Pengenalan Acara

KOLEJ KOMUNITI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

HP 1: Menerangkan pengenalan mengenai bidang acara.

1.0 PENGENALAN

1.1 Definisi

1.1.1 Acara

Samsudin Wahab (2007) mentakrifkan bahawa acara merupakan suatu aktiviti yang

dirancang dengan cara sistematik oleh seorang individu atau beberapa orang individu

tertentu yang berupa suatu persembahan, majlis, seminar, pertunjukan atau

pertandingan yang terbatas fungsinya dan diadakan bagi mencapai satu objektif yang

berfaedah kepada individu, kumpulan individu tertentu ataupun masyarakat.

Goldblatt (1998) mentakrifkan acara sebagai sesuatu yang berlaku, berbeza dari

yang lain dan merupakan sesuatu yang memberi kepentingan yang besar.

1.1.2 Pengendalian Acara

Aplikasi pengurusan projek untuk perayaan- perayaan, peristiwa dan persidangan.

1.1.3 Bidang acara

Bidang yang terlibat dalam penganjuran sesuatu acara samada kecil atau besar

seperti perayaan, peristiwa atau persidangan yang melibatkan sejumlah besar

masyarakat samada dari dalam atau luar negara, melibatkan kos yang tertentu,

penglibatan media dan sebagainya.

1.1.4 Acara khas

Goldblatt (1998) mentakrifkan bahawa acara khas merupakan sesuatu yang

dianjurkan untuk mengiktiraf saat- saat yang unik bagi sesebuah majlis atau upacara

untuk memenuhi keperluan tertentu.

Wilkinson (1998) mentakrifkan bahawa acara khas merupakan sebuah acara yang

dianjurkan bagi memenuhi keperluan tertentu pada masa yang tertentu.

1.2 Pengenalan Bidang Acara

Pengenalan Acara

Bidang acara merupakan bidang yang melibatkan penglibatan masa, penggunaan tenaga,

kreativiti, daya fokus, kepimpinan, kecekapan penyelesaian masalah yang timbul secara tiba- tiba

dan sebagainya. Ia merupakan bidang yang sangat mencabar, sentiasa berubah mengikut arus

perkembangan moden dan kehendak pelanggan yang pelbagai. Bagi sesiapa yang mempunyai

minat yang mendalam sebagai perancang acara, bidang ini mampu membuahkan hasil yang

lumayan kepada seseorang.

Pengaruh lima kata tanya W dan satu H (5W 1H) amatlah penting untuk memberikan gambaran

secara terperinci tentang bidang acara.

i. Apakah pengendalian acara?/ What is event planning?

Acara secara kasar atau umumnya terbahagi kepada dua jenis iaitu korporat dan

juga sosial. Namun, kedua- dua jenis acara ini mempunyai kepelbagaian jenis,

ciri- ciri dan saiznya yang membezakan ia antara satu sama lain.

Untuk menganjurkan sebuah acara, perancang acara akan melakukan pelbagai

tugasan yang penting bagi memastikan acara itu dapat dianjurkan mengikut

kehendak pelanggan dan mengikut kriteria yang telah ditetapkan. Antara

tugasan yang perlu dilakukan oleh seorang perancang acara termasuklah:-

a. Melakukan penyelidikan mengenai acara yang akan dirancang (dengan

menekankan beberapa aspek yang penting seperti perbandingan jenis

acara yang sama yang pernah dianjurkan oleh mana- mana perancang

acara, meneliti dan menepati kriteria yang boleh memenuhi kehendak

pelanggan serta merancang atau membuat pembaharuan pada acara

yang akan dijalankan berbanding acara yang dianjurkan oleh orang lain

sebelum ini melalui penekanan aspek- aspek rekaan, konsep,

peralatan, kemudahan terkini dan sebagainya)

b. Membuat rekaan sebuah acara (berdasarkan konsep dan tema yang

dikehendaki)

c. Mencari lokasi bersesuaian bagi menganjurkan acara tersebut

(berpandukan kepada saiz jemputan dan kesesuaiannya)

d. Merancang, memilih dan mengatur makanan, hiasan dan hiburan yang

bersesuaian bagi sesebuah acara

e. Merancang pengangkutan yang akan digunakan dan laluan

pergerakannya

Pengenalan Acara

f. Menghantar jemputan

g. Mengatur penginapan sekiranya diperlukan

h. Mencari dan memilihi pekerja yang diperlukan serta memantau

pergerakan, tugas dan aktiviti mereka

i. Sentiasa memantau pergerakan acara semasa berlangsung sehingga

tamat

j. Membuat penilaian bagi setiap acara yang dianjurkan untuk

mengenalpasti sebarang kelemahan dan masalah yang timbul bagi

tujuan melakukan pembaharuan dan penambahbaikan pada acara yang

akan dianjurkan pada masa hadapan

ii. Bilakah perancang acara bekerja?/ When do event planners work?

Kebanyakan penganjuran sebarang acara samada acara korporat atau acara

sosial akan melibatkan waktu petang hingga lewat malam, hujung minggu, cuti

sekolah dan cuti umum. Ini kerana ia bergantung kepada kehendak pelanggan.

Namun, proses perancangan sesebuah acara selalunya akan berlaku ketika

waktu bekerja.

iii. Dimanakah perancang acara bekerja?/ Where do event planners work?

Perancang acara boleh melakukan kerja- kerja merancang sesuatu acara

samada di rumah atau di ruangan pejabat. Ia bergantung kepada usia sesebuah

perniagaan tersebut. Kedua- dua tempat kerja ini mempunyai kebaikan dan

kelebihan masing- masing.

iv. Mengapa seseorang itu mengupah perancang acara bagi mengendalikan sesuatu

majlis?/ Why do people hire event planners?

Merancang sesuatu acara samada acara yang berskala kecil atau besar

memerlukan penggunaan masa, peralatan teknikal, tenaga kerja, kreativiti yang

tinggi dan sebagainya. Ini merupakan faktor- faktor yang mempengaruhi sesiapa

Pengenalan Acara

sahaja yang tidak memenuhi faktor- faktor di atas mengupah perancang acara

untuk menguruskannya.

v. Siapakah yang boleh menjadi perancang acara? Who can become an event planner?

Sesiapa sahaja boleh menjadi seorang perancang acara. Ini kerana seseorang

yang pernah menganjurkan sebarang acara samada pada diri sendiri atau

keluarga mahupun orang lain merupakan seorang perancang acara. Namun,

penglibatan seseorang itu dalam perniagaan penganjuran acara terjadi apabila

seseorang itu mempunyai minat yang mendalam dalam bidang ini.

Ciri-ciri yang terdapat pada perancang acara termasuklah:-

a. Minat yang mendalam

b. Kebolehan menguruskan sesuatu

c. Terperinci

d. Boleh membuat keputusan

e. Berani

f. Kreatif

g. Innovatif

h. Fleksibel

i. Boleh berkomunikasi dengan baik

j. Mesra dan mudah bergaul dengan sesiapa sahaja

k. Mempunyai sensitiviti yang tinggi

Kepada sesiapa yang mempunyai cirri- cir seperti di atas, perancang acara

merupakan suatu bidang yang sangat sesuai untuk diceburi.

vi. Bagaimanakah perancang acara melakukannya? How do event planners do it?

Bagi seseorang yang pernah menganjurkan atau mempunyai pengalaman dalam

penganjuran sesebuah acara mampu melihat sejauh mana perkembangan dan

saingan bidang ini yang semakin meluas samada di dalam Negara ataupun luar

Negara. Oleh itu, penyelidikan yang mendalam harus sentiasa dilakukan bagi

memantau keperluan dan perubahan semasa untuk membolehkan sesebuah

perniagaan diteruskan. Penyelidikan yang dijalankan mestilah melibatkan

perkara- perkara seperti:-

Pengenalan Acara

a. Analisis market

b. Analisis persaingan yang ada

c. Interview prospective clients

1.3 Sejarah Bidang Acara

1.3.1 Global

1.3.2 Malaysia

This is one industry that has been there from time immemorial. However, it is only in the recent

past, that it started gaining recognition and became commercialized to an extent that it is now one

of the most profitable industries in the world.

Pengenalan Acara

HP 2: Menerangkan jenis- jenis acara dan saiz sebuah acara.

2.0 JENIS- JENIS DAN SAIZ ACARA

2.1 Jenis- jenis acara

2.1.1 Meeting

Merupakan acara yang diadakan untuk membawa ramai orang berkumpul dengan

tujuan untuk bertukar- tukar pandangan.

Ia juga terdapat dalam pelbagai bentuk yang berlainan seperti:-

a. Klinik - bertujuan untuk memberikan pendidikan di mana ia terdiri daripada

kumpulan kecil supaya mudah untuk berinteraksi sesama mereka.

b. Forum - satu perjumpaan awam atau perbincangan yang melibatkan peserta di

mana mereka akan berinteraksi sesama mereka.

c. Seminar - ia diketuai oleh seseorang yang mahir dan berpengalaman dalam

bidang tertentu untuk berkongsi pengalaman, idea dan soal jawab.

Biasanya di antara 30 orang atau kurang.

d. Bengkel - mempunyai fasilitator atau pelatih yang mengendalikan latihan

pengukuhan untuk membina keyakinan diri, kebolehan dan

pengetahuan mengenai sesuatu topik yang spesifik.

2.1.2 Incentive

Merupakan ganjaran yang diberikan kepada pekerja yang berdedikasi.

Ia adalah salah satu acara yang mewujudkan perasaan motivasi dan galakan

terhadap pekerja supaya lebih rajin dan bersemangat untuk bekerja.

2.1.3 Convention

Merupakan mesyuarat yang digabungkan dengan ekspo.

Acara ini lebih besar dan ia terbuka kepada orang ramai.

2.1.4 Exhibition

Merupakan acara yang lengkap dengan alatan, demonstrasi dan perkhidmatan yang

menunjukkan barangan atau perkhidmatan kepada kumpulan yang hadir.

Ia adalah acara yang direka untuk mengumpulkan pemborong barang, peralatan dan

servis di mana mereka boleh mempamerkan barangan mereka.

Sebagai contohnya ialah Sambutan Cuti- Cuti Malaysia, Citrawarna Malaysia,

Pertunjukan Fesyen dan sebagainya.

2.1.5 Acara Komersial, Pemasaran dan Promosi

Pengenalan Acara

Acara di atas merupakan salah satu acara yang bertaraf tinggi kerana ia memerlukan

kos yang tinggi.

Ianya selalu melibatkan acara seperti pelancaran produk baru seperti wangian,

kereta, alkohol, hardware dan software komputer dan sebagainya.

Aktiviti promosi dan pemasaran yang dilakukan bagi acara ini selalunya dilancarkan

secara besar- besaran dan unik mengikut produk masing- masing untuk menarik

perhatian dan minat pelanggan samada di dalam ataupun diluar negara, untuk

membezakan produk mereka daripada pesaing- pesaing yang lain di dalam industri

terbabit dan untuk menjadikan ia sebagai salah satu acara atau pengalaman yang

sukar dilupakan.

Pihak media juga dijemput bagi memeriahkan promosi acara yang dilakukan.

Sebagai contohnya ialah Pelancaran I-Phone, Pelancaran Jazz Hybrid oleh Honda,

Pelancaran Microsoft 10 oleh syarikat Microsoft.

2.1.6 Acara Sukan

Acara sukan selalunya dianjurkan di peringkat daerah, negeri, negara dan

antarabangsa di mana ia melibatkan penglibatan atlit- atlit dari pelbagai kawasan.

Kos bergantung kepada saiz acara tesebut dan media juga dijemput bagi membantu

mempromosikan acara sukan itu.

Sebagai contohnya ialah Pertandingan Golf, Formula 1, Le Tour D Langkawi dan

sebagainya.

2.1.7 Acara Perayaan

Merupakan acara awam yang dianjurkan bagi memperingati ulang tahun atau

peristiwa- peristiwa penting yang pernah berlaku dan ia memberi makna yang

mendalam kepada peserta dan penonton.

Ia juga bukanlah acara yang dianjurkan untuk mengaut keuntungan semata- mata

(not for profit events).

Acara seperti ini mampu membantu pihak komuniti membangunkan industri

pelancongan mereka ketika luar musim (off peak) dan musim kemuncak (peak

season) kerana pelancong gemar menyertai dan melihat acara- acara yang tidak

disambut di negara mereka kerana ia menjanjikan kelainan.

Sebagai contohnya ialah Festival Muzik, Festival Seni dan Kraftangan Malaysia,

sambutan Thaipusam dan sebagainya.

2.1.8 Acara Keluarga

Pengenalan Acara

Merupakan acara yang dianjurkan untuk mengumpul ahli keluarga dan sanak

saudara samada yang jauh mahupun yang dekat.

Sebagai contohnya ialah perkahwinan, perjumpaan keluarga, hari keluarga,

perceraian dan kematian.

2.1.9 Acara Pengumpulan Dana (Fund Raising)

Merupakan acara yang sering dijalankan oleh persatuan atau organisasi tertentu untuk

mengumpul dana.

2.1.10 Acara Pelbagai (Miscellaneous Event)

Merupakan acara bukan komersial yang dikunjungi oleh kurang dari 300 orang di

mana siaran atau amplifikasi luar bunyi dibenarkan selagi ia tidak menimbulkan

kekacauan yang tidak munasabah kepada penduduk, berlakunya penutupan jalan

sementara yang dibenarkan untuk meningkatkan keselamatan awam dan selalunya

acara ini berlaku di lokasi- lokasi yang sederhana besar seperti di taman- taman, di

universiti dan sebagainya.

Sebagai contohnya ialah UiTM Open Day, Annual Reunion dan sebagainya.

Pengenalan Acara

2.2 Saiz acara

Acara boleh dikategorikan mengikut saiz atau skala tertentu. Kategori yang biasa digunakan

terbahagi kepada empat iaitu hallmark event, minor event, major event dan mega event. Namun,

kategori tersebut kadang- kadang tidak tepat dan kabur kerana ia bergantung kepada ciri- ciri dan

pencapaian acara tersebut.

2.2.1 Hallmark Event

Hallmark event adalah acara utama yang membawa pelancong dari seluruh dunia ke

destinasi acara tersebut serta meninggalkan kesan perkembangan ekonomi yang

besar kepada masyarakat.

Sebagai contohnya ialah Sukan Olimpik, Sukan Sea dan sebagainya.

2.2.2 Minor Event

Minor event adalah acara yang ditumpukan hanya pada peringkat tempatan sahaja

dan selalunya dianjurkan bagi memenuhi keperluan bersosial, berhibur dan

berseronok sahaja.

Acara ini selalunya akan memberikan beberapa kelebihan seperti mewujudkan

semangat kekitaan di kalangan masyarakat, menghidupkan suasana di sesebuah

tempat dan menyemarakkan rasa bangga terhadap negeri sendiri kerana mampu

menganjurkan acara tersebut.

Secara tidak langsung, acara ini dapat memberi pendedahan kepada pelbagai

peringkat masyarakat mengenai dunia luar, membuka minda dan menjana pemikiran

serta menggalakkan penglibatan masyarakat pada acara seterusnya.

Size of Event

High

LowMinor Major Hallmark Mega

Kesan Skala

(kehadiran, media, infrastruktur, kos,

kelebihan)

Pengenalan Acara

Mesyuarat, parti, sambutan, majlis penganugerahan, acara sukan akhir dan apa

sahaja acara peringkat komuniti adalah termasuk dalam kategori ini.

2.2.3 Major Event

Major event merujuk kepada acara yang berkemampuan dari segi skala untuk

menarik perhatian sejumlah besar pengunjung, liputan pihak media dan memberi

manfaat kepada ekonomi pihak negara penganjur.

Sebagai contohnya ialah acara seperti Sukan Komanwel, Formula 1 Grand Prix dan

sebagainya.

2.2.4 Mega Event

Mega event pula adalah acara ataupun peristiwa besar yang berlaku yang memberi

kesan kepada ekonomi keseluruhan dan menjadi tumpuan pihak media dalam dan

luar negara.

Sebagai contohnya ialah acara Sukan Olimpik, FIFA World Cup, Sukan SEA dan

sebagainya.

Pengenalan Acara

HP 3: Mengenalpasti trend semasa yang digunapakai dalam bidang acara.

3.0 TREND SEMASA

3.1 Aspek Trend

3.1.1 Konsep

3.1.2 Tema

3.1.3 Fasiliti

3.1.4 Fesyen

3.1.5 Kemudahan Asas

3.1.6 Teknologi

Pengenalan Acara

HP 4: Mengetahui impak atau kesan bidang acara.

4.0 IMPAK

4.1 Impak yang dihadapi

4.1.1 Ekonomi

Impak positif:-

a. Impak ekonomi kepada bidang acara menunjukkan kepada kenaikan tahap

aktiviti ekonomi sesebuah negara berdasarkan kepada acara tersebut.

b. Pertambahan peluang pekerjaan dan pendapatan menjadi salah satu ukuran

menentukan kenaikan taraf ekonomi negara.

c. Selain itu, kesemua komponen- komponen dalam hospitaliti dan pelancongan

dapat digunakan sepenuhnya hasil industri acara yang membangun seperti

penggunaan sepenuhnya sistem pengangkutan, penginapan, makanan dan

hiburan ketika off season atau peak season.

d. Peserta dan tetamu atau pelancong yang hadir bagi menyertai acara yang

dianjurkan pasti akan mendapatkan kesemua komponen- komponen di atas bagi

membantu mereka menikmati pengalaman melancong dengan lebih mudah dan

sempurna.

e. Industri kecil- kecilan seperti kraftangan dan makanan tempatan juga dapat

diketengahkan dan diperkenalkan ke peringkat global.

f. Ini dapat menambahkan pendapatan kepada pengusaha- pengusaha industri

kecil sederhana.

g. Pendapatan yang diperolehi dari industri ini selalunya berupa wang tunai,

travelers check atau cek kembara (di mana pelancong telah menukarkan wang

mereka dalam bentuk cek bagi mengelakkan berlakunya kecurian) atau juga

menggunakan kad kredit.

h. Istilah new money merujuk kepada wang yang dibelanjakan untuk sebarang

aktiviti ketika acara.

i. Antara kepentingan industri acara ini kepada kerajaan ialah:-

Meningkatkan peluang pekerjaan

Dapat menambahkan pendapatan negara dengan cukai yang diadakan

Pendapatan hasil pertukaran matawang asing (foreign exchange)

Impak negatif:-

Pengenalan Acara

a. Berlakunya kenaikan harga pada produk- produk tempatan yang dihasilkan

kerana cuba memasarkan kepada orang luar.

4.1.2 Politik

Impak positif:-

a. Berprestij di peringkat antarabangsa

b. Menggalakkan pelaburan luar ke dalam negara kerana acara besar yang

dianjurkan boleh mendatangkan keuntungan

c. Meningkatkan imej negara

d. Membentuk perpaduan sosial kerana penganjuran sesebuah acara melibatkan

pelbagai pihak

e. Pembangunan kemahiran dari segi pentadbiran kerana mengurus dan mentadbir

sesebuah acara amat sukar

Impak negatif:-

a. Risiko kegagalan acara boleh mendatangkan kesan buruk kepada pihak

penganjur dan negara kerana boleh mencemarkan imej mereka

b. Kesilapan peruntukan kewangan boleh menjejaskan kestabilan ekonomi

sesebuah negara dan penganjur

c. Propaganda (publisiti tentang hebatnya sesuatu acara mungkin mendatangkan

keburukan sekiranya acara sebenar tidak menepati gambaran yang telah diberi)

d. Kehilangan kawalan dan pemilikan komuniti tehadap hasil kraftangan, budaya

dan sebagainya kerana terlalu banyak pendedahan mengenai budaya,

kraftangan tradisional dan kehidupan komuniti tempatan kepada orang luar

4.1.3 Budaya dan Sosial

Industri acara dapat membantu memperkenalkan dan mengekalkan budaya dan

sejarah apabila pelancong dari serata dunia datang melawat dan ingin menyaksikan

budaya sesebuah negara.

Tarian, muzik atau irama, keagamaan dan lain- lain menarik minat pelancong dan

seterusnya dapat menambah pendapatan.

Namun begitu, industri acara ini juga boleh memberikan kesan negatif dan dramatik

yang mempengaruhi hubungan sosial di dalam sesebuah negara.

Kesan negatif sosial ini dapat dilihat dari segi:-

a. Perubahan dalam pendidikan keluarga dan cara pergaulan seperti lebih kepada

kebaratan.

Pengenalan Acara

b. Wujud perasaan cemburu dan pemberontakan jiwa yang membawa kepada

rusuhan.

c. Perubahan dalam populasi masyarakat seperti kemasukan orang asing.

d. Peningkatan kes- kes jenayah dan keganasan.

e. Adat dan budaya yang berbeza menyukarkan penerimaan masyarakat lain dan

sekaligus menimbulkan rasa tidak puas hati dan penghinaan. Sebagai contoh,

budaya mencium pipi dan berpakaian menjolok mata telah menjadi kebiasaan

bagi mereka di Eropah tetapi tidak di negara kita.

4.1.4 Persekitaran

Impak positif:-

a. Mempamerkan alam sekitar melalui promosi acara yang dijalankan

b. Meningkatkan tahap kesedaran tentang pentingnya alam sekitar

c. Transformasi dan penambahbaikan Bandar kerana sebarang acara yang akan

dijalankan akan memerlukan persiapan tempat yang baik bagi menonjolkan imej

yang baik. Oleh itu, sekiranya acara dilakukan di kawasan- kawasan luar Bandar

ini merupakan peluang terbaik bagi mereka untuk memodenkan segala

kemudahan yang ada.

d. Meningkatkan kemudahan pengangkutan dan komunikasi bagi memudahkan

penganjuran acara

e. Perkembangan infrastruktur untuk acara yang akan dijalankan.

Impak negatif:-

a. Pencemaran kawasan di sekitar lokasi acara dijalankan sekiranya sampah sarap

(longkang, sungai, laut, padang dan sebagainya) hasil dari acara tidak diuruskan

dengan baik.

b. Kesesakan lalu lintas sekiranya lokasi parkir tidak mencukupi. Selain itu,

seharusnya pihak penganjur menyediakan pengangkutan awam yang dikhaskan

membawa tetamu yang hadir ke lokasi- lokasi acara bagi memudahkan

pergerakan dan mengurangkan kesesakan.

c. Pencemaran bunyi berlaku kerana adanya sistem bunyi yang kuat sepanjang

acara berlangsung dan terdapat juga letupan mercun dan bunga api ketika

mulanya dan tamatnya acara yang mungkin mengganggu komuniti setempat

sekiranya acara dilangsungkan berdekatan dengan tempat tinggal.

d. Kerosakan alam sekitar berlaku apabila terlalunya banyak sampah sarap

bertaburan, rumput dan pokok- pokok yang musnah kerana diletakkan khemah-

Pengenalan Acara

khemah acara dan juga kesan pergerakan lori mebawa masuk peralatan dan

barangan kegunaan acara.

4.1.5 Industri Pelancongan

Impak positif:-

a. Melalui acara yang dianjurkan, sesebuah negara itu boleh mempromosikan

destinasi- destinasi pelancongan yang menarik dan meningkatkan kedatangan

pelancong

b. Pelbagai destinasi menarik yang mampu menarik perhatian pelancong luar akan

menggalakkan mereka untuk melancong lebih lama di negara tersebut.

Impak negatif:-

a. Berlakunya eksploitasi ke atas produk- produk pelancongan di negara penganjur

b. Jatuhnya reputasi

c. Berlakunya rintangan komuniti terhadap pelancongan

d. Hilangnya ketulenan

Pengenalan Acara

HP 5: Mengenalpasti peluang kerjaya dalam bidang acara.

5.0 PELUANG KERJAYA DALAM BIDANG ACARA

5.1 Peluang Kerjaya

5.1.1 Eksekutif Acara

5.1.2 Pengarah Acara

5.1.3 Penerbit Acara

5.1.4 Penolong Penerbit Acara

5.1.5 Pengurus Acara/ Pengurus Pentas

5.1.6 Pengurus Artis

5.1.7 Pengurus Bunyi

5.1.8 Pengurus Pencahayaan

5.1.9 Pegawai Pengiring

5.1.10 Pengurus Kamera

5.1.11 Koordinator Acara

5.1.12 Koordinator Keselamatan Acara

5.1.13 Koordinator Operasi Acara

5.1.14 Koordinator Logistik

5.1.15 Koordinator Hiburan

5.1.16 Koordinator Pentadbiran Acara