uf awal dat.l rrema
pelanggan emr,at dlelt lalnnya adalah nonor urutrelael.
Penomoran dan pencatatan identitas pelanggan
ini menggunakan program KEN4.PRG
Struktur file KDLCiN-DBF adalah seperti dibawah
ini i
Field Field Nama Type Width Keterangan
1 KDCNO Character 5 Kode Pelanggan
2 KDNM Character 35 Nama Pelanggan
3 KDADD1 Character 35 Alamat Pengiriman
4 KDADD? Character 35 Alamat Penagihan
5 KDADDS Charaeter 35 Alamat N P W P
6 KDTELP1 Character 10 Telpon Pengiriman
7 KDTELPZ Character 10 Telpon Penagihan
I KDCITY1 Character 2 Kota Pengiriman
I KDCITYZ Character 2 Kota Penagihan
10 KDCITY3 Character 2 Kota NPWP11 KDDRII1 Charaeter 3 Wilayah Pengirim
L4
L7, KDDRHZ Charaeter 3 Wllayah Perraglhan
13 KDNPWP Chanaeter 15 Nc'men N F W P
L4 KDBTL Nuneric 6 Sa1do Botol
15 KDKRAT Nunenle 5 Saldo Knat
16 ITDTGLM Date g Tel t{u}al Lansgarran
L7 KDTGLD Date B Tsl Dropt
18 KDSNO Character' 3 Kc'de Saleeman
19 KDIDC Charaeter 7 Identltae Pelanggan
2A KDKCTLEK Character 3 Kode Kolektor
?,L KDTERH Ni:nerlc 2 Umur Pelanggan
22 KPIUT Nunerle lO Junrlah plutang
*x Total ** ?-44
Z, -3.2. F'ILE TRANSAKSI (KTRS.DBF')
File KTRS.DBF berisi data - data transaksi
penjualan. Datanya diperoleh dari nota pengiriman
yang di entry lewab progpan KENT.PRG dilakukan
perkode barang.
Struktur file KTRS.DBF adalah eebagai berikut :
Field Field Name Type Width Keterangan
1 KTNOTA Character 7 Nomer Nota
2 KTKIRIM Date I Tanggal Kirim
3 KTCNO Charecter 5 Kode Pelanggan
4 KTBNO Character 4 Kode Barang
15
5
6
7
Ig
10
11
12
13
L4
KTJMIl
KTJHTU
KTKWIT
KTHRG
KTHRGB
mTGf-,K
KTTUNAS
KTPPN
KTRETl
KTRET?
Hr:ner1e
Nurrerlc
Ctraraeter
Nr:sprlc
Nurrerlc
Date
Charaeter
Cha:racter
Numerlc
Nr.urrerlc
6
$
7
g
g
B
1
Is
r,
B1
Jurrlah Barang
Junlah Barang
Noner Kwltanel
HarBa Barang
Harga Bonue
TgI Cetak Kwt
Tancla Pelunaean
Tanda Kena PPN
Fengemballan BtIPengernballan krt
**.Tota1 *t
?.3.3. Struhtur FILE KOLEKTOR (KLOLEK.DBF)
FlIe KLOLEK.DBF lnl merupakan flle yang t-rerlel
mengenal data-clata Kolektor (Juru taelh). Flle lnlpelaheanaan entrynya dengan progrann KEN3.PRG.
TuJuan darlpada flle lnl adalah nemudahkan
pembaglan wllayah Fenaglhan Felanggan.
Adapun Struktur flIe KIOTEK.DBF aclalah aebagal
be:r,tkut :
Field Field Name Type Wtdth Keterangan
1 KLKNO Character 3 Kode Kolektor
2 KLNM Character 30 Nama Kolektor
16
3 KLADD
4 KLCITY
5 KLDRH
xxTotal*.*.
Character
Char.acter
Character
Character
Character
Charaeter
Charaeter
Charaeter
AImt Kolektor
Kota Kolektor
WIy. Kc'lektsr
30
2
3
6B
7,.3 4. F'II,E HASTER SALE,SHAN {5ALE.B.DBF'}
F'1le 6AI,E6.DBF ln1 merupahan flle yang berlel
data-data ldentitae ealeeman- FlIe lnl pelakeanaan
errtrynya nrelalul prsgran IiEN?.FFG.
Adapun Struhtur ,5ALES.DBF adalah eebagal berlhut :
Flekl Flelrl Narne Type Wldth Heterarrg
1 SLSNO
't SINM
3 SLADD
4 .SLCITY
5 ,5IDRH
**TotaI**
3 Kode Saleeman
30 Nama ,Saleeman
30 Alnt Saleeman
2 Kota Saleeman
3 Kocle Daerah
6B
flle yang
kode daerah
memudahkan
administraei
?.3.8'. FIIE DATA WILAYAH (WILAYAH-DBF')
Flle WILAYAH.DBF lnl merupakarr
berlel kode daerah penglrlman dan
penaglhan.
Fungsi dari file WILAYAH.DBF untuk
pihak pengLrim, penagih maupun plhak
dalam melakeanakan pekerj aan.
L7
Struktur. flle WILAYAH.DBF adalah
Fllerf Fle1d Name Type Wldth
1 DHI(fiDE
2 DHKDKODB
3 DHNOTA
4 DHBATA.S
**Total**
Charaeter 3
Character 1
Humerle 3
eebagai berlkutKeterangan
I{ode Wllayah
Kode kendar.aan
Junlah Nota
Batae Hota
2.3 6. FILE TABEL BARANG (STOCK.DBF'}
Flle STOCK.DBF dlgunakan untuk rrenylmparr etoek
krararrE yang nellputl fleld-flelrl kr-rrfe barang"
nama barang, hanga barang dan keterangan FaJak,
flle lnl eelalu dlbutuhkan eetlatr ada traneahei
bararrg.
tlurrerle 3
10
STOCK.DBF adalah sebagai berikut :
Name Type Wltdh Keterangan
Character 4 Kode Barang
Character 30 Nama Barang
Character 10 Ukuran Brg
Numerie I Harga Brg
Character 1 PPN
Character 1 Bm
Charaeter 2 ISI per box
Str.uktur file
Fleld Fleld
1 STBNO
2 STBNM
3 STBUKR
4 STBHRG
5 STPPN
6 STBM
7 STISI
**Total*x 57
18
2.3.7 . F'ILE KNOREL.DBF'
File KNOREL.DBF ini merupakan file yang
digunakan untuk menyimpan kode pelanggan paling
akhir darl- maaing-maaing huruf, mulai dari huruf A
gampai huruf Z.
Struktur file KNOREI,-DBF adalah sebagai benikut =
Fte1d Fteld Name Type Width
1 KNOCNO Character 7
**Tot,a1:F{<
2.3.A. F'ILE KWI?ANSI (KKWT.DBF')
File KKWT.DBF ini merupakan file yang beriei
data yang beragal dari total perkwitanei yang ada
di file KTRS.DBF.
Struktur File KKWT.DBF adalah eebagai berikut i
Fleld Fteld Name Type Width Keterangan
1 KKWNO Character 7 Nomer Kwitanei
2 KKWTGL Date B Tanggal Kwitansi
3 KKCNO Character 5 Kode Pelanggan
4 KKJML Numeric 11 Junlah barang
5 KOLEK Character 3 Kode Kolektor
6 KKREF Chanacter 6 Junlah referensi
7 KKLNS Charaeter 1 Tanda Pelunasan
I KKNOFAK Character I Faktur Pajak
I KKTGLFAK Date I Tet Faktur Pajak
19
2.3.9. File PELUNASAN (KRAYAR-DRF )
Fl}e KBAYAR.DBF lnl rierrupakart flle yans herleldata - data pelunaean traneakel pelanggan, totalpelunaean yffrg dLlakuhan pelanggan lnl Earn& dengan
ya:rs dda dl flle KK$IT.DBF.
Strukture flle IBAYAR.DBF adalatr eetragal berlkut :
Flelcl Fleld Nane Type Wldth Keterangan
1 I{BI(WNO Character 7 nomor kr*ltanel
?, KBKODE Charaeter' 1 kode pembayaran
3 KBBAYAA Charaeten 11 Kode bayar
10 KKJHLFAK
11 KKNPbIP
L2. KT.POT
13 KKBrr
**Tota1**
4 KBBTJKTI
5 KBKET
6 KBTGLJT
7 KBTGLBY
8 KBKOTEK
g KBREF
10 KBTGL
11 KBCNO
**Total**.
Nunet-lc
Charaeter-
Numer.le
Nr.merle
11 Jurrlahkena paJak
I rronor NFWF
10 ,]urnlah Fotongan
10 Jum1ah hena Bm
8g
3 kode kolehtor
6 tanda referenel
B TGL bayan
7 kode pelanggan
Charar-:ter 15 Tarrrfa Felunaean
Charaeter 30 keterangan
Date B Tel Jatuh tenpo
Date B Tgl hayar:
Charaeter
Character
Date
Charaeter
to4
20
2 . 3. 10 - F'ILE Kontr.o1 Traneakel ( KKOTRAN . DBF )
FlIe KKOTRAN.DBF lnl nerupakan flle yans
dtgunakan untuk nenylmpan nomor terAkhfu Kwltanel.
Str.uktur Flle KKOTRAN.DBF aclalah eebagal- berlkut :
Fleld Fleld Nane Type Wldth Keterangan
1 NOKKW CHARACTER 7 Nomer. Kwltanel
2 NOFAK CHARACTER B Noner Fah.PaJak
3 PSW CHARACTER 10 Paesword
#*TotaI**
2.3.11. F'IIE Tabel Bonue f KTABEL-DBF')
Flle KTABEL.DBF. lnl nerupahan flIe yarrg
dlgunakan untuh nenentukan Jumlah bonue eetlap
ada traneakel pelanggan.
Struktur Flle KTABEL.DBF adalah eebagal berlkut :
Fleld Field Naxre Type Width Keterangan
1 KTBKODE Nurrerle E l(ode pelanggan
2 BB0BO Numerlc Z, Z5:{t mL/24
3 BBOBI Nunenle 3, EZts mLl4B Bm
4 BBOBZ Numeric 2 36O mL/24
5 BBO83 Nemerlc Z 5(sQ mLl'e4
22,
2L
6 BBOB4 Nenerle Z IOOO nL/LZ
7 BB{IBS Nemerlc Z 15OCr l,rl.L/LZ
8 BBfJBB Hemerle Z U0O0 lr.LILZ
g BBOB9 Nemerlc 2 22A mL/48
10 BBO9O Nemerle Z 375 mLl24 &a
11 BB0gl Nemerle E SOO rr1,r34 Bilr
LZ BBO9? Nemerlc 2 1CI00 mllft But
13 BBO9B Nemerlc ?, 1SOO n1,r1? Bn
L4 BBO94 Nemenlc ?, EOOO ml./l? Bm
15 BBOgb Nemerle Z 3,6A mL/24 Bm
**.Tc,tal**. 33
?.3.L?,. F'IIE KODE KOTA f KKOTA.DBF'}
Flle KKOTA.DBF lnl nerupakan flle yans ber1el
kocle kota lrenglrlman, Irenaglhan" ealegman,
kolektor.
Struktur file KKOTA.DBF adalah gebagai berikut :
Filed Field Nasle Type Width Keterangan
1 KTKODE Ctraraeter 2 Kode Kota
2 KTCITY Character 15 nama kota
x*Tota1i<:k L7
22
-I.4. PENJEI,ASAN sIsTEM F'LOW.
Untuk menJaLankan sistem ini maka ada beberapa
Langkah-langkah yang harus dilakukan. Adapun langkah
langkah tersebut seperti tersusun dibawah ini :
Entry Daerah yaitu untuk mengisi fileDAERAH.DBF, file ini digunakan untuh menglsi kode
daerah di file KDLGN.DBF" SALES.DBF maupun di
file KLOI,EK.DBF,
Entry Salesman yaitu mengisi file SALES.DBF,
file ini digunakan untuk mengiei kode saleg yang
terdapat pada file KDLGN.DBF
Entry Kolektor yaitu untuk rrengisi file
KLOLEK.DBF, file ini digunakan untuk mengisi kode
kolel<tor yang terdapat pada file KDLGN.DBF
Mengisi file KNOREL-DBF pertama kali dilakukan
secara interaktif dan selanJutnya fl1e ini diguna-
kan eebagai kontrol pemberian kode pelanggan;
Mengisi file KKOTRAN-DBF, file ini digunakan
untuk lsontrol nomor Kwitansi, Faktur pajak
maupun Password
Entry Data Pelanggan yaitu rnengisi file KDLGN.DBF,
file ini digunakan untuk menyimpan seluruh data
identitas pelanggan.
23
Entry etoek barang yaltu untuk rrenglel fl}eSTOCK.DBF, flle lnl dlgunahan untuk nengetahul
data k'arang pada wahtu entny tnaneakei yang
dllahuhan oleh pelanggarr.
Setelah flIe-flle tereebut terlel maha
eelanJutnya eleten lnl eudah elap untuk rnenerlma
traneakei yang dllakuhan oleh pelanggarr.
Untuh memperJelae uralan eleten lnl, eelanJut-
nye penulie rnenguralhan terJadlnya t:raneakel oleh
Eeorang pelanggan, yang cllurlealkan eebagai berlkut :
- Tanggal Penglrlman : (IULA|B7
* Nota Pengirirran : O0OOOO
Kode Felanggan : R0001 hode dldapat dar"l haellentr.y data Felanggan
- Narra Pelanggan : ReJekl, UD.
- Alamat : Imam bonJol 1O1 BoJonegoro
- Traneakel-traneahel: PVC ZZQ mL 6 box
FVC 5OO ml 4 box
PVC ZOOO nI 3 box
Berclaearkan data tereebut dlatae maka operator
clalam melakukan tugaenya akan mengamtrll langkah-
langkah eebagal berlkut :
24
Entry traneakel kredlt ke
dengan menu entry Tr:aneakel
Hae1l entrynya dl eetak
FenJuaIan
Dari proses
menghasilakan eatu
File ini digunakan
perkwitansi.
f1}e KTRS,DBF entrynya
PenJualan Bc-rtol PVC.
eef;agal lapsran rekaF
pencetakan kwitansi, akan
file, yaitu file KKWIT.DBF.
untuk menyimpan jumlah dari
Entry transakei penjualan, pada waktu entry data
operator tinggal memasukkan berapa jumlah
pengambilan Felanggan perkode barang dan komputer
akan menghitung berapa potongan barang untuk
peLanggan tersebut.
Entry transaksi penjualan seperti diatas akan
dllakukan setiap hari, akan tetapi untuk pembuatan
kwitanei akan dilakukan setelah ada permintaan
dari administrasi penjualan kemasan botol kecil-
Pencetakan kwitansi ini akan dilakukan perpelanggan
dan setiap pelanggan mempunyai banyak transaksiyang akan dijadikan menjadi beberapa kwitansi yang
sesuai petunjuk dari bagian administraei.
- Pada waktu proaes linsitansi maka ada beberapa file
25
yanE berkaltan antara laln yaltu :
1. Flle KTfi5.DBF, flIe lnl yans herlel clat,a
traneakel penJualan.
7.. FtIe KDI,GN.DBF, flle yarlg benlel data ldentltaepelangganr.
3. File KKWT.DBF, file yang penyimpan jumlah dariperkwltansl.
4. File KKOTRAN.DBF, file ini yang nenyimpan nomor
terakhir dari nomor kwitansi.Setelah Fenomoran kwitansi ini maka data-data yang
ada dipergunakan untuk membuat laporan.
- Pelunasan yaitu Entry pelunasan ini akan
mengakibatkan beberapa file yang terkait sebagai
berlkut :
1, KTRS.DBF, file ini akan diisi pada field tanggal
bayar dan pada field lunae akan terisi.2. KKWT.DBF, pada field ini tanggal bayarnya akan
terisi tanggal pelunasan.
3. KBAYAR.DBF" pada file ini akan bertambah satu
record dari file KKWT.DBF yang terbayar.
BA8 I I I
URA I AN KERJR
