*PEMISAHAN DAN PENILAIAN FAIL DAN REKOD

*DEFINISI PEMISAHAN

TINDAKAN MENGASINGKAN REKOD MENGIKUT NILAI

SATU TINDAKAN MENGASING DAN MENGALIHKAN SATU KUMPULAN REKOD DARI SATU LOKASI KE LOKASI YANG LAIN BERDASARKAN YANG MANA KITA PERLUKAN.

TINDAKAN SEBELUM PEMISAHAN

KAJIAN DAN PENILAIAN

1

*

MENGENALPASTI REKOD BERNILAI KEKAL/SEMENTARA/TIDAK BERNILAI

MEMASTIKAN PENGGUNAAN RUANG SECARA EKONOMIK OBJEKTIF PEMISAHAN REKOD

*PENGASINGANPENILAIANPENYIMPANANKEKALSEMENTARAPEMUSNAHANLANGKAH-LANGKAH PEMISAHAN

*DEFINISI PENILAIANPENGANALISAAN, PENGKAJIAN, PENTAFSIRAN DAN PENENTUAN KUALITI MAKLUMAT YANG TERDAPAT DI DALAM REKOD

1

*OBJEKTIF PENILAIAN REKOD:

MENGHASILKAN TEMPOH SIMPANAN REKOD YANG MUNASABAH DITERIMAMENGENALPASTI REKOD TIDAK BERNILAI DAN BOLEH DIMUSNAHKAN SEGERAMENGENALPASTI REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKANPUSAT REKODBILIK REKOD DI JABATANARKIB NEGARA

*REKOD AKTIF/SEMASA

REKOD-REKOD YANG MASIH DIGUNAKAN UNTUK PENTADBIRAN HARIAN JABATAN /AGENSI KERAJAAN

*REKOD SEPARUH AKTIF/SEPARUH SEMASA

REKOD-REKOD YANG TIDAK DIGUNAKAN UNTUK PENTADBIRAN HARIAN/AGENSI KERAJAAN TETAPI MASIH PERLU DIRUJUK DARI SEMASA KE SEMASA

*

REKOD TIDAK AKTIF/TIDAK SEMASA

REKOD-REKOD YANG TIDAK DIGUNAKAN UNTUK PENTADBIRAN HARIAN JABATAN/AGENSI KERAJAAN DAN TIDAK DIPERLUKAN UNTUK RUJUKAN PENTADBIRAN

*SOALAN SEMASA MENILAI REKODKENAPA?

SIMPANMUSNAH

BERAPA LAMA?

UNTUK SIAPA?

*APA YANG HENDAK DIKAJI?GUNANYA

PRIMARY (UTAMA) KEPADA PENGWUJUD

SECONDARY (KEDUA) KEPADA ORANG LAIN

1

*NILAI UTAMA (PRIMARY VALUE)PENTADBIRANKEWANGANPERUNDANGANKEGUNAAN AM

DARI SUDUT PANDANGAN AGENSI PEWUJUD

*NILAI KEKAL/BERTERUSANSEJARAHPENYELIDIKANPERUNDANGANHAK INDIVIDUDARI SUDUT PANDANGAN ARKIB NILAI KEDUA (SECONDARY VALUE)

*

SEMUA REKOD BERTARIKH PADA DAN SEBELUM 31 DIS 1948 DISIMPAN KEKAL KEPUTUSAN LEMBAGA PENASIHAT

*NILAI PENTADBIRANAKTIVITI HARIANRUJUKAN SEMASAKEKUKUHAN (consistency)KESINAMBUNGAN (Continuity)POLISIMAKLUMAT RANCANGAN JABATANMINIT MESYARATJAWATANKUASA

*NILAI KEWANGANDASAR KEWANGAN JABATANPUNGUTAN HASIL DAN PERBELANJAANANGGARAN BELANJAWANBELANJAWAN PROJEK PEMBANGUNAN PENTINGLAPORAN EKONOMIBUDGET

*NILAI PERUNDANGANHAK/KEWAJIPAN (obligation) KERAJAANKEPUTUSAN PERUNDANGANPERJANJIANKONTRAK ANTARABANGSAPEMILIKAN HARTABENDAHAK INDIVIDUAKTA/ORDINAN/ARAHAN

*NILAI SEJARAH DAN PENYELIDIKANPERISTIWA BERSEJARAHPERANG DUNIAMERDEKADARURATSEJARAHBANGUNANJABATANBIODATAPERIBADI/PERKHIDMATANPERCONTOHAN

*REKOD YANG BOLEH DIPINDAHREKOD DIWUJUD PADA ATAU SEBELUM TAHUN 1948REKOD BERNILAI KEKALREKOD TIDAK AKTIFREKOD DIPERSETUJUI MENGIKUT JPRREKOD DIPERSETUJUI OLEH KP ANMREKOD TERPERINGKAT YANG BERNILAI KEKAL DAN TELAH DIKELASKAN SEMULA

*REKOD YANG TIDAK BOLEH DIPINDAHREKOD AKTIF/SEPARA AKTIF BELUM 5 TAHUN DARIPADA TARIKH PENUTUPANNYAREKOD YANG MASIH DIPERLUKAN OLEH JABATANOPERASIPENTADBIRANPERUNDANGANREKOD TERPERINGKAT YANG BELUM DIKELASKAN SEMULA

*CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKALNILAI PENTADBIRANFAIL PERIBADI DAN BUKU REKOD PERKHIDMATANPERLANTIKAN, PENGESAHAN JAWATAN, PERTUKARAN, KENAIKAN PANGKAT, PERSARAAN DAN TINDAKAN TATATERTIBPELAN BANGUNAN, HAK MILIK TANAH DAN BANGUNANAKTA, PINDAAN AKTA JABATANDASAR JABATAN MELIPUTI CADANGAN/KOMEN/PENGESAHANSURAT PEKELILING PENTADBIRAN, ARAHAN JABATAN/AGENSI PUSATAGENDA/MINIT MESYUARAT JAWATANKUASAPERWAKILAN KUASA DAN TANGGUNGJAWABPROJEK PEMBANGUNANTERBITAN YANG DISEDIAKAN

*CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKALNILAI KEWANGANLAPORAN/PENYATA BELANJAWAN TAHUNANANGGARAN BELANJAWAN TAHUNANLAPORAN/PENYATA AUDITPOLISI KEWANGANSURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN/ARAHAN/PERATURAN KEWANGANKONTRAK DAN PERJANJIAN PROJEK PEMBANGUNAN PENTING

*CONTOH REKOD DICADANG SIMPAN KEKALNILAI PERUNDANGANPERJANJIANPAJAKAN TANAHHAKMILIK HARTAKEPUTUSAN PERUNDANGAN BERKAIT PENTADBIRAN

*CONTOH REKOD DICADANG MUSNAHPEMBELIAN KENDERAAN, CUTI, KURSUSPESANAN TEMPATAN, TUNTUTAN PERJALANANALATULIS, KAD PERAKAM WAKTU, BIASISWA,PERABUT, KANTIN, SUKAN, KEBAJIKAN, DLL..

*FAEDAH PENILAIAN REKODREKOD BERNILAI KEKAL ADALAH:WARISAN NEGARAMENGANDUNGI MAKLUMAT PENTING MENGENAI PENTADBIRAN DAN SEJARAH NEGARASUMBER RUJUKAN UTAMA MAKLUMAT HAK KERAJAAN DAN INDIVIDU MENGANDUNGI ILMU PENGETAHUAN DAPAT MENIMBULKAN KESEDARAN KEBANGSAAN DAN PEMBENTUKAN MASYARAKAT YANG BERSATUPADULAHIRKAN GENERASI YANG CINTAKAN BANGSA, NEGARA DAN WARISAN SEJARAHNYA

SEKIRANYA DIMUSNAHKAN PASTI TIADA GANTI

*

CARA PENILAIAN

SENARAI PELUPUSAN REKOD INVENTORI REKOD

JADUAL PELUPUSAN REKODSEMUA SIRISEMUA REKOD JABATAN/AGENSI

*SENARAI PELUPUSAN REKODSENARAI TERPERINCI YANG MENGANDUNGI MAKLUMAT MENGENAI SETIAP UNIT/ITEM FAIL YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN/ AGENSI KERAJAAN

*TUJUAN SENARAI PELUPUSAN REKODBUKTI PEMINDAHAN

PERKHIDMATAN RUJUKAN

MENGENALPASTI SETIAP UNIT/ITEM FAIL

ULANGKAJI SENARAI DAN ULANGKAJI FIZIKAL

*APA DIA INVENTORI REKODMAKLUMAT TERPERINCI MENGENAI SIRI-SIRI REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN/AGENSI KERAJAAN

*TUJUAN INVENTORI REKODMENGENALPASTI SIRI REKOD (NILAI)MENGETAHUI JUMLAH REKODMENGETAHUI ALAT KELENGKAPAN DIGUNAKANMENYEDIAKAN JADUAL PELUPUSAN REKODPERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD HOMOGENEOUS

*APA KANDUNGAN INVENTORI REKODMAKLUMAT TERPERINCI MENGENAI SIRI REKODDESKRIPSI LENGKAPKANDUNGAN/MAKLUMATBENTUK/SIFAT/CIRIKEGUNAANNYA (NILAI)FUNGSI REKODLOKASIKELENGKAPAN DIGUNAKANJUMLAH REKOD

*LIPUTAN INVENTORISEMUA REKOD HOUSEKEEPING DAN FUNCTIONAL:TERPERINGKAT ATAU TERBUKAAKTIF/SEMI AKTIF/TIDAK AKTIFSEMUA BENTUK/JENIS REKODFAILBORANGPETA/PELAN/LUKISANGAMBARPITA RAKAMAN/DATA KOMPUTERMIKROFILEMDLL.

*APA ITU SIRIUNIT-UNIT FAIL/DOKUMEN YANG DIWUJUDKAN MENGIKUT SESUATU SKIM DAN DIBERI NOMBOR KOD KHAS ATAU DISUSUN IKUT SISTEM ATAU BENTUK SERUPA HASIL DARI PEWUJUDAN, PENERIMAAN DAN PENGGUNAAN

*JADUAL PELUPUSAN REKODSATU JADUAL YANG MENUNJUKKAN TEMPOH SIMPANAN SIRI-SIRI REKOD DI SESEBUAH JABATAN/AGENSI KERAJAAN DAN TINDAKAN PEMISAHAN YANG DIPUTUSKAN

*MEMASTIKAN REKOD-REKOD YANG BERNILAI YANG DIWUJUDKAN OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN AKAN TERPELIHARA

REKOD-REKOD YANG TIDAK BERNILAI DAPAT DIMUSNAHKAN SECARA SISTEMATIKOBJEKTIF JADUAL PELUPUSAN REKOD

*MELANTIK PEGAWAI REKOD JABATANMENDAPAT NASIHAT ANMMENUBUHKAN JAWATANKUASA JPRMENGUMPUL MAKLUMATMENGENALPASTI JENIS REKODPENYEDIAAN INVENTORI REKOD. 3 SALINAN KE ANMMENGKAJI REKOD UTK. MENENTUKAN NILAICADANGAN TEMPOH SIMPANANPENGESAHAN KETUA JABATAN/AGENSIMENGEDARKAN JPR DILULUSKAN SETELAH OLEH ANMMENGKAJI SEMULA JPR SETIAP 5 TAHUN

PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD

*HASIL PENILAIANSIMPANKEKALSEMENTARA

MUSNAH RICIH JUAL TANAM BAKAR

*PILIHAN:

SIMPAN DI JABATANSIMPAN DI BILIK REKODSIMPAN KEKAL DI ANMMUSNAHAPAKAH TINDAKAN YANG EKONOMIK DAN EFISYEN

*KESAN PEMISAHAN DAN PENILAIANREKOD BERNILAI TERPELIHARAMUDAH KESAN MAKLUMATLICINKAN PROSES PENTADBIRANKURANG SESAK RUANGKURANG KOS SIMPANANTAMBAH HASIL

*SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWABKETUA-KETUA JABATANKETUA PENGARAH ARKIBKETUA SETIAUSAHA PERBENDAHARAAN/BENDAHARI NEGERIKETUA PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN JPMPEGUAM NEGARA

*