pengurusan_pejabat_30052012

30/05/2012

1

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

(PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 5/2007)

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Dikuatkuasakan pada 30 April 2007Menggantikan Arahan Perkhidmatan 1974Dikuatkuasakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007Digubal berasaskan AP dan ditambahbaik dengan mengambil kira :

Kemajuan teknologi maklumatMultimediaKaedah tradisional

PENGENALAN

Digunapakai bersama pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa sebagai rujukan dari segi prosedur dan tatacara pelaksanaan yang lebih terperinci

Meliputi aspek asas dan prinsip penting bagi memberi ruang untuk perubahan serta menggalakkan inovasi dan kreativiti

PENGENALAN

Digunapakai oleh semua Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan

MENGANDUNGI 10 BAHAGIAN

» BAH 1 - PENGURUSAN AM PEJABAT» BAH 2 - PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA » BAH 3 - KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN» BAH 4 - PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN» BAH 5 - SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN » BAH 6 - URUSAN SURAT KERAJAAN» BAH 7 - PENGURUSAN FAIL» BAH 8 - PENYELENGARAAN, PEMELIHARAAN DAN

PELUPUSAN REKOD AWAM» BAH 9 - PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT» BAH 10 - INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

PERINCIAN BAHAGIANBAH 1 – PENGURUSAN AM PEJABAT

Peranan KerajaanTanggungjawab Ketua JabatanMenyemak Semula Fungsi JabatanMenilai Semula aktiviti JabatanUndang-undang Dan PeraturanSenarai TugasKemudahan KomunikasiPerhimpunan Bulanan

30/05/2012

2

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 1 – PENGURUSAN AM PEJABAT

Ruang PejabatKebersihan PejabatPencegahan KebakaranKhidmat NasihatPenyelarasan Dan PemantauanProgram Kebajikan

PEKELILING / SURAT PEKELILING / PERATURANYANG BERKAITAN

Pekeliling Am Bil. 2/1982, Bil. 2/2000PKPA Bil. 8/1991, Bil. 1/2008, Bil. 4/1991, Bil. 9/91, Bil. 1/2002, Bil. 8/91Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002, Bil.18/2005, Bil. 6/1989Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/1994, Bil. 3/2001,Surat Pekeliling Am Bil. 1/1993, Bil. 4/1982, Bil. 8/1981, Bil. 5/1993Surat Pos Malaysia (21.4.1999)Perintah Am Bab E

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 2 – PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Perkhidmatan PegawaiMaklumat Dalam Rekod PerkhidmatanPenyelenggaraan Rekod PerkhidmatanRekod KehadiranPenilaian PrestasiPemupukan Budaya Kerja PositifPembangunan Modal Insan

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 2 – PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Sijil PenghargaanPewartaanPengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik


Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002, Bil. 3/2002, Bil. 2/2002Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2001Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981, Bil. 1/2004Surat Edaran JPA (31 Mei 2005)Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2/2009, Bil. 15/2008

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 3 – KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

KeperibadianTatakelakuanPakaianTanda Nama

30/05/2012

3


Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2/1985Surat Pekeliling Am Bil. 8/1983Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 4 - PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Mengutamakan PelangganKemudahan PelangganPiagam PelangganPengurusan Aduan AwamPengurusan Media


PKPA Bil. 1/2008, Bil. 1/2009Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7/2005Surat Edaran KSN (16.2.2005)

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 5 – SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan KaunterPerkhidmatan Telefon BerkualitiSistem dan ProsedurManual Prosedur Kerja Dan Fail MejaBorang PermohonanLesen Dan PermitPungutan Hasil


PKPA Bil. 1/2008, Bil. 8/1991, Bil. 1/2002

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN

PendahuluanPenyediaanPendaftaran Dan PengedaranPengurusan Surat Terperingkat

30/05/2012

4

DEFINASI :

SEJENIS KOMUNIKASI SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN MAKLUMAT/PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN

SATU DOKUMEN YANG MENYATAKAN HASRAT

PENYEDIAAN SURAT RASMI

* menggunakan kertas rasmi

* hendaklah jelas maksudnya

* dimulakan dengan ‘tuan/puan’

* diakhiri dengan ‘saya yang menurut perintah’

* perlu ada nombor rujukan

* perlu ada tajuk surat

* punya perenggan

* bernombor mukasurat

* satu surat satu perkara

MENGALAMATKAN SURAT

DIALAMATKAN KEPADA YANG MENGEPALAI

JABATAN

FIRMA

PEGUAM

PERSEORANGAN

PENERIMAAN SURAT

1. PENGASINGAN SURAT

JABATAN

UNTUK PERHATIAN

PERSENDIRIAN

TERSALAH ALAMAT

i) SURAT UNTUK JABATAN

i) Buka

ii) Cop tarikh terima

iii) Rekod dalam daftar mel

iv) Failkan dalam fail berkenaan

v) Minitkan

Srt (drp) bertarikh (no. rujukan) (perkara surat) dikdgkan (tarikh fail srt)

ii) SURAT UNTUK PERHATIAN

i) Cop tarikh terima atas sampul

ii) Serah kepada yang berkenaan

30/05/2012

5

SURAT UNTUK PERHATIAN

TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN

KECUALI

YANG BERKENAAN TIADA DI PEJABAT UNTUK SATU JANGKA MASA YANG AGAK LAMA

iii) SURAT PERSENDIRIAN

• TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN

iv) SURAT TERSALAH ALAMAT

• DIKEMBALIKAN KE PEJABAT POS


PKPA Bil. 1/2003Surat Pekeliling Am Bil. 8/1980, Bil. 1/1993, Bil. 3/1981Surat PKPKKM{KPKK®200/55 Klt.7(21)}(21.8.1999)Arahan Keselamatan

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 7 – PENGURUSAN FAIL

Kepentingan Pengurusan FailPengkelasan FailPengkelasan Perkara dan PengkodanProsedur PengurusanSistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod ElektronikPembangunan Sistem Aplikasi BerkomputerPelupusan Fail

FAEDAH PENGGUNAAN

• Semua maklumat, surat, permohonan berkenaan sesuatu perkara akan dikumpul dalam satu fail

• Memudahkan pengesanan maklumat untuk tindakan

• Memudahkan latihan kepada kakitangan baru

• Memudahkan pertukaran kakitangan

TUJUAN

UNTUK MENYENANGKAN TATACARAPENDAFTARAN DAN PENGENDALIANFAIL DENGAN CARA MENGGUNAKANSENARAI PENGKELASAN YANG TELAHDITENTUKAN DAN DIBERIKAN NOMBORKOD MASING-MASING

30/05/2012

6

BILA FAIL BOLEH DIWUJUDKAN

PERKARA BARU

FAIL LAMA DITUTUP

PEMBUKAAN FAIL BARU

Tentukan tajuk fail

Tentukan nombor rujukan fail

Tentukan/pilih kulit fail mengikut taraf keselamatan

Tuliskan tajuk fail & nombor rujukan fail pada kulit fail baru

Buat catatan atas kertas minit

Kandungkan surat dalam fail

PENYAMBUNGAN FAIL

• BILA FAIL LAMA DITUTUP

tebal fail satu inci

nombor kandungan/folio sampai kepada angka seratus

• GUNA TAJUK YANG SAMA

• GUNA NOMBOR RUJUKAN SAMA TAPI JILID BERIKUTNYA

PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

Nama Organisasi/Bah(TK)/Kod Organisasi/Kod Perkara Utama/Kod Pecahan Perkara Utama/Kod Pecahan Kecil Perkara Utama

PENGEDARAN FAIL

fail keluar/masuk direkodkan

fail telah digunakan hantar ke bilik pendaftaran

fail tebal diberikan jilid

fail berperingkat diasingkan

simpan dalam perhatian (sdp)

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

fail diperlukan pada masa atau tarikh yang ditetapkan oleh pegawai

kerani fail catat SDP fail yang diperlukan dalam buku harian rasmi atau buku daftar

fail diperolehi dari tempat simpanan pada masa dan tarikh yang diperlukan

30/05/2012

7

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN BILA BUKA FAIL

• beri tajuk ringkas yang sesuai

• satu fail satu perkara

• satu tajuk jangan ada lebih fail induk

• beri pengkelasan yang sesuai

WARNA KULIT FAIL

RAHSIA BESAR – KUNING PALANG MERAH

RAHSIA - MERAH JAMBU PALANG MERAH

SULIT - HIJAU

TERHAD - PUTIH

TERBUKA - PUTIH


Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan (MAMPU-1986)Pekeliling Ketua Audit Negara Bil. 6/2000PKPA Bil. 2/2002Arahan KeselamatanAkta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

PendahuluanTanggungjawab Ketua Jabatan Dan Ketua AgensiPenyelenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod AwamPembaikan KecilBilik RekodPenyediaan Jadual Pelupusan rekod (JPR)Program Rekod PentingPelan Tindakan Bencana

DEFINASI

SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD, DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RASMI MEREKA.

(AKTA ARKIB NEGARA)

REKOD

o tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah Arkib Negara

o ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun bagi menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari tarikh ianya ditutup)

30/05/2012

8

PEMELIHARAAN REKOD

TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS MENERUS

BILIK BERHAWA DINGIN

PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK JIKA TIADA HAWA DINGIN

DIBERSIHKAN SELALU

SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT SIMPANAN REKOD

PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA

PEMELIHARAAN REKOD

DILARANG MAKAN, MINUM, MEROKOK, LEPAK

DILARANG JADI STOR PENYIMPANAN BARANGAN LAIN TERUTAMA BERBENTUK CECAIR

SIMPAN REKOD ATAS RAK YANG PUNYA JARAK 6 INCI DARI ARAS LANTAI

JANGAN SUSUN TERLALU PADAT

KERINGKAN REKOD DENGAN DIANGINKAN

MUSUH-MUSUH REKOD

TIKUS

LIPAS

ANAI-ANAI

MANUSIA

HABA/SUHU

KELEMBAPAN

SILVERFISH

BOOKLICE

DLL

REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI JABATAN ATAS KEPERLUAN TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20 TAHUN DARI TARIKH IANYA DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT KELULUSAN KHAS DARI JABATAN ARKIB NEGARA UNTUK TERUS MENYIMPANNYA


Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997Peraturan-peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 9 – PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

PendahuluanPelan Strategik Teknologi MaklumatPerolehan Pekakasan Dan PerisianRangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat

30/05/2012

9

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 9 – PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Penggunaan Perkhidmatan :InternetEmelPerisian

Pembangunan Sistem AplikasiLaman Web Jabatan


PKPA Bil. 1/2003. Surat Pekeliling Am Bil. 2/2000, Bil. 4/2004Pekeliling Am Bil. 3/2000, Bil 1/2001, Bil. 2/2003, Bil. 6/1999, Bil. 1/2000

PERINCIAN BAHAGIAN

BAH 10 – INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

PendahuluanPerolehanKawalan PenggunaanPenyimpananPenyelenggaraanPemeriksaanPelupusanHapus Kira


Akta Acara Kewangan 1957

Arahan PerbendaharaanPekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1991, Bil. 3/1990

Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor

Surat Pekeliling Am Bil. 2/1995Tatacara Pengurusan Stor –Verifikasi Stok, Penyelenggaraan & Pembaikan Mesin Pejabat, Pelupusan Barang

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1995, Bil. 2/1997, Bil. 3/2002

Arahan Pentadbiran Kementerian Kewangan (7.1.2002)

P.U.(B) – Akta Perwakilan Kuasa 1956

pengurusan_pejabat_30052012

Documents