M16/HSL

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

PEJABAT BURSAR

MANUAL KERJA PENGWUJUDAN FAIL INDUK PENGHUTANG 1. TUJUAN

Manual kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara pengwujudan fail induk penghutang (nombor pendaftaran pelanggan) didalam Sistem Saga.

2. KATEGORI PENGHUTANG

Bagi memudahkan pemantauan dan pelaporan hutang Universiti, penghutang dikelaskan mengikut tiga (3) kategori mengikut industri masing-masing iaitu :-

a. Penghutang pelbagai; b. Penghutang pecah kontrak staf; dan c. Penghutang pecah kontrak pelajar.

PENGHUTANG PELBAGAI

PENGHUTANG PECAH KONTRAK STAF DAN PENGHUTANG PECAH KONTRAK PELAJAR

Bil. Industri Keterangan

1. AKJN/BBKN Agensi Kerajaan / Badan Berkanun

2. ANK SYKT Anak Syarikat UPM

3. BERKONTRAK Penghutang yang mempunyai ikatan kontrak dengan UPM

4. INDIVIDU Penghutang individu

5. IPTS Penghutang Institut Pengajian Tinggi Swasta

6. LAIN-LAIN Lain-lain Penghutang

7. L/NEGARA Penghutang daripada luar negara

8. PELAJAR Penghutang pelajar (selain daripada yuran yang dicaj dalam lejar pelajar melalui sistem SAS)

9. ROYALTI Penghutang dari kalangan IPTS yang menjalankan program kerjasama dengan UPM

9. STAF Penghutang staf UPM

10. SWASTA Penghutang swasta

11. UA Penghutang Universiti Awam

Bil. Industri Keterangan

1. KATEGORI 1 Penghutang aktif membuat bayaran secara ansuran bulanan / lumpsum

2. KATEGORI 2 Penghutang sedang dalam tindakan tuntutan melalui guaman

3. KATEGORI 3 Penghutang tiada dokumen lengkap

4. KATEGORI 4 Penghutang yang dicadang / telah hapuskira

5. KATEGORI 5 Kes-kes baharu

3. PENGGUNAAN KODING ID PENGHUTANG (CUSTOMER ID)

Setiap penghutang akan didaftarkan di dalam Sistem Saga menggunakan ID penghutang masing-masing mengikut nama dan alamat. Sekiranya terdapat agensi yang mempunyai pelbagai cawangan dan pegawai bertanggungjawab yang berbeza, ID akan diwujudkan mengikut alamat dan pegawai bertanggungjawab tersebut. Setiap ID adalah unik dan tidak boleh bertindih antara satu sama lain. Penentuan ID penghutang yang didaftarkan adalah mengikut kategori berikut:- a. Penghutang Pelbagai

Pendaftaran ID menggunakan kombinasi dua (2) huruf dan diikuti enam (6) nombor. 2 Huruf diambil daripada awalan nama penghutang dan 6 nombor mengikut turutan. Contoh : 1. Encik Ahmad Nizar ID : AN0000008

2. Syarikat APC Nature Farm Sdn Bhd ID : AN000009

b. Penghutang Pecah Kontrak Staf Pendaftaran ID menggunakan ID staf masing-masing.

c. Penghutang Pecah Kontrak Pelajar Pendaftaran ID menggunakan ID pelajar masing-masing.

4. LANGKAH-LANGKAH PENDAFTARAN DAN PENGWUJUDAN FAIL INDUK PENGHUTANG

DIDALAM SISTEM SAGA Login ke sistem Century Financials 8.2. melalui laman sesawang

https://cfsagaapps.upm.edu.my/gas/wa/r/csf/menu?Arg=DB=upm82&OutputMap=DUA_HTML5

https://cfsagaapps.upm.edu.my/gas/wa/r/csf/menu?Arg=DB=upm82&OutputMap=DUA_HTML5https://cfsagaapps.upm.edu.my/gas/wa/r/csf/menu?Arg=DB=upm82&OutputMap=DUA_HTML5

1. Masuk ke sistem Century Financials 8.2. Skrin 1 akan dipamerkan.

Skrin 1

2. Klik pada Financial. Skrin 2 akan dipamerkan.

Skrin 2

3. Klik Receivables. Skrin 3 akan dipamerkan.

Skrin 3

4. Klik Maintain. Skrin 4 akan dipamerkan.

Skrin 4

5. Tekan dua kali Customer. Skrin 5 akan dipamerkan.

Skrin 5

6. Tekan add a NEW record to file untuk pendaftaran nombor pelanggan baru. Skrin 6 akan dipamerkan.

Skrin 6

7. Masukkan nombor pelanggan baru tersebut seperti A02560 di ruangan Customer ID dan tekan ok. Skrin 7 akan dipamerkan.

Skrin 7

8. Masukkan maklumat-maklumat terperinci pelanggan tersebut mengikut keperluan di ruangan yang disediakan seperti yang dipamerkan di skrin 8.

Skrin 8

9. Masukkan maklumat-maklumat terperinci pelanggan tersebut mengikut keperluan di ruangan yang disediakan seperti yang dipamerkan di skrin 9 dan kemudian tekan ok.

Skrin 9

10. Tekan Address & Contact seperti yang dipamerkan di skrin 10.

Skrin 10

11. Tekan pada ruangan Address dan kemudian alamat akan dipaparkan secara automatik seperti yang dipamerkan di skrin 11.

Skrin 11

12. Masukkan maklumat-maklumat terperinci Contact Details mengikut keperluan di ruangan yang disediakan seperti yang dipamerkan di skrin 12 dan kemudian tekan ok.

Skrin 12

13. Tekan pada ruangan Sales seperti yang dipamerkan di skrin 13.

Skrin 13

14. Masukkan maklumat-maklumat Sales mengikut keperluan di ruangan yang disediakan seperti yang dipamerkan di skrin 14 dan kemudian tekan ok.

Skrin 14

15. Tekan pada ruangan Statistics seperti yang dipamerkan di skrin 15.

Skrin 15

16. Masukkan maklumat-maklumat Statistics mengikut keperluan di ruangan yang disediakan seperti yang dipamerkan di skrin 16 dan kemudian tekan ok.

Skrin 16