minit mesyuarat pengurusan pejabat...

1

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN

PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK BILANGAN 2 TAHUN 2013

TARIKH : 12 MAC 2013 (SELASA) MASA : 3.00 PETANG TEMPAT : BILIK MESYUARAT, TINGKAT 17, BANGUNAN SULTAN ISKANDAR, JALAN SIMPANG TIGA, KUCHING. PENGERUSI : YBRS. ENCIK MOHAMED ZAHARI BIN RAZALI KEHADIRAN: SEPERTI DI LAMPIRAN A

2

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1. Pengerusi mengucapkan salam serta penghargaan terima kasih di atas kehadiran semua pegawai ke Mesyuarat Bil. 2 Tahun 2013.

1.2. Pengerusi mengingatkan semua Ketua Unit menyenarai dan memantau mesyuarat-mesyuarat unit yang telah dirancang dan memastikan semua mesyuarat dibuat mengikut sasaran yang telah ditetapkan.

Tindakan dan Perhatian Semua Pegawai

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1.

Minit Mesyuarat Pengurusan Bilangan 2 Tahun 2013 bertarikh 8 Januari 2013 disahkan dengan pindaan: (i) Para 3.2.9. mukasurat 7 perkataan Slogan digugurkan. (ii) Para 3.3.5. (ii) … pada 31 Disember 2013 dibetulkan kepada 31 Disember 2012. (iii) Para 3.5.6. (i), (ii), (iii), (iv) dan (v) ditambah ayat serta-merta dan tidak melebihi tempoh

18 jam hari bekerja.

Makluman Semua Pegawai & Tindakan Setiausaha

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1. Unit Pentadbiran dan Pusat Sumber (Bahagian Khidmat Pengurusan)

BIL PERKARA TINDAKAN/MAKLUMBALAS

3.1.1. Lot Parkir Kenderaan Mesyuarat dimaklumkan pengurusan parkir di dalam Kompleks Persekutuan Jalan Simpang Tiga akan diurus oleh Ambang Wira S.B. manakala pengurusan parkir di luar kompleks diuruskan oleh Pejabat SUPS.

Tindakan: Unit Pentadbiran/ Unit Pengurusan Harga

3.1.2. Keselamatan Jabatan Pejabat bercadang untuk menaiktaraf CCTV di luar kompleks kepada CCTV resolusi tinggi

Tindakan: TSUP

3

untuk mendapatkan paparan imej yang lebih jelas. CCTV juga akan dipasang di kawasan tangga di kedua-dua Kompleks persekutuan Jalan Simpang Tiga. Walau bagaimanapun, kedua-dua cadangan adalah tertakluk kepada peruntukan pejabat.

3.1.3. Cadangan Membuka Pusat Taman Asuhan Kanak-kanak (Taska) Mesyuarat mengambil maklum: (i) Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak telah

mengosongkan ruang Pejabat tersebut pada pertengahan Januari 2013.

(ii) Mesyuarat Jawatankuasa Kecil bagi

Penubuhan TASKA telah diadakan pada 6 Mac 2013. Mesyuarat susulan akan diadakan bagi mengesahkan beberapa perkara dan setelah penambahbaikan terhadap komen terhadap susunatur TASKA yang telah dicadangkan oleh Pejabat ini.

(iii) Jabatan KEMAS telah membuat lawatan

tinjauan ke ruang yang dicadang oleh dibangunkan TASKA.

Makluman

Tindakan: KPSUP

Tindakan: KPSUP

3.1.4. Pengurusan Risiko Jabatan Tarikh baru yang dicadangkan adalah pada 12 Mac 2013 (sesi petang), 13 Mac 2013 dan 14 Mac 2013 (sesi pagi).

Tindakan: PPT(PSM)

3.1.5. Kajian Kepuasan Pekerja SUPS Borang Kajian Kepuasan Pekerja Pejabat SUPS telah diedarkan pada 8 Mac 2013 kepada semua unit melalui emel untuk diisi dan dipohon maklumbalas borang dikembalikan kepada Unit Pentadbiran selewatnya pada 12 Mac 2013.

Tindakan: PSUP(P)

4

3.1.6. Buletin Pejabat SUPS Mesyuarat Buletin Khas 50 Tahun Pejabat SUPS akan diadakan pada hujung bulan Mac 2013. Untuk penyediaan input Buletin Khas, Unit Perhubungan Awam diminta bekerjasama dengan Jabatan Filem Negara, Jabatan Arkib dan Majlis Keselamatan Negara untuk mengumpul maklumat sejarah, penubuhan RASCOM dan lain-lain maklumat berkaitan.

Tindakan: PPP

3.1.7. Pengurusan Rekod Mesyuarat dimaklumkan: (i) Seramai 14 orang pegawai/kakitangan

telah menghadiri Bengkel Penambahbaik Klasifikasi Rekod dan Fail pada 17 – 18 Februari 2013 di Bilik Gerakan, Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar, Kuching.

(ii) Dalam bengkel tersebut, koding

Klasifikasi Fail telah disusun semula mengikut wajaran dan telah dipersetujui oleh pihak Jabatan Arkib. Pejabat telah menghantar semua Klasifikasi Fail Unit ke Jabatan Arkib untuk endorsement dan setakat ini Jabatan Arkib belum memberi maklumbalas kerana perlu menunggu turutan giliran jabatan.

Makluman

Tindakan: PSUP(P)

3.1.8. Laporan Kepuasan Pelanggan Terhadap Perkhidmatan Ambang Wira Sdn. Bhd. Di Bangunan Sultan Iskandar dan Bangunan TDPT Haji Bujang Unit Pembangunan diminta menghantar dapatan analisa daripada Borang Kaji Selidik kepada pihak AWSB supaya kelemahan yang dibangkitkan dapat diperbaiki.

Tindakan: Unit Pembangunan

5

3.2. Unit Inovasi Dan Teknologi Maklumat (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.2.1. Amalan Persekitaran Berkualiti 5S Mesyuarat mengambil maklum: (i) Majlis penyerahan Sijil Amalan 5S oleh

KP MAMPU telah diadakan pada 25 Februari 2013.

(ii) Untuk mengekalkan amalan 5S, JK Audit

Dalam diminta membuat audit berkala. (iii) JK Latihan telah mengadakan mesyuarat

pada 8 Mac 2013 dan bercadang untuk membuat lawatan penandaarasan ke Pejabat SUP Sabah.

Makluman

Tindakan: JK Audit Dalam

Tindakan: JK Latihan

3.2.2. MS ISO 9001:2008 PKPA Bil. 2 Tahun 1996 Mesyuarat mengambil perhatian: (i) Semua Ketua Unit diminta memastikan

semua prosidur MS ISO 9001:2008 dipatuhi terutamanya Objektif Kualiti dan ketakakuran yang berlaku perlu direkodkan. Persijilan semula MS ISO 9001:2008 Pejabat SUPS dijangka akan dijalankan pada awal bulan Jun 2013.

(ii) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

dicadang diadakan pada bulan April 2013 dan audit dalam dibuat sebelum bulan Jun 2013.

Tindakan: Semua Ketua Unit

Tindakan: PSUP(Q)

3.2.3. Pelan Strategik Pembentangan Pencapaian KPI Pelan Strategik dirancangkan dilaksanakan bersama dengan Penetapan SKT 2013 pada 22 Mar 2013.

Tindakan: PSUP(Q)/ Penyelaras Pelan Strategik (TSUP)/

Semua Ketua Unit

6

3.2.4. Kumpulan Inovatif dan Kreatif PKPA Bil. 7 Tahun 1991 Untuk pendedahan kepada KIK beberapa ahli kumpulan KIK diberi keutamaan untuk menghadiri Konvensyen atau Bengkel KIK.

Tindakan: PSUP(K)/Unit PSM

3.2.5. Pengurusan Ilmu (i) Bengkel Penyediaan Pelan Strategik

Sumber Manusia telah diadakan pada 20 – 21 Februari 2013 di Bilik Gerakan, Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar, Kuching.

(ii) Bengkel Pengurusan Pengurusan Risiko

Jabatan akan diadakan pada 12 – 13 Mac 2013 di Bilik Gerakan, Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar, Kuching.

Makluman

Tindakan: PPT(PSM)

3.2.6. Manual Prosidur Kerja/Fail Meja PKPA Bil. 8 Tahun 1991 (i) Setakat 12 Mac 2013 semua pegawai

dan kakitangan telah kemas kini dan menghantar Fail Meja kecuali PSUP(P).

(ii) Hanya Unit Kewangan telah

mengemukakan MPK Unit kepada Unit Inovasi.

Makluman


3.2.7. Maklumbalas Q/Pengurusan Aduan/ ”Customer Relationship Management (CRM)” PKPA Bil. 4 Tahun 1992 Tiada isu berbangkit.

Makluman

3.2.8. Cadangan Q Cadangan dari Innovation Tree pada bulan Februari hingga 6 March 2013: 1. Wujudkan Unit Registri bagi

7

pengurusan fail dan rekod. Keputusan Mesyuarat: Bersetuju dan Unit Pentadbiran diminta membincangkan cadangan tersebut.

Tindakan: PSUP(P)

3.2.9. Hari Q Penetapan Hari Inovasi akan dibincang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Inovasi Agensi-Agensi Persekutuan Sarawak.

Tindakan: PSUP(Q)

3.2.10. Perhimpunan Agensi Persekutuan Di Sarawak Perhimpunan Agensi Persekutuan akan diadakan pada 15 Mac 2013 yang akan dihoskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak. Perhimpunan tersebut akan diadakan di Auditorium, Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak, Jalan Diplomatik Kuching.

Tindakan: PSUP(P)

3.2.11. Key Performance Indicator (KPI) Kamus KPI SUP Sarawak Tahun 2013 telah dihantar kepada JPA pada 5 Mac 2013. Pada tahun ini pelaksanaan KPI akan diperluaskan kepada jawatan TSUP juga.

Makluman

3.2.12. Standard Star Rating (SSR) Semakan dokumen oleh MAMPU Putrajaya akan diadakan pada 19 – 20 Mac 2013 dan MAMPU Sarawak pada 26 – 27 Mac 2013.


3.2.13. Occupational Safety And Health (OSH) Mesyuarat dimaklumkan perbincangan telah diadakan di antara PPT(P) bersama pihak DOSH iaitu Encik Roszaidi bin Baung pada 4 Mac 2013. Pihak DOSH memaklumkan akan membuat audit dan pemeriksaan di Pejabat SUPS terlebih dahulu seterusnya memberi khidmat nasihat dalam penubuhan

Tindakan: PSUP(P)

8

Jawatankuasa DOSH Pejabat SUPS. Pemeriksaan akan dibuat pada 28 Mac 2013 dan surat jemputan kepada pihak DOSH telah dikeluarkan pada 8 Mac 2013.

3.2.14. Perekayasaan Proses dan Prosidur Kerja Mesyuarat dimaklumkan oleh Unit Pengurusan Aset bahawa anggaran awal untuk kos menaiktaraf sistem eKuarters dianggarkan sebanyak RM40,000. Mesyuarat bersetuju sekurang-kurangnya satu (1) modul penambahbaikan dibuat kepada sistem eKuarters.

Tindakan: PSUP(A) & PPTM

3.2.15. Pelan Tindakan Inovasi Organisasi Setakat ini semua Jawatankuasa telah memberi maklumbalas kepada Unit Inovasi kecuali Jawatankuasa Imej dan Rebranding yang diketuai oleh PPP.

Tindakan: PPP/JK Imej & Rebranding

3.2.16. Laman Web Dan Sistem Atas Talian Mesyuarat dilaporkan: (i) Error pada sistem MyMesyuarat telah

berjaya diselesaikan. Setakat ini, sistem tersebut masih dalam percubaan dan pengisian maklumat pengguna serta mesyuarat-mesyuarat di pejabat ini.

(ii) Tindakan untuk memaparkan sesuatu

maklumat di laman web telah dipatuhi oleh semua unit.

Tindakan: PPTM

Makluman

3.2.17. Pengurusan Rangkaian

Untuk makluman, kos kerja-kerja menaiktaraf rangkaian EGNet kepada 1GovUC adalah ditanggung sepenuhnya oleh MAMPU. Rangkaian masih belum dilaksanakan kerana masih menunggu senarai giliran pemasangan.

Tindakan: PPTM

9

3.2.18. Keselamatan ICT

Untuk makluman, Unit ICT telah menerima emel daripada Pasukan GCERT pada 4 Mac 2013 yang memaklumkan agar Unit ICT mengukuhkan keselamatan ICT jabatan masing-masing. Antara langkah-langkah yang disarankan adalah seperti berikut:

a. memasang perisian-perisian seperti BotHunter, mod_evasive dan antivirus pada server.

b. Membuat pengimbasan secara berkala di server dan komputer pengguna.

c. Memastikan antivirus sentiasa di kemas kini.

d. Menggunakan kata laluan yang kukuh sama ada pada server, emel ataupun komputer.

Unit Teknologi Maklumat diminta melaporkan sama ada perkara-perkara yang dicadang telah diambil tindakan.

Tindakan: PPTM

3.3. Unit Pembangunan Sumber Manusia (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.3.1. Kekosongan Jawatan Mesyuarat dimaklumkan: (i) Iklan kekosongan Pemandu Kenderaan

Secara Kontrak, R3 telah pun dibatalkan kerana Encik Mohamed Jefferi bin Mohamad Shukor telah memendekkan cuti tanpa gaji dan melapor diri bertugas pada 20 Februari 2013 setelah cuti tanpa gaji mulai 1.1.2013 hingga 19.2.2013.

(ii) Unit PSM telah menghubungi Encik

Masrom, Ketua Pembantu Tadbir, SPA Malaysia pada 30 Januari 2013

Makluman

Makluman

10

sekiranya Encik Mohamed Jefferi bin Mohamad Shukor masih berminat untuk memohon pertukaran ke Semenanjung Malaysia. Permohonan berpandu kepada Surat Pekeliling SPA Bil. 1/2001 iaitu:

a) Kenal pasti kekosongan jawatan di

JPA/JPM; b) Dapatkan surat persetujuan

daripada agensi penerima; c) Ketua Jabatan pemohon bersetuju

pelepasan; d) LNPT tidak kurang dari 80%; e) Berjawatan tetap; f) Surat daripada permohon berserta

alasan yang konkrit; dan g) Hantar permohonan ke SPA Malaysia, Bahagian Perkhidmatan. Unit PSM telah menghubungi Puan Nurulsuraya, JPM pada 29 Januari 2013. Pejabat telah dimaklumkan tiada kekosongan di JPM pada masa ini kerana pengambilan jawatan Pemandu baru telah dibuat pada bulan Jun 2012.

3.3.2. Pelan Strategik Sumber Manusia Seramai 12 orang pegawai telah menghadiri Bengkel Penyediaan Pelan Sumber Manusia yang diadakan pada 20 – 21 Januari 2013.

Makluman

3.3.3. Pelan Operasi Latihan Pelan Operasi Latihan 2013 telah siap dibuat dan dihantar melalui emel dan Pos Laju (hardcopy dan CD) kepada JPM pada 29 Januari 2013.

Makluman

3.3.4. Coaching And Mentoring Laporan Pementoran peringkat jabatan telah di hantar ke JPA pada 31 Januari 2013.

Makluman

11

3.3.5. Kaunseling Mesyuarat mengucapkan tahniah kepada Puan Anny Lee Chiao Chen dan Encik Matthew Anyan anak Jawa telah ditauliahkan sebagai kaunselor dalaman jabatan.

Makluman

3.3.6. Pelan Integriti Organisasi (PIO) Pelan Integriti Organisasi (PIO) telah dihantar ke Percetakan Nasional Berhad untuk cetakan. Pihak PNB akan emelkan softcopy PIO untuk disemak sebelum dicetak dengan kuantiti yang banyak.

Tindakan: PSUP(KP)

3.3.7. Sasaran Kerja Tahunan Mesyuarat Penyediaan SKT 2013 akan diadakan pada 22 Mac 2013. Sehubungan itu, semua unit diminta menyiapkan sasaran kerja dan membentangkan pencapaian 2013 dan sasaran 2013 di dalam mesyuarat tersebut untuk persetujuan YBhg. Datuk SUPS.

Tindakan: Ketua Semua unit

3.3.8. HRMIS Buku Waran Perjawatan 2013 telah diterima pada 10 Januari 2013. Walau bagaimanapun, jawatan Pembantu Tadbir Rendah Gred N11/N14 masih diwujud di bawah Unit Pengurusan Harta dan hanya akan diubah dalam Buku Waran Perjawatan 2014. Unit PSM akan menghubungi JPM mengenai status perjawatan ini.

Tindakan: Unit PSM

3.3.9. Pembekuan Pengambilan/Pengisian Jawatan Dan Pemansuhan Jawatan Kosong Tiada isu berbangkit.

Makluman

3.3.10. Pemantauan Pegawai-pegawai Di Luar Pejabat Semasa Waktu Bekerja

12

Laporan kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja disediakan setiap bulan oleh Unit PSM dan diedar kepada Ketua Unit.

Makluman

3.3.11. Contract For Service Dan Contract Of Service Tiada isu berbangkit.

Makluman

3.3.12. Pemakluman Surat Edaran, Pekeliling Dan Surat Pekeliling Tiada pemakluman pekeliling baru yang berkuatkuasa.

Makluman

3.3.13. Cuti Perayaan Cuti rehat yang diberi untuk tujuan kecekapan dan kepentingan pegawai adalah berdasarkan perkhidmatan yang melayakkan.

Tindakan: Unit PSM & Makluman Semua Pegawai

3.3.14. Laporan Latihan/Kursus Kehadiran tujuh hari atau lebih kursus sehingga 28 Feruari 2013 ialah 4.65% atau 2 dari 43 orang. Pecahan kehadiran mengikut kumpulan perkhidmatan adalah seperti berikut:

Ha

ri

Pe

ngu

rusa

n

Tert

ingg

i

Pe

ngu

rusa

n &

Pro

fesi

on

al

Soko

nga

n I

Soko

nga

n II

Jum

. P

ega

wai

Be

rku

rsu

s

Pe

ratu

san

(%

)

7 & lebih

0 0 2 0 2 4.65

6 0 0 0 0 0 0

5 0 0 1 0 1 2.33

4 0 2 5 0 7 16.28

3 0 0 2 0 2 4.65

2 0 1 9 0 10 23.26

1 1 1 0 1 3 6.98

O 0 4 8 6 18 41.86

Tindakan: Unit PSM & Makluman Semua Pegawai

3.4. Unit Kewangan (Bahagian Khidmat Pengurusan)


13

3.4.1. Laporan Prestasi Perbelanjaan Mesyuarat mengambil maklum: (i) Sehingga 28 Februari 2013 Pejabat ini

telah berbelanja sebanyak RM465,667.64 daripada peruntukan tahun 2013 iaitu RM7,220,000.00. Jumlah perbelanjaan ini adalah 6.48% daripada peruntukan keseluruhan Jabatan dan ianya adalah kurang 6.02% daripada sasaran perbelanjaan untuk tempoh tersebut.

(ii) Unit Pembangunan akan menyemak

semula syarat-syarat yang terdapat di dalam kontrak.

Tindakan: Unit Kewangan


3.4.2. Strategic Programming Outcome Based Budgeting (OBB) Kerangka Pengurusan Prestasi Aktiviti (APMF) untuk permohonan Bajet 2014 telah dikunci masuk ke dalam sistem MyResult sebelum 8 Mac 2013 seperti yang telah diarahkan oleh pihak Kewangan JPM. Walau bagaimanapun, sistem tidak dapat mengesahkan data-data yang telah dimasukkan ke dalam sistem.


3.4.3. eBidding Laporan ebidding disediakan oleh Unit Kewangan pada setiap bulan untuk dihantar ke JPM.

Makluman

3.4.4. Indeks Akauntabiliti (IA) Proses audit telah selesai dijalankan pada 8 Februari 2013. Pihak Jabatan Audit Negara di dalam proses menyediakan laporan penemuan audit dan akan mengadakan exit conference setelah semua proses selesai.

Makluman

14

3.5. Unit Perhubungan Awam (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.5.1. Mesyuarat Penyelarasan Ketua-ketua Jabatan dan Badan Berkanun Persekutuan (MKJ) Mesyuarat ini akan dilaksanakan selepas Pilihan Raya Umum diadakan.

Makluman

3.5.2. Buletin Pejabat SUPS PNMB masih dalam proses final editing dan dijangka akan siap pada minggu ketiga Mac 2013. Mesyuarat bersetuju buletin diedar pada bulan Mac juga.

Tindakan: PPP

3.5.3 Aduan Mesyuarat dimaklumkan: (i) Tiada aduan diterima pada bulan

Februari 2013 manakala bulan Mac hanya 1 aduan telah diterima.

(ii) Berkenaan aduan kekurangan lot parkir

di Wisma Persekutuan Sibu, KPSU(P) memaklumkan pihak EPU memutuskan supaya perolehan pengambilan tanah baru tidak dimasukkan di dalam peruntukan 1 Billion kerana peruntukan tersebut difokuskan untuk membayar tunggakan pengambilan tanah. Permohonan perolehan pengambilan tanah hanya dapat dipertimbangkan oleh pihak EPU sekiranya peruntukan 1 Billion tersebut berbaki.

Makluman

Makluman

3.5.4. Lawatan Kerja Y.Bhg. Datuk SUPS Laporan lawatan kerja YBhg. Datuk SUPS adalah seperti berikut: (i) Lawatan JKPI ke KKLW telah diadakan

Makluman

15

pada 18 Februari 2013. (ii) Lawatan Kerja ke Jabatan Penerbangan

Awam Wilayah III telah diadakan pada 7 Mac 2013.

(iii) Hadir bersama dalam Lawatan Kualiti

(Q-Visit) YB SUK Negeri Sarawak ke Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri Sarawak di Wisma Pelita pada 6 Mac 2013.

(iv) Majlis Perjumpaan YBhg. Datuk

bersama Ketua-ketua Pejabat di Sibu dan juga lawatan JKPI ke Pejabat Kastam Sibu akan diadakan pada 19 Mac 2013.

3.5.5. Penggunaan Tag Line/Moto Pejabat SUPS Mesyuarat mengambil maklum Tag Line atau Moto yang diterima tidak menepati kehendak YBhg. Datuk SUPS dan akan diolah semula supaya lebih sesuai dengan visi dan misi pejabat.

Tindakan: PPP

3.5.6. Piagam Pelanggan Mesyuarat bersetuju Piagam Pelanggan Pejabat SUPS dipinda seperti berikut: (i) Pelanggan yang berurusan di kaunter

akan diberi layanan serta-merta dan tidak melebihi tempoh lima (5) minit.

(ii) Permohonan tempahan bilik mesyuarat

dan auditorium akan dijawab serta-merta dan tidak melebihi tempoh 18 jam hari bekerja.

(iii) Permohonan kuarters akan diberi

maklum balas serta-merta dan tidak melebihi tempoh 18 jam hari bekerja.

Makluman & Tindakan: Semua Pegawai

16

(v) Aduan Penghuni Kuarters akan disiasat serta-merta dan tidak melebihi tempoh 18 jam hari bekerja.

(vi) Permohonan pembaikan kerosakan

atau kecemasan akan dijawab serta-merta dan tidak melebihi tempoh 18 jam hari bekerja. (Kerja-kerja kecemasan akan diambil tindakan dalam tempoh 3 jam).

(vii) Pembayaran bil dan tuntutan akan

dilaksanakan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh dokumen lengkap diterima.

3.5.7. Kepuasan Pelanggan Kajian Kepuasan Pelanggan masih di peringkat analisis data.

Tindakan: PSUP(Q)

3.6. Unit Pembangunan (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.6.1. Bangunan Gunasama Persekutuan Samarahan Setakat hanya Jabatan Penerangan belum menduduki bangunan tersebut tanpa memberi alasan penangguhan. Walau bagaimanapu, Jabatan Penerangan masih berminat untuk menduduki bangunan tersebut. Unit Pembangunan akan berhubung dengan Jabatan Penerangan dan tindakan menarik balik tawaran ruang pejabat dibuat sekiranya Jabatan Penerangan tiada niat untuk menduduki bangunan tersebut dalam masa terdekat.

Tindakan: PSUP(B)

3.6.2. Tapak Bangunan Gunasama Persekutuan Serian Tarikh sebutan kes belum dimaklumkan lagi.

Makluman

17

3.6.3. Kuarters Gunasama Persekutuan Mukah Prestasi kemajuan setakat 1 Mac 2013 adalah 98%. Pihak Kontraktor telah diarah oleh pihak JKR supaya menyiapkan kerja-kerja major sebelum 15 Mac 2013 untuk kerja-kerja berikut:

a) Kabinet dapur b) Jeriji besi tingkat bawah Kelas E, F dan

G. c) Water Pump d) Penyambungan Elektrik.

Mesyuarat berikutnya akan diadakan pada 15 Mac 2013.

Tindakan: PSUP(B)

3.6.4. Bangunan Gunasama Persekutuan Kapit Telah dimaklumkan oleh pihak EPU bahawa projek ini tidak tersenarai dalam RP-3.

Makluman

3.6.5. Bangunan Gunasama Persekutuan Limbang Telah dimaklumkan oleh pihak EPU bahawa projek ini tidak tersenarai dalam RP-3.

Makluman

3.6.6. Kerja-kerja Menaiktaraf Bilik Mesyuarat/Bilik Gerakan Di Bangunan Gunasama Persekutuan Pada tahun 2013, keutamaan akan diberikan oleh kerja-kerja di bawah OS32000.

Makluman

3.7. Unit Pengurusan Harta Dan Aset (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.7.1. Rekod Aset Dan Inventori Unit pengurusan aset dalam proses membuat penyelarasan terhadap aset-aset sedia ada untuk didaftarkan ke dalam Sistem SPA. Pihak JPM telah memberi tempoh sehingga penghujung April 2013 untuk melengkapkan

Tindakan: PSUP(B) & PPTM

18

kemasukan data.

3.7.2. Kerja Pembaikan Kuarters Sebutharga pembaikan Kuarters 2013 telah diiklankan pada 22 Februari 2013 dan tarikh tutup iklan pada 11 Mac 2013 yang melibat lima (5) kawasan tersebut:

a) Kuching b) Daro c) Sri Aman d) Tatau e) Bintulu.

Sebutharga telah dibuka pada 12 Mac 2013 dan kerja-kerja pembaikan akan mula dilaksana pada 1 April 2013.

Tindakan: PSUP(B)

3.7.3. Penghuni Kuarters Tiada kekosongan di Kuarters Stampin setakat ini.

Makluman

3.7.4. Urusan Mengambilalih Pengurusan Kuarters Kunjung hormat ke Pejabat Daerah Marudi oleh TSUP dan PSUP(B) telah diadakan pada 8 Mac 2013 manakala kunjungan hormat ke Pejabat Daerah Belaga akan dijadualkan pada pertengahan Mac 2013.

Tindakan: PSUP(B)

3.7.5. Sistem e-Kuarters Isu adalah seperti di para 3.2.14. iaitu: Mesyuarat dimaklumkan oleh Unit Pengurusan Aset bahawa anggaran awal untuk kos menaiktaraf sistem eKuarters dianggarkan sebanyak RM40,000. Mesyuarat bersetuju sekurang-kurangnya satu (1) modul penambahbaikan dibuat kepada sistem eKuarters.

Tindakan: PSUP(A) & PPTM

19

3.7.6. Green Card Untuk Pegawai Yang Bertugas Di tapak Projek Perkara ini telah selesai dan dicadang digugurkan daripada Minit Mesyuarat.

Tindakan: Setiausaha

4. HAL-HAL LAIN


4.1. Kelab Rekreasi Dan Kebajikan Pejabat SUPS (KSKR) Mesyuarat mengambil perhatian kepada: (i) Mesyuarat AJK Induk KSKR telah

bermesyuarat pada 28 Februari 2013 dan program ini telah dimasukkan ke dalam takwim Biro Sukan KSKR. Tarikh dan lokasi sesuai belum diputuskan kerana memerlukan perbincangan khas dengan pihak seketariat MAKSAK Sarawak bagi menganjurkan program tersebut.

(ii) Meminda nama Kelab semasa

Mesyuarat Agung Kelab yang dijangka diadakan pada bulan April 2013. Antara perkara berbangkit yang akan dibincangkan adalah semakan kepada Perlembagaan Kelab dan prosidur menambah dana Kelab.

Tindakan: Jawatankuasa Sukan KSKR

Tindakan: Pengerusi & Setiausaha KSKR

4.2. Laporan Berkala Ketua Setiausaha Negara (KSN) Laporan kepada Ketua Setiausaha Negara untuk bulan Januari dan Februari telah dihantar kepada KSN melalui emel.

Makluman

20

5. PENANGGUHAN MESYUARAT

5.1.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.45 petang.

Unit Pentadbiran Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak Jabatan Perdana Menteri Tarikh: 14 Mac 2013

21

LAMPIRAN A Senarai Kehadiran HADIR: 1. Encik Mohamed Zahari bin Razali

Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak

- Pengerusi

2. Encik Abdul Halim bin Abang Naili Ketua Penolong Setiausaha (Pembangunan)

3. Puan Roslinda Hanim binti Mohd. Yusoff Penolong Setiausaha (Khidmat Pengurusan)

4. Puan Anny Lee Chiao Chen Penolong Setiausaha (Kualiti)

5. Encik Wazi bin Seman Penolong Setiausaha (Kewangan)

6. Cik Afidah binti Sulong Pegawai Tadbir (Pembangunan) (SPS)

7. Encik Matthew Anyan anak Jawa Penolong Pegawai Tadbir (PSM)

8. Encik Wan Zairul bin Wan Zin Penolong Pegawai Tadbir (Pentadbiran)

9. Puan Norsidah binti Mansor Penolong Pegawai Tadbir (Pembangunan)

10. Puan Maria anak Munyen Pembantu Tadbir (Kewangan)

11. Encik Hassim bin Bustaman Pembantu Tadbir (Aset)

12. Encik Voon Boon Syn Pembantu Tadbir (Pentadbiran)

13. Puan Aidasuraya binti Bujang Seran Setiausaha Pejabat

- Setiausaha

22

TURUT HADIR 1. Puan Haminah binti Mohamad Taib Wakil Unit Perhubungan Awam TIDAK HADIR DENGAN MAAF 1. Y.Bhg. Datuk Haji Md Yahaya bin Basimin

Setiausaha Persekutuan Sarawak

- Tugas rasmi di luar stesyen

2. Encik Khairul Shahril bin Idrus Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak (Khas)


3. Cik Siti Ayeshah binti Morshidi Penolong Setiausaha (Aset)

- Cuti Sakit

4. Cik Syarifah Nattassyya Aidid Penolong Setiausaha (Pentadbiran)

- Kursus DPA

5. Encik Kamaruddin bin Basri Penolong Pegawai Sistem Maklumat

- Cuti Rehat

6. Encik Idris bin Hassan Penolong Pegawai Penerangan


7. Puan Hasimah binti Rosli Penolong Akauntan (SPS)

- Cuti Rehat

minit mesyuarat pengurusan pejabat...

Documents