PELAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT PENSIJILAN SEMULA SIRIM 2015

NCR NO. : HG-1

Klausa : 8.2.3

PTJ : Institut Teknologi Maju dan Institut Penyelidikan Produk Halal

Proses/Peneraju : Penyelidikan/ Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

Keperluan : 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses Organisasi hendaklah mengguna pakai kaedah yang bersesuaian bagi pemantauan dan, jika berkenaan, pengukuran proses dalam sistem pengurusan kualiti. Kaedah ini hendaklah menunjukkan keupayaan proses itu mencapai keputusan yang dirancang. Garispanduan Penyelidikan Untuk Penyelidik

Penemuan : Ketika audit, terdapat projek penyelidikan Geran Luar yang tidak dapat dibuktikan: 1. Penyelidik telah menandatangani NDA sebelum perbincangan

kerjasama dengan pihak industri dijalankan 2. Buku rekod aktiviti penyelidikan diserahkan kepada PIA untuk

disimpan secara kekal setelah tamat sesuatu penyelidikan

Bukti Penemuan : 1. Fail UPM/IPPH/700-3/1/K-IRC/10 (UPM-10), UPM/IPPH/700-3/1/JPUUM/6300117, UPM/IPPH/700-3/1/JPUUM, UPM/ITMA/700-2/1/PPRN/5496000 dan UPM/ITMA/1700 - UNESCO

2. Kod projek: 06-01-04-SF1250 (tamat pada 21.12.2013), 04-01-04 – SF1238 (tamat pada 31.12.2013) dan 01-01-04-SF1218 (tamat pada 31.03.2014)

BAHAGIAN 2 : KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA

PEMBETULAN (Jika Ada)

SECTION 3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN

BUKTI OBJEKTIF

1. Prosedur tidak

dikemaskini apabila cara kerja telah berubah

2. Auditee kurang kesedaran tentang Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan

Tiada Buku Rekod Aktiviti Penyelidikan disimpan oleh Pengarah Institut

1. Menyemak semula dan

mengemaskini Garis Panduan Penyelidikan dan Inovasi untuk penyelidik (PU/PY/GP15/Penyelidik)

2. Mengadakan latihan kefahaman terhadap Garis Panduan Penyelidikan kepada auditee berkenaan.

Tindakan: Tarikh: 23 September 2015

1. Garis Panduan

Penyelidikan dan Inovasi untuk penyelidik (PU/PY/GP15/Penyelidik) yang telah disemak

2. Senarai Kehadiran Latihan yang berkaitan

NCR NO. : HAB-1

Klausa : 7.5.1

PTJ : Bahagian Keselamatan Universiti

Poses/Peneraju : Bahagian Keselamatan

Keperluan : 7.5.1 Kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan - Organisasi hendaklah merancang dan melaksanakan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di bawah keadaan terkawal. Keadaan terkawal hendaklah termasuk, jika berkenaan, a) adanya maklumat yang memerihalkan ciri-ciri produk/perkhidmatan itu, Rujuk Surat : Pejabat Penasihat Undang-Undang Ruj.Kami UPM/PPUU/100-1/2/4 Ruj.Tuan UPM/BKU/100-6/1/3 Bth. 4 Dis.2013 Perkara 4.Clamping - Perincian lihat lampiran

Penemuan : Semakan mendapati aktiviti ‘clamping’ masih berterusan walaupun terdapat arahan terhadap perbuatan tersebut.

Bukti Penemuan

: Bagi tempoh 19/05/2015 – 01/06/2015 – sebanyak 99 Notis Kesalahan Lalu Lintas telah dikeluarkan dan tindakan ’clamping’ telah dilaksanakan.

BAHAGIAN 2 : KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA

PEMBETULAN (Jika Ada)

SECTION 3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN

BUKTI OBJEKTIF

Kaedah-kaedah lain untuk mengawal masalah lalu lintas tidak berkesan seperti saman, penggunaan papan tanda, penggunaan kon.

Menghentikan tindakan Clamping.

Menyediakan instrumen undang-undang bagi membolehkan kenderaan disita. Tindakan : Tarikh: 18 September 2015

Draf cadangan Kaedah Lalu Lintas Jalan yang baharu.

NCR NO.

:

MMZ-1

Klausa : 7.6

PTJ : Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul

Proses/Penaraju : Kalibrasi/ Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

Keperluan : 7.6 Kawalan peralatan pemantauan dan pengukuran – Organisasi hendaklah menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dijalankan serta peralatan pemantauan dan pengukuran yang diperlukan bagi menyediakan bukti keakuran produk kepada keperluan yang telah ditentukan. Jika perlu bagi memastikan keputusan yang sah, peralatan pengukuran hendaklah a) Ditentukur atau ditentusahkan, atau kedua-duanya, pada jarak waktu yang ditetapkan, atau sebelum digunakan, dengan standard pengukuran kebangsaan atau antarabangsa; jika standard sedemikian tidak wujud, asas yang digunakan bagi tentukuran atau penentusahan hendaklah direkodkan

Penemuan : Didapati tiada tentukur dibuat terhadap peralatan yang digunakan untuk penyelidikan.

Bukti Penemuan : Makmal Enzimologi, Jabatan Biokimia (Fakulti Bioteknologi & Sains Biomolekular) No asset : S00436071 – Enzimologi Balance (dibawa keluar dan ditempatkan di Pusat Sains Marin, Port Dickson) dan tarikh akhir dibuat pada 20/06/2014

BAHAGIAN 2 : KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA

PEMBETULAN (Jika Ada)

BAHAGIAN 3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN

BUKTI OBJEKTIF

Punca manusia –pemantauan terhadap pelaksanaan penentukuran kurang berkesan oleh jawatankuasa tentukur PTJ sepertimana dalam prosedur

Laksanakan penentukuran

Memantapkan pemantauan jawatankuasa tentukuran PTJ melalui penambahan agenda tetap iaitu semakan keberkesanan pelaksanaan penentukuran. Agenda ini akan dimasukkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa.

Surat panggilan mesyuarat berserta dengan agenda tetap.

NCR NO. : NU1

Klausa : 4.1

PTJ : Pusat Kesihatan Universiti

Proses : OSH/ Pejabat Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan

Keperluan : 4.1 Keperluan Am - Jika sesebuah organisasi memilih untuk menggunakan sumber luar (outsource) bagi melaksanakan mana-mana proses yang memberi kesan terhadap keakuran produk, organisasi itu hendaklah memastikan kawalan terhadap proses itu. Memastikan kawalan terhadap proses disumber luar tidak membebaskan organisasi itu daripada tanggungjawab keakuran kepada segala keperluan pelanggan, keperluan berkanun dan peraturan. Jenis dan takat kawalan yang diguna pakai terhadap proses disumber luar boleh dipengaruhi oleh faktor seperti a) Impak yang mungkin timbul akibat proses yang disumber luar

terhadap kemampuan organisasi menyediakan produk yang akur dengan keperluan,

b) Sejauh mana kawalan proses dikongsi, c) Kemampuan mencapai kawalan yang diperlukan melalui pemakaian

7.4 Penemuan : Pihak organisasi telah tidak mengewal proses pelupusan sisa terjadual

(klinikal) di mana kutipan sisa klinikal tidak dikutip pada setiap minggu sebagaimana di dalam perjanjian.

Bukti Penemuan : Sisa klinikal telah tidak dikutip mulai dari Mei 2015 hingga ke saat audit dijalankan. Sisa klinikal tersebut telah memenuhi stor pengumpulan sisa klinikal di Pusat Kesihatan Universiti.

BAHAGIAN 2 : KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA

PEMBETULAN (Jika Ada)

BAHAGIAN 3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN

BUKTI OBJEKTIF

Sisa klinikal tidak dikutip mengikut jadual disebabkan kontraktor yang dilantik menarik diri dalam tempoh kontrak.

Sisa klinikal dikutip

Melaksanakan usaha wajar (due diligence) semasa proses pelantikan dan perolehan kontraktor baharu dengan menyediakan senarai semak usaha wajar. Tarikh : 22 September 2015

Senarai semak usaha wajar terhadap syarikat.

NCR NO. : NU2

Klausa : 7.5.1

PTJ : Pusat Kesihatan Universiti Keperluan

:

7.5.1 Kawalan ke atas penyediaan dan penyampaian perkhidmatan Pihak organisasi dikehendaki merancang dan menjalankan proses pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan dalam keadaan terkawal. (c) pelaksanaan pemantauan dan pengukuran

Penemuan

:

Pihak organisasi telah melaksanakan pemberian perkhidmatan dalam keadaan tidak terkawal

Bukti Penemuan

:

Di Bahagian Pergigian: i. Penggunaan sharp bin telah tidak ditulis tarikh ia mula digunakan

(bilik rawatan 51 dan 53). Sharp bin di bilik rawatan 51 telah mencapai had untuk ia ditutup dan dilupuskan.

ii. Terdapat bilangan bahan/alatan yang tidak sam antara rekod dan fizikal:

Nama alat Bilangan dalam rekod (kad petak)

Bilangan fizikal

Hdrogen peroxide 9 7

Dycal 9 8

AH 26 9 8

BAHAGIAN 2 : KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA

PEMBETULAN (Jika Ada)

BAHAGIAN 3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN

BUKTI OBJEKTIF

1. Staf kurang

kesedaran mengenai keperluan dan peraturan yang digunapakai oleh Kementerian Kesihatan Malaysia i. Menulis tarikh

pada Sharp-bin

ii. Kekeliruan terhadap tempoh pelupusan sisa klinikal (2/3 penuh atau seminggu)

2. Staf yang

dipertanggungjawab tidak sempat mengemaskini rekod kerana sibuk membantu doktor pada masa yang sama.

1. Sticker tarikh

sharp-bin mula digunakan telah ditampal.

2. Sharp-bin yang

telah mencapai had telah dilupuskan serta merta.

1. Mengadakan latihan mengenai peraturan yang digunapakai oleh Kementerian Kesihatan Malaysia iaitu Garis Panduan Kawalan Infeksi di Fasiliti Primer (Tindakan terhadap punca i dan ii)

2. Melantik lebih dari seorang staf untuk merekod pengeluaran bahan dan alatan.

Tindakan : Tarikh : 22 September 2015

1. Rekod kehadiran

latihan yang berkaitan.

2. Surat lantikan staf yang bertanggungjawab merekod pengeluaran bahan dan alatan.