pekeliling kemajuan pentadbiran awam bilangan 2 tahun 1991

8/7/2019 PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 2 TAHUN 1991

1/13

KERAJAAN MALAYSIA

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

BILANGAN 2 TAHUN 1991

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

DAN URUSAN JAWATANKUASA-

JAWATANKUASA KERAJAAN

JABATAN PERDANA MENTERI

MALAYSIA

1 APRIL, 1991

Dikelilingkan kepada:

Ketua-ketua Setiausaha Kementerian

Ketua-ketua Jabatan Persekutuan


2/13

TUJUAN

Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menyampaikan panduan untuk membantu pihak

pengurusan dan urusetia jawatankuasa- jawatankuasa Kerajaan menjalankan tanggungjawabmereka dengan lebih cekap dan berkesan. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan

Jawatankuasa -jawatankuasa Kerajaan adalah seperti di lampiran kepada Pekeliling ini.

LATARBELAKANG

2. Dari semasa ke semasa, Kerajaan telah mewujudkan berbagai- bagai jawatankuasa untukmelaksanakan tanggungjawab tertentu. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa inimemainkan peranan untuk:

i. merancang pelaksanaan sesuatu dasar atau program Kerajaan;ii. memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman

dalam perkara tertentu; dan

iii. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supayatindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi yang terlibat adalah bersepadudan terselaras.

3. Sebuah urusetia perlu dilantik untuk membantu jawatankuasa menjalankantanggungjawabnya. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti mengatur

mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Disamping itu, Urusetia juga bertanggungjawab bagi mewujudkan satu sistem pengesanan

bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusan-keputusan

jawatankuasa.

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-

JAWATANKUASA KERAJAAN

4. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan iniadalah dikeluarkan untuk menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yangharus dilaksanakan bagi menentukan bahawa pengurusan mesyuarat dan urusan

jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan adalah dikendalikan dengan jayanya.

TARIKH KUATKUASA

Garis panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh pekeliling ini dikeluarkan.


3/13

(Lampiran kepada

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bilangan 2 Tahun 1991)

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN


4/13

KANDUNGAN

Muka Surat

A. TUJUAN 4B. LATAR BELAKANG 4C. TANGGUNGJAWAB URUSETIA 4

a. Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat 4b. Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat 6c. Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat 6

D. PENUTUP 9

LAMPIRAN

Lampiran A Format Minit Mesyuarat 10

Lampiran B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesanan 12

Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan-keputusan Mesyuarat


5/13

A. TUJUANPanduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasa-jawatankuasaKerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan.

B. LATAR BELAKANG

2. Dari semasa ke semasa, Kerajaan mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untukmelaksanakan berbagai tanggungjawab. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan

peranan untuk merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program Kerajaan, memperolehi nasihat dari

pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, menyelaras danmenyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan- tindakan yang dilakukan oleh

semua agensi Kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni, dan menyelesaikan masalah-masalah yang

timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.

3. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa. Mesyuarat yangdiadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang

dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. Mesyuarat yang

dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesandalam mesyuarat.

4. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantarsurat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, urusetia juga

bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-

through ke atas keputusan-keputusan jawatankuasa.

C. TANGGUNGJAWAB URUSETIA

5. Tanggungjawab urusetia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat, iaitu: Tindakan-tindakan pra mesyuarat Tindakan-tindakan semasa mesyuarat Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

a. Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat

i. Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat Bersama PengerusiJawatankuasa

Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda,


6/13

nama jawatankuasa nama Pengerusi mesyuarat nama Setiausaha mesyuarat tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat jenis minuman ringan yang diperlukan

iii. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan Untuk PerbincanganUrusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan oleh

kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempohsekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urusetia juga dikehendaki memberitahu

kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerjamengenai:

bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi

15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

iv. Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat.Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat

jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-

kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakan

norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti:

nama jawatankuasa tarikh dan tempat mesyuarat

masa mula dan masa dijangka tamat agenda mesyuarat nama Pengerusi jenis pakaian

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:

Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar

wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.


7/13

alat-alat tulis disediakan di atas meja overhead projectordan peralatannya disediakan jika perlu menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat

Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-

kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.

vi. Menentukan KehadiranDalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli

mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senaraiini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat

diadakan.

vii. Perbincangan Pra MesyuaratUrusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-

maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk

menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerja yang baik untuk mengadakan

perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.

viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat menghadiri mesyuarat menepati masa memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat

b. Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat

i. Catatan Minit MesyuaratMinit Mesyuarat hendaklah merekodkan:

senarai kehadiran mesyuarat perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat keputusan-keputusan yang dibuat tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan

c. Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat

i. Penyediaan MinitDraf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi

j k k d j id k l d i 3 h i l ikh


8/13

Format minit mesyuarat hendaklah disusun, mengikut susunan agenda mesyuarat. Contoh

format minit mesyuarat adalah seperti di Lampiran A.

iii. Susunan Nama Ahli-ahli MesyuaratCatatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang

hadir.

iv. Catatan PerbincanganCatatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatansetiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama

ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Misalnya:

(Catatan minit)

Tindakan: (nama agensi)

Atau

(Catatan minit)

Tindakan: Untuk Makluman Sahaja

v. Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan MesyuaratAhli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawabmelaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada

urusetia mesyuarat. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan

keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak saturekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat

yang penting (lihat Lampiran B). Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan

maklumbalas ini adalah seperti berikut:

Bilangan

Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod

pengesanan.

Rujukan minit

Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.

Perkara

Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan.

Tarikh hantar

Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan.

Kementerian/Jabatan

Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas.


9/13

Tarikh maklumbalas dibentangkan

Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat.

StatusNyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.

Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki, Pengerusi

mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas

disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja, maklumbalas patutditerima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan.

vi. Laporan Maklumbalas Oleh UrusetiaMaklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diedarkan untuk

perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalas-maklumbalasyang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkan

lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urusetia

hendaklah membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklumbalas-maklumbalasyang diterima.

Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat

mengikut format berikut:

Cabutan Keputusan

Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat.

Ringkasan dan Ulasan Urusetia

Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisisan mengenai

maklumbalas dan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat.

Maklumbalas Dari Kementerian-Kementerian/Jabatan-jabatan

Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenaipelaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada

Laporan Maklumbalas Urusetia. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk

kementerian/jabatan.

Senarai Kementerian/Jabatan Yang Belum Memberi Maklumbalas

Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih

belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan

Maklumbalas Urusetia.

vii. Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian/JabatanKementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat

hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan

format berikut:

Cabutan Keputusan


10/13

Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian

Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelanpelaksanaan.

Masalah Pelaksanaan

Sebutkan masalah pelaksanaan, jika ada, yang telah menghalang pencapaian

matlamat keputusan mesyuarat.

Cadangan Penyelesaian Masalah

Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah

yang dihadapi.

viii. Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian/Jabatan BertanggungjawabDalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai

pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi Perkhidmatan

Awam, tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi

yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan

untuk membuat ringkasan dan penganalisisan serta menyediakan laporan maklumbalas.

Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2

minggu.

D. PENUTUP

6. Panduan ini telah menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi

perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa Kerajaan. Adalah

diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetiamelaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada

sesebuah jawatankuasa.


11/13

LAMPIRAN A

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT.....................................(Catatkan nama mesyuarat)

Bil..... Tahun..........

(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh : .

Masa :..Tempat :.

HADIR

(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi

mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.)

HADIR BERSAMA

(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri

mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikutkekananan.)

URUSETIA

(Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah

mengikut kekananan.)

I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh

Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuaratmembincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau diakhir mesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT


12/13

4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan

rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkarayang sama hendaklah dicatatkan.

5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai

yang perlu mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

6. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:

a. Tajuk kertas kerja berkenaan;b. Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan;c. Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan;d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja bekenaan;e. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas

kerja berkenaan; dan

f. Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulanyang perlu diambil seterusnya.

V. HAL-HAL LAIN

7. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada

mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VI. PENUTUP

8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:

a. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan;b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; danc. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.

Urusetia

(Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat.)

Tarikh(Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.)


13/13

12

LAMPIRAN B

Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesanan

Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan-keputusan Mesyuarat

Maklumbalas

Bil.Rujukan

MinitPerkara

Tarikh

Hantar

Kementerian

/Jabatan Tarikh Patut

Terima

Tarikh

Terima

Tarikh

Bentang

Status (Tamat/

Sambung)

pekeliling kemajuan pentadbiran awam bilangan 2 tahun 1991

Documents