pengurusan aktiviti kokurikulum pelajar...

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM

PELAJAR

No Rujukan PK.UniMAP.(0).30

Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 2013

No Keluaran : No Pindaan :

02 01

Mukasurat 1/13

PROSEDUR

PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM

PELAJAR PK.UniMAP.(O).30

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR

WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

_____________________________________________

(En. Ahmad Fahmi Mahamood) Pengarah

Pusat Kokurikulum



PELAJAR




02 01

Mukasurat 2/13

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk memastikan setiap pelajar diwajibkan mengikuti kursus Kokurikulum seperti yang disyaratkan oleh universiti untuk melayakkan pelajar-pelajar tamat pengajian. Selain itu, pemantauan Kokurikulum / Badan Beruniform juga dapat dilaksanakan dengan sistematik dan cekap.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pusat Kokurikulum (PKOK UniMAP) untuk memastikan pengurusan dan pengendalian kursus-kursus kokurikulum / Badan Beruniform dapat dilaksanakan dengan teratur.



PELAJAR




02 01

Mukasurat 3/13

3.0 SINGKATAN

PKOK : Pusat Kokurikulum

Peng. PKOK

: Pengarah Pusat Kokurikulum

T. Peng. PKOK

: Timbalan Pengarah Pusat Kokurikulum

PR : Pengerusi Rancangan Kokurikulum / Badan Beruniform

PP : Penolong Pendaftar Kokurikulum

PT (O) PT (W)

: :

Pembantu Tadbir ( Operasi ) Pembantu Tadbir ( Kewangan)

JL : Jurulatih (Kokurikulum / Badan Beruniform)

Pe : Pelajar

TNC : Timbalan Naib Canselor

NC : Naib Canselor

AMIS : Academic Management Information System



PELAJAR




02 01

Mukasurat 4/13

4.0 DEFINISI

Peng. PKOK : Ketua yang bertanggungjawab ke atas sesuatu kursus Kokurikulum / Badan Beruniform di Pusat Kokurikulum.

Kokurikulum / Badan Beruniform

: Kegiatan luar kuliah yang ditetapkan oleh universiti memenuhi syarat penganugerahan Diploma / Ijazah Sarjana Muda.

Silibus : Sukatan kursus pengajaran

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Nama Dokumen

Lokasi No. Rujukan

5.1

Manual Kualiti

eQdoc

MK-UniMAP- 30

5.2

Buku Panduan Akademik UniMAP

Pejabat

Ko-K

Edisi Terkini



PELAJAR




02 01

Mukasurat 5/13

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Seksyen A : PERLANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM

TanggungJawab Tindakan

PT (O) / PP / PR

1. Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester. (berdasarkan resume setiap jurulatih)

PT (O) / PP / PR / T. Peng. KOK

2. Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum.

PT (O) / PP (K) / PR (K) / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK

3. Nama-nama jurulatih yang dicadangkan adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum.

PT (O) / PP / PR / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK / NC

4. Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester.



PELAJAR




02 01

Mukasurat 6/13

PT (O) / PT (W) / PP / PR / T. Peng. PKOK / JL / NC / TNC

5. Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP.

6. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP.

7. Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti

tuntutan elaun perjalanan dan juga elaun mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform pada setiap semester.



PELAJAR




02 01

Mukasurat 7/13

6.2 Seksyen B: PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM

TanggungJawab Tindakan

PP / PT (O) / JL / PR

1. Semak penawaran kursus pada setiap semester dan

senarai nama pelajar yang mendaftar dalam sistem AMIS.

2. Pelajar perlu mengisi borang maklumat diri untuk setiap kursus Kokurikulum / Badan Beruniform yang

diberikan oleh jurulatih. 3. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan.

T. Peng. PKOK / PT (O) / JL

4. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis

dan di’upload’ ke dalam Portal dan email pelajar. 5. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester

oleh setiap jurulatih. 6. Kendalikan kuliah dan penilaian mengikut jadual

yang ditetapkan (jadual akademik dilampiran).

PT (O) / PP / T. Peng. PKOK / JL

7. Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan

mengikut jadual oleh staf Pusat Kokurikulum melalui buku log.

8. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan

jurulatih memaklumkan kepada T. Peng. PKoK atau PP.



PELAJAR




02 01

Mukasurat 8/13

JL / T. Peng. PKOK / PR (K) / PP (K)

9. Pastikan kandungan silibus terkini dan releven. 10. Kaji semula silibus berdasarkan maklumbalas dari

pihak luar dan sediakan cadangan penyemakan. (jika perlu)

PR / JL / PP

11. Ambil tindakan susulan hasil perbincangan.

(jika perlu)

T. Peng. PKOK / PR / PP

12. Pastikan tindakan susulan dilaksanakan.

(jika perlu)



PELAJAR




02 01

Mukasurat 9/13

6.3 Seksyen C: MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM

Tanggungjawab Tindakan

PT (O) / PP / PR

1. Terima keputusan / markah daripada jurulatih

Kokurikulum dan Badan Beruniform.

PR / PP / PT (O)

2. Semak semua markah peperiksaan dan membuat

pindaan maklumat (jika perlu).

T. Peng. PKOK / PT (O) / PP

3. Masukkan markah kerja kursus (100%) dalam AMIS

(Academic Management Information System).

PP / PT (O)

4. Menyemak semua markah dalam sistem dan

mengira % Gagal dan Lulus.

PT (O) / PP / PR

5. Menyediakan semua dokumen ( HEA 02B ) untuk

Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester.

PP / PR / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK

6. Menyediakan minit mesyuarat selepas mesyuarat

majlis untuk dihantar ke Unit Peperiksaan.

PT (O) / PP

7. Menghantar Dokumen ( HEA 02B ) dan minit

mesyuarat ke Unit Peperiksaan untuk dibincang pada peringkat ( Majlis Peperiksaan Universiti ).

PP / PR / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK / TNC / NC

8. Kelulusan dibuat sebelum diumumkan kepada

pelajar oleh Unit Peperiksaan ( sekiranya tiada perubahan markah).



PELAJAR




02 01

Mukasurat 10/13

PT (O) / PP / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK

9. Setiap semester fail rekod akademik akan dibuat

berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform bagi tujuan merekodkan dokumen-dokumen berkaitan.



PELAJAR




02 01

Mukasurat 11/13

7.0 REKOD KUALITI

Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh

Penyimpanan

7.1

Fail rekod lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-1

RK.UniMAP.(O).30-01

Pejabat

Ko-K

5 tahun

7.2

Fail jadual waktu kuliah Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-2

RK.UniMAP.(O).30-02

Pejabat

Ko-K

5 tahun

7.3

Fail rekod akademik Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-3

RK.UniMAP.(O).30-03

Pejabat

Ko-K

5 tahun



PELAJAR




02 01

Mukasurat 12/13

8.0 LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 -

Carta Alir Perlantikan Jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform

Carta Alir Pengendalian Kuliah Kokurikulum / Badan Beruniform .

Carta Alir Pengurusan Markah Kokurikulum / Badan Beruniform



PELAJAR




02 01

Mukasurat 13/13

LAMPIRAN 1

CARTA ALIR KERJA

8.1.1 Seksyen A : PERLANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod

PT (O) / PP / PR

Mula Tidak

1. Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester. (berdasarkan resume setiap jurulatih)

Resume

PT (O) / PP / PR / T. Peng. PKOK

2. Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum .

3. Nama-nama jurulatih yang dicadangkan

adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum.

Senarai Nama

Jurulatih

(E /OA)

PT (O) / PP / PR / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK / NC

4. Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester.

5. Lulus @ Tidak

Surat

Perlantikan

PT (O) / PT (W) /PP / PR / T. Peng. PKOK / JL / NC / TNC

6. Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP.

7. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP.

8. Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti tuntutan klim perjalanan dan juga klim mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum / Badan beruniform pada setiap semester.

lulus



PELAJAR




02 01

Mukasurat 14/13

8.1.2 Seksyen B : PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM


mula

T. Peng. PKOK / PT (O) / JL

1. Semak penawaran kursus pada setiap semester dan senarai nama pelajar mendaftar dalam sistem AMIS.

2. Pelajar mengisi borang maklumat diri untuk setiap kursus Kokurikulum / Badan Beruniform yang diberikan oleh jurulatih.

3. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan.

AMIS

PT (O) / PP / T. Peng. PKOK / JL

1. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis dan diupload dalam Portal pelajar.

2. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester oleh setiap jurulatih.

3. Kendalikan kuliah dan penilaian mengikut jadual yang ditetapkan (jadual akademik dilampirkan).

Jadual Waktu

JL / T. Peng. PKOK / PR / PP

1. Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual.

2. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan jurulatih memaklumkan kepada PP @ PRK.

Jadual

PR / JL / PP

1. Pastikan kandungan silibus terlini dan releven. 2. Kaji semula silibus berdasarkan maklumbalas

dari pihak luar. Jika perlu sediakan cadangan penyemakan.

PR / JL / PP

1. Ambil tindakan susulan hasil perbincangan (jika perlu)

T. Peng. PKOK / PR / PP

1. Pastikan tindakan susulan dilaksanakan

(jika perlu)



PELAJAR




02 01

Mukasurat 15/13

8.1.3 Seksyen C: REKOD MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM


Tidak

Tidak

Mula

PT (O) / PP / PR

1. Terima keputusan peperiksaan penuh daripada jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform.

Keputusan Peperiksaan

PP / PR

2. Semak semua markah peperiksaan dan membuat pindaan maklumat (jika perlu).

Pindaan Maklumat

T. Peng. PKOK / PT (O) / PR

3. Masukkan markah kerja kursus (100%) dalam sistem AMIS dan mengira % gagal/lulus. Dokumen

(HEA 02B) dan minit mesyuarat disediakan untuk Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester.

AMIS HEA 02B

4. Lulus @ Tidak

5. Mesyuarat tertinggi di universiti ( MPU )

Minit Mesyuarat MPU

NC / TNC / Peng. PKOK / T. Peng. PKOK / PP / PR

6. Lulus @ Tidak Setiap semester fail rekod akademik

akan dibuat berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform.

Fail Rekod Akademik

7. Sedia diumumkan kepada pelajar ( selesai )

lulus

lulus

pengurusan aktiviti kokurikulum pelajar...

Documents