panduan penyediaan/ pindaan dokumen iso … dok/panduan_pindaan_dok... · a dalam borang huraian...

PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Edisi 02

Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM | 1

PANDUAN PENYEDIAAN/PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci

Staf / TPKD PTJ 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM dengan memajukan permohonan melalui emel/surat/borang kepada TPKD PTJ atau terus kepada TPKD PP. Sekiranya permohonan melalui TPKD PTJ, maka TPKD PTJ akan memajukan permohonan kepada TPKD PP berkaitan mengikut skop dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen ISO.

[Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen]

TPKD PP

2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen dan serahkan kepada Pemilik proses yang berkaitan untuk semakan dan penambahbaikan.

Pemilik Proses

3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan staf; (b) semakan proses kerja berdasarkan

pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat.

Pemilik Proses 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan softcopy format prosedur (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing.

[Rujuk Lampiran 2: Format Prosedur ISO]

Pemilik Proses 5. Isi Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) sekiranya permohonan bukan melalui borang. Muat turun borang dalam Sistem e-ISO di bawah pautan “Dokumentasi QMS 9001” dan pilih skop Pengurusan. Dapatkan softcopy templat huraian Pindaan sebagai lampiran borang CPD daripada TPKD/ Urus Setia ISO PTJ masing-masing atau muat turun daripada portal e-ISO di bawah pautan “Kawalan Dokumen”. Lengkapkan Bahagian A dalam borang Huraian Pindaan Dokumen ISO UPM

[Rujuk Lampiran 3: Templat huraian Cadangan Pindaan Dokumen]

Mula

3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan

5. Isi borang Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen

4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO

yang ditetapkan

A

1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses

ISO UPM

2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen ISO

B



Pemilik Proses

6. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/tambahan

Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap;

(b) softcopy lampiran borang CPD iaitu huraian pindaan dokumen (jika ada);

(c) softcopy dokumen ISO baharu/dikemaskini.

[Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap]

TPKD PP /

Urus Setia ISO PTJ 7. Semak Borang CPD beserta softcopy

dokumen pindaan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini log pemantauan Dokumen peringkat Peneraju Proses.

[Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Peneraju]

TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ

8. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM yang terkini mengikut tahun (Rujuk Laman portal e-ISO) di bawah pautan “Kawalan Dokumen ISO”. Kemaskini dokumen pindaan dengan melengkapkan No. Semakan dan No. Isu seperti berikut:

No. Isu No. Semakan

01 00

01 01

01 09

01 10

0102* 1100**

* No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00 apabila

nombor semakan ke-11.

TPKD PP /

Urus Setia ISO PTJ 9. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen

untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian). Lengkapkan Bahagian B dalam borang Huraian Pindaan Dokumen ISO UPM [Rujuk Lampiran 3: Templat Huraian Cadangan Pindaan Dokumen]

10. Jika lulus, ikut langkah 11. Jika tidak lulus,

maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ulang langkah 3 atau proses tamat.

9. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk kelulusan mesyuarat

10. Lulus?

Ya

7. Semak Borang CPD bdan daftar/kemaskini log

8. Semak Jadual kuatkuasa dokumen ISO dan kemaskini dokumen

A

B Tidak

C

6. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ




11. Daftar kod dokumen (sekiranya dokumen baharu) dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM dan lengkapkan ruangan Sejarah Semakan dokumen. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) bagi dokumen Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut:

Dokumen Menyedia/ Menyemak

Kuasa Melulus/

Meluluskan Semula

Manual ISO WP Naib

Canselor

Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan

PKD WP

Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Peneraju Proses

TPKD PP TWP PP

[Rujuk Lampiran 6: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK)] Rujuk Lampiran 7: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM


12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 8: Templat Statistik dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen]


13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses.

11. Daftar kod dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan

12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen

C

13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam

Sistem e-ISO

D

F




14. Serah hardcopy Borang CPD lengkap dan

emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut:

(a) Hardcopy dokumen, iaitu:

i. Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP;

ii. Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja);

(b) Softcopy dokumen (melalui emel ke [email protected]), iaitu: i. Statistik dan Senarai Perubahan

Dokumen; ii. Huraian Pindaan Dokumen yang

telah lengkap Bahagian A dan Bahagian B.

PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM

15. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Dokumen peringkat induk dan laksanakan tindakan berikut: (a) Semak borang CPD serta softcopy

dokumen sokongan yang dihantar dan diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan.

(b) Semak Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah ditandatangani oleh TPKD PP dan TWP PP sebagaimana Jadual Kuatkuasa Dokumen ISO UPM.

[Rujuk Lampiran 9: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Induk]

14. Serah hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen

sokongan kepada PKD

D

15. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen sokongan

E


Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci PKD

16. Buat semakan dan pengesahan dokumen

seperti berikut: (a) Semak dokumen yang dimuatnaik

dalam sistem e-ISO. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan.

(b) Sahkan dokumen dalam e-ISO dan masukkan tarikh kuatkuasa dokumen.

(c) Arkibkan dokumen yang berkaitan dengan memasukkan tarikh arkib dokumen iaitu selari dengan tarikh kuatkuasa dokumen yang telah disahkan.

(d) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/ LULUS-DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan dan Naib Canselor (sekiranya melibatkan Manual ISO).

17. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 18. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ulang langkah 13.

PKD 18. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan staf UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen.

PKD/ Urus Setia Induk

ISO

19. Lengkapkan borang CPD Peneraju Proses dan serahkan semula kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ untuk tindakan seterusnya.


20. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod dalam fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses (Rujuk Para Rekod dalam Prosedur Kawalan Dokumen dan Rekod ISO UPM).

Disediakan oleh: Pegawai Kawalan Dokumen (PKD), Sistem Pengurusan ISO UPM 05 Februari 2016

Nota:

PKD – Pegawai Kawalan Dokumen

PTJ – Pusat Tanggungjawab

TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses

Pemilik Proses – Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM

Tamat

16. Buat semakan dan pengesahan dokumen dalam Sistem e-ISO

18. Buat hebahan perubahan dokumen ISO

17. Disahkan?

B

Tidak

Ya

19. Lengkapkan borang CPD Peneraju dan serah semula kepada

TPKD PP

20. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan

simpan sebagai rekod

E

F

LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen

JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Skop Dokumen Diserahkan kepada

PKD/TPKD PP Peneraju Proses

1. Pengurusan (PGR) PKD Pusat Jaminan Kualiti (CQA)

2. Perkhidmatan Utama (PU):

2.1 Pengajian Prauniversiti TPKD Prauniversiti Pusat Asasi Sains Pertanian

2.2 Pengajian Prasiswazah TPKD Prasiswazah Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik

2.3 Pengajian Siswazah TPKD Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah

2.4 Penyelidikan dan Inovasi

TPKD Penyelidikan dan Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

3. Sokongan (SOK)

3.1 Pengurusan Pelanggan TPKD Pejabat Naib

Canselor

Pejabat Naib Canselor - Pejabat Strategi Korporat dan

Komunikasi

3.2 Kewangan TPKD Pejabat Bursar Pejabat Bursar

3.3 Latihan TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan

TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

3.5 Pengurusan Sumber Manusia

TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

3.6 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

TPKD Pejabat Naib Canselor

Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan dan Keselamatan Pekerjaan

3.7 Penentukuran dan Penentusahan Peralatan

TPKD Penyelidikan dan Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

3.8 Pengurusan Makmal TPKD Pejabat Naib

Canselor

Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan dan Keselamatan Pekerjaan

4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)

TPKD bagi setiap operasi Peneraju Proses

Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi

Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

LAMPIRAN 2 Format Prosedur ISO

PENGURUSAN

Kod Dokumen: UPM/XXX/P001

Halaman: 1/5

No. Semakan: 00

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bagi tujuan ...............................

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua ....................................

3.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

PENGURUSAN


Halaman: 2/5

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JAD : Juruaudit Dalaman

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).

PENGURUSAN


Halaman: 3/5

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



6.0 PROSES TERPERINCI

CONTOH

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

Peneraju Proses/Staf

6.2

Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (a) Aduan pelanggan yang sahih; (b) Kajian/maklumbalas kepuasan pelanggan (c) Proses semasa menyampaikan atau selepas

menghasilkan produk/perkhidmatan (d) Audit dalaman dan luaran (e) Minit mesyuarat (f) Lain-lain sumber berkenaan


6.3 Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) atau Borang Maklumbalas Pelanggan, jika ketakakuran daripada aduan pelanggan yang sahih (rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan)

Borang Ketakakuran (PGR

/BR03/KKP) / Borang

Maklumbalas Pelanggan


6.4 Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan

ketakakuran yang dikesan. (b) Beri kelulusan penggunaan

produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan).

(c) Halang penggunaan produk/perkhidmatan tersebut.

(d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan


6.5 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ masing-masing untuk tindakan selanjutnya. Seterusnya rujuk proses tindakan pembetulan.

Borang Ketakakuran (PGR

/BR03/KKP) / Borang

Maklumbalas Pelanggan

6.1 Mula

6.2 Kesan Ketakakuran

6.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran

6.4 Laksanakan Kawalan

6.5 Serah borang kepada Urus Setia

6.6Tamat

PENGURUSAN


Halaman: 4/5

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk)

Surat-surat yang berkaitan

Minit mesyuarat yang berkaitan

Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya

Urus Setia Induk KBJK BDR

3 Tahun

(Selewat-lewatnya 6

bulan selepas audit

Badan Persijilan)

Pendaftar

2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ)

Surat-surat yang berkaitan

Minit mesyuarat yang berkaitan

Laporan status tindakan pembetulan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya

Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti

3 Tahun

(Selewat-lewatnya 6

bulan selepas audit

Badan Persijilan)

Ketua PTJ

PENGURUSAN


Halaman: 5/5

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

01 00 - Keluaran Pertama XXXXXXX WP 00/00/00

LAMPIRAN 3 TEMPLAT HURAIAN PINDAAN CADANGAN DOKUMEN

1

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)

No.

CPD

Pemilik Proses

Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:____, No. Semakan:_____, Tarikh Kuatkuasa: ________

Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu: ____, No. Semakan: _____, Tarikh Kuatkuasa: ________

CONTOH SOK

(BUM):

3/2014

Seksyen Pelantikan

Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013


7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan

untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh

sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP.


untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor

selepas Mesyuarat JKP.

T

P

2

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO)

Peneraju Proses:

Kelulusan Mesyuarat: Kali ke-

Tarikh Mesyuarat:

Cadangan Tarikh Kuatkuasa *:

Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.

LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP

1/3

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

Peneraju Proses: Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Mencadangkan Borang Permohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CPD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Pengurusan Pejabat

Pendaftar Kali Ke-242 yang diadakan pada 25 April 2014 . Cadangan tarikh kuatkuasa pada 30 Mei 2014 (* Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain)

No.

CPD

Pemilik Proses

Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

SOK

(BUM):

3/2014

Seksyen Pelantikan


6.0 CARTA ALIR

Dapatkan Kelulusan JPU

7.9


6.0 CARTA ALIR

Dapatkan Kelulusan JPU/Naib Canselor

7.9

T


untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh

sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP.


untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor

selepas Mesyuarat JKP.

T

P

2/3

No.

CPD

Pemilik Proses


7.9 Dapatkan kelulusan JPU Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU.

7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor.

T

7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan

calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat.

7.11 Maklumkan Kepada Calon

7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat.

T

7. 12 Keluarkan Surat Tawaran 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya

selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU diterima.

7.12 Keluarkan Surat Tawaran 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang

berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor diterima.

T

8.0 REKOD KUALITI

8.0 REKOD KUALITI

UPM/PEND/500-1/6/2 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline)

-

P

UPM/PEND/500-1/6/4 Senarai Saringan Calon

- P

UPM/PEND/500-1/4/1 Pengiklanan Jawatan

- P

UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga

-

UPM/PEND/500-1/8

Temu Duga

..1 Pengiklanan Jawatan

T

3/3

No.

CPD

Pemilik Proses


UPM/PEND/500-2/5/1 Surat Tawaran Jawatan ..1 Surat Tawaran Jawatan (P&P dan akademik) Surat Tawaran Jawatan (Sokongan)

- P

UPM/PEND/500-2/5/3 Penangguhan Lapor Diri

Surat permohonan penangguhan lapor diri

Surat meminta ulasan/kelulusan Pendaftar

Surat jawapan daripada Pendaftar Surat jawapan penangguhan kepada calon

- P

UPM/PEND/500-2/12/10 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih 1 Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih

(Kumpulan Pengurusan & Profesional Bukan Akademik 2. Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih

(Kumpulan Pelaksana)

- P

UPM/PEND/500-1/14 Petikan Minit Pelantikan ..1 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti

(P&P Bukan Akademik) ..2 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti

(Pelaksana)

- P

UPM/PEND/500-1/9/1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (P&P Bukan Akademik) UPM/PEND/500-1/9/2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Pelaksana) UPM/PEND/500-1/12 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya ..1. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (P& P Bukan Akademik) ..2. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Pelaksana)

- - - -

P

P

P

P

4/3

No.

CPD

Pemilik Proses


UPM/PEND/500-1/6/4 Kriteria Saringan Pelantikan • Dokumen kriteria perjawatan • Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses Temuduga (SOK/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya)

-

P

LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU PROSES

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1

PTJ: ________________________________

(A) SKOP SOKONGAN

BIL. NO. CPD

JENIS CADANGAN PEMILIK

PROSES KELULUSAN MESYUARAT

CADANGAN TARIKH

KUATKUASA

TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD

(*softcopy/hardcopy) CATATAN

P B G

(B) SKOP OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

BIL. NO. CPD



CADANGAN TARIKH

KUATKUASA


(*softcopy/hardcopy) CATATAN

P B G

Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur

LAMPIRAN 6 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

PENGURUSAN

Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK

Halaman: 1 drp 1

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN Tarikh: 03/01/2011

Kategori Dokumen : __________________________

Skop : _____________________________________

Peneraju Proses : ____________________________

Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen No. Isu

No. Semakan

Tarikh Kuatkuasa

Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Kenyataan

Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh

1.

LAMPIRAN 7 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO

Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 1

JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

KOD DOKUMEN Tanggungjawab

1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI

1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti

Pegawai Kawalan Dokumen

(PKD)

2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR

2.1 Skop Pengurusan

PKD

2.2 Skop Sokongan

Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

Peneraju proses (TPKD PP)

Singkatan bagi Skop Pengurusan

Singkatan bagi Manual Kualiti

Universiti Putra Malaysia

UPM / SOK / (kod peneraju) / P001

No. Siri prosedur

Singkatan bagi prosedur

Kod Peneraju Proses* (a)

Singkatan bagi skop sokongan

UPM / PGR / POO1

No. Siri prosedur

Singkatan bagi Prosedur






2.3 Skop Perkhidmatan Utama

TPKD PP

2.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan

TPKD PP

3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA

3.1 Skop Pengurusan

PKD

UPM / PU/ (kod skop utama) / P001


Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama


No. Siri prosedur

UPM / OPR/ (kod PTJ) / P001

No. Siri prosedur


Kod Pusat Tanggungjawab * (c)

Singkatan bagi Skop operasi


UPM / PGR / AKO1

Singkatan bagi Arahan Kerja

No. Siri Arahan Kerja





3.2 Skop Sokongan

TPKD PP


TPKD PP UPM / PU/ (kod skop utama) / AK01



Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b)

Singkatan bagi Perkhidmatan Utama


UPM / SOK / (kod peneraju) / AK01



Kod Peneraju Proses* (a)

Singkatan bagi skop sokongan





TPKD PP

4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN

(Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang

4.1 Skop Pengurusan

PKD

4.2 Skop Sokongan

TPKD PP

PGR / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan

SOK / (kod peneraju) / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d)

Singkatan bagi skop Sokongan

Kod Peneraju Proses * (a)

CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Kewangan: (a) 01 – Pembayaran (b) 02 – Pembelian

UPM / OPR/ (kod PTJ) / AK01



Kod Pusat Tanggungjawab * (c)

Singkatan bagi Skop operasi





TPKD PP


TPKD PP

Nota *:

(a) Kod Peneraju Proses:

i. PEL – Pengurusan Pelanggan ii. KEW – Kewangan iii. LAT – Latihan iv. PYG – Penyelenggaraan peralatan, kemudahan infrastruktur dan kenderaan v. BUM – Pengurusan sumber manusia vi. OSH – Pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerjaan vii. CAL – Penentukuran dan verifikasi peralatan

viii. LAB – Pengurusan dan keselamatan makmal

PU/ (kod skop utama) / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01))

Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama

Kod skop utama * (b)

Kod kategori dokumen * (d)

OPR/ (kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang

menggambarkan aktiviti

Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit nyatakaBahagiann kod. Jika tiada, kekal pada 01))

Kod kategori dokumen * (d)

Kod PTJ * (c)

Singkatan bagi proses Operasi


(b) Kod Skop Utama:

i. P – Prauniversiti ii. PS – Prasiswazah iii. S – Siswazah iv. PY – Penyelidikan

(c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti dan Institut:

i. PNC – Pejabat Naib Canselor ii. TNCHEPA – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) iii. TNCJIM – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan

Masyarakat) iv. PEND – Pejabat Pendaftar v. BEN – Pejabat Bursar vi. PSAS – Perpustakaan Sultan Abdul Samad vii. SPS – Sekolah Pengajian Siswazah viii. BA – Bahagian Antarabangsa ix. BKU – Bahagian Keselamatan x. CADE – Pusat Pembangunan Akademik xi. CALC – Pusat Pemajuan ompetensi Bahasa xii. FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar xiii. iDEC – Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi xiv. KOLEJ – Kolej kediaman xv. PIU – Pusat Islam xvi. PKK – Pusat Kebudayaan dan Kesenian xvii. PKU – Pusat Kesihatan Universiti xviii. PPPA – Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset xix. PPUU – Pejabat Penasihat Undang-Undang xx. PUPM – Penerbit UPM xxi. PSM – Pusat Sains Marin xxii. TPU – Taman Pertanian Universiti

(d) Kod kategori dokumen:

i. BD – Buku Daftar ii. BL – Buku/borang Log iii. BP – Buku Panduan iv. BR – Borang v. DF – Daftar Format vi. GP – Garis Panduan vii. LP – Laporan viii. SE – Senarai Edaran ix. SN – Senarai x. SS – Senarai Semak xi. SU – Senarai Utama

LAMPIRAN 8 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

1

PKD/TPKD PP | DOKUMEN

01

Kegunaan PKD/TPKD PP

STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

(Tandakan √ pada ruangan berkaitan)

NAMA PENERAJU/PTJ

KATEGORI SKOP

PGR PU SOK OPR

NAMA SKOP

(a) Statistik Perubahan Dokumen

Bil. Kategori

Dokumen ISO

Bilangan Dokumen Terlibat Jumlah

Pinda Baru/tambah gugur

1. Prosedur 0 0 0 0

2. Arahan Kerja 0 0 0 0

3. Garis Panduan 0 0 0 0

4. Borang 0 0 0 0

5. Log 0 0 0 0

6. Senarai Semak 0 0 0 0

Jumlah Keseluruhan 0 0 0 0

Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran

2

PKD/TPKD PP | DOKUMEN

01

Kegunaan PKD/TPKD PP

Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen

CONTOH

KATEGORI DOKUMEN :ARAHAN KERJA

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1. UPM/SOK/KEW/AK008/AKN

Arahan Kerja Menginput Bil Tunai *Nama dan Kod Dokumen lama: Arahan Kerja Bil Tunai (UPM/SOK/KEW/AK008/BIL)

02 02 30/5/2014

*(P)

KATEGORI DOKUMEN :BORANG

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1. SOK/KEW/BR001/BUY Borang Pendaftaran Staf/Individu 02 01 30/5/2014

*(P)

Nota *: (P) – pinda (B) – baru/tambah (G) – gugur

LAMPIRAN 9 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1

PTJ: ___________________________

(A) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD



CADANGAN TARIKH

KUATKUASA


(*softcopy/hardcopy)

TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

CATATAN P B G

1

(B) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD



CADANGAN TARIKH

KUATKUASA


(*softcopy/hardcopy)

TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

CATATAN

P B G

1

Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur

panduan penyediaan/ pindaan dokumen iso … dok/panduan_pindaan_dok... · a dalam borang huraian...

Documents