pengurusan hal ehwal pelajar - ipbl.edu.my · pdf fileprogram mentor-mentee dilaksanakan...

PROSEDUR KUALITI TERAS

NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00

PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR

TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012

MUKA SURAT : 1/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012


Disediakan oleh:

………………………….……….

Diluluskan oleh:

……………………………………

Nama: HAJAH LATIFAH BINTI

MAHAMUD

Nama: Dr. LEE BOON HUA

Jawatan: PENGARAH SEKTOR HEP

DAN HUBUNGAN LUAR

Jawatan: TIMBALAN REKTOR

Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: 02 MEI 2012

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 2/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menjelaskan proses perancangan, pengurusan dan pelaksanaan Hal

Ehwal Pelajar latihan keguruan praperkhidmatan dapat dijalankan secara sistematik dan

berkesan mengikut keperluan Institut Pendidikan Guru ( IPG ). Prosedur ini merangkumi

proses-proses berikut:

1.1 proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu serta pelaksanaan

Program Mentor-Mentee dilaksanakan mengikut Garis Panduan yang ditetapkan.

1.2 keberkesanan pelaksanaan pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu

dan Program Mentor-Mentee mencapai tahap yang ditetapkan

1.3 semua kes disiplin, tata tertib dan rayuan diambil tindakan mengikut peraturan

IPG dan peraturan dalam Akta 174.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut

Pendidikan Guru (IPG) dalam mengurus MPPPB, Program Mentor-Mentee serta

mengurus disiplin bagi pelajar latihan keguruan pra perkhidmatan sepenuh masa.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti IPGM-MK-PPK-01

3.2. Pengurusan Hal Ehwal Pelajar IPGM-PPK-PT-03

3.3. Garis Panduan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu semasa

3.4. Buku Panduan Program Mentor-Mentee IPGM dan IPG semakan 2011

3.5. Peraturan IPGM dan IPG semakan 2011

3.6. Akta 174 dan Warta Pindaan 2010

3.7. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010:

P.U(A)388

3.8. Garis Panduan Menentukan Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan

3.9. Buku Panduan Tawaran/Iklan Tawaran

3.10. Surat Tawaran Institut Pendidikan Guru

3.11. Borang Perjanjian Pendidikan Guru


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 3/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012

4.0 DEFINISI

Istilah yang digunakan dalam prosedur ini adalah seperti berikut:

4.1 Pegawai Hal Ehwal Pelajar IPG Kampus (PHEP IPG) ialah Pengarah IPG

yang dilantik oleh Menteri Pelajaran bagi menjalankan prosiding Akta 174.

4.2 Pendaftaran Pelajar ialah proses pendaftaran pelajar baharu yang ditawarkan

mengikuti latihan di IPG.

4.3 Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah

jawatankuasa yang bertanggungjawab bagi mengendalikan dan melaksanakan

proses pendaftaran dan pengurusan pelajar baharu.

4.4 Borang Perjanjian Pendidikan Guru (BPPG) dan Borang Penjamin dan

Saksi (BPS) ialah borang perjanjian ikatan kontrak antara pelajar dengan

Kerajaan Malaysia untuk mengikuti program peringkat diploma dan ijazah

pertama yang mesti ditandatangani oleh kedua-dua pihak dan dua orang

penjamin pelajar serta saksi.

4.5 Buku Pendaftaran Pelajar ialah buku yang digunakan untuk merekodkan

maklumat pelajar.

4.6 Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah satu tempoh yang

ditetapkan bagi memberi pendedahan kepada pelajar baharu tentang program

yang diikuti dan penyesuaian diri sebagai pelajar di IPG.

4.7 Jawatankuasa Kerja Unit Kepimpinan dan Pengembangan Pelajar ialah

jawatankuasa yang boleh dianggotai oleh Ketua Unit Kepimpinan

Pengembangan Pelajar, Pensyarah Bimbingan dan Kaunseling/Kaunselor

Pelajar, Penyelaras Program Mentor-Mentee dan beberapa orang wakil mentor

di IPG.

4.8 Mentor-Mentee adalah program yang dilaksanakan sepanjang tahun secara

berjadual untuk pelajar agar mereka dapat berkongsi maklumat, kemahiran dan

pengalaman di bawah bimbingan mentor masing-masing.

4.9 Kaunselor Pelajar ialah pegawai yang ada kelulusan atau pun latar belakang

dan pengalaman sebagai kaunselor yang ditugaskan untuk memberikan khidmat

kaunseling kepada pelajar.


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 4/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012

4.10 Mentor ialah pensyarah yang dilantik oleh Pengarah IPG yang berperanan

sebagai penasihat, pembimbing dan mengendalikan Program Mentor-Mentee.

4.11 Mentee ialah pelajar yang berdaftar di IPG.

4.12 Akta 174 (Pindaan) 2010 ialah Undang-Undang Malaysia Akta Institusi-Institusi

Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Pindaan) 2010.

4.13 Kesalahan-kesalahan ialah salah laku tatatertib yang dilakukan oleh pelajar

seperti yang terdapat dalam Akta 174 (Pindaan) 2010 dan juga kesalahan-

kesalahan tatatertib yang terdapat dalam Buku Peraturan IPG, Perjanjian

Pendidikan Guru, Surat Tawaran dan lain-lain Pekeliling/Surat Siaran

IPGM/KPM yang berkuatkuasa.

4.14 Tindakan Pentadbiran HEP ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan pada

peringkat IPG terhadap pelajar yang melanggar atau tidak mematuhi peraturan

institut.

4.15 Tindakan Tatatertib Akta 174 ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan

mengikut kaedah dalam Akta 174 (Pindaan) 2010.

5.0 Singkatan

BPPG : Borang Perjanjian Pendidikan Guru

BPG : Bahagian Pendidikan Guru

BPS : Borang Penjamin dan Saksi

HEP : Hal Ehwal Pelajar

IPGM ; Institut Pendidikan Guru Malaysia

IPG : Institut Pendidikan Guru

JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar

JPPPB: Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu

KDP : Kursus Dalam Perkhidmatan

KJ : Ketua Jabatan

KJ HEP : Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar

DPLI : Diploma Perguruan Lepas Ijazah


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 5/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012

KPM : Kementerian Pelajaran Malaysia

KU : Ketua Unit

KURD : Ketua Unit Rekod dan Data

KUDT : Ketua Unit Disiplin dan Tatatertib

KUP : Ketua Unit Kepimpinan dan Pengembangan Pelajar

KUKS : Ketua Unit Kebajikan dan Sosial

KUPP : Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian

KUKO : Ketua Unit Kokurikulum

KP : Kaunselor Pelajar

MPPPB : Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu

MPPB : Maklumat Pendaftaran Pelajar Baharu

MPT : Maklumat Penolakan Tawaran

MPPP : Majlis Profesional, Pentadbiran dan Pengurusan

PPISMP : Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Peguruan

PISMP : Program Ijazah Sarjana Muda Peguruan

PPP : Pengambilan dan Penempatan Pelajar

PPHEP : Pegawai Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

P : Pengarah IPG Kampus

PSHEPHL : Pengarah Sektor Hal Ehwal dan Hubungan Luar IPGM

TP : Timbalan Pengarah IPG Kampus

PHEP IPG : Pegawai Hal Ehwal Pelajar IPG

SHEPHL : Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 6/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012

6.0 TANGGUNGJAWAB

Tanggungjawab Tindakan

Pengarah BPG 1. Memaklumkan senarai calon yang ditawarkan mengikuti

kursus kepada Rektor IPGM.

Rektor IPGM 2. Mengesahkan calon yang ditawarkan mengikuti kursus

perguruan daripada Pengarah BPG.

3. Mengarahkan PSHEP&HL mengeluarkan surat tawaran.

Pengurusan Pelajar Baharu

4. Mengarahkan Pengarah IPG melaksanakan Minggu

Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan

Buku Panduan Tawaran serta Buku Garis Panduan MPPPB

di IPG.

Pengurusan Disiplin Pelajar

5. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan pelajar

yang dikenakan hukuman berdasarkan Akta 174 (Pindaan)

2010 dan lain-lain rayuan yang dipanjangkan oleh PHEP

IPG.

Pengarah Sektor

Hal Ehwal Pelajar

Dan Hubungan

Luar


6. Menguruskan surat tawaran.

7. Menguruskan proses pelaksanaan Minggu Pendaftaran dan

Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Garis

Panduan MPPPB di IPG dan Buku Panduan Tawaran.

8. Menyedia dan mengedarkan Perutusan Rektor ke IPG.

9. Melantik pemantau pelaksanaan MPPPB di IPG yang

dikenalpasti.


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 7/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012



10. Menguruskan rayuan pelajar yang dikenakan tindakan Akta

174 (Pindaan) 2010.

11. Menganalisis data pelajar yang dikenakan tindakan Akta 174

(Pindaan) 2010 setiap semester untuk laporan MKSP.

Pengurusan Mentor-Mentee

12. Mengurus dan melaporkan data keberkesanan Program

Mentor-Mentee yang daripada IPG.

Pengarah IPG Pengurusan Pelajar Baharu

13. Mengeluarkan surat panggilan pendaftaran pelajar baharu

dengan menggunakan LAM-PT-03-01d.

14. Melantik JPPPB, Mentor, Penceramah/ Fasilitator untuk

mengendali dan menguruskan MPPPB dengan

menggunakan LAM-PT-03-01a, LAM-PT-03-01b dan LAM-

PT-03-01c.


15. Menerima pelantikan sebagai PHEP yang diberi kuasa oleh

Menteri Pelajaran untuk menjalankan prosiding Akta 174.

16. Memanjangkan rayuan pelajar yang dikenakan tindakan Akta

174 kepada Jawatankuasa Rayuan (IPGM).

17. Memaklumkan keputusan rayuan daripada Jawatankuasa

Rayuan kepada pelajar.


18. Melantik mentor dalam kalangan pensyarah mengikut

kumpulan pelajar.

19. Memastikan pelaksanaan Program Mentor-Mentee


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 8/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012


mematuhi arahan kerja yang disediakan.

Timbalan

Pengarah IPG


20. Memastikan Minggu Pendaftaran Dan Pengurusan Pelajar

Baharu dilaksanakan mengikut Garis Panduan yang

ditetapkan.


21. Memastikan pengurusan disiplin dilaksanakan mengikut

Peraturan IPG dan Akta 174 (Pindaan) 2010.


22. Memastikan pelaksanaan pengurusan mentor-Mentee

mematuhi arahan kerja yang ditetapkan.

KJ HEP Pengurusan Pelajar Baharu

23. Mengadakan mesyuarat JPPPB untuk membincangkan

MPPPB seperti yang diarahkan.

24. Membuat persediaan MPPPB seperti buku program, jadual

aktiviti, senarai pensyarah tutor, senarai fasilitator /

penceramah serta atur cara majlis pembukaan dan

penutupan rasmi.

25. Memberi taklimat berkaitan dengan cara melengkapkan

BPPG dan BPS kepada pelajar baharu.


26. Memberikan taklimat kepada pelajar-pelajar baharu tentang

Akta 174 dan apa-apa peraturan IPG yang berkuatkuasa.

27. Menyemak laporan kes yang disediakan oleh KUDTuntuk

menentukan tindakan tatatertib yang boleh dikenakan

kepada pelajar (pentadbiran atau Akta 174).


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 9/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012



28. Memberikan taklimat kepada semua mentor untuk mengurus

Program Mentor-Mentee.

29. Memastikan keberkesanan pelaksanaan Program Mentor-

Mentee.

Pensyarah/

Mentor


30. Melaksanakan MPPPB berpandukan Garis Panduan Minggu

Pengurusan Pelajar Baharu IPG.

31. Menyemak dan memastikan BPPG dan BPS serta dokumen-

dokumen yang berkaitan diisi dengan betul oleh pelajar.


32. Mengurus rekod kehadiran kuliah bagi kumpulan akademik

masing-masing.

33. Mengisi Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan – LAM-

PT 03-03 dan menyerahkannya kepada Jabatan Hal Ehwal

Pelajar.

34. Mengisi Bahagian A Borang Maklumat Salah Laku Pelajar

LAM-PT 03-04a jika pelajar melakukan kesalahan tatatertib

dan pelajar dikehendaki memberikan penjelasan secara

bertulis kepada pensyarah berkenaan.

35. Mengisi Bahagian B, Borang Maklumat Salah Laku Pelajar

jika pelajar perlu dikenakan tindakan tatatertib dan

menyerahkan borang tersebut kepada Jabatan HEP.


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 10/12

IPGM-PPK-PT-03

Jun 2012



36. Melaporkan nama pelajar yang perlu diberi khidmat

kaunseling.

37. Mengendalikan sesi Mentor-Mentee mengikut jadual yang

telah ditetapkan oleh pihak IPG.

PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00

PENDAFTARAN PELAJAR BARU


MUKA SURAT : 11/12

BPG-PPK-PT-03

Januari 2012

7.0 REKOD KUALITI

Bil. Rekod Lokasi Tempoh

Disimpan Lampiran

1, Surat Pelantikan JPPPB JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01a

2. Surat Pelantikan Mentor JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01b

3. Surat Pelantikan Penceramah/

Fasilitator JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01c

4. Surat Panggilan Pendaftaran Pelajar

Baharu JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01d

5. Surat Undangan Ke Majlis Perasmian

Dan Penutupan MPPPB JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01e

6. Bayaran Pendaftaran Pelajar Baharu JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01f

7. Kit Pendaftaran JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01g

8. Laporan MPPPB oleh KJHEP JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-01h

9. Laporan Sesi Mentor-Mentee JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-02a

10. Borang Rujukan Khidmat Kaunseling JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-02b

12. Borang Rumusan Kehadiran Kuliah

Bulanan JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-03

13. Borang Maklumat Salah Laku Pelajar JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-04a

14. Laporan Prima Facie Kes Tindakan

Tatatertib

JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04b

15. Fakta Pertuduhan JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04c

16. Notis Kehadiran Kepada Pelajar Dalam

Perbicaraan Tatatertib

JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04d1

17.

Notis Kehadiran Kepada Ibu/Bapa

Pelajar Dalam Perbicaraan Tatatertib

JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04d2

18. Notis Kehadiran Kepada Saksi Dalam JHEP/ 5 Tahun LAM-PT-03-04d3

PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00

PENDAFTARAN PELAJAR BARU


MUKA SURAT : 12/12

BPG-PPK-PT-03

Januari 2012

Bil. Rekod Lokasi Tempoh

Disimpan Lampiran

Perbicaraan Tatatertib SHEP&HL

19. Laporan Prosiding Perbicaraan Akta

174

JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04e

20.

Hukuman Kesalahan Tatatertib JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04f

21. Surat Tindakan Tatatertib Terhadap

(Nama Pelajar) Bawah Akta 174

JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04g

22.

Surat Tindakan Tatatertib Terhadap

Penjaga/ Penjamin 1/ Penjamin 2/

KUPP/ Mentor/ KUKOKU/ Pegawai

Kewangan Bawah Akta 174

JHEP/

SHEPHL 5 Tahun LAM-PT-03-04h

pengurusan hal ehwal pelajar - ipbl.edu.my · pdf fileprogram mentor-mentee dilaksanakan...

Documents