PEKELILING BENDAHARI BILANGAN : 14/1992 ( PENGURUSAN WANG )

PEJABAT BENDAHARI

No. Rujukan Fail : 400-BBI ( PENG. WANG 6/61 ) Tarikh Kuatkuasa : 26 Disember 1992 Kepada Semua Penolong Bendahari Kanan Penolong Bendahari Shah Alam dan Cawangan

Tuan / Puan,

PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN PANJAR WANG RUNCIT

1. Terimaan dan Imbuhan

i) Jumlah wang permulaan dan seterusnya rekupan-rekupan Panjar

Wang Runcit hanya dari Pejabat Bendahari ( Cawangan ) / Unit

Kewangan bahagian/ Kajian bagi Shah Alam

ii) Pegawai-pegawai yang terlibat dengan pengendalian wang runcit

hendaklah menurunkan contoh tandatangan di borang seperti

Lampiran A. Bagi Shah Alam borang tersebut hendaklah

Disediakan dalam 3 salinan. Salinan asal disimpan di Unit

Kewangan Bahagian/ Kajian, salinan kedua dihantar pada

Bahagian Pengurusan Wang dan salinan ketiga disimpan oleh Unit

yang menyenggara panjar tersebut.

Manakala bagi Cawangan hanya 2 salinan diperlukan. Salinan asal

Untuk Pejabat Bendahari dan salinan kedua untuk Unit yang

menyenggara panjar.

iii) Permohonan imbuhan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya

Sebulan sekali atau 2/3 daripada jumlah wang yang diperuntukan

telah digunakan A.P.113(b).

iv) Tiap-tiap imbuhan tidak boleh melebihi jumlah wang runcit yang

Diluluskan A.P.112

v) Ketika mengemukakan imbuhan pastikan perkara-perkara berikut

Disediakan dan dipatuhi :

a) Sub-baucer hendaklah disusun mengikut siri ( nombor kecil

di atas dan diikuti nombor seterusnya).

b) Bil/ Resit hendaklah dilitak di atas sub-baucer

c) Sertakan borang PB 3/80 yang telah dilengkapi dengan

pecahan kod perbelanjaan yang betul berpandukan ” Buku

Penjenisan Kod ”

2. Perbelanjaan

i) Perbelanjaan hendaklah mengikut peruntukan yang disediakan

oleh Unit Belanjawan bagi memudahkan pihak Bendahari membuat

imbuhan A.P.54.

ii) Pembayaran akan dibuat ke atas perbelanjaan yang telah

diluluskan oleh Pejabat Bendahari mengikut tujuan asal wang runcit

tersebut dipohon. Sekiranya ada pertambahan tujuan, kelulusan

hendaklah didapati terlebih dahuli dari Pejabat Bendahari secara

bertulis.

iii) Perbelanjaan tidak boleh melebihi $50.00. Walaubagaimanapun,

sekiranya perlu dan mendesak perbelanjaan yang melebihi $50.00

boleh dibuat dengan syarat mendapat kelulusan terlebih dahulu

dari Pejabat Bendahari/ Unit Kewangan Bahagian/ Kajian bagi

Shah Alam.

iv) Perbelanjaan yang tidak dibenar menggunakan wang runcit :

a) Pembelian barang-barang yang terdapat dalam ”senarai stor” di

Stor Pusat kecuali sekiranya kelulusan atau pengesahan

diperolehi dari bahagian stor yang menyatakan barang-barang

tersebut ketika diperlukan tiada di dalam simpanan.

b) Tuntutan perjalanan

c) Pembelian minyak kenderaan

d) Pembayaran untuk keraian rasmi tidak akan diimbuh melainkan

disertai Borang keraian yang telah diluluskan oleh Pejabat

Pengarah ( untuk ITM Shah Alam )

e) Setem untuk perbelanjaan Pos.

v) Pembayaran mestilah dibuat melalui Sub-Baucer ( Lihat Lampiran

B ) dan disertakan bil/ resit yang telah disahkan oleh Ketua

Bahagian/ Kajian sebagai bukti perbelajaan resmi dan dicop ”

SUDAH DIBAYAR ” apabila pembayaran sudah dibuat, A.P.113(d)

vi) Sub-Baucer tersebut mestilah dinombirkan dan disenaraikan ke

dalam Buku Wang Runcit.

vii) Bagi pembayaran tanpa resit mestilah ada pemgakuan wang terima

atau pengakuan perkhidmatan dilaksanakan dan disahkan oleh

Ketua Bahagian/ Kajian. A.P.99(c)

viii) Sub-Baucer mestilah dipenuhkan dengan butir-butir berikut :

a) Tarikh Baucer

b) Nombor Baucer

c) Nama penerima

d) Butir-butir perkhidmatan

e) Amaun (dengan angka dan perkataan )

f) Tandatangan - Pegawai meluluskan

- Pegawai Membayar

- Penerima

ix) Pendahuluian yang diambil dari wang runcit bagi pembeliaan

barang perlu mendapat kelulusan terlebih dahulu dngan mengisi

borang permohonan pendahuluan wang runcit seperti Lampiran C

dalam 2 (dua) salinan.

x) Segala butir-butir perbelanjaan termasuk bil/resit serta baki dari

pendahuluan hendaklah dipulangkan tidak lewat dari tempoh 2

(dua) minggu kepada pemegang wan panjar untuk dibuat imbuhan

sekiranya tidak, pemotongan gaji boleh dibuat.

xi) Cara imbuhan balik pendahuluan adalah sama seperti imbuhan

lain-lain perbelanjaan wang runcit di para 2(v) hungga (viii)

xii) Bagi perbelanjaan bayaran tol lebuhraya sila lihat Pekeliling

Bendahari Bil 21/87.

3. Buku Wang Runcit

i) Kira-kira Panjar Wang Runcit hendaklah disimpan dalam

Buku Wang Runcit yang digunakan oleh ITM seperti dilampiran D.

ii) Ruangan-ruangan di Buku tersebut hendaklah dipenuhkan untuk

terimaan dan pembayaran.

iii) Buku wang runcit mestilah disahkan betul oleh Ketua Bahagian/

Kajian setelah diimbangkan untuk rekupan.

iv) Buku hendaklah sentiasa dikemaskini. Setiap kali pembayaran

dibuat melalui sub-baucer ia mestilah dinomborkan mengikut

turutan dan direkod terus ke dalam Buku Wang Runcit.

vi) Terimaan dicatat dalam ruangan penerimaan debgan butir, tarikh.

nombor cek, nombor baucer, kod perbelanjaan/ peruntukan dan

jumlah.

v) Baki ditangan hendaklah setiap hari disemak dan disamakan dengan

Baki di Buku. A.P.144

4. Pangawalan

i) Wang runcit hendaklah sentiasa disimpan dalam peti wang runcit

dan tidak boleh dicampuradukkan dengan wang dari sumber lain.

ii) Peti wang runcit hendaklah disimpan di dalam peti besi/ peti

berkunci dan ditempat yanh selamat. A.P.126(c) Prosidur

Keselamatan Fizikal Wang Runcit perlu dipatuhi. Sila lihat

Lampiran E.

iii) Ketua Bahagian/ Kajian hendaklah membuat pemeriksaan

mengejut ke atas Wang Runcit Bahagian/ Kajian dari masa

kesemasa sekurang-kurangnya 2 kali setahun. A.P. 309(a)/

Pekeliling Bendahari Bil. 15/90 Pejabat Bendahari akan membuat

susulan dan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.

iv) Pemeriksaan ini dilakukan untuk menentukan Baki Buku Tunai dan

Baki Fizikal Wang serta peraturan wang runcit dipatuhi. Sijil

Perkiraan Wang seperti di Lampiran F hendaklab digunakan.

a) Bagi Shah Alam

Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 3 (tiga) salinan.

Salinan asal untuk dikemukan ke Bahagian Pengurusan

Wang, salinan kedua untuk disimpan oleh Unit Kewangan

Bahagian/Kajian, salinan ketiga disimpan oleh Unit yang

menyenggara panjar.

b) Bagi Cawangan

Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 2 (dua) salinan.

Salinan asal untuk disimpan oleh Pejabat Bendahari dan

salinan kedua disimpan oleh Unit yang menyenggara panjar.

c) Sekiranya terdapat apa-apa perbezaan pada baki atau

keraguan hasil dari pemeriksaan di atas, satu laporan

lengkap mengenainya hendaklah dikemukakan pada

Timbalan Bendahari, Bahagian Pengurusan Wang dan

sesalinan pada Bendahari.

iv) Pejabat Bendahari atau Unit Kewangan Bahagian/ Kajian perlu

membuat penyesuaian tiap-tiap bulan dengan Lejer Am.

vi) Kira-kira wang runcit hendaklah dibekukan semasa pemeriksaan

tahunan oleh Ketua Bahagian/ Kajian dan penyediaan sijil

perakuan tahun berkenaan seperti Lampiran G bagi tujuan

penutupan akaun . A.P.310.

a) Bagi Shah Alam

Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 4 (empat)

salinan. Salinan asal untuk dikemukakan ke Bahagian

Akaun Pengurusan, salinan kedua untuk disimpan oleh Unit

Kewangan Bahagian/ Kajian, salinan ketiga untuk Bahagian

Pengurusan Wang dan salinan keempat disimpan oleh Unit

yang menyenggara panjar.

b) Bagi Cawangan

Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 3 (tiga) salinan.

Salinan asal untuk dikemukakan ke Bahagian Akaun

Pengurusan , salinan kedua untuk disimpan oleh Pejabat

Bendahari dan salinan ketiga disimpan oleh Unit yang

menyenggara panjar.

c) Sijil tersebut disediakan oleh Bahagian/ Kajian yang

menyenggara Panjar dan disemak oleh Pejabat Bendahari

(cawangan), Unit Kewangan Bahagian/ Kajian bagi Shah

Alam pada 31 Disember tiap-tiap tahun. Tujuan sijil ini

disediakan adalah untuk menentukan baki wang di buku

pada akhir tahun.

d) Senaraikan Rekupmen yang tekah diterima tetapi belum

dijelaskan mengikut bilangan Sub-Baucer, Perkara, Amaun

dan dijumlahkan. Begitu juga bagi Sub-Baucer yang berada

ditangan iaitu perbelanjaan yang telah dijelaskan tetapi

belum dibuat imbuhan lagi pada tahun tersebut.

Imbuhuannya akan dibuat pada tahun berikutnya.

e) Cara Mengakaun Panjar Wang Runcit

Waktu Permulaan

DT Pendahuluan Panjar Wang Runcit

KT Bank

Waktu Imbuhan

DT Perbelanjaan Jumlah Sebenar (mengikut kod akaun

perbelanjaan

KT Bank

Akhir Tahun

Sediakan Jernal Pelarasan berdasarkan pada Sijil Perakuan

di para 4(vi)

DT Bayaran yang telah dijelaskan tetapi belum di rekup

KT Pendahuluan Panjar Wang Runcit

Sijil Perakuan di para 4(vi) dikepilkan bersama jernal.

Awal Tahun Berikut

Waktu Imbuhan

DT Pendahuluan Panjar Wang Runcit ( perbelanjaan

tahun lepas seperti NOTA B Sijil Perakuan Tahunan )

DT Perbelanjaan Jumlah Sebenar ( tahun semasa-

mengikut kod akaun perbelanjaan )

KT Bank

vii) Pemegang Panjar Wang Runcit adalah dipertanggungjawab

sekiranya berlaku kekurangan atau apa-apa surplus yang mungkin

didapati setelah diimbangkan. Surplus hendaklah diKreditkan

dengan serta-merta kepada hasil kerajaan. A.P. 53 dan A.P. 75.

viii) Jika berlaku pertukaran Pegawai sijil serah alih dan ambil alih

hendaklah disediakan. Buku Wang Runcit hendaklah

ditandatangani oleh kedua-dua Pegawai tersebut dengan membuat

pengesahan penyerahan dan pengambilan dan disahkan oleh

Ketua Bahagian/ Kajian. Contoh Nota Serahan Panjar Wang Runcit

seperti lampiran H.

ix) Jikan Panjar Wang Runcit hendak ditutup atau tidak mahu

digunakan lagi, Buku Panjar hendaklah dibuat perkiraan

sebagaimana permohonan imbuhan wang runcit. Baki wang

ditangan dibayar ke Pejabat Bendahari dan dikreditkan ke Kod

Panjar Wang Runcit bagi tujuan mensifarkan Akaun tersebut. Resit

bayaran tersebut hendaklah ditandatangani oleh pemegang panjar

dan disahkan bahawa Panjar Wang Runcit telah ditutup. Catitkan

Nombor Resit/ DCR pemulangan baki wang ditangan dan Nombor

Baucer imbuhan terakhir.

x) Sebarang perubahan kepada peruntukan atau timbulnya masalah

yang berkaitan Wang Runcit, pemegang panjar wang runcit

hendaklah menghubungi Pejabat Bandahari (Cawangan) / Unit

Kewangan Bahagian/ Kajian bagi Shah Alam.

xi) Imbuhan mungkin lambat diproses sekiranya salah satu daripada

syarat di atas tidak dipatuhi.

NOTA

Format Contoh Tandatangan Pegawai - Lampiran A

Format Sub-Baucer - Lampiran B

Permohonan Pendahuluan Wang Runcit - Lampiran C

Format Buku Wang Runcit - Lampiran D

Prosidur Keselamatan Fizikal Wang Runcit - Lampiran E

Sijil Perkiraan Wang - Lampiran F

Format Sijil Perakaun Tahunan - Lampiran G

Nota Serahan Panjar Wang Runcit - Lampiran H

Sekian.

Yang Benar

MARWAN HAJI BAKAR Timbalan Bendahari Pengurusan Wang Bendahari ITM