1

Organizational and Human Resource Management

MATERI KULIAH PAKARPROGRAM STUDI PROFESI APOTEKERUNIVERSITAS ISLAM INDONESIA2013

Baharuddin

2

PENGERTIAN ORGANISASI Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola

hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama .

James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama .

Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. .

3

Pengertian Organisasi:Kumpulan beberapa orang /kelompok dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu

Komponen Organisasi:–Pemimpin–Pengikut–Wadah–Tujuan

4

VISI (WHAT WE WANT TO BE)IMPIAN

MISI (WHY WE EXIST)CARA UNTUK MEWUJUDKAN IMPIAN

TUJUANDIJABARKAN DALAM JANGKA PENDEK (RKAP) DAN JANGKA PANJANG (RJP)

5

INDIVIDUAL GOALS

VISION

MISSION

6

CONTOH-CONTOH VISI - MISI

CLICK GOOGLE

7

MANAGEMENT FUNCTIONS

P O A C

P D C A

8

STRATEGIES TO ACHIEVE ORGANIZATIONAL GOALS AND PROGRAM IMPLEMENTATION

DI “PECAH” KE MASING-MASING FUNGSI

ADANYA PENGUKURAN PENCAPAIAN MENGANDUNG UNSUR “MOTIVASI” BERSIFAT “INTEGRATED” ADANYA DUKUNGAN “IT, HR,

ORGANIZATION READINESS”

9

CORPORATE STRATEGY

HR DIVISION

STRATEGY

HR. DEPT. STRATEGY

MARKETING DIVISION STRATEGY

FINANCE DIVISION STRATEGY

10

Human Resource Management

11

Lingkungan Sosial/Budaya

Lingkungan

Ekonomi

Lingkungan Teknologi

Lingkungan

Politik &

Keamanan

Perusahaan

SDM

PENGARUH FAKTOR EKSTERNAL TERHADAP PERUSAHAAN & SDM

12

Man Power Planning

Recruitment & Selection

Training & Development

Career Planning

Performance Management

Compensation & Benefit

Separation & Pension

Industrial Relation

HR FRAMEWORK

13

PERANAN HR DALAM MEMBANGUN ORGANISASI YANG KOMPETITIF:

Future/strategic focus

“Change Agent”

Process People

“Administrative Expert” “Employee Champion”

Day to day/ operational focus

“Strategic Partner”

Line Mgr : 50 %

HR : 50 %

Line Mgr : 60 %

HR : 20 %

Employee : 20 %

HR : 50 %

IT : 20 %

Outsource : 30 %

External Consultant : 30 %

Line Mgr : 40 %

HR : 30 %

1. MAN POWER PLANNING

RKAP– Berdasarkan pada permintaan Dept.

DATA KARYAWAN PENSIUN– Untuk menentukan kebutuhan replacement atau menetapkan

zero growth

SUMBER DARI INTERNAL– Ketersediaan kandidat yang siap untuk mengisi posisi yang

dibutuhkan (promosi atau mutasi)

SUMBER DARI EKSTERNAL– Terutama posisi dengan kwalifikasi khusus (analis, apoteker)

REPORT MASTER DATA

(SUMBER INTERNAL)

KEBUTUHAN DEPT.

MAN POWER PLANNING

1. MAN POWER PLANNING

PERAN ANALISA DATA

1. MAN POWER PLANNING

Penggantian karyawan (mempertahankan zero growth)– Posisi yang sama atau– Posisi yang berbeda, posisi yang lama

tidak diisi kembali

Penambahan karyawan– Adanya peningkatan target (produktifitas)

2. RECRUITMENT & SELECTION

RECRUITMENT– Kerjasama dengan beberapa Universitas (khususnya untuk lulusan

apoteker)– Kerjasama dengan beberapa SMK (khususnya untuk lulusan analis,

AA/SMF)– Menampilkan website sebagai info kepada external resources– Mencari tenaga-tenaga melalui iklan lowongan

SELECTION– Screening administratif– Psiko test– Wawancara– Medical test– Fitness/kecocokan – placement

4. PERFORMANCE MANAGEMENT

Definisi:

Proses antara Atasan dan Bawahan untuk mencapai kesepakatan mengenai output/sasaran, proses, dan standar pengukuran performance yang selaras dengan sasaran dan strategi perusahaan.

19

PERFORMANCE MANAGEMENT =

PERFORMANCE PLANNING+

PERFORMANCE REVIEW+

PERFORMANCE APPRAISAL

20

Performance Management and Appraisal Overview

Vision and Vision and Strategic business Strategic business

goalgoal

Identify Objectives & Identify Objectives & Performance measuresPerformance measures

Objective setting discussionObjective setting discussion

Performance ReviewPerformance Review

Appraisal & Performance Appraisal & Performance DiscussionDiscussion

Plan for performance Plan for performance improvement & career dev.improvement & career dev.

Feedback & Feedback & coachingcoaching

Recognition & Recognition & ReinforcementReinforcement

21

Proses pencapaian kesepakatan antara atasan dan bawahan untuk menyelaraskan sasaran bawahan dengan sasaran organisasi.

Performances Planning

- Sasaran operasional KRA/KPI

- Sasaran kompetensi

SASARAN SASARAN PERFORMANCE PERFORMANCE

INDIVIDUINDIVIDU

22

Performance Review

Memantau perkembangan dan kemajuan Memberi dan menerima umpan balik Melakukan coaching & counseling ntuk

perbaikan Penghargaan dan pengukuhan perbaikan

dan kemajuan

23

Performance Appraisal

Adalah proses diskusi antara atasan dan bawahan mengenai performance (tahunan) yang bertujuan utk memberikan umpan balik kpd bawahan serta menentukan tindakan pembinaan dan pengembangan selanjutnya

24

Performance Management

PLANNING PERIOD

Plan Review Review Review Appraisal

MANFAAT PENILAIAN– Dijadikan bahan evaluasi kesiapan

karyawan untuk dipromosikan– Bahan feed back bagi karyawan untuk

memperbaiki dan meningkatkan kinerjanya– Menetapkan berapa tambahan biaya gaji

sebagai bagian dari RKAP (apabila hasil penilaian dikaitkan dalam salah satu komponen gaji)

PERENCANAAN YANG DILAKUKAN UNTUK MENJELASKAN PERJALANAN KARIR KARYAWAN YANG MENDUDUKI POSISI DI PERUSAHAAN

MULAI DARI LEVEL BAWAH (DOER) SAMPAI ATAS (MANAGER)

5. CAREER PLAN

5. CAREER PLAN CAREER

– Memberikan kesempatan karir semua karyawan– Me- record perjalanan karir setiap karyawan– Memaparkan setiap periodik mapping karir karyawan

PROSEDUR– Setiap direktorat/bidang mempersiapkan kaderisasi untuk mengisi setiap posisi

minimal 2 calon– Setiap kandidat sudah melalui perjalanan karir horizontal dan sudah siap untuk

dipromosikan

PERSYARATAN– Diusulkan oleh direktorat/bidang– Posisi manajer:

• Pernah menduduki 2 posisi asman dibidangnya dan diluar bidangnya• Pendidikan formal minimal S1

– Posisi asman:• Pernah menduduki 2 posisi supv dibidangnya dan diluar bidangnya• Pendidikan formal minimal S1

– Posisi supervisor:• Pendidikan formal D3/S1

Program kaderisasi penggantian pimpinan Program pengembangan (mutasi/rotasi)

SUCCESSION PLAN

29

KOMPETENSI:

SEKUMPULAN PENGETAHUAN, KETERAMPILAN, PERILAKU/MOTIVASI YANG BERKAITAN DENGAN KESUKSESAN MELAKSANAKAN SUATU TUGAS ATAU PERAN TERTENTU.

K = KNOWLEDGE

S = SKILL

A = ATTITUDE

3. TRAINING3. TRAININGBERBASIS KOMPETENSIBERBASIS KOMPETENSI

30

Tujuan:

Meningkatkan K, S, A melalui program training yang komprehensif dengan cara meminimumkan yang selanjutnya menghilangkan gap antara “KSA requirement” dengan “KSA existing”.

3. TRAINING3. TRAININGBERBASIS KOMPETENSIBERBASIS KOMPETENSI

31

Ski

lls/ C

ompe

tenc

ies

1 (P1,S1)

2 ( P2,S2)

P1 P2

S 2

S 1

Gaps

3 ( P3,S2)

Continuous Improvement

Performance

3. TRAINING TRAINING LEVEL MANAJERIAL

– Supervisor – Asisten manajer– Manajer

TRAINING GAP KOMPETENSI– Realisasi Vs requirement– Mapping kompetensi dilakukan per Dept.– Training dilakukan atas dasar kebutuhan area for improvement– Efektifitas training diukur ditingkat operasional pasca training – Peningkatan kompetensi disajikan disetiap pertemuan employee

development– Data karyawan yang over kompetensi dijadikan sumber sebagai

kandidat yang akan dipromosikan

TRAINING KNOWLEDGE DEVELOPMENT– Penambahan wawasan didalam dan diluar ruang lingkup pekerjaannya

3. TRAINING

TRAINING UNTUK PROJECT PROMOSI– Peserta program promosi yang masih

memiliki area for improvement ,diikutkan training (sesuai Training Needs Analysis)

– Setelah training, menjalankan project yang ditetapkan oleh direktorat/bidang

– Hasil project dipresentasikan – Periode project ditetapkan oleh

direktorat/bidang

34

Coa

chin

g &

Cou

nsel

ing

Cus

tom

er S

ervi

ce E

xcel

lent

Bui

ldin

g T

eam

Wo r

k

Eff

ecti

v e D

ecis

i on

Ma k

i ng

Integrity

Customer Focus

Impl

emen

ting

SO

P E

ffec

tive

ly

TOPIC TRAINING

CORE COMPETENCY

Work StandardQuality Orientation

Team Work

Communication

Coaching

Decision Making

CORE CORE COMPETENCY COMPETENCY TRAININGTRAINING

35

I CEBERG ANALOGY FOR COMPETENCY

KNOWLEDGE

INFORMATION THAT A PERSONHAS IN A PARTICULAR AREA

SKI LL

BEHAVI ORAL DEMONTRATI ON OF EXPERTISE

PERSONAL QUALITIES

SELF-CONCEPT:ATTI TUDE, VALUE AND SELF- IMAGE

TRAIT :GENERAL DISPOSITI ON TO BEHAVE

IN A CERTAIN WAYMOTIVERECURRENT THOUGTH THAT DRIVE

BEHAVI OR

36

CONTOH KOMPETENSI BIDANG FARMASI:

1. Care giver

Pemberi pelayanan di industri dalam bentuk informasi obat, efek samping, dsb.

2. Decision maker

Pengambilan keputusan yang tepat seperti pengendalian bahan awal dan obat jadi, operasi mesin – mesin produksi, alokasi dana, dsb.

3. Communicator

Mampu berkomunikasi secara internal dan eksternal.

4. Leader

Pemimpin yang berani mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai permasalahan.

5. Manager

Pengelola seluruh sumber daya yang ada untuk meningkatkan kinerja.

6. Life-long learner

Belajar terus menerus untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

7. Teacher

Bertanggung jawab untuk memberikan pendidikan dan pelatihan yang berhubungan dengan dunia industri.

37

KOMPETENSI FARMASIS

A. BIDANG MANAJEMEN MUTU

1. Metode analisis

2. Studi stabilitas

3. Penyelidikan kegagalan (Failure Investigation), Penyimpangan bets, Prosedur pengolahan dan Pengemasan ulang

4. Rancang bangun fasilitas dan sertifikasi CPOB

5. CPOB di laboratorium

6. Audit CPOB

7. Penanganan keluhan, Obat kembalian dan Penarikan obat jadi

8. Penilaian pemasok (Vendor Rating)

9. Kalibrasi, Kualifikasi dan Validasi

10. Pengendalian perubahan

11. Pengelolaan dan Pengendalian dokumen

12. Pelatihan CPOB

13. K3/Environment, Health and Safety (EHS)

14. Penyusunan data pendukung untuk registrasi

38

B. BIDANG MANAJEMEN PRODUKSI

1. Pemahaman desain formula

2. Material handling

3. Proses pembuatan produk farmasi

4. Pemahaman desain formula

5. K3/Environment, Health and Safety (EHS)

6. Rancang bangun fasilitas dan sertifikasi CPOB

7. Audit CPOB

8. Kalibrasi, Kualifikasi dan Validasi

9. Pengendalian perubahan

C. BIDANG PENGEMBANGAN PRODUK

1. Formulasi

2. Teknologi farmasi

3. Pengembangan bahan pengemas

4. Penyiapan data penunjang registrasi.

39

D. BIDANG MANAJEMEN PERSEDIAAN• Pengadaan barang untuk produksi obat

• Pergudangan

• Production Planning & Inventory Control (PPIC)

E. BIDANG REGULASI DAN INFORMASI PRODUK

1. Registrasi

2. Regulasi

3. Sertifikasi

4. Informasi produk

5. Permohonan izin dan Pelaporan hasil uji klinik.

6. Pelaporan MESO

7. Pelaporan penanganan keluhan dan Penarikan produk jadi

40

CONTOH ASPEK PENGETAHUAN YG HARUS DIMILIKI DIBIDANG

“MANAJEMEN MUTU”

1. METODE ANALISIS:

Mampu menyusun, memodifikasi dan menggunakan metode analisis untuk pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi.

1.1. Tujuan:

Menyusun metode analisis/pengujian yg sudah tervalidasi untuk bahan baku, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi mengacu

pada pustaka resmi.

1.2. Ruang lingkup:

Meliputi kegiatan yg berkaitan dengan bahan baku, pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi dalam rangka meluluskan/menolak untuk

diproses lanjut/didistribusi, pengujian/analisis ulang, evaluasi contoh pertinggal, evaluasi keluhan, evaluasi obat kembalian dan penarikan

kembali obat jadi.

1.3. Kegiatan:

a. Menyusun metode uji kimia-fisika dengan atau tanpa instrumen.

b. melakukan validasi metode analisis.

c. Menyusun metode uji mikrobiologi.

d. dll.

41

TUJUAN:

SECARA UMUM ADALAH UNTUK :

• MENARIK (TO ATTRACT)• MEMPERTAHANKAN (TO RETAIN)• MEMOTIVASI (TO MOTIVATE)

KARYAWAN / PEKERJA AGAR TERCAPAI TARGET PERUSAHAAN SECARA EFFEKTIF DAN EFISIEN.

6. COMPENSATION & 6. COMPENSATION & BENEFITBENEFIT

6. COMPENSATION & BENEFIT

GAJI– Annual increasing salary– Perubahan grade akibat promosi (peningkatan kompetensi)– Perubahan step akibat pencapaian performance– Upah minimal adalah standar UMP/K

BENEFITS– Berupa:

• Kesehatan selama kerja dan setelah pensiun• Dana pensiun• Jamsostek• Asuransi jiwa• Pesangon pensiun

– Digunakan sebagai program retain and attract people

43

FILOSOFI REMUNERASI

MENGANUT PRINSIP 3 P’s:

• PAY for POSITION• PAY for PERSON• PAY for PERFORMANCE

7. INDUSTRIAL RELATION PENGERTIAN:

“HUBUNGAN KERJA ANTARA PERUSAHAAN DENGAN KARYAWAN”

KOMPONEN:– PERUSAHAAN (MANAJEMEN)– KARYAWAN (SERIKAT PEKERJA)– PERJANJIAN KERJA BERSAMA (PKB)

PENGARUH:– INTERNAL– EKSTERNAL

LEMBAGA TERKAIT:– DISNAKER– PHI (PENGADILAN HUBUNGAN INDUSTRIAL)

JALUR PENYELESAIAN PERSELISIHAN:– BIPARTIT– TRIPARTIT

8. SEPARATION & PENSION

PENGERTIAN:

“PENGLEPASAN KARYAWAN PADA SUATU TITIK PENGAKHIRAN MASA BHAKTI”

PERENCANAAN:– DIMULAI SEJAK PROSES “MAN POWER PLANNING”– DIBEKALI PROGRAM PEMBINAAN SELAMA MASA KERJA

PROGRAM:– PEMBEKALAN TRAINING MENTAL– PENGENALAN USAHA SESUAI MINAT

PURNA BHAKTI:– PAGUYUBAN– “AWARENESS” ACARA – ACARA PERUSAHAAN– “TEMU KANGEN”

46

TERIMA KASIH