1

LAPORAN INOVASI KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

myBudget

Kementerian Pengajian Tinggi No.2, Menara 2, Jalan P5/6, Presint 5, 62200 Putrajaya

2

MAKLUMAT AGENSI:

NAMA AGENSI:

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

ALAMAT:

NO.2, MENARA 2, JALAN P5/6, PRESINT 5, 62200 PUTRAJAYA

URUS SETIA UNIT INOVASI, BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN KPT : PUAN ANANTHI A/P SANDRAKANTHAM

Emel : ananthi@mohe.gov.my Tel : 03- 8870 6075

Faks : 03- 8870 6823

TAJUK PROJEK : myBUDGET

KETUA PROJEK :

EN. REDMAN BIN SAFAR BAHAGIAN KEWANGAN, KPT Emel : redman@mohe.gov.my

Tel : 03- 8870 5339 Faks : 03- 8870 6816

3

LAPORAN INOVASI SISTEM MYBUDGET KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

LATAR BELAKANG KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) telah ditubuhkan pada

27 Mac 2004 dan bermatlamat membangun serta mewujudkan

persekitaran pengajian tinggi yang menggalakkan untuk menghasilkan

pusat ilmu yang unggul, melahirkan insan yang kompeten, berinovasi serta

berakhlak mulia dalam memenuhi keperluan negara dan antarabangsa.

KPT berperanan penting dalam melahirkan ekosistem pengajian

tinggi yang terbaik di institusi pengajian tinggi awam (IPTA), institusi

pengajian tinggi swasta (IPTS), politeknik dan kolej komuniti. Semua

institusi ini merupakan komponen utama ekosistem pendidikan dan latihan

negara yang akan melahirkan para pemikir, ilmuwan, sarjana, tenaga kerja

mahir dan separa mahir sesuai dengan peranan masing-masing.

Bersesuaian dengan matlamat ini, KPT mempunyai tiga (3) jabatan

bagi pengurusan institusi pengajian tinggi iaitu:

• Jabatan Pengajian Tinggi (JPT) - menguruskan IPTA dan IPTS

• Jabatan Pengajian Politeknik (JPP) - menguruskan Politeknik

• Jabatan Pengajian Kolej Komuniti (JPKK) - menguruskan Kolej Komuniti

4

Usaha untuk mencapai matlamat ini turut disokong oleh agensi yang

berperanan penting dalam pengajian tinggi iaitu:

Malaysian Qualification Agency (MQA) - badan tunggal yang menyelia dan

menyelaras jaminan kualiti dan akreditasi pendidikan tinggi negara

Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN) - badan yang

mengurus pembiayaan untuk tujuan pendidikan tinggi.

5

CARTA ORGANISASI KPT

6

LATAR BELAKANG BAHAGIAN KEWANGAN KPT

Visi

Meneraju Kecemerlangan Pengurusan Kewangan KPT Menjelang 2015

Misi

Memantapkan Pengurusan Kewangan bagi Memperkasa sistem

Penyampaian Perkhidmatan KPT

Moto

Berintegriti Kewangan Berkualiti

OBJEKTIF BAHAGIAN KEWANGAN KPT

• Merancang dan menyediakan sumber kewangan yang mencukupi

untuk semua Bahagian dan Jabatan menjalankan fungsi masing-

maing dengan berkesan;

• Mengurus, menyelaras dan mengawal sumber kewangan dan

peralatan dengan cekap dan teratur mengikut undang-undang dan

peraturan yang ditetapkan;

• Memberi perkhidmatan pengurusan kewangan yang berkualiti

kepada pelanggan; dan

Memberi khidmat nasihat kepada Jabatan/ Bahagian dalam soal-soal yang

berkaitan dengan kewangan.

7

8

9

1.0 Ringkasan Eksekutif Projek myBudget

Pelaporan Prestasi Perbelanjaan adalah satu aspek yang penting di dalam

pengurusan kewangan. Pelaporan ini dapat digunakan bagi membantu

stakeholders membuat keputusan di dalam dasar dan program

Kementerian.

Pelaporan ini juga akan digunakan sebagai pemangkin untuk mencapai

Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara dan Bidang Keberhasilan Utama

Kementerian (MKRA).

Sehubungan itu, Bahagian Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi

(KPT) telah membangunkan satu sistem yang boleh memudahkan

Pelaporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus di semua agensi di bawah

seliaannya.

1.1 Tujuan Projek MyBudget

Sistem ini dibangunkan untuk memantau pelaporan Prestasi Perbelanjaan

Mengurus Kementerian Pengajian Tinggi.

10

Ia juga dibangunkan bagi memudahkan dan mempercepatkan agensi di

bawah seliaan kementerian membuat pelaporan kewangan kepada

kementerian dengan lebih tepat lagi.

Sistem ini juga dapat merekod semua bentuk pelaporan kewangan kepada

Kementerian Pengajian Tinggi. Ia akan memudahkan pencarian maklumat

kewangan oleh agensi di bawah KPT dan KPT sendiri.

Antara tujuan lain sistem ini dibangunkan adalah untuk memudahkan

perancangan Anggaran Belanjawan Mengurus Agensi di peringkat Pusat

Tanggungjawab (PTJ), Ketua Program, Pengurusan Ibu Pejabat dan KPT

secara keseluruhannya.

1.2 Mengapa myBudget Dibangunkan oleh Bahagian Kewangan,

Kementerian Pengajian Tinggi

Bahagian Kewangan bertanggungjawab di dalam perancangan peruntukan

tahunan KPT dan bertanggungjawab dalam menyelaraskan peruntukan

belanja mengurus KPT.

11

KPT juga telah menetapkan pengagihan dan penyaluran peruntukan perlu

dibuat dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh Waran Am diterima.

Bahagian Kewangan KPT juga perlu memastikan supaya penyediaan

pelaporan prestasi dapat disediakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Bahagian Kewangan KPT juga ingin memastikan semua agensi di bawah

Kementerian Pengajian Tinggi membuat perbelanjaan dengan cara

berhemah.

1.3 Sebelum Sistem myBudget

Sebelum sistem myBudget dibangunkan, pemantauan perbelanjaan semua

agensi agak sukar dilaksanakan. Ini menyebabkan banyak teguran audit

yang diterima oleh Bahagian Kewangan KPT. Antaranya Laporan Prestasi

Perbelanjaan ke MOF tidak dapat dikemukakan ke MOF tepat pada

tempoh yang telah ditetapkan. Ini adalah kerana Bahagian Kewangan KPT

sukar mendapatkan data dan maklumat yang diperlukan dari PTJ

terutamanya PTJ yang berada di kawasan pedalaman (Kolej Komuniti dan

Politeknik negeri).

12

Semua laporan yang diterima daripada agensi adalah secara manual iaitu

melalui surat dan emel. Ini menyebabkan penyeragaman tidak dapat dibuat

kerana format laporan yang dihantar oleh agensi adalah pelbagai.

Akibatnya, pegawai yang bertanggungjawab menyelaras laporan

(Bahagian Kewangan, KPT) ini terpaksa membazirkan lebih masa untuk

menyemak dan menyeragamkan semula format laporan yang sepatutnya

dihantar. Ini menyebabkan laporan yang dihantar ke MOF lewat dari

tempoh yang ditetapkan.

2.0 Penerangan Projek myBudget

Sistem myBudget merupakan sistem pelaporan kewangan, Bahagian

Kewangan, KPT. Ia dibangunkan oleh Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

Bahagian Kewangan. Tempoh pembangunan sistem ini adalah selama

lima (5) bulan. Sistem myBudget ini meliputi semua PTJ /Ketua Program di

bawah seliaan KPT kecuali IPTA. Sistem ini mengandungi 5 modul utama

iaitu:

i. Modul Penetapan Sistem

ii. Modul Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

iii. Modul Agihan Peruntukan

a) Modul Prestasi Perbelanjaan

13

b) Modul Viremen

2.1 Ciri-Ciri Sistem myBudget

Sistem dibangunkan secara web based dan dapat dicapai di mana-mana

melalui capaian internet. ABM disediakan disemua peringkat PTJ dan

penyelarasan ABM dilakukan diperingkat Ketua Program. Proses agihan

peruntukan dilakukan di peringkat KPT dan semua Ketua Program.

Seksyen Belanjawan dapat memantau prestasi perbelanjaan PTJ/KP dari

semasa ke semasa. PTJ melaporkan prestasi perbelanjaan pada setiap

bulan dan diselaras di peringkat Ketua Program. PTJ/KP dapat memantau

prestasi perbelanjaan masing-masing dari semasa ke semasa. Komunikasi

antara KPT, KP dan PTJ (pengguna sistem) dipermudah melalui Template

Surat, makluman Aktiviti Terkini serta emel. Pelaporan disediakan dalam

format Excel.

2.2 Modul 1: Penetapan Sistem

Modul Penetapan Sistem merupakan modul konfigurasi sistem yang terdiri

daripada konfigurasi:

14

i. Kod Program/Aktiviti

ii. Pendaftaran PTJ/Ketua Program (KP)

iii. Pendaftaran Pengguna

iv. Penyediaan Template Surat

v. Kemasukan Maklumat Terkini

vi. Pelaporan

Konfigurasi kod program/aktiviti akan dilakukan oleh pihak KPT dan boleh

dilakukan pada setiap tahun. Pelaporan disediakan mengikut PTJ/KP atau

keseluruhan KPT, mengikut Program.

Setiap pengguna sistem dibekalkan dengan ID Pengguna dan Katalaluan

yang dibekalkan melalui emel individu. Permohonan ID Pengguna adalah

melalui Bahagian Kewangan, KPT. Pengguna bertanggungjawab untuk

memastikan ID Pengguna dan Katalaluan yang dibekalkan disimpan

dengan baik dan diubah dengan kadar segera sebaik menerima emel

makluman pendaftaran pengguna. Pengguna perlu membuat pengesahan

maklumat pendaftaran pengguna melalui URL yang diterima melalui emel

masing-masing.

15

2.2.1 Peranan Pengguna

Kementerian:

i. Bertanggungjawab dalam peringkat kompilasi dan

pengesahan transaksi di peringkat KPT;

ii. Bertanggungjawab memastikan pelaporan kewangan

lengkap pada setiap bulan;

iii. Bertanggungjawab memantau keseluruhan aktiviti

pengguna Sistem myBudget;

iv. Bertanggungjawab memastikan sebarang transaksi yang

disediakan oleh Seksyen Belanjawan tepat dan muktamat

untuk kegunaan pengguna sistem.

Bahagian Kewangan:

i. Bertanggungjawab memastikan Kod-kod PTJ, Kod

Program/Aktiviti dan ID pengguna sentiasa dikemaskini

dan sedia untuk digunakan;

ii. Bertanggungjawab merekodkan sebarang transaksi

agihan peruntukan kepada semua Ketua Program

sebagaimana e-SPKB.

16

Ketua Program:

i. Bertanggungjawab dalam peringkat kompilasi dan

pengesahan transaksi di peringkat Ketua Program;

ii. Bertanggungjawab memastikan pelaporan kewangan

lengkap di peringkat Ketua Program pada setiap bulan;

iii. Bertanggungjawab merekodkan sebarang transaksi

agihan peruntukan kepada semua PTJ sebagaimana

e-SPKB.

Pusat Tanggungjawab (PTJ):

i. Bertanggungjawab memohon dan mengemaskini ABM 7

bagi setiap tempoh yang ditetapkan;

ii. Bertanggungjawab merekodkan dan memantau prestasi

perbelanjaan PTJ pada setiap bulan sebagaimana yang

ditetapkan.

2.2.2 Pengenalan Daftar Kod Program

Kod Program/Aktiviti bagi setiap PTJ akan dikemaskini oleh Bahagian

Kewangan pada setiap tahun. Kod Program/Aktiviti tidak boleh diubah

selepas sebarang transaksi dilakukan di dalam Sistem myBudget.

17

2.3 Modul 2: Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

Setiap PTJ di bawah seliaan KPT perlu memasukkan butiran Anggaran

Belanja Mengurus (ABM) sebagaimana format ABM7 bagi setiap 2 tahun.

ABM PTJ akan diselaras di peringkat Ketua Program mengikut syiling yang

telah ditetapkan sebelum diselaras di peringkat KPT. Setiap PTJ perlu

mengemaskini keseluruhan butiran ABM 7 sebagaimana peruntukan yang

telah disemak, diperaku, disyor, dan diluluskan.

18

PermohonanPTJ mengikut

syiling?

Hantar permohonan kepada

Ketua Program (KP)

Mula

Tamat

PTJ mohon ABM Bagi

Tahun 1 dan Tahun 2

KP kemaskini bajet

mengikut syiling bagi setiap PTJ

KP hantar permohonan kepada KPT untuk

perakuan

PermohonanABM diperaku?

Permohonan ABM

Proses Kerja Modul Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM)

KPT hantar permohonan

kepada MOF (manual)

KPT kemaskini bajet disyor

PTJ/KP kemaskini ABM

mengikut bajet yang

diperaku/disyor/lulus

KPT kemaskini bajet

diluluskan

JumlahpermohonanABM sama

jumlah syor?

JumlahpermohonanABM sama

jumlah lulus?

T

Y

Y

T

KPT kemaskini bajet

diperaku

Y

T

Y

T

19

2.4 Modul 3: Agihan Peruntukan

Proses agihan peruntukan adalah berdasarkan 7 jenis transaksi peruntukan:

Bil Jenis

Transaksi

Peringkat

1. Peruntukan

Diagih

Bahagian Kewangan ���� Semua Ketua Program

2. Peruntukan

Sub Waran

Ketua Program ���� Semua PTJ di bawah seliaan

3. Peruntukan

Tambahan

Bahagian Kewangan ���� Ketua Program ���� PTJ di

bawah seliaan

4. Peruntukan

Ditarik

Ketua Program ���� Bahagian Kewangan

5. Peruntukan

Sub Waran

Ditarik

PTJ ���� Ketua Program

6. Peruntukan

Khas

Bahagian Kewangan ���� Ketua Program/ PTJ

Khas

7. Peruntukan

Khas Ditarik

Ketua Program/ PTJ Khas ���� Bahagian

Kewangan

20

Perekodan agihan peruntukan adalah berdasarkan dokumen waran

e-SPKB. Seksyen Belanjawan dapat memantau agihan peruntukan

sebenar di peringkat Ketua Program.

Mula

Tamat

Rekod agihan bajet olehKPT kepada semua KP

mengikut jenis transaksi

Proses Kerja Modul Agihan Peruntukan

Rekod agihan bajet olehKP kepada semua PTJmengikut jenis transaksi

21

2.5 Modul 4: Prestasi Perbelanjaan

Setiap PTJ perlu melaporkan keseluruhan prestasi perbelanjaan bagi

setiap bulan berdasarkan peruntukan yang telah diagihkan pada setiap

awal bulan berikutnya. Melalui aktiviti ini, PTJ dapat mengetahui baki

semasa peruntukan yang telah diagihkan berdasarkan perbelanjaan

sebenar (perbelanjaan + tanggungan). Pelaporan prestasi PTJ akan

diselaraskan di peringkat Ketua Program sebelum dihantar ke KPT. Ketua

Program dapat memantau PTJ di bawah seliaan yang membuat

perbelanjaan tanpa peruntukan dan perbelanjaan melebihi peruntukan.Bagi

peruntukan khas, pelaporan prestasi perbelanjaan juga dilaporkan melalui

modul ini dan dilaporkan di dalam laporan berasingan.

Jadual Penghantaran Prestasi Perbelanjaan

Peringkat Dateline Catatan

PTJ � KP 7 hb setiap

bulan

KP membuat

kompilasi pada 8 -

10 hb

KP � KPT 10hb setiap

bulan

22

Mula

Tamat

PTJ melaporkanprestasi perbelanjaanpada setiap awal bulan

Proses Kerja Modul Prestasi Perbelanjaan

KP terima laporanprestasi perbelanjaandaripada semua PTJ

KP hantar prestasiperbelanjaan kepada

KPT

KPT terima laporanprestasi perbelanjaandaripada semua KP

23

2.6 Modul 5: Viremen

Permohonan viremen dari semua PTJ/KP dilakukan secara manual.

Proses merekod viremen bagi semua PTJ/KP dilakukan oleh Seksyen

Belanjawan di dalam sistem.

3.0 Pencapaian Hasil Projek

3.1 Penjimatan Kos

Melalui sistem myBudget ini, Bahagian Kewangan berjaya

menjimatkan kos yang besar jika dilakukan secara manual.

Antara kos-kos yang Berjaya dijimatkan adalah seperti kos

kertas bagi laporan prestasi, kos bagi penghantaran surat

makluman dan juga kos bagi percetakan laporan.

3.2 Kepuasan Pelanggan

Melalui soal selidik yang dilakukan terhadap pengguna yang

mengunakan sistem myBudget ini, rata-rata di antara mereka

berpuas hati kerana masa, kos dan tenaga mereka dapat

dijimatkan berbanding dilakukan secara manual.

24

3.3 Penjimatan Masa dan Kewangan

Dengan adanya sistem myBudget ini semua proses

perancangan, pengagihan, perbelanjaan dan pemantauan

peruntukan dapat dilaksanakan dalam tempoh masa yang

minima (laporan boleh dicapai atas talian) untuk dikemukakan

kepada Ibu Pejabat. Kos penghantaran dokumen (pos/faks)

dapat dikurangkan kerana semua laporan dapat dicapai melalui

sistem yang telah dibangunkan.

3.4 Penjimatan Masa

Sistem myBudget dapat menjimatkan masa pelaporan dari

masa 7 hari sekiranya dilakukan secara manual kepada 2 hari

sahaja jika dilakukan melalui sistem ini.

3.5 Peningkatan Sumber Manusia

Pegawai yang terlibat dalam penyediaan pelaporan ini boleh

fokus kepada tugas-tugas lain. Produktiviti dapat

ditingkatkan.Mewujudkan suasana kerja yang lebih kondusif

dan pelaporan boleh dilakukan dihujung jari.