pengurusan kewangan. UPM diiktiraf .

PARA pelajar boleh berurusan di kaunter bendahari di tingkat bawah atau melalui deposit tunaL

USebaga; un;vers;t; penyelid;kan yangtelah.diikt;raf o/eh Kementer;an

Pengaj;an T;ngg; pada 16 November

2006, UPM perlu cemerlang dan ungguldar; seg; pengurusan kewangan"

Oleh ZUNAIDAH ZAINON dan AU YEONG HOW

Gambar NAZERI ABU BAKAR

ERUBAHAN masa telah me­nyaksikan Universiti Putra Ma­laysia (UPM) kini dikenali seba­gai universiti penyelidikan ter­unggul di negara ini walaupun

suatu ketika dahulu ia merupakan KolejPertanian pada tahun 1931.

Sejajar dengan itu, ramai siswazah terlatihdalam bidang pertanian telah dilahirkanbagi memenuhi aspirasi negara untukmembangunkan bidangpertanian yang meru­pakan entiti pentingkepada sektor eko­nomi negara.

Lebih membang­gakan, UPM meru­pakan antara pelopordalam menggunakan

NIK Mustapha R. Abdullah menunjukkanpiala dan sijil Anugerah Kualiti PengurusanKewangan 2007

sistem khidmat pelanggan melalui perban­kan Internet, mesin deposit tunai dan Elec­tronic Fund Transfer.

"Kebanyakan pelajar menggunakan per­khidmatan itu kerana ia mudah dan tidakmenggunakan kertas. la juga boleh dila­kukan setiap hari kerana beroperasi 24 jamsehari dan tujuh hari seminggu;' jelas NaibCancelor UPM, Prof. Datuk Nik MustaphaR. Abdullah

Menurut beliau, sebagai universiti penye­lidikan yang telah diiktiraf oleh Kemen­terian Pengajian Tinggi pada 16 November2006, UPM perlu cemerlang dan ungguldari segi pengurusan kewangan.

Pengurusan kewangan yang efektif dansistematik berteraskan kualiti telah mem­bolehkan UPM meraih Anugerah KualitiPengurusan Kewangan bagi kategori BadanBerkanun sempena Anugerah KualitiSektor Awam 2007 baru-baru ini.

Bagi memastikan matlamat itu tercapai,UPM telah memperoleh Sijil Bersih dari­pada Jabatan Audit Negara selama tujuh

tahun berturut-turut dalam pengauditankewangan sejak tahun 2000.

Pada masa yang sarna, UPM jugamerupakan pengguna terbesarStandard Accounting for Govern­mentAgency(SAGA) mulai tahun2003.

"Pada peringkat awal, SAGAmendatangkan beberapa mas a-

lah, bagaimanapun setelah dibentuk se­mula, ia berfungsi dengan baik. Contohnya,kami boleh mengimbangkan akaun, menu­tup akaun atau mendapatkan laporan padasetiap masa dengan cepat dan tepat.

"Pada pendapat saya, sepatutnya semuaagensi kerajaan kena pakai SAGA tetapidisebabkan oleh kekangan, ramai yang tidakberbuat demikian;' katanya.

Menurut beliau, penggunaan SAGA amatpenting kerana matlamat UPM hendakmengurangkan kerenah birokrasi. Tam­bahan pula, Pejabat Bendahari UPM telahmemperoleh ISO 9001:2000 pada 3 Ogoslalu.

Ini akan mempermudahkan proses kerjadan penyampaian maklumat melalui peng­gunaan teknologi maklumat dan ko­munikasi (lCT) contohnya sistem cutibelajar, maklumat pelajar dan StudentAccounting System (SAS).

Di samping itu, UPM juga melaksanakansistem-sistem sokongan untuk membantumemudahkan kerja-kerja pentadbiran con­tohnya sistem Docuflo, perakam waktu dancuti secara atas talian, stok inventori, papa­ran cek, p'ermohonan dan penilaian latihanstaf.

"Ini menjelaskan bagaimana UPM bolehmelayan 23,000 penuntut universiti, 6,000(pascasiswazah) dan 5,000 kakitanganmelalui kemudahan-kemudahan yang di­sediakan ..

Usaha-usaha meningkatkankualiti peng1;1I'Usankewangan

• Persijilan ISO 9000 bagi keselu­ruhan proses pengurusan ke­wangan.

• Modul-modul pengurusan kewang­an secara elektronik seperti e-Uni­versiti (e-Borang), sistem pengu­rusan aset dan Mobile Cash Billing.

• Sistem SAGA secara aktif danantara muka dengan sistem-sistemlain.

• Kaunter perkhidmatan secara ino­vatif melalui perkongsian pintardengan bank komersial bagi mem­pelbagaikan kaedah ...dan saluran

kutipan hasil termasUk mesin de- tposit tunai dan kios bayaran secara IT'

perkongsian strategik dengan9MB.

"Dengan konsep bandar, pihak universitimampu mengawal transaksi untuk 44,000pengguna pada setiap masa. Jadi adalahbaik, sekiranya ia dapat dijadikan model diuniversiti lain;' jelas beliau mengenai kele­bihan mengaplikasikan sistem pengurusankewangan yang sistematik.

Selain itu, katanya, sistem yang ±leksibelitu juga memudahkan pihak universitimenyelesaikan masalah pelajar menerusiportal pelajar bagi setiap aduan ataupertanyaan yang diajukan secara dalamtalian.

Menurut beliau, UPM turut memberikeutamaan kepada pengurusan aset daninventori dengan menggunakan sistemFixed Asset Management System (FAMS).

Melalui sistem tersebut, aset bolehdikesan melalui kod bar yang mengandungimaklumat seperti jenis, nilai, penggima danlokasi .aset tersebut berada dengan lebihcepat.

"Dalam senario sekarang, perkara yangsewajarnya dibuat ialah, kita memerlukanpersaingan sengit dari dalam dan luarnegara jika ingin ke hadapan.

"Oleh itu, leT boleh digunakan untukmembolehkan kerja dilakukan dengan lebihmudah apabila perkara yang membabitkankeputusan peperiksaan, aset dan pendaf­taran subjek dapat dilakukan secara dalamtalian;' katanya.