laporan perincian projek kik...
TRANSCRIPT
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
RINGKASAN EKSEKUTIF
Nforce Trans47 adalah hasil idea kreatif kumpulan Transparent dimana idea ini
diperolehi selepas berlansungnya Forum Pegawai Pemeriksa PERKESO 2016 yang disertai
hamper 90% pegawai pemeriksa seluruh Malaysia. Pelbagai isu dan permasalahan
dibincangkan pada forum tersebut termasuklah permasalahan berkaitan penyediaan Penyata
Tunggakan PKS(F)47.
Penyediaan Penyata PKS(F)47 sebelum ini adalah melalui dua cara iaitu
menggunakan sistem Qterm dan Microsoft Excel. Melalui sistem Qterm, pegawai pemeriksan
perlu memasukkan satu per satu maklumat tunggakan dan ini akan mengambil masa yang
lama sekiranya melibatkan tempoh tunggakan yang lama serta bilangan pekerja yang ramai.
Oleh sebab itu, kebanyakan pegawai pemeriksa lebih selesa manggunakan Microsoft Excel
dalam penyediaan penyata PKS(F)47. Isu dalam penggunaan Microsoft Excel adalah, data
yang dimasukkan tidak dapat dimuat naik terus ke Sistem PINTAR. Data-data ini perlu disalin
semula oleh Bahagian Caruman mengikut format Text File yang diterima oleh Sistem PINTAR.
Ada beberapa penyata PKS(F)47 yang menggunakan Microsoft Excel dipulangkan semula
oleh Bahagian Caruman kepada pegawai pemeriksa untuk disediakan menggunakan sistem
Qterm.
Permasalahan ini telah mencetusnya idea dimana Nforce Trans47 telah dibangunkan.
Sistem ini dibangunkan oleh anggota dari Cawangan Penguatkuasaan sendiri tanpa
melibatkan vendor luar dimana ia tidak melibatkan sebarang kos tambahan. Pembangunan
sistem ini telah mengambil kira beban kerja pegawai pemeriksa dimana mereka tidak
mempunyai banyak masa untuk menyediakan penyata PKS(F)47.
Penggunaan sistem Nforce Trans47 lebih mudah dimana maklumat caruman perlu
disediakan dalam Microsoft Excel mengikut format mudah yang disediakan. Maklumat
tersebut boleh disediakan sediri oleh pegawai pemeriksa atau mengarahkan pihak majikan
untuk menyediakan. Fail Excel tersebut akan dimuat naik ke Nforce Trans47 dan sistem akan
menjana penyata PKS(F)47 untuk diberikan kepada majikan. Apabila pembayaran telah
dibuat oleh pihak majikan, pegawai pemeriksa perlu mengemaskini pada ruang yang
disediakan dan pihak Over The Counter (OTC) boleh menjana Text File dan muat naik fail
tersebut ke Sistem PINTAR. Kesemua proses ini boleh dilakukan di Pejabat PERKESO
Tempatan tanpa melibatkan Bahagian Caruman, Ibu Pejabat.
Penggunaan Nforce Trans47 dapat menjimatkan masa kerja pegawai pemeriksa
dimana lebihan masa boleh digunakan untuk tambahan pemeriksaan majikan. Motivasi
pegawai pemeriksa dapat ditingkatkan untuk mencari tunggakan caruman semasa
pemeriksaan majikan. Sasaran Kerja Tahunan (SKT) pegawai pemeriksa meletakkan kutipan
tunggakan adalah salah satu elemen penting untuk dicapai oleh pegawai pemeriksa. Dengan
adanya sistem ini, pegawai pemeriksa akan lebih bersemangat untuk terus membuat kutipan
tunggakan caruman terhadap majikan. Penggunaan Nforce Trans47 oleh pegawai pemeriksa
dapat memastikan nasib pekerja terbela apabila tindakan mengesan majikan yang tidak
mencarum kepada PERKESO dapat dilaksanakan dengan cepat dan pantas terhadap
majikan yang ingkar.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
1 | T R A N S 4 7
ELEMEN 1 - PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN
A. LATAR BELAKANG KUMPULAN
i. Nama Kumpulan :
ii. Nama Organisasi : Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO)
iii. Alamat : Menara PERKESO, 281, Jalan Ampang, Kuala Lumpur.
iv. No. Telefon : 03-42645324 / 012-6044742 / 012-6127258
v. No. Fax : 03-42567440
vi. E-mail : [email protected]
vii. Tarikh Penubuhan : 12 Julai 2016
viii. Bilangan Ahli : 7 Orang
ix. Fasilitator : Hairiri Bin Harun
x. Ketua Kumpulan : Adam Bin Daud
xi. Ahli Kumpulan : Khairullah Bin Mahfud
Mohd Amir Bin Abd Wahab
Dalmie Shahrul Salwani Binti Azmee
Azlina Binti Hapip
Nurul Afida Binti Saad
Muhammad Aslyisnoor Bin Ishak
MENGENAI PROJEK
i. Nama Projek : nForce Trans47
ii. Keterangan Projek : Penyediaan Penyata Tunggakan Caruman
iii. Pernyataan Masalah : Bilangan caruman yang banyak
Bilangan pekerja yang ramai
Kesukaran untuk mengira jumlah tunggakan caruman
iv. Bidang Inovasi : Penyampaian Perkhidmatan
v. Kategori Inovasi : Inovasi Penambahbaikan
B. Sokongan & Kelulusan Pihak Pengurusan Tertingggi Setiap Agensi Yang Terlibat
Penubuhan Kumpulan : 12 Julai 2016
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
2 | T R A N S 4 7
ELEMEN 2 – SIGNIFIKASI PROJEK & PEMBUKTIAN
A. KAITAN DENGAN FUNGSI UTAMA JABATAN
i. Fungsi Utama Cawangan Penguatkuasaan
• Unit Pendakwaan
• Unit Kompaun
• Unit Pemeriksaan
• Unit Recovery
ii. Skop Tugasan Cawangan Penguatkuasaan :-
• Memastikan majikan mematuhi Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969 &
Peraturan-Peraturan (Am) Keselamatan Sosial Pekerja 1971
• Memastikan semua rekod berkaitan disenggara dengan baik
• Mengemaskini maklumat-maklumat majikan
• Mengutip tunggakan caruman dan kekurangan caruman
• Mengutip Faedah Caruman Lewat Bayar (FCLB)
• Menyiasat aduan yang diterima
• Memberi penerangan kepada majikan
• Membantu majikan yang menghadapi masalah berkaitan caruman atau faedah
B. MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN & STAKEHOLDER SERTA MEMBERI IMPAK
BESAR
i. Impak kepada Pegawai Pemeriksa
▪ Tugas pemeriksaan pegawai pemeriksa dapat dipermudahkan terutama dalam
proses membuat kutipan tunggakan atau kekurangan caruman. Pegawai
pemeriksa diletakkan Sasaran Kerja Tahunan untuk membuat kutipan
tunggakan atau kekurangan caruman terhadap majikan.
*Pecapaian sehingga September 2017
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
3 | T R A N S 4 7
▪ Mengikut prosedur penyediaan PKS (F) 47, tempoh yang diambil untuk
menyediakan penyata tunggakan caruman hanya mengambil masa kurang
dari 12 minit untuk disiapkan. Pengujian dilakukan berdasarkan majikan yang
mempunyai 10 orang pekerja bagi tempoh 3 tahun tunggakan dan jumlah
caruman setiap bulan tidak sama.
ii. Impak kepada kutipan
▪ Cawangan Penguatkuasaan melaksanakan kehendak pelanggan dan stakeholder
PERKESO dalam memastikan data dan maklumat yang dijana diuruskan dengan
baik dan tepat kerana ia melibatkan kerja-kerja yang akan dijalankan oleh pihak
ketiga dalam memberikan perkhidmatan kepada majikan dan pekerja.
▪ Misi PERKESO juga menekankan bahawa PERKESO sentiasa berusaha dan
komited dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik, mesra dan berkualiti
kepada pelanggan atau stakeholder.
▪ Cawangan Penguatkuasaan PERKESO adalah cawangan yang terlibat dalam
menguruskan data PKS47 kepada bahagian-bahagian dalaman PERKESO dan
juga pelanggan. Ia melibatkan ikatan perundangan dengan majikan , tempoh
perlaksanaan serta nilai yang tinggi. Kegagalan dalam memantau dan
menguruskan data tunggakan caruman secara menyeluruh boleh mengakibatkan
kerugian kepada organisasi.
iii. Impak kepada jabatan
▪ Peningkatan jumlah kutipan tunggakan caruman secara tidak langsung akan
meningkatkan jumlah pendaftaran pekerja yang layak dicarum dibawah AKSP.
iv. Impak kepada masyarakat
▪ Mengurangkan bilangan majikan yang gagal mematuhi undang-undang serta
meningkatkan kepercayaan pekerja kepada majikan dan menghasilkan suasana
kerja yang harmoni.
▪ Peningkatan pekerja dan orang tanggungan yang dapat dilindungi oleh
PERKESO.
C. Kaitan Dengan Agenda Nasional
Pelan Strategik PERKESO bagi tempoh 2016-2020 adalah berteraskan Rancangan
Malaysia ke 11 (RMKe-11) 2016-2020 yang berfokus kepada agenda pertumbuhan
yang berpaksikan rakyat. Teras strategik RMKe-11 adalah ”Meningkatkan
Kesejahteraan Rakyat”. Maka projek yang dihasilkan ini adalah bertepatan dengan
teras tersebut.
Selain itu juga, dibawah agenda Program Transformasi Kerajaan iaitu dalam
“Penyampai Perubahan Asas ke Seluruh Negara” telah memberikan keutamaan
kepada pelanggan dan stakeholders dalam usaha pembangunan keselamatan sosial.
Perkhidamatan yang berteraskan rakyat diberikan keutamaan dan mengukuhkan
komitmen kepada pihak kerajaan untuk meningkatkan taraf hidup serta potensi rakyat
untuk memanfaatkan pembangunan dan kemajuan negara.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
4 | T R A N S 4 7
D. Kaitan Dengan Keadaan & Ekosistem Semasa
i. Isu Perluasan Perlindungan Pekerja
Penggunaan Nforce Trans47 ini bertujuan untuk memastikan semua pekerja
dicarumkan. Secara tidak langsung pengiraan tuntutan faedah dapat diberikan
kepada keluarga pekerja yang ditimpa kemalangan dengan lebih cepat. Sebanyak
69,770 pekerja yang telah dikesan layak untuk mencarum tetapi tidak dicarumkan
sebelum ini berdasarkan bilangan penyata PKS(F)47 yang telah diselesaikan.
ii. Kegagalan dan Kelewatan Membayar Caruman
Penggunaan secara manual PKS(F)47 punca kegagalan atau kelewatan untuk
membayar tuntutan faedah kepada pekerja yang layak untuk mendapat bayaran.
E. Pembuktian Melalui Analisis (Bagi Tujuan Penyelesaian) & Ujicuba
Pembangunan aplikasi Nforce Trans47 adalah berdasarkan kepada analisa terhadap
beberapa masalah yang telah dibangkitkan oleh pegawai pemeriksa tetap dan kontrak
pada Forum Pegawai Pemeriksa PERKESO 2016.
Bagi mengatasi masalah yang dibangkitkan itu, Cawangan Penguatkuasaan Ibu
Pejabat PERKESO telah mengambil inisiatif untuk membangunkan satu aplikasi yang
dapat membantu pegawai pemeriksa dalam menyediakan penyata tunggakan
caruman PKS(F) 47. Dimana sistem ini dapat mempercepatkan aktiviti pemeriksaan
pegawai pemeriksa.
Ujicuba aplikasi ini dilakukan oleh anggota di pejabat PERKESO Negeri Wilayah
Persekutuan Kuala Lumpur dan telah mendapat reaksi positif dari mereka. Aplikasi ini
juga dapat membantu tugas anggota Bahagian Caruman didalam tugasan untuk
mengemaskini maklumat caruman majikan dan pekerja.
ELEMEN 3 - TINDAKAN PEMBUKTIAN DAN PENYELESAIAN
A. CADANGAN PENYELESAIAN DAN STRATEGI PERLAKSANAAN
Carta perbatuan telah dijadikan sebagai panduan perancangan dan pelaksanaan
setiap aktiviti yang dijadualkan agar menjadikan pembangunan sesuatu sistem itu
lebih praktikal dan berkesan.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
5 | T R A N S 4 7
Carta Perbatuan Pembangunan Aplikasi Trans47
Lima kaedah Design Thinking serta Blue Ocean Strategy digunakan bagi
membangunkan sistem Trans47
Emphatise (Design Thinking)
Melalui Forum Penambahbaikan Aktiviti Penguatkuasaan Pegawai Pemeriksa 2016,
telah dikenalpasti beberapa masalah yang telah mengganggu tugas pegawai
pemeriksa agar aktiviti pemeriksaan lebih berkesan. Masalah tersebut seperti dijadual
di bawah:
Bil Isu Punca Dikenalpasti Tanggungjawab Cadangan
Penyelesaian
1 PKS(F)47 Kesukaran dan masa
yang lama untuk
membuat pengiraan
TC/KC
Pegawai
Penggunaan sistem
untuk pengiraan secara
automatic TC/KC
diperluaskan ke seluruh
Malaysia
2 PKS(F)47 Kod majikan PINTAR
tidak boleh diguna
pada Qterm
Unit Caruman Ibu
Pejabat
Syor wujudkan
PKS(F)47 yang mesra
PINTAR
3 Pegawai
dikehendaki
untuk
menyediakan
PKS(F)47 bagi
menggantikan
Borang 8A/8B
bagi kes-kes
yang tidak
melibatkan
pendakwaan.
Majikan tidak
menyediakan Borang
8A/8B
Penguatkuasaan 1. PKS(F)47 hanya
disediakan untuk
kes pendakwaan
sahaja.
2. Kemaskini SOP
3. Pegawai
Pemeriksan
dikecualikan dari RO
4. Menguatkuasakan
Per. 44 PPAKSP
1971
5. Menyediakan e-
Filing kepada
majikan
4 Penyediaan
PKS(F)47
Penyediaan PKS(F)47
mengambil masa yang
lama kerana dikira
secara manual. Risiko
kesilapan pengiraan.
Cawangan
Penguatkuasaan
Mewujudkan 'software'
yang boleh digunakan
oleh majikan untuk
memudahkan proses
pengiraan TC dan KC.
5 PKS (F) 47 lewat
disediakan oleh
pegawai.
Skop kerja pegawai
pemeriksa terlalu luas.
Kekangan masa yang
terhad. Terdapat
majikan yang tidak
mahu/ tiada masa
untuk membuat kiraan
penyata tunggakan.
Pegawai
pemeriksa dan
pegawai kerani.
Tambahan skop kerja
pegawai kerani
diperluaskan dan
diselaraskan dalam
membantu penyediaan
PKS(F)47.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
6 | T R A N S 4 7
B. PELAN TINDAKAN PENYELESAIAN
4 punca utama permasalahan telah dikenalpasti dan dikatagorikan seperti jadual
dibawah
BIL Kategori Punca Masalah Utama Faktor
1
Sistem
Sedia ada
Penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47
mengambil masa yang lama
Rekod perlu di masukkan
satu persatu
2 Penggunaan Sistem Qterm dalam
penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47
tidak mesra pengguna.
Fungsi dan proses agak
rumit
3 Kod majikan 12 digit tidak boleh digunakan di
sistem Qterm.
Penggunaan kod majikan
yang tidak dikemaskini
4 Sistem
Alternatif
Penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47
menggunakan Microsoft Excel menyebabkan
kesukaran data dimuat naik ke Sistem
PINTAR.
Data caruman gagal
dimuat naik ke sistem
PINTAR dan melibatkan
data perlu dibuat semula
menggunakan sistem
Qterm
Satu aplikasi telah dibangunkan bagi mengatasi masalah penyediaan Penyata
Tunggakan PKS(F)47 serta memuat naik data caruman ke Sistem PINTAR. Bagi
mengukuhkan lagi kaedah penyelesaian tersebut, kumpulan turut menggunapakai
kaedah sistem New Blue Ocean Strategy (NBOS) berdasarkan kepada Empat Rangka
Tindakan yang dianalisa.
↑ Lebih cepat
↑ Kemaskini caruman
diperingkat pejabat
tempatan
Raise
✔ Mudah digunakan
✔ Atas talian
Create
X Proses kerja bertindan
X Kos pengeposan
Eliminate Membangunkan
Sistem
Penyediaan
Penyata PKS(F)47
Reduce
↓ Proses kerja rumit
↓ Masalah kemaskini
caruman
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
7 | T R A N S 4 7
C. PELAKSANAAN TINDAKAN PENYELESAIAN
IDEATE (Design Thinking)
Berdasarkan kepada proses ‘IDEATE’, 3 langkah utama iaitu percambahan fikiran,
penandaarasan dan pemilihan idea kreatif telah diaplikasikan bagi menghasilkan
cadangan penyelesaian seperti pada jadual dibawah
BIL PUNCA MASALAH UTAMA CADANGAN PENYELESAIAN
1 Penyediaan Penyata Tunggakan
PKS(F)47 mengambil masa yang lama
Membangunkan aplikasi yang lebih mudah
serta memendekkan masa penyediaan
Penyata Tunggakan PKS(F)47
2 Penggunaan Sistem Qterm dalam
penyediaan Penyata Tunggakan
PKS(F)47 tidak mesra pengguna
Membangunkan aplikasi yang lebih mudah
proses kerja serta mesra pengguna
3 Kod majikan 12 digit tidak boleh digunakan
di sistem Qterm
Membangunkan aplikasi yang boleh
menerima kod majikan baru 12 digit
4 Penyediaan Penyata Tunggakan
PKS(F)47 menggunakan Microsoft Excel
menyebabkan kesukaran data dimuat naik
ke Sistem PINTAR
Membangunkan aplikasi yang dapat
memudahkan data caruman dimuat naik ke
sistem PINTAR.
IDEATE (PERCAMBAHAN IDEA UTAMA MELALUI PENANDAARASAN)
BIL CADANGAN PENYELESAIAN PENANDAARASAN
SAMPEL
HURAIAN
1 Menaik taraf Q-term
Tempoh lesen
penggunaan tamat
pada tahun 2019
2 Perluasan kepada penggunaan
sistem Disket
Proses kerja tidak
sesuai kepada
Pegawai
Pemeriksa kerana
sistem ini
digunakan oleh
majikan.
3 Membangunkan aplikasi
penyediaan Penyata Tunggakan
PKS(F)47 secara atas talian.
Idea baru dengan
membangunkan
sistem secara
dalaman.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
8 | T R A N S 4 7
IDEATE (PEMILIHAN IDEA KREATIF):
Cadangan membangunkan aplikasi penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47
secara atas talian telah dipilih dimana ciri-ciri praktikal sistem yang hendak
dibangunkan ini adalah seperti berikut:
BIL CADANGAN
PENYELESAIAN
CIRI-CIRI PRAKTIKAL
1. Membangunkan
aplikasi penyediaan
Penyata Tunggakan
PKS(F)47 secara atas
talian
Tidak melibatkan kos tambahan memandangkan sistem
dibangunkan oleh anggota Cawangan Penguatkuasaan.
2. Integrasi dengan Microsoft Excel bagi melibatkan tempoh penyata
yang lama.
3. Penyata boleh terus dicetak atau disimpan sebagai fail PDF
bertujuan untuk dikemukakan kepada majikan.
4. Janaan Text File dapat dibuat bagi memudahkan proses muat naik
data ke Sistem PINTAR
5. Mengurangkan kesilapan serta penggunaan masa yang berlebihan.
D. PERAKUAN DARIPADA PIHAK BERTAULIAH
Hasil daripada sesi libat urus bersama Cawangan Teknologi Maklumat (CTM) PERKESO berkaitan isu
pembangunan Nforce Trans47 pada 7 Ogos 2017, pihak CTM telah memberi kelulusan untuk
meneruskan pembangunan aplikasi ini dan aplikasi ini perlu selari dengan Dasar Keselamatan ICT
PERKESO. (Rujuk Lampiran 1)
ELEMEN 4 - KEBERHASILAN PROJEK
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
9 | T R A N S 4 7
Pembangunan sistem ini mengambil kira aspek cara penggunaan dimana cara
penggunaannya sangat mudah bagi melancarkan perjalanan tugasan pemeriksaan
pegawai pemeriksa.
4.1 Outcome Projek (Dijangka) & Pembuktian Analisa
A. KESAN JANGKA PENDEK
SEBELUM PELAKSANAAN SISTEM TRANS47
SELEPAS PELAKSANAAN SISTEM TRANS47
i. Penjimatan Kos Operasi
Penggunaan sistem ini dapat mengelakkan dari cetakan fail Microsoft Excel yang
kemudiannya dihantar ke Ibu Pejabat untuk diproses. Kos cetakan dan pengeposan
dapat dijimatkan. Dimana kos pengeposan sebanyak 60 sen serta kos cetakan
sebanyak lebih kurang 10 sen untuk sehelai kertas. Ini menunjukkan sekurang-
kurangnya 70 sen kos operasi dapat dijimatkan bagi satu-satu penyata tunggakan.
Ini kerana aplikasi Trans47 dapat menjana text file yang boleh dimuat naik terus ke
Sistem PINTAR apabila bayaran tunggakan dari majikan telah diterima.
SEBELUM SELEPAS
PROSES KOS PROSES KOS
Menghantar cetakan
Penyata Tunggakan
PKS (F) 47 ke
Bahagian Caruman,
Ibu Pejabat
Pos biasa : RM 0.80
Poslaju : RM 6.00
(Purata mengikut
berat dokumen bagi
satu penyata
tunggakan majikan)
*tidak termasuk GST
Text File telah
dikemaskini apabila
bayaran tunggakan dari
majikan telah diterima di
peringkat pejabat.
Tiada kos
PemeriksaanPenyediaan PKS(F)47
Penerimaan Bayaran
Penghantaran PKS(F) 47 ke
Bahagian Caruman
Pegawai Kerani / (OMPD) bina
semula Text File
Muat naik ke Sistem PINTAR
PemeriksaanPenyediaan PKS(F)47
Penerimaan Bayaran / Kemaskini Bayaran
OTC muat naik Text File ke
Sistem PINTAR
Pejabat PERKESO Tempatan Bahagian Caruman, Ibu Pejabat PERKESO
Pejabat PERKESO Tempatan
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
10 | T R A N S 4 7
ii. Penjimatan Kos Masa
Dari segi kos masa pula, merekodkan penjimatan sebanyak 80 % untuk satu majikan.
Merujuk kepada proses sebelum aplikasi ini dilaksanakan, anggota perlu melakukan
proses kerja yang mengambil masa selama 60 minit (menggunakan sistem Qterm)
akan tetapi selepas penggunaan aplikasi ini, satu proses kerja hanya mengambil masa
kurang dari 12 minit untuk disiapkan. Pengujian dilakukan berdasarkan majikan yang
mempunyai 10 orang pekerja bagi tempoh 3 tahun tunggakan dan jumlah caruman
setiap bulan tidak sama.
Dari cara kerja lama secara manual seperti merekod data pekerja dan majikan yang
sering berlaku kesilapan pengiraan caruman aplikasi ini telah berjaya untuk membantu
proses kerja ini bertambah mudah, pengiraan yang tepat, dan cepat.
Penjimatan masa juga dapat dijimatkan apabila data pekerja dapat dimuat naik terus
ke Sistem PINTAR tanpa perlu dihantar ke Bahagian Caruman untuk proses
seterusnya.
SEBELUM SELEPAS
POS BIASA POSLAJU Dikemaskini peringkat pejabat
RM 0.80 RM 6.00 Tiada Kos
Anggaran penjimatan sebanyak 4,624 data majikan (Trans47) sejak penggunaan
Trans47
Penjimatan sebanyak
RM 3,699.20 (Pos Biasa) / RM 27,744.00 (Pos Laju)
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
11 | T R A N S 4 7
Ia sekaligus dapat mengurangkan kos tenaga kerja anggota kerana ia tidak
melibatkan kerja lebihan masa selain memberikan kebaikan terhadap pengurusan
masa bekerja serta penggunaan kos yang minima.
iii. Penjimatan Sumber Manusia
Seperti proses sebelum perlaksanaan Trans47 ini, setiap pejabat PERKESO akan
menghantar PKS (F) 47 terutamanya yang menggunakan penyata tunggakan fail
Microsoft Excel kepada Bahagian Caruman, Ibu Pejabat untuk dikemaskini data pekerja
dan majikan. Proses yang dilakukan adalah, Pegawai Kerani / Operator Mesin
Pemprosesan Data (OMPD) di Bahagian Caruman akan membina semula penyata
tunggakan tersebut dalam format Text File (Format yang digunakan untuk dimuat naik
ke Sistem PINTAR) dan kemudiannya proses muat naik akan dibuat. Ini menunjukkan
pengulangan proses berlaku dalam proses untuk muat naik data ke Sistem PINTAR
Setelah perlaksanaan aplikasi ini, proses data boleh terus dibuat oleh Over The
Counter (OTC – diperingkat pejabat tempatan) tanpa perlu dihantar ke Bahagian
Caruman Ibu Pejabat sewaktu pengeluaran resit pembayaran. Ini kerana aplikasi ini
mampu untuk menjana Text File yang boleh dimuat naik terus ke Sistem PINTAR.
ANGGOTA GAJI SEBULAN (Gaji pokok)
Pegawai Kerani (Sambilan) RM 1,560
OMPD (Sambilan) RM 59.57 X 20 (hari bekerja)*
= RM 1,191.40
*purata jumlah bilangan hari bekerja
*Anggaran penjimatan sebanyak RM 1,560 / RM 1,191.40 (sebulan) kos sumber
manusia bagi seorang anggota (pegawai kerani / OMPD) dapat dilaksanakan
kerana text file tersebut boleh dilaksana di peringkat OTC tidak perlu dihantar
ke Bahagian Caruman, Ibu Pejabat.
Pada tahun 2017 sahaja sebanyak 8,564 penyata tunggkan PKS(F)47 telah disediakan
oleh 277 pengawai yang kebanyakannya adalah dari anggota penguatkuasaan seluruh
Malaysia menggunakan aplikasi Trans47. Seramai 69,770 pekerja dimana majikan
mereka mempunyai tunggakan caruman telah dikenalpasti dan dicarumkan. Dari
jumlah tersebut, sebanyak 4,060 penyata tunggakan telah diselesaikan melibatkan
jumlah tunggakan sebanyak RM 12,669,717.00
2017
•8,564 Penyata Tunggakan
•277 pengguna
4,060 Selesai 69,770 Pekerja
RM 12 Juta
Tunggakan
diselesaikan
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
12 | T R A N S 4 7
E. NILAI TAMBAH
a. Sistem ini telah direka untuk menerima dua jenis tunggakan iaitu:-
i. Caruman yang sama setiap bulan
Bagi majikan yang mempunyai tunggakan caruman dimana caruman bulanan
adalah sama pada setiap bulan seperti kes Sekali Layak Terus Layak, jenis
pertama adalah sesuai untuk digunakan kerana ianya sangat ringkas serta sangat
menjimatkan masa. Maklumat yang diperlukan hanyalah No kad pengenalan dan
nama pekerja, tarikh mula dan tarikh tamat tunggakan serta nilai caruman
sebulan.
ii. Caruman tidak sama setiap bulan
Sekiranya majikan mempunyai tunggakan caruman yang mana caruman pekerja
tidak sama pada setiap bulan, jenis kedua adalah sesuai. Bagi jenis kedua,
maklumat yang diperlukan adalah No kad pengenalan dan nama pekerja, bulan
caruman serta nilai caruman sebulan.
b. Text File
Format text file ini digunakan untuk memuat naik data caruman ke dalam sistem
PINTAR. Text file ini mempunyai format tertentu, jarak diantara di setiap data kod
majikan, no kad pengenalan pekerja, nama pekerja, tempoh dan kadar caruman yang
diperlukan semasa memuat naik data.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
13 | T R A N S 4 7
c. Pembangunan sistem
Sistem Trans47 ini dibangunkan sendiri oleh anggota di Cawangan
Penguatkuasaan, Ibu Pejabat yang mempunyai kepakaran IT bagi memberikan nilai
tambah pada Trans47 dan dengan menggunakan sumber terbuka dan ianya tidak
memerlukan kos tambahan. Sistem ini telah mengambil kira pelbagai aspek di
antaranya maklumat yang mudah dicapai, mesra pengguna, tidak terlalu padat dan
mudah difahami. Sistem ini digunakan secara sepenuhnya berdasarkan memo
bertarikh 5 Mei 2017. (Rujuk lampiran 2 )
4.2 Impak Projek (luar jangka) & Pembuktian
A. KESAN JANGKA PANJANG – KESAN KEPADA PEMBANGUNAN SERTA
KEMAJUAN NEGARA.
i. Perluasan liputan luaran
Memberi impak kepada jabatan melalui jaminan keselamatan sosial dengan
adanya Trans47 ini. Penggunaan Trans47 dapat memastikan pemeriksaan
terhadap majikan lebih mudah terutamanya dari segi proses penyediaan penyata
PKS(F)47. Lebih banyak majikan dapat diperiksan bagi memastikan mereka
mematuhi Akta Keselamatan Sosial Perkeso tanpa ada majikan yang terlepas
sekali gus keadilan sosial pekerja di seluruh Malaysia terjamin dan terbela. Sistem
ini memberi impak dari segi peningkatan tahap pematuhan undang-undang
dikalangan majikan terhadap akta dalam memperkasa aktiviti pemeriksaan dan
penguatkuasaan. Secara tidak langsung hak orang berinsurans dapat lebih
terjamin dengan mendapat perlindungan dan faedah yang adil dan saksama di
bawah kaitan Pelan Strategik PERKESO 2016-2020 dibawah Teras 3 iaitu
Memperkukuh Kemampanan Dana dan Tadbir Urus.
ii. Imej Organisasi
Di bawah kaitan Pelan Strategik PERKESO 2016-2020 dibawah Teras 2 iaitu
Mentranformasi Perkhidmatan Menerusi Penjenamaan iaitu imej kepada
organisasi yang efisien dalam memenuhi ekspetasi para pelanggan. Dengan
memberi perhatian dan tumpuan utama dalam memberikan perkhidmatan yang
terbaik kepada semua pekerja dan tanggungan menerusi skim-skim keselamatan
sosial selaras dengan Dasar Pembangunan Negara. Bepegang kepada nilai
kemanusian dan prinsip profesionlisme akan memberi keprihatinan kepada
semua stakesholder dan pelanggan yang membawa perkhidmatan yang
cemerlang serta meningkatkan kesejahteraan dan memenuhi aspirasi rakyat.
Sekali gus mengurangkan perbezaan rekod caruman majikan dan pekerja pada
tahap minima.
iii. Kepuasan hati pelanggan
Menyelesaikan masalah majikan yang ingin membuat bayaran tunggakan
caruman. Sebelum ini, masalah timbul apabila majikan ingin membuat bayaran
tunggakan caruman bagi pekerja bagi satu tempoh masa yang panjang serta
majikan tersebut juga mempunyai pekerja yang ramai. Sistem ini memudahkan
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
14 | T R A N S 4 7
majikan serta meningkat kepuasan hati mereka dalam berurusan dengan
PERKESO. Ini secara tidak langsung dapat memastikan tugas dan tanggungjawab
Pegawai Pemeriksa mengikut KPI yang telah ditetapkan oleh jabatan serta
organisasi. Teras 3 iaitu Memperkukuh Kemampanan Dana dan Tadbir Urus,
dibawah indikator sasaran sebanyak 95% untuk mencapai kutipan tunggakan
caruman serta FCLB mengikut objektif PERKESO dalam Pelan Strategik
PERKESO 2016-2020.
B. IMPAK PROJEK (HASIL LUAR JANGKA)
i. Membudayakan Amalan Strategi Lautan Biru
Sistem Trans47 ini memberi impak yang besar daripada segi kewangan di mana
pelbagai kos dapat dikurangkan antaranya kos sumber manusia, kos masa dan
kos operasi yang lain. Hasil pengurangan kos-kos ini, pihak pengurusan
PERKESO dapat menyalurkan lebihan perbelanjaan pengurusan ke atas aktiviti
pengoperasian yang lain. Selain itu juga, projek ini dapat membantu dalam
peningkatan dana PERKESO bagi jangkamasa panjang berkait dengan Pelan
Strategik PERKESO 2016-2020 dibawah Teras 3 iaitu Memperkukuh
Kemampanan Dana dan Tadbir Urus.
ii. Penguatkuasaan Terhadap Majikan
Sistem Trans47 ini dapat memastikan nasib pekerja terbela apabila tindakan
mengesan majikan yang tidak mencarum kepada PERKESO dapat dilaksanakan
dengan cepat dan pantas terhadap majikan yang ingkar. Hasil sistem Trans47 ini
juga dapat meningkatkan pengetahuan majikan dan seterusnya mengurangkan
bilangan majikan yang gagal mematuhi undang-undang. Secara tidak langsung,
kepercayaan pekerja kepada majikan juga meningkat dan menghasilkan suasana
kerja yang harmoni.
iii. Mengurangkan Jurang Perbezaan Data Caruman Majikan dan Pekerja
Sistem Trans47 dapat mengurangkan jurang perbezaan data caruman majikan
dan pekerja. Sebelum ini, perbezaan caruman majikan berbeza dengan caruman
pekerja akibat daripada perbezaan data pekerja yang belum dikemaskini. Setelah
perlaksanaan aplikasi ini, proses data boleh terus dibuat oleh (OTC) sewaktu
pengeluaran resit pembayaran. Ini kerana aplikasi ini mampu untuk menjana Text
File yang boleh dimuat naik terus ke Sistem PINTAR.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
15 | T R A N S 4 7
ELEMEN 5 - POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI.
A. TAHAP KETERSEDIAAN PROJEK.
• Projek ini telah pun berada pada tahap yang bersedia kerana projek ini dari segi
perkembangan telah pun digunapakai dan di seragamkan keseluruh peringkat pejabat
Perkeso kepada pegawai pemeriksa pada 5 Mei 2017 dan ia telah berjaya di
laksanakan dan berjaya digunapakai dengan mudah oleh pegawai pemeriksa. Dan
berkemungkinan projek ini dapat diketengah kepada jabatan-jabatan lain atau
syarikat-syarikat lain yang memerlukannya.
• Bagi proses penyediaan sistem ini kumpulan kami telah mendapat kelulusan dengan
bahagian teknologi maklumat dimana keselamatan data adalah terjamin untuk sistem
Trans47 dengan memo maklum kelulusan dari pihak BTM yang bertarikh 4hb Oktober
2017.
• Sepanjang proses penyediaan projek ini banyak penambahbaikkan telah dilakukan
oleh ahli-ahli kumpulan dalam melaksanakan sistem Trans47 ini supaya projek yang
dihasilkan berkualiti, ahli juga dilengkapi dengan pelbagai kemahiran berfikir secara
kreatif bagi mengaplikasikan kaedah dan teknik yang perlu dalam penghasilan projek
sepanjang penyediaan sistem ini.
B. TAHAP REPLIKASI DAN PENGKOMERSIALAN.
• Sistem Trans47 ini mulanya terhad pengunaanya hanya di ibu pejabat sahaja
digunakan tetapi setelah dibuat penambahbaikan sistem ini telah diperluaskan
pengunaanya kepada seluruh pejabat perkeso dan majikan.
• Memo bertarikh 27 Mac 2017 telah mendapat sokongan daripada Bahagian Caruman
bagi perlaksaan penyediaan penyata tunggakan PKS(F)47. (Rujuk Lampiran 3)
• Memo bertarikh 5 Mei 2017 telah mendapat kelulusan bagi perlaksanaan panduan dan
tatacara pengunaan sistem Trans47 melalui e-Capai ia telah diselaraskan kepada
seluruh pejabat PERKESO. (Rujuk Lampiran 2)
• Projek sistem ini boleh diketengahkan kepada jabatan-jabatan lain atau mana-mana
syarikat yang mengunakan skop aliran sistem yang sama dalam memudahkan
tugasan.
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
16 | T R A N S 4 7
LAMPIRAN 1
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
17 | T R A N S 4 7
LAMPIRAN 2
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
18 | T R A N S 4 7
LAMPIRAN 3
LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47
19 | T R A N S 4 7
SAMBUNGAN LAMPIRAN 3