1

LAPORAN INOVASI

Sistem Permohonan Jawatan Secara Online (eSPN)

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan

Untuk Suruhanjaya Perkhidmatan Negeri Kelantan

Tujuan Projek Inovasi

Sistem eSPN ini dibangunkan bertujuan mempercepatkan dan meningkatkan kecekapan

pengurusan permohonan jawatan berbanding proses permohonan secara manual sebelum

ini.

Proses Pelaksanaan Inovasi

Projek ini adalah hasil dari kepakaran dalaman dari Bahagian Pengurusan Teknologi

Maklumat Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan tanpa menggunakan khidmat

vendor.

Proses Sebelum Inovasi

Masalah ketidakcekapan dalam proses pemilihan sumber manusia kerana dilaksanakan

secara manual yang melibatkan beberapa peringkat pemprosesan kerja.

Suruhanjaya Perkhidmatan Negeri Kelantan (SPN) masih menggunakan kaedah manual

dalam proses permohonan jawatan yang mana ia dikendalikan oleh kakitangan SPN

terutama dalam proses pemilihan dan tapisan calon yang memungkinkan berlaku kesilapan

(human error).

Masalah kesukaran semasa menganalisa borang permohonan. Analisa borang permohonan

perlu dibuat secara manual dan ianya mengambil masa yang lama untuk diproses.

Kesukaran penyimpanan data permohonan. Data yang dimaksudkan adalah maklumat-

maklumat dari setiap permohonan yang dihantar. Penerimaan borang permohonan dalam

kuantiti yang besar dalam satu-satu masa pada setiap kali iklan permohonan dijalankan

menyebabkan SPN tidak mempunyai ruang yang cukup bagi penyimpanan borang-borang

tersebut. Tempat penyimpanan borang yang terhad memungkinkan berlaku keciciran

borang permohonan yang dihantar.

Kesukaran yang dihadapi oleh pencari kerja dalam membuat permohonan bagi sesuatu

jawatan yang diiklankan. Pencari kerja menghadapi kesukaran untuk mendapatkan borang

2

permohonan serta menghantar borang permohonan. Ini kerana setiap permohonan mesti

dibuat melalui borang permohonan jawatan kosong (SPN KN. 1) yang dijual di pusat

penjualan yang ditetapkan. Kesukaran ini melibatkan mereka yang tinggal berjauhan dari

pusat penjualan borang permohonan.

Proses Selepas Inovasi

Dengan adanya Sistem eSPN ini yang mana strategi dan rekabentuk sistem dapat

menyokong struktur dan proses yang dilaksanakan oleh SPN. Ini bagi memastikan ketepatan

dalam proses tanpa menggugat kualiti keseluruhan proses temuduga.

Sistem ini dapat mengatasi masalah proses analisa maklumat permohonan. Pemohon tidak

perlu menghantar borang permohonan melalui pos yang mana borang yang dihantar

mungkin tidak diterima dalam masa dua (2) minggu selepas tarikh iklan dikeluarkan.

Permohonan juga boleh dilakukan di mana-mana dengan hanya memerlukan capaian

internet.

Maklumat yang diterima oleh sistem eSPN akan disimpan di dalam pangkalan data selepas

permohonan selesai dan sedia untuk diproses. Disamping itu, skop pencarian kakitangan

kerajaan negeri Kelantan akan lebih meluas kerana pencari kerja yang berada diluar

Kelantan juga boleh membuat permohonan online dengan mudah dan cepat.

Disamping itu, pemohon boleh menyemak status permohonan melalui sistem atau mySMS

15888.

Impak Inovasi

1. Elemen Inovatif/Kreatif

Sistem eSPN dapat meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan Pejabat SPN

dan memenuhi kepuasan pelanggan di mana pemohon tidak lagi perlu datang ke

pusat penjualan borang permohonan untuk mendapatkan borang permohonan.

Semakan Status Permohonan juga dapat dilakukan melalui atas talian melalui Portal

atau mySMS 15888. Perubahan ini menepati kehendak semasa yang menuntut

perkhidmatan yang cepat dan berkesan.

Antara elemen lain ialah:

i. Mengaplikasikan penggunaan teknologi ICT dalam meningkatkan

penyampaian Perkhidmatan

ii. Meningkatkan sistem perkhidmatan dengan lebih mesra pengguna

3

iii. Memudahkan dan menjimatkan masa permohonan melalui perkhidmatan di

atas talian

iv. Membantu meningkatkan Imej Pejabat Suruhanjaya Perkhidmatan Negeri

Kelantan dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan dalam memberi

perkhidmatan yang berkualiti

2. Elemen Keberkesanan

i. Menjimatkan masa

ii. Menjimatkan kos dan pengurangan penggunaan borang

iii. Penjanaan tapisan calon lebih mudah dan tepat

iv. Sistem yang dibangunkan berasaskan web dan secara atas talian

membolehkan pengguna akses sistem tersebut di mana-mana sahaja dan

pada bila-bila masa.

3. Elemen Signifikan

Keberhasilan daripada sistem ini dapat memenuhi kehendak pelanggan dan

penggunaan sumber secara optimum. Ini secara langsung dapat meningkatkan

sistem penyampaian perkhidmatan Pejabat SPN.

Melalui sistem ini juga boleh mewujudkan transaksi yang lebih mesra pengguna.

Pengendalian menjadi lebih mudah kerana semua kriteria yang dikehendaki dalam

sistem memudahkan pemohon membuat semakan terus secara atas talian dan

mendapat status panggilan temuduga melalui mySMS/emel.

4

Gambar-Gambar Berkaitan

1. ANTARAMUKA SISTEM

Login

5

Pendaftaran

Pengisian Borang Permohonan

6

Paparan Borang Permohonan

Status Permohonan

Disediakan Oleh

Nama Pegawai : RAFHAN BIN JOEHAN

Telefon : 09-748 1957 samb. 6140 / 012-3583799

Emel : rafhan@kelantan.gov.my