pejabat bendahari no. semakan: 01 prosedur...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004

Halaman: 1/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER

Tarikh: 22/08/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer bagi staf UPM.

2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer

untuk staf tetap dan kontrak. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

Laman Web e-Hakmilik (http://www.fis.com.my/)

Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/

Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa.

Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/

Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa.

Kertas Lembaga: LPU 69/98

Minit mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang memberi kelulusan pembiayaan komputer kepada staf kontrak (Petikan Minit Mesyuarat ke-4; Lembaga Pengarah Universiti pada 28/11/98)

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat roda Komputer : Pembelian komputer termasuk perkakasan dan perisiannya

atau pembelian perkakasan dan perisian bagi tujuan peningkatan komputer

B : Bendahari PK : Pegawai Kewangan yang bergred W41 sehingga gred Jusa C di

bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan PTK : Pembantu Tadbir Kewangan

http://bursar.upm.edu.my/

http://bursar.upm.edu.my/


AL



Halaman: 2/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor secara

sukarela oleh pemunya berdaftar daripada Jabatan Pengangkutan Jalan

JKR : Jabatan Kerja Raya PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer SAGA : “Standard Accounting for Government Agencies” IHRMS

: Intergrated Human Resources Management System

5.0 TANGGUNGJAWAB

Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.


AL



Halaman: 3/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

6.0 CARTA ALIR

Mula

Hantar Borang Permohonan

Terima Borang Permohonan

Rekod Di Dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan

Semak Maklumat Permohonan Dan Kelayakkan?

Pengesahan Maklumat Permohonan dan Kelayakan

Kelulusan

Penyediaan / Penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman / Pembiayaan

Sedia Fail Peminjam

Terima Jawapan

Penyediaan / Penyerahan Surat Perjanjian Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan

Terima Surat Perjanjian Daripada Pemohon

Tandatangan surat perjanjian

Setem surat perjanjian

Penyediaan Baucar Bayaran

Penyediaan / Pengedaran cek

Kemaskini Fail Peminjam

Tamat

Tidak Lengkap / tidak layak

Lengkap / Layak

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

7.18


AL



Halaman: 4/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Hantar Borang Permohonan

7.2.1 Lengkapkan borang permohonan pinjaman / pembiayaan seperti berikut:-

Pemohon

a) Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR )

atau

b) Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR)

7.2.2 Dapatkan sokongan / pengesahan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar borang berkenaan ke Pejabat Bendahari

7.3 Terima Borang Permohonan

7.3.1 Terima dan cop tarikh terima pada borang permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan

PA/PTK

7.3.2 Serah pengakuan penerimaan permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan kepada pemohon mengikut format di Lampiran A pada borang permohonan berkenaan.

7.4 Rekod Di Dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan

7.4.1 Rekod penerimaan borang permohonan yang diterima ke dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan

PA/PTK


AL



Halaman: 5/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR)

7.5 Semak Maklumat Permohonan Dan Kelayakkan

7.5.1 Semak borang permohonan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR)

PA/PTK

7.5.2 Bagi permohonan yang lengkap dan layak, teruskan ke langkah 7.6

7.5.3 Bagi permohonan yang tidak lengkap / tidak layak, kembalikan kepada pemohon dengan menggunakan Memo Pemulangan Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan (OPR/BEN/DF048/BYR) untuk tindakan pembetulan

7.6 Pengesahan Maklumat Permohonan dan Kelayakan

7.6.1 Dapatkan pengesahan maklumat permohonan dan kelayakan permohonan daripada pegawai yang bertanggungjawab

PA/PTK

7.7 Kelulusan

7.7.1 Dapatkan kelulusan permohonan daripada Bendahari atau pegawai yang diberikuasa.

BENDAHARI

7.7.2 Semua permohonan yang lengkap dan layak akan diluluskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terima borang permohonan

7.8 Penyediaan / Penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman / Pembiayaan

7.8.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman / pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).

PA/PTK


AL



Halaman: 6/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

7.8.2 Serah surat kelulusan beserta Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN /DF038/BYR) kepada pemohon

7.9 Sedia Fail Peminjam

7.9.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan dan tawaran pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam

PA/PTK

7.9.2 Dokumen-dokumen yang perlu ada didalam fail peminjam adalah seperti berikut:-

a) Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR);

atau

b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR)

7.10 Terima Jawapan

7.10.1 Terima jawapan tawaran melalui Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN/DF038/BYR)

PA/PTK

7.10.2 Bagi pembelian / pembiayaan kenderaan baru dan komputer, teruskan ke langkah 7.11

7.10.3 Bagi pembelian kenderaan terpakai, pastikan pemohon mengemukakan dokumen-dokumen seperti didalam Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN/DF038/BYR)

7.11

Penyediaan / Penyerahan Surat Perjanjian Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan


AL



Halaman: 7/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

7.11.1 Sediakan surat perjanjian pinjaman / pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).

PA/PTK

7.11.2 Serah surat perjanjian pinjaman/ pembiayaan kepada pemohon untuk dilengkapkan.

7.12 Terima Surat Perjanjian Daripada Pemohon

7.12.1 Bagi surat perjanjian yang telah lengkap, teruskan ke langkah 7.13

PA/PTK

7.12.2 Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.

7.13 Tandatangan surat perjanjian

7.13.1 Tandatangani surat perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon.

Pegawai Yang Diberi Kuasa

7.13.2 Serah surat perjanjian yang telah ditandatangani kepada pemohon.

7.14 Setem surat perjanjian

7.14.1 Setem Surat Perjanjian yang lengkap berdasarkan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).

Pemohon

7.14.2 Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di setemkan ke Pejabat Bendahari.

7.15 Penyediaan Baucar Bayaran

7.15.1 Semua permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima surat perjanjian yang telah

PA/PTK


AL



Halaman: 8/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

disetemkan.

7.15.2 Sedia dan proses baucar bayaran untuk pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009) dan Manual Penyediaan Baucar Bayaran Pinjaman Kenderaan/ Pembiayaan Komputer Melalui Modul Staf Loan (M015).

7.16 Penyediaan / Pengedaran cek

7.16.1 Rujuk prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005) untuk tatacara penyediaan dan pengedaran cek.

PTK Seksyen Kewangan

Perakaunan

7.16.2 Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF052/BYR) atau Daftar Format Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF057/BYR)

7.17 Kemaskini Fail Peminjam

7.17.1 Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).

PA/PTK

7.18 Tamat


AL



Halaman: 9/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1.

2.

3.

4.

5.

Buku Daftar Batching Baucar/Jernal (Baucar Pembayaran Asal) (Salinan Baucar Pembayaran) Salinan Multiple Jernal (asal) UPM/SKS/IC/KDK@KDM/TAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN Fail Pinjaman Individu

SOK/KEW/BR032/BYR Borang Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM

OPR/BEN/DF050/BYR Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai’ Bithamin Ajil)

atau OPR/BEN/DF051/BYR Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (konvensional)

OPR/BEN/DF038/BYR

PTK

PTK Seksyen Kewangan

Perakaunan

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

Pejabat Bendahari

1 tahun

Pejabat Bendahari

7 tahun

Pejabat Bendahari

2 tahun

Pejabat Bendahari 25 tahun

Pejabat

Bendahari Tidak

kurang daripada 2

tahun selepas

pinjaman selesai

PK

Arkib Negara

PK/Ketua Seksyen

Jawatankuasa Pelupusan

Arkib Negara


AL



Halaman: 10/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

6.

Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan komputer

OPR/BEN/DF039/BYR Perjanjian Pinjaman kenderaan

atau OPR/BEN/DF040/BYR Perjanjian Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil Untuk Skim Pembiayaan kenderaan Kakitangan UPM

OPR/BEN/DF052/BYR Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan

OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer

OPR/BEN/DF053/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan

UPM/SKS/IC / COMTAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN

SOK/KEW/BR019/BYR Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM

OPR/BEN/DF046/BYR Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer

OPR/BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan

PTK

PTK

Pejabat Bendahari

Tidak kurang

daripada 2 tahun

selepas pinjaman

selesai

Arkib Negara


AL



Halaman: 11/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

Kenderaan Dan komputer

OPR/BEN/DF041/BYR Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia

OPR/BEN/DF057/BYR Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer

OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer

OPR/BEN/DF056/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer


AL



Halaman: 12/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 22/08/2011

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disediakan dan

Disemak

Diluluskan/ Diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama

Untuk Satu Persijilan

Bendahari WP 03/01/2011

02 01 OPR (10032)

02/2011

Mesyuarat Pengurusan

kali ke-5/2011

Bendahari WP 22/08/2011

pejabat bendahari no. semakan: 01 prosedur...

Documents