pengurusan aset alih kerajaan - ipbl.edu.my · pdf fileterima borang kew.pa-9. 22. sediakan...

PROSEDUR KUALITI UMUMPENGURUSAN

NO.KELUARAN : 09NO.PINDAAN : 01

PENGURUSAN ASET ALIHKERAJAAN

TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014

MUKA SURAT : 1/13IPGM-PPK-PUP-09

PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Disediakan oleh:

………………………………

Diluluskan oleh:

……………………………

Jawatan: PENGARAHSEKTOR KHIDMATPENGURUSAN

Jawatan: REKTORINSTITUT PENDIDIKAN GURUMALAYSIA

Tarikh: 15 JUN 2014 Tarikh: 15 JUN 2014

Dokumentasi ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

SALINAN TERKAWAL




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan Pengurusan Aset Alih

Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap, berkesan dan menepati Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007) yang

ditetapkan.

2.0 SKOPProsedur ini diguna pakai oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut

Pendidikan Guru (IPG) bagi mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 -

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA).

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 IPGM-PPK-MK-01

3.2 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

3.3 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007:

3.2.1 Bab A : Penerimaan;

3.2.2 Bab B : Pendaftaran;

3.2.3 Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan;

3.2.4 Bab D : Penyelenggaraan;

3.2.5 Bab E : Pelupusan; dan

3.2.6 Bab F : Kehilangan dan Hapus Kira.

4.0 DEFINISI

4.1 Istilah

4.1.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah

kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang

Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau yang

diperoleh melalui proses perundangan.

4.1.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke

satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014

bersekali dengan bangunan.

4.1.3 Harta Modal

(a) Aset alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia

Satu Ribu) dan ke atas setiap satu atau;

(b) Aset Alih yang memerlukan penyelengggaraan secara berjadual

tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara

berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan

seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan

pengguna.

4.1.4 Inventori

(a) Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000

(Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan

penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan dan langsir tanpa mengira hargaperolehan asal.

4.1.5 Pegawai Aset ialah pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk

menjaga dan menguruskan aset.

4.1.6 Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

4.1.7 Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam

bidang tertentu.

4.1.8 Pegawai Pemeriksa ialah pegawai yang tidak terlibat secara langsung

dalam pengurusan aset dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuat

pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori.

4.1.9 Pelupusan ialah satu proses bagi mengeluarkan aset dari milikan,

kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

4.1.10 Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014

oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan,

penipuan atau kecuaian pegawai awam.

4.1.11 Hapus kira bermaksud satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

4.1.12 Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia.

4.1.13 Ketua Jabatan bermaksud Rektor/Pengarah IPG.

4.1.14 Lembaga Pemeriksa bermaksud lembaga yang ahlinya terdiri daripada pegawai

Kumpulan Profesional dan Pengurusan dan Kumpulan Sokong I atau setaraf yang

dilantik oleh Pegawai Pengawal, tidak terlibat terlibat dalam pengendalian aset dan

mempunyai kepakaran memeriksa aset bagi tujan pelupusan.

4.2 Singkatan

WP : Wakil Pengurusan (Rektor/Timbalan Rektor)

TWP : Timbalan Wakil Pengurusan (Pengarah)

TP : Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru

KPP : Ketua Penolong Pengarah

PA : Pegawai Aset

JKPAK : Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan

PEK/PE : Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif

PDK : Pegawai Yang Di Beri Kuasa

PT : Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir

PJ : Pembantu Jurutera

PO : Pembantu Operasi

PPA : Pegawai Penerima Aset

BPPA : Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014

5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Tanggungjawab Tindakan

A. PENERIMAAN

PPA 1. Periksa, kira, ukur timbang atau uji aset serta-merta sebelum disahkanpenerimaannya.

PT 2. Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1jika terdapat kerosakan atau perselisihan.

PT/PPA3. Sekiranya perlu, penerimaan teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan

yang bertauliah (pegawai bertauliah) hendaklah dilakukan mengikutkaedah yang bersesuaian.

PA/PT/PPA 4. Hantarkan Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatanganioleh Ketua Jabatan dengan serta-merta kepada agen penghantaranatau syarikat pembekal jika terdapat kerosakan/perselisihan bilangan.

B. PENDAFTARAN

PA/PE/PT 5. Terima aset bersama-sama dengan punca maklumat dan menyemak:5.1 Aset yang dibeli:

a. Pesanan Rasmi Kerajaan;b. Nota Serahan;c. Invois;d. Dokumen Kontrak;e. Kad Jaminan;f. Manual Pengguna; dang. Dokumen lain yang berkaitan.

5.2 Aset Sewa beli:a. Surat Ikatan Perjanjian; danb. Dokumen lain yang berkaitan.




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014


5.3 Aset diterima daripada sumber lain:a. Salinan daftar jika terima secara pindahan;b. Surat kelulusan menerima hadiah; danc. Salinan Sijil Lucut Hak.

5.4 Aset yang belum pernah berdaftar:a. Maklumat di fizikal aset; danb. Sumber lain berkaitan.

6. Sekiranya dokumen tidak lengkap minta pembekal mengemukakandokumen tersebut.

7. Tentukan kumpulan aset mengikut:

7.1 Harta modal; dan

7.2 Inventori.

8. Sediakan Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3dan disemak / disahkan oleh Pegawai Aset / Ketua Jabatan diKementerian/Bahagian/PTJ.

9. Kemas kini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai DaftarInventori KEW.PA-5

10. Cap pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumatyang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.

PT/ PO 11. Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan ‘Hak KerajaanMalaysia’ (HKM) pada aset.

PA/PE/PT 12. Penempatan aset.

PE/PT 13. Kemas kini Senarai Aset (KEW.PA-7).




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014


C. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAANi. PENGGUNAAN DAN PENYIMPANAN

PDK/PT14. Lengkapkan KEW.PA-6

15. Terima semula aset yang dipinjam dan simpan serta kemas kini rekodpinjaman KEW.PA-6.

ii. PEMERIKSAAN

WP/TWP /PA 16. Mencadang dan mengemukakan pelantikan Pegawai Pemeriksa kepadaPegawai Pengawal (IPG perlu melalui IPGM)

PegawaiPemeriksa

17. Menyediakan Jadual Pemeriksaan dan melakukan pemeriksaan asetsekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

18. Kemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama denganKEW.PA-12 kepada Ketua Jabatan.

WP/TWP /PA 19. Kemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama denganKEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal (IPG perlu melalui IPGM).

20. Kemukakan KEW.PA-12 kepada BPPA pada bulan Januari yangditetapkan oleh BPPA, KPM (IPG kemukakan melalui IPGM).

D. PENYELENGGARAAN

PA/PE/PT21. Terima borang KEW.PA-9.

22. Sediakan senarai Aset yang memerlukan penyenggaraan ke dalamKEW.PA-13.

PA/PE/PT/PJ 23. Laksanakan Program Penyenggaraan mengikut jadual yang telahditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraansegera.

24. Selia dan pantau penyelenggaraan oleh pihak pembekal bagimemastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014


PT/PJ 25. Rekodkan setiap penyelenggaraan yang selesai dilaksanakan dalamDaftar Penyenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.

E. PELUPUSAN

WP/TWP /PA 26. Mencadang pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepadaPegawai Pengawal (IPG perlu melalui IPGM).

PT 27. Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 seperti berikut:

27.1 Keterangan aset;27.2 Kuantiti;27.3 Tarikh pembelian;27.4 Tempoh digunakan/disimpan;27.5 Nilai Perolehan Asal; dan27.6 Nilai Semasa.

LembagaPemeriksa

28. Buat pemeriksaan fizikal dan dokumen aset.

29. Lengkapkan dan tandatangani KEW.PA-17 serta kemukakan kepadaPegawai Aset / Ketua Jabatan.

PA/PE/PT 30. Semak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan berikutdisertakan:

30.1 PEP bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer;30.2 Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli, tukar barang;30.3 Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan

kemalangan;30.4 Gambar aset, jika perlu; dan30.5 Surat permohonan daripada Kementerian/Jabatan/Pertubuhan

bagi kaedah hadiah/pindahan.

WP/TWP /PA 31. Kemukakan Permohonan Kelulusan Pelupusan kepada Urus SetiaPelupusan Kementerian (BPPA) (IPG perlu melalui IPGM) untukkelulusan Perbendaharaan jika:

31.1 Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlahkeseluruhan melebihi RM500,000; dan




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014


31.2 Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri,tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakandalam TPA.

WP/TWP /PA 32. Kemukakan Permohonan Kelulusan Pelupusan kepada PegawaiPengawal melalui Urus Setia Pelupusan Kementerian (BPPA) untukkelulusan jika:

32.1 Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000 setiap satu; atau

32.2 Jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,000.

PA/PE/PT 33. Laksanakan pelupusan mengikut keputusan.

34. Sediakan KEW.PA-19.

PA/PE/PT 35. Menyediakan KEW.PA-19 disertakan bersama :

35.1 Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan;

35.2 Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah; dan

35.3 KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah.

WP/TWP /PA 36. Mengemukakan KEW.PA-19 disertakan bersama :

36.1 Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan;

36.2 Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah; dan

36.3 KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah.

F. HAPUS KIRA

WP/TWP /PA 37. Terima laporan kehilangan

WP/TWP /PA 38. Memastikan pegawai yang bertanggungjawab terhadap kehilangan buatlaporan segera mengenai kehilangan kepada Polis dalam tempoh 24jam dari waktu kehilangan diketahui.




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014


KPP/PA/KPT/PT 39. Sediakan KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikhkehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal bersertadokumen sokongan. (IPG perlu menghantar melalui IPGM).

WP 40. Mencadangkan lantikan Jawatankuasa Penyiasat untuk dilantik oleh

41. Pegawai Pengawal. Bagi kes kehilangan Aset Alih di IPG, cadanganlantikan Jawatankuasa Penyiasat dibuat oleh IPGM.

JawatankuasaPenyiasat

42. Jalankan siasatan.

43. Sedia dan kemukakan KEW.PA-30 kepada Urus setia Kehilangan AsetAlih Kerajaan (BPPA).

WP/TWP /PA44. Keputusan Pegawai Pengawal hasil daripada siasatan dikemukakan

kepada IPGM / IPG untuk tindakan selanjutnya.

PA/PE/PT 45. IPGM / IPG laksanakan keputusan pelupusan dan mengambil tindakan

berikut:

45.1 Catatkan kelulusan Hapus Kira dalam Daftar Harta Modal/Inventori;

45.2 Sediakan KEW.PA-31;

45.3 Syor surcaj/tatatertib jika ada hendaklah dibawa ke PihakBerkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tarikhSurat Kelulusan Perbendaharaan;

45.4 Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj (bayaran balik nilaiharta) boleh dibuat sekiranya pegawai yang dikenakansurcaj/tatatertib membuat permohonan Kaedah Alternatif KepadaTindakan Surcaj (bayaran balik nilai harta) dan mendapat kelulusandaripada Pegawai Pengawal; dan

45.5 Sekiranya Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj tidak dapatdilaksanakan, syor surcaj/tatatertib akan dibuat dan hendaklahdibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulandaripada tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan.




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014


WP/TWP /PA 45. IPGM / IPG hendaklah:

45.1 Mengemukakan Sijil Hapus Kira kepada Perbendaharaan dalamtempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan;

45.2 Mengemukakan resit bayaran balik kepada BPPA (IPG kampusmelalui IPGM Induk); dan

45.3 Memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/tatatertib (jika ada).




TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014

6.0 REKOD KUALITI

Bil Perkara Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran

1. KEW.PA-1 IPGM / IPG 5 Tahun -
























TARIKH KUATKUASA

: 01.07.2014


Julai 2014

Bil Perkara Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran







28. KEW.PA-27(a) IPGM / IPG 5 Tahun -







pengurusan aset alih kerajaan - ipbl.edu.my · pdf fileterima borang kew.pa-9. 22. sediakan...

Documents