operasi perkhidmatan sokongan perpustakaan sultan abdul samad...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD

Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006

Halaman: 1/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMPROSESAN

BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011

1.0 TUJUAN

Menyediakan prosedur kerja pemprosesan bahan terbitan bersiri yang

dibekalkan.

2.0 SKOP

Meliputi bahan terbitan bersiri bercetak yang dilanggan bagi keluaran terkini, yang

berjilid dan sedia berjilid.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- Virtua Online Documentation

OPR/PSAS/GP01/ILB Garis Panduan Identifikasi dan Melabel

Bahan

OPR/PSAS/AK09 Arahan Kerja ‘Check In’ Bahan Terbitan

Bersiri

OPR/PSAS/AK10 Arahan Kerja Membina Rekod Item

Bahan Terbitan Bersiri

OPR/PSAS/GP02/CLM Garis Panduan Tuntutan (Claims) Bahan

Terbitan Bersiri

UPM/OPR/PSAS/P004 Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi

Bahan

UPM/OPR/PSAS/P001 Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan


AL




Halaman: 2/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

5.0 TANGGUNGJAWAB

KB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.

BKK

BS

BLKS

BTB

PPSK

PPV

KB

KK

PAP

PP

PPP

PSAS

UPM

: Bahagian Koleksi Khas

: Bahagian Sirkulasi

: Bahagian Latihan dan Khidmat Sokongan

: Bahagian Terbitan Bersiri

: Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan

: Perpustakaan Perubatan Veterinar

: Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan

: Koleksi Kebelakangan

: Pembantu Am Pejabat

: Pembantu Perpustakaan

: Penolong Pegawai Perpustakaan

: Perpustakaan Sultan Abdul Samad

: Universiti Putra Malaysia


AL




Halaman: 3/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02




AL




Halaman: 4/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



7.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Bahan.

7.2.1 Bagi jurnal ‘loose issues’ dan sedia berjilid, ikut langkah

7.3.

7.2.2 Bagi jurnal yang telah lengkap keluaran setahun dari BS,

BKK dan PPSK, ikut langkah 7.12.

7.2.3 Bagi jurnal berjilid yang diterima dari Unit Penjilidan, BLKS,

ikut langkah 7.15.

PP/PAP

7.3 Semak Butiran Bahan dengan Slip Penerimaan Bahan:

a) alamat penerima

b) judul

c) keluaran (jilid, bilangan, bulan, tahun)

7.3.1 Jika butiran betul, ikut langkah 7.4.

7.3.2 Jika butiran salah, maklumkan kepada pembekal untuk

digantikan dengan bahan baru (jika perlu), kembali ke

langkah 7.2.

PP

7.4 Semak Keadaan Bahan dengan Menggunakan Borang

Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/PTB).

7.4.1 Jika keadaan baik, ikut langkah 7.5.

7.4.2 Jika keadaan tidak baik/rosak, maklumkan kepada

Pembekal untuk digantikan dengan bahan baru, kembali

ke langkah 7.2.

PP

7.5 Catat Butiran Bahan dengan Menggunakan Borang Statistik

Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/STA).

PP

7.6 Failkan Slip Penerimaan Bahan Mengikut Pembekal.

PP

7.7 Semak Sistem Virtua Menggunakan ISSN / Judul / Nama

Pengarang untuk Mengetahui Jenis Bahan.

PP


AL




Halaman: 5/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



Tindakan

Tanggungjawab

7.7.1 Jika judul baru, serahkan kepada Pustakawan dan ikut

langkah 7.8.

7.7.2 Jika keluaran terkini, ikut langkah 7.9.

7.8 Katalog dan Klasifikasi Bahan dalam Rekod ‘MARC’ dan ‘Holding

MARC’.

Rujuk Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan

(UPM/OPR/PSAS/P004).

Pustakawan

7.9 Buat Proses ‘Check In’ dan Cetak Surat Tuntutan Pertama, Jika

Ada. Catatkan Penerimaan Bahan dengan Menggunakan Borang

Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/TER).

Rujuk Arahan Kerja ‘Check In’ Bahan Terbitan Bersiri

(OPR/PSAS/AK09).

PP

7.10 Buat Proses Tuntutan (Claims).

Rujuk Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan

Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CLM).

PP

7.11 Buat Proses Identifikasi Bahan, Cop Tarikh Pamer dan Hantar ke

Lokasi Berkenaan dengan Menggunakan Borang Penghantaran

Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR).

Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan

(OPR/PSAS/GP01/ILB).

PAP

7.12 Terima Bahan Telah Lengkap Keluaran Setahun dari BS, BKK dan

PPSK beserta Senarai atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal

(OPR/PSAS/BR02/JUR).

PP

7.13 Buat Persediaan untuk Proses Jilid.

Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Proses Penjilidan Jurnal

(OPR/PSAS/AK11).

PP

7.14 Hantar Bahan ke Unit Penjilidan, BLKS beserta Borang PP/PAP


AL




Halaman: 6/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



Tindakan

Tanggungjawab

Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Borang Senarai

Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD).

Rujuk Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan

(UPM/OPR/PSAS/P001).

7.15 Terima Kembali Bahan yang Telah Siap Dijilid dari Unit

Penjilidan, BLKS Beserta Salinan Borang Penjilidan Bahan

(OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Semak Keadaan Penjilidan Bahan

Berpandukan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid

(OPR/PSAS/BR02/JLD).

7.15.1 Jika keadaan baik, keluarkan Salinan 3 Borang Penjilidan

Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) ikut langkah 7.16.

7.15.2 Jika keadaan tidak baik, isi borang Kawalan Ketidak

Patuhan Produk (PGR/BR03/KKP) jika perlu dan ulang

langkah 7.14.

PP/PAP

7.16 Buat Proses Identifikasi Bahan dalam Masa 3 Hari Bekerja.



PAP

7.17 Bina Rekod ‘Item’ dalam Sistem Virtua dalam Masa 3 Hari

Bekerja.

Rujuk Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri

(OPR/PSAS/AK10).

PP

7.18 Semak Bahan PPSK.

7.18.1 Jika ya, ikut langkah 7.21.

7.18.2 Jika tidak, ikut langkah 7.19.

PP/PAP


AL




Halaman: 7/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



Tindakan

Tanggungjawab

7.19 Taip dan Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan dalam

Masa 3 Hari Bekerja.



PP/PAP

7.20 Semak Setiap Bahan yang Telah Dilabel dan yang Telah Dibina

‘Item Id’.

7.20.1 Jika salah, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor

Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) dan ulang langkah 7.19.

7.20.2 Jika betul, tanda tangan di bawah nombor panggilan dan

ikut langkah 7.21.

PPP

7.21 Hantar Bahan Ke Lokasi yang Berkenaan Beserta Borang Log

Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) untuk Proses

Menukar Status.

Bagi bahan untuk dihantar ke PPSK/PPV, failkan senarai bahan ke

dalam Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPSK/PPV

(OPR/PSAS/BL02/EDR).

PAP

7.22 Failkan Borang Log Proses Penjilidan Jurnal

(OPR/PSAS/BR02/JUR) di Log Proses Penjilidan Jurnal

(OPR/PSAS/BL02/PRO) dan Borang Pembetulan Rekod

Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) di Log

Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan

(OPR/PSAS/BL02/BTL), Jika Ada.

PPP/PP

7.23 Tamat.


AL




Halaman: 8/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

1. Sitem Virtua

Rekod Katalog

KBSTM KBSTM

Server Virtua

Kekal

KBSTM

2. UPM/PSAS/BTB/8.2.251-300

Penerimaan Bahan

PP PP BTB

2 Tahun

KB

3. (OPR/PSAS/BL02/BTL).

Log Pembetulan Rekod

Katalog/Nombor Panggilan

-Borang Pembetulan Rekod

Katalog/Nombor Panggilan

(OPR/PSAS/BR01/PRK)

KBTB/PPP KBTB/PPP BTB

2 Bulan

KB

4. OPR/PSAS/BL02/RPB

Log Rekod Memproses Bahan

Terbitan Bersiri

-Borang Statistik Memproses Bahan

Terbitan Bersiri

(OPR/PSAS/BR02/STA)

PP PP BTB

1 Tahun

KB

5. OPR/PSAS/BL02/TRM

Log Rekod Penerimaan Bahan

Terbitan Bersiri

- Borang Penerimaan Bahan

Terbitan Bersiri

(OPR/PSAS/BR02/TER)

PP PP BTB

2 Tahun

KB

6. OPR/PSAS/BL02/PKS

Log Rekod Pemeriksaan Bahan

Terbitan Bersiri

-Borang Pemeriksaan Bahan

Terbitan Bersiri

(OPR/PSAS/BR02/PTB)

PP PP BTB

1 Tahun

KB


AL




Halaman: 9/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02



Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

7. (OPR/PSAS/BL02/EDR).

Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid

PPSK/PPV

PAP PAP BTB

2 Tahun

KBTB

8. OPR/PSAS/BL02/RHB

Log Rekod Penghantaran Bahan

-Borang Penghantaran Bahan

Terbitan Bersiri

(OPR/PSAS/BR02/HTR)

PP PP BTB

2 Tahun

KB

9. OPR/PSAS/BL02/PRO

Log Proses Penjilidan Jurnal

- Borang Permohonan Penjilidan

Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL)

- Borang Log Proses Penjilidan

Jurnal(OPR/PSAS/BR02/JUR)

- Borang Senarai Jurnal Hantar

Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD)

PP PP BTB

3 Tahun

KB

10. OPR/PSAS/BL02/CLM

Log Penghantaran Tuntutan

(Claims) Bahan Terbitan Bersiri

Pustakawan /

PP

Pustakawan / PP BTB

2 Tahun (bagi

bahan/nota

kredit yang

belum terima)

KB

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No.

Isu

No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/

Diluluskan

Semula

Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan

Ketua

Pustakawan WP 03/01/2011

02 01 OPR(PSAS)-

2/2011

Mesyuarat Semakan

Keberkesanan Proses

Ketua

Pustakawan WP 22/08/2011

operasi perkhidmatan sokongan perpustakaan sultan abdul samad...

Documents