mm (materials management) module - anm.gov.my kota kinabalu... · (untuk maklumat lanjut sila rujuk...

MM (Materials Management) Module

©2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved

2

Singkatan

• JANM – Jabatan Akauntan Negara Malaysia • HO – Ibu Pejabat JANM • AO – Pejabat Perakaunan • PTJ (Pusat Tanggung Jawab) – Kumpulan PTJ & PTJ

PEROLEHAN


4

Apa Itu Modul MM (Materials Management)?

1) Materials Management (MM) adalah proses Pengurusan Bahan. Ia berkaitan dengan proses perolehan di dalam sesebuah organisasi.

2) Fungsi utama modul MM terbahagi kepada empat, iaitu:

a) Perolehan : I. Waran Perjalanan Udara Awam II. Pesanan Pembelian Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) III. Pesanan Pembelian Kerajaan (Kerja) IV. Tanggungan Kontrak Pembelian Kerajaan (Bekalan &

Perkhidmatan) V. Tanggungan Kontrak Pembelian Kerajaan (Kerja)

b) Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan c) Pengurusan Arahan Bayaran d) Pengurusan Inventori


5

Proses Kerja (Pesanan Kerajaan/Kontrak/Waran Udara) – Modul MM

PENYEDIA PELULUS

• PTJ • PTJ

PENYEMAK

• AO


6

Penyedia: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ untuk daftar, kemaskini dan hapus pesanan kerajaan, tanggungan kontrak dan waran perjalanan udara.

Pelulus: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab melakukan kelulusan untuk transaksi yang telah disediakan oleh Penyedia di PTJ dan juga boleh melakukan transaksi pembatalan Pesanan Kerajaan, tanggungan kontrak & waran perjalanan udara. Setelah pelulus melulus, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyemak di AO. Jika pelulus kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.

Penjelasan Peranan (Role) – (1/2)


7

Penyemak: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO untuk menyemak baris caj (charge line) bagi pesanan kerajaan, tanggungan kontrak dan waran perjalanan udara. Jika penyemak kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.



8

Proses Kerja (Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (MIGO)/Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan) – Modul MM

PENYEDIA/ PERAKU 1

PERAKU 2

• PTJ • PTJ


9

Peraku 1:


Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk menyedia dan memperaku I bagi penerimaan perolehan bekalan & perkhidmatan untuk pesanan kerajaan dan tanggungan kontrak. Juga berperanan untuk menyedia dan memperaku I dokumen pembatalan GRN. Peraku 2: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 2 bagi pendaftaran/pembatalan penerimaan pesanan kerajaan dan tanggungan kontrak yang telah disediakan oleh Peraku I. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada peraku I untuk dikemaskini.


10

Peraku 1: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk menyedia dan memperaku I arahan pengurangan kuantiti bekalan bagi perolehan bekalan & perkhidmatan untuk pesanan kerajaan. Juga berperanan untuk menyedia dan memperaku I dokumen pembatalan arahan pengurangan kuantiti bekalan.

Peraku 2: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 2 bagi pendaftaran/pembatalan arahan pengurangan kuantiti bekalan yang telah disediakan oleh Peraku I. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada peraku I untuk dikemaskini.



11

Penyedia: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ untuk daftar, kemaskini dan hapus perubahan tanggungan kontrak kerajaan bagi bekalan & perkhidmatan dan Kerja.

Pelulus: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab melakukan kelulusan untuk transaksi yang telah disediakan oleh Penyedia di PTJ dan juga boleh melakukan transaksi pembatalan perubahan tanggungan kontrak kerajaan bagi bekalan & perkhidmatan dan Kerja. Jika pelulus kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.



12

Proses Kerja (Arahan Bayaran Dengan Pesanan Pembelian Kerajaan) – Modul MM

PENYEDIA PERAKU 1

• PTJ • PTJ

PERAKU 2

• PTJ

Invois Sama Dengan PO:

Invois Tidak Sama Dengan PO:

PENYEDIA PERAKU 1

• PTJ • PTJ

PENYEMAK

• AO

PERAKU 2

• PTJ


13

Penyedia: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ untuk daftar, kemaskini dan hapus arahan pembayaran bagi pesanan kerajaan, tanggungan kontrak dan waran perjalanan udaras


Peraku 1: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ untuk melakukan Perakuan 1 bagi arahan pembayaran dengan pesanan kerajaan, tanggungan kontrak dan waran perjalanan udara. Setelah Perakuan I, workflow akan menghantar notifikasi kepada peraku II. Jika peraku I kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini. Sekiranya baris caj arahan bayaran tidak sama dengan baris caj pesanan, workflow akan menghantar notifikasi kepada AO untuk penyemakan.


14

Peraku 2:


Penyemak: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO untuk menyemak sekiranya baris caj arahan bayaran tidak sama dengan baris caj pesanan, Setelah penyemakan dilakukan, workflow akan menghantar notifikasi kepada peraku II. Jika penyemak kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini

Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ untuk melakukan Perakuan 2 arahan pembayaran bagi pesanan kerajaan, tanggungan kontrak dan waran perjalanan udara. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.

INVENTORI


16

Proses Kerja (Penerimaan Barang Tanpa Pesanan/Pengeluaran Inventori) – Modul MM

PENYEDIA / PERAKU 1

PENYEMAK

• PTJ • AO

PERAKU 2

• PTJ


17

Peraku 1: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan daftar/batal penerimaan bekalan tanpa pesanan.

Penyemak: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan semakan bagi pendaftaran/pembatalan penerimaan bekalan tanpa pesanan. Setelah Penyemak di AO selesai semak, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku 2. Jika penyemak kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.



18

Peraku 2: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 2 bagi pendaftaran/pembatalan penerimaan bekalan tanpa pesanan yang telah disemak oleh AO. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.

Penjelasan Peranan (Role) - (2/3)


19

Peraku 1: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan pendaftaran dan pembatalan pengeluaran inventori.


Peraku 2: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 2 bagi pendaftaran dan pembatalan pengeluaran inventori. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada peraku I untuk dikemaskini.


20

Proses Kerja (Pemindahan Inventori Antara PTJ) – Modul MM

PENYEDIA PERAKU 1

• PTJ • PTJ

PERAKU 2

• PTJ

AKUAN TERIMA

• PTJ


21

Proses Kerja (Pelarasan Baris Caj untuk Pemindahan Inventori Antara PTJ) – Modul MM

PENYEDIA/ PERAKU 1

PERAKU 2

• PTJ • PTJ


22

Penyedia: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan daftar, kemaskini dan batal bagi Pindahan Inventori Antara Lokasi Stor Dalam PTJ, Pindahan Inventori Antara PTJ, Pindahan Antara Kelas Inventori dan pelarasan baris caj untuk Pindahan Inventori Antara PTJ. Prosess Pindahan Inventori Antara Lokasi Stor Dalam PTJ dan Pindahan Antara Kelas Inventori tiada workflow untuk peranan peraku I, Peraku II dan akuan terima.


Peraku 1 Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 1 bagi Pindahan Inventori Antara PTJ (inter-PTJ). Setelah Perakuan 1, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku 2. Jika peraku I kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.


23

Peraku 2: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 2 bagi Pindahan Inventori Antara PTJ (inter-PTJ) dan pelarasan baris caj. Setelah Perakuan II, workflow akan menghantar notifikasi kepada Akuan Terima di PTJ menerima. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.


Akuan Terima: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Akuan Terima bagi Pindahan Inventori Antara PTJ (inter-PTJ). Jika akuan terima kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia di PTJ pengeluar untuk dikemaskini.


24

Proses Kerja (Daftar Inventori Fizikal/Penilaian Stok (Stock Evaluation) – Modul MM

PENYEDIA / PERAKU 1

• PTJ • AO • PTJ

PERAKU 2 PENYEMAK


25

Penyedia / Peraku 1: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Daftar dokumen Pengiraan Inventori Fizikal, Daftar/Kemaskini Pengiraan Kuantiti Inventori Fizikal.


Penyemak: Peranan (Role) e ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan penyemakan untuk, Pengiraan Kuantiti Inventori Fizikal. Setelah Penyemak di AO selesai semak, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku 2. Jika penyemak kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.


26


Peraku 2: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 2 untuk, Pengiraan Kuantiti Inventori Fizikal. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia/peraku I untuk dikemaskini.


27

Peraku1: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk daftardan peraku I bagi Penilaian.


Penyemak: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan penyemakan bagi Penilaian Inventori. Setelah Penyemak di AO selesai semak, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku 2. Jika penyemak kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia untuk dikemaskini.


28


Peraku 2: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan 2 bagi Penilaian Stok. Jika peraku II kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada penyedia/peraku I untuk dikemaskini.


29

Display Access - Umum Peranan (Role) ini BUKAN untuk pengguna portal 1GFMAS yang mempunyai peranan sebagai penyedia, pelulus, peraku 1, peraku 2 atau akuan terima. Peranan sedia ada telah diberikan Display access. Role ini memberikan DISPLAY access iaitu kebenaran paparan maklumat di dalam modul MM sahaja. Role ini TIDAK membenarkan pengguna untuk melakukan apa-apa pendaftaran, kemaskini, pemindahan, atau membuat pengesahan/kelulusan. Contohnya, role ini diberikan kepada Audit Dalam, Audit Luar, SAP Malaysia atau pihak yang memerlukan capaian ke portal 1GFMAS untuk melihat maklumat seperti laporan atau status dokumen yang berada di dalam modul MM. Jika ada terdapat scenario seperti di atas Unit Authorization, BPTM, JANM dan Local Adiminstrator di AO (LA AO) boleh memberikan pengguna role DISPLAY access.



30

Kertas Cadangan Had Kuasa Berbelanja & Had Amaun

Semakan dan Penetapan Super User Untuk Peruntukan

Tidak Mencukupi telah diluluskan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pemandu Perakaunan Akruan JANM 1 Julai

2015.

(Untuk maklumat lanjut sila rujuk slaid kertas cadangan

HKB dan PTM di dalam CD dan hardcopy.)

Had Kuasa Berbelanja (HKB)


31

HKB RM0.01 – RM20,000.00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM20,000.00.

Penjelasan Peranan (Role) - (1/3)

LOA RM0.01 – RM50,000.00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM50,000.00.

LOA RM0.01 – RM100,000.00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM100,000.00.


32


HKB RM0.01 – RM100,000,000.00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM100,000,000.00.

HKB RM0.01 – RM1,000,000.00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM1,000,000.00.

HKB RM0.01 – RM500,000.00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM500,000.00.


33


LOA RM0.01 – RM100,000,000,000,000,000.00 (Tiada Had): Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM0.01 sehingga RM100,000,000,000,000,000.00


34

Sekian, Terima Kasih

mm (materials management) module - anm.gov.my kota kinabalu... · (untuk maklumat lanjut sila rujuk...

Documents