panduan pengguna online archiving - 1govuc.gov.my · pengenalan 2. bagaimana online ... (contoh:...

PANDUAN PENGGUNA ONLINE ARCHIVING

1

1GovUC

Kandungan Panduan

Panduan ini merangkumi perkara berikut:

1. Pengenalan

2. Bagaimana Online Archiving Berfungsi?

3. Pendaftaran Perkhidmatan

4. Akses Melalui Webmail

5. Akses Melalui Outlook 2010 dan 2013

6. Akses Melalui Laman Aplikasi Archiving

7. Soalan Lazim

2

3

Pengenalan

• Online Archiving merupakan fungsi yang membolehkan emel pengguna diarkibkan secara atas talian.

• Ciri ini membantu menjimatkan ruang storan dalam mailbox pengguna, dalam masa yang sama membolehkan pengguna untuk akses kembali emel yang diarkibkan.

• Emel yang telah diarkibkan boleh dicapai melalui kaedah berikut: 1. Aplikasi Outlook pada komputer

2. Webmail 1GovUC melalui pelayar web

3. Laman aplikasi Archiving

4

Bagaimana Online Archiving Berfungsi?

• Sistem Online Archiving akan arkibkan emel berusia lebih dari 30 hari.

• Proses pengarkiban emel akan berjalan dengan automatik secara berkala. Tiada tindakan yang perlu dilakukan oleh pengguna.

• Gambaran tempoh pengarkiban emel digambarkan di rajah berikut:

Emel Dalam Inbox Emel Diarkibkan

Tarikh Hari Ini (Contoh: 31/01/2017)

30 Hari Sebelum (Contoh: 01/01/2017)

Tarikh Emel Pertama (Contoh: 24/04/2015)

5

Pendaftaran Perkhidmatan

• Pengguna boleh melanggan pada perkhidmatan Online Archiving melalui UC Admin di agensi masing-masing.

AKSES MELALUI WEBMAIL

6

Keperluan Untuk Akses Melalui Webmail

Untuk mengakses emel arkib melalui Webmail, pengguna perlu pastikan keperluan berikut tersedia:

1. Pelayar web (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome)

2. Akaun emel pengguna melanggan Online Archiving.

Akses Melalui Webmail

1. Buka pelayar web (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome).

2. Taipkan alamat Webmail (https://webmail.1govuc.gov.my) pada ruangan carian pada pelayar web.

https://webmail.1govuc.gov.my/


3. Masukkan user name dan kata laluan pengguna.


4. Emel yang telah diarkibkan akan ditandakan seperti berikut:


5. Untuk membuka emel arkib berkenaan beserta attachment asal, lakukan double-click pada emel berkenaan.


6. Emel tersebut akan dipaparkan beserta dengan attachment asal (seperti dokumen dan gambar).

Akses Melalui Outlook 2010/2013

13

Keperluan Untuk Akses Melalui Outlook

Untuk mengakses emel arkib melalui Outlook, pengguna perlu pastikan keperluan berikut tersedia:

1. Outlook 2010 atau 2013 terpasang pada komputer.

2. Akaun emel digunapakai pada Outlook.

3. Add-on Online Archiving perlu dipasang pada Outlook.

Kaedah Pemasangan Add-On Online Archiving

1. Buka aplikasi Outlook yang terpasang pada komputer (2010 atau 2013).

Kaedah Pemasangan Add-On Online Archiving (Outlook 2010) • Sekiranya pengguna menggunakan Outlook 2010, klik pada File di

bahagian kiri atas.

Kaedah Pemasangan Add-On Online Archiving (Outlook 2010) • Klik pada Help kemudian ambil maklum versi Outlook yang digunakan

(32-bit atau 64-bit).

Kaedah Pemasangan Add-On Online Archiving (Outlook 2013) • Sekiranya pengguna menggunakan Outlook 2013, klik pada FILE di

bahagian kiri atas.

Kaedah Pemasangan Add-On Online Archiving (Outlook 2013) • Klik pada Office Account, kemudian klik pada About Outlook.

Kaedah Pemasangan Add-On Online Archiving (Outlook 2013) • Ambil maklum versi Outlook yang digunakan (32-bit atau 64-bit).


2. Muat turun Add-On Online Archiving dari laman 1GovUC (http://www.1govuc.gov.my/muat-turun/).

http://www.1govuc.gov.my/muat-turun/




3. Pasangkan add-on yang telah dimuat turun berdasarkan versi Outlook yang digunakan.


4. Klik Yes pada paparan yang ditunjukkan.


• Pemasangan yang berjaya akan menunjukkan menu add-on Enterprise Email Archive di atas.

Outlook 2013

Outlook 2010

Akses Melalui Outlook 2010

• Double-click pada emel berkenaan atau klik pada pautan Click here to view the original message untuk mendapatkan emel tersebut.


• Emel tersebut dan attachment akan dipaparkan di tetingkap baru.


• Double-click pada emel berkenaan atau klik pada pautan Click here to view the original message untuk mendapatkan emel tersebut.


• Emel tersebut dan attachment akan dipaparkan di tetingkap baru.

Akses Melalui Laman Aplikasi Archiving

29


1. Buka pelayar web (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome).

2. Taipkan alamat http://supremestore.1govuc.gov.my pada ruangan carian pada pelayar web.

http://supremestore.1govuc.gov.my/


3. Masukkan user name, kata laluan pengguna dan kod pengesahan.


4. Pengguna boleh lakukan carian emel berdasarkan jarak tempoh ataupun tajuk/kandungan emel.


5. Hasil carian emel akan dipaparkan. Emel boleh dibuka dengan mengklik tajuk emel tersebut.


6. Kandungan emel akan dipaparkan. Sekiranya terdapat attachment, ia boleh dimuat turun dengan mengklik pada pautan attachment tersebut.

Soalan Lazim

35

Soalan Lazim

Soalan:

Mengapakah sesetengah attachment dalam emel arkib bertukar menjadi ArchiveSummary.txt?

Jawapan:

Bagi menjimatkan ruang mailbox, attachment dalam emel arkib turut diarkibkan. Fail ArchiveSummary.txt diletakkan dalam emel arkib untuk dijadikan rujukan oleh sistem.

Pengguna boleh akses kandungan attachment yang asal dengan melakukan double-click pada emel tersebut.

Soalan Lazim

Soalan:

Mengapakah emel arkib di Webmail mengambil masa yang lama untuk dibuka?

Jawapan:

Kecepatan sesuatu emel arkib dibuka bergantung pada prestasi semasa talian rangkaian. Emel arkib yang mempunyai attachment bersaiz besar biasanya akan mengambil masa yang lebih lama dari biasa untuk dimuatkan.

TERIMA KASIH

38

panduan pengguna online archiving - 1govuc.gov.my · pengenalan 2. bagaimana online ... (contoh:...

Documents