laporan inovasi jabatan perbendaharaan negeri...

Laporan Inovasi_Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak 2011

Hak Cipta Terpelihara @ Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak | 1

LAPORAN INOVASI

1.0 TUJUAN INOVASI

Inovasi ini bertujuan untuk mempercepatkan proses penyediaan dan

penghantaran nota debit yang merupakan notis berkenaan pembayaran yang

telah dibuat oleh Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak untuk agensi yang

didaftar di dalam sistem bayaran pukal (SBP) dengan menggunakan aplikasi

yang ditambahbaik dan penyata tersebut dihantar secara elektronik ke semua

570 Pusat Tanggungjawab (PTJ) di seluruh negeri Sarawak secara ON LINE

menggunakan inovasi baru, iaitu E-PENYATA DEBIT.

2.0 PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

SEBELUM

Seb elum in i no t a d eb it d icet ak d an d isam p aikan kep ad a PTJ secara

m anual. Kaed ah in i t id ak ef ekt if d an t id ak ef isien ser t a m engam b il

m asa m eleb ih i 13,000 m in it un t uk m en jana d at a seb elum ianya

d ihan t ar d isam p in g p enghant aran yang m engam b il m asa yang lam a

w alaup un ianya d ihan t ar m enggunakan p os laju iait u 5 har i b eker ja

un t uk sam p ai ke PTJ yang p aling jauh sep er t i Belaga d an Long Lam a.

Berikut adalah punca-punca masalah yang dikenalpasti:

Penggunaan aplikasi lama

Penjanaan data lambat

Proses menyisih penyata lambat

Pencetakan menggunakan kertas yang banyak

Pencetakan penyata lambat

Penghantaran penyata tidak efektif



SELEPAS

Sist em in i yang d ib angunkan d engan m enam b ahb aik m od ul “St at e

In t ergrat ed Financial, Bud get ing and Account ing Syst em “ (SIFBAS) d i

m ana selep as d at a p em b ayaran d im uat t urun ke d alam SIFBAS, m aka

PTJ secara langsung d ap at akses kep ad a Not a Deb it un t uk d isem ak

ser t a d iam b ilkira d alam Buku Vot m asing -m asing seb aik sahaja

p em b ayaran d ilu luskan o leh Jab at an Perb end aharaan Neger i

Saraw ak. Inovasi in i akan m em p ercep at kan p em p rosesan d at a

b ayaran SBP d an penyat a akan d isam p aikan ke PTJ secara on line .

3.0 CIRI-CIRI & IMPAK INOVASI

3.1 Menukar Not a Deb it yang d ihan t ar secara m anual/hard cop y

kep ad a b en t uk elekt ron ik d an d ikem ukakan secara on -line

kep ad a PTJ.

3.2 Im p ak p ro jek in i m em b o lehkan PTJ m em ant au p erb elan jaan

d an p erun t ukan d engan leb ih ef ekt if d an ef isien. PTJ b o leh

m engesahkan p erb elan jaan d i b aw ah p ukal kod yang d id af t ar

d i b aw ah p ukal p ad a har i yang sam a b ayaran d ilu luskan o leh

Jab at an Perb end aharaan Neger i Saraw ak.

3.3 Inovasi in i m em b o lehkan p engaw asan p erb elan jaan b agi

m en jim at kan kos seb agai m em at uh i Pekeliling Set iausaha

Kew angan Neger i Saraw ak Bil.8/2007 d an seb agai m em at uh i

Arahan Perb end aharaan No.54: Perb elan jaan t id ak d ib enarkan



unt uk m eleb ih i p erun t ukan yang d ilu luskan .

3.4 Inovasi in i t elah b er jaya m elah irkan sum b er m anusia yang

b erp o t ensi d an b erup aya m enyum b ang kep ad a kecem er langan

o rgan isasi d an set erusnya m en jad i p en eraju t erunggul ke arah

m encap ai “A World Class Civil Service“.

3.5 Seb agai p em angkin m ekan ism e “To t al Quallit y Managem ent “ .

Mengurangkan karenah b irokrasi ser t a ke arah seb uah

o rgan isasi yang kom p et it if , berd aya saing d an relevan .

3.6 Pen jim at an kos p encet akan , p em b ungkusan d an p enghant aran

no t a d eb it ke PTJ d i seluruh neger i m elalu i POS d isam p ing

m enyum b ang kep ad a p ersekit aran “p ap er less“.

4.0 GAMBAR/JADUAL/STATISTIK

E-Penyata Debit



Sistem Perakaunan bagi memproses data

bayaran pukal dan butiran bayaran untuk

dihantar ke PTJ secara ON-LINE.

http://www.sarawaknet.gov.my

Ia dibangunkan dengan penambahan modul

kepada SIFBAS (State Intergrated Budgeting

and Accounting System) di mana selepas

data pembayaran dimuat-turun ke SIFBAS

(dihantar secara ON-LINE ke PTJ) maka P TJ

dapat akses kepada Penyata Debit untuk

disemak serta diambilkira dalam Buku Vot

PTJ.

CADANGAN PENYELESAIAN – E-PENYATA DEBIT

PILIH AGENSI

LANGKAH PENYEDIAAN

DATA BIL

DAFTAR NOMBOR BAUCAR BAYARAN

DATA BAYARAN

DAFTAR DATA BULANAN

APLIKASI SBP

Maanfaat Dan Kelebihan Aplikasi Baru



Tindakan Pembetulan &

Pelaksanaan

1. Pejabat perakaunan (JPNS) tidak

perlu cetak Penyata Debit: Jimat kos

kertas komputer, riben dan upah.

2. Pejabat perakaunan (JPNS) tidak

perlu hantar Penyata Debit (Hard copy)

ke PTJ: Jimat kos pembungkusan dan

penghantaran

3. Aplikasi sistem mudah dikendalikan:

Jimat masa pemprosesan

Mudah diakses oleh PTJ di seluruh

Negeri (Tiada birokrasi serta jimatkan

masa)

5. Mudah untuk PTJ buat penyesuaian

akaun mengikut Arahan

Perbendaharaan 143b

7. PTJ tidak perlu cetak penyata (Data

disimpan dalam server): Jimat kos

kertas

8. Tiada masalah pengsetoran Hard

copy penyata: Penyata tidak perlu

dicetak oleh JPNS dan PTJ

MANFAAT DAN KELEBIHAN APLIKASI BARU

Kebaikan /Kelebihan

E-Penyata Debit

Mencetak penyata

Penghantaran

1

2

Menjana data

3

45

7

6

Penjimatan Kos

PENJIMATAN KOS

BIL PERKARA SEBELUM

(RM)

SELEPAS

(RM)

BEZA

(RM)

%

PENJIMATAN

1.KERTAS KOMPUTER

(4ply)1,229,832.00 0.00 1,229,832.00 100

2. RIBEN PENCETAK 259,920.00 0.00 259,920.00 100

3. UPAH 233,885.76 29,235.72 204,650.04 85

4. PENGHANTARAN 46,500.00 0.00 46,500.00 100

5. PEMBUNGKUSAN 30,600.00 0.00 30,600.00 100

JUMLAH 1,800,737.76 29,235.72

FORMULA

% = BEZA X 100

SEBELUM

1,771,502.04

Perbandingan Proses Kerja



STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bahagian

Carta Aliranyang

mengalamiperubahan

Muat turunnota debit ke dalam

sistemSIFBAS

Lengkap

& betul?

Semak borang

permohonan SBP

Terima borang permohonan

SBP daripada jabatan

Terima data bil daripada

agensi melalui e-mail

Kueri

jabatan

Mula

Luluskan permohonan

Betul?

Tamat

Kemaskini daftar SBP

dan failkan borang SBP 3

Kemukakan borang

SBP 1 & 2 kepada agensi

Semak data

dengan SBP 3

Kueri

agensi

Masukkan nombor baucar ke sistem

SBP untuk melengkapkan maklumat

dalam baucar bayaran, senarai butir

baucar bayaran, penyata debit

& senarai ringkas pembayaran bil

Cetak baucar bayaran,

senarai butir baucar bayaran,

penyata debit & senarai ringkas

pembayaran bil

Muat turun ‘SBP exsport data’

ke dalam disket

Serah baucar bayaran untuk

tandatangan dan kebenaran

pembayaran

Serah baucar bayaran,

senarai butir baucar bayaran

& disket SBP export data kepada

Seksyen Dana untuk pembayaran

Hantar data pembayaran kepada

agensi melalui e-mail dan

maklumkan agensi maklumat

pembayaran yang telah dilakukan

Sisih Penyata Debit

Tidak

SBP

3

Ya

Ya

Tidak

CARTA ALIRAN PROSES KERJAPEMBAYARAN MELALUI SISTEM PUKAL

TRY/ACC(GL)/PK03

Terima resit daripada

agensi dan rekodkan

Lengkap

& betul?

Semak borang

permohonan SBP

Terima borang permohonan

SBP daripada jabatan

Terima data bil daripada

agensi melalui e-mail

Kueri

jabatan

Mula

Luluskan permohonan

Tamat

Kemaskini daftar SBP

dan failkan borang SBP 3

Kemukakan borang

SBP 1 & 2 kepada agensi

Semak data

dengan SBP 3

Kueri

agensi

Menjana data bil

Cetak baucar bayaran,

senarai butir baucar bayaran,

& senarai ringkas

pembayaran bil

Muat turun ‘SBP exsport data’

ke dalam disket

Serah baucar bayaran untuk

tandatangan dan kebenaran

pembayaran

Serah baucar bayaran,

senarai butir baucar bayaran

& disket SBP export data kepada

Seksyen Dana untuk pembayaran

Hantar data pembayaran kepada

agensi melalui e-mail dan

maklumkan agensi maklumat

pembayaran yang telah dilakukan

Muat turun nota debit ke

dalam sistem SIFBAS

Terima resit daripada

agensi dan rekodkan

Tidak

Ya

Ya

Tidak

CARTA ALIRAN PROSES KERJAPEMBAYARAN MELALUI SISTEM PUKAL

TRY/ACC(GL)/PK04

Terima cek/ Salinan Surat

Arahan Pindahan Wang

Dari Unit Dana

Betul?

SBP

3

Hantar Penyata kepada PTJ

Lampiran P6

Impak Inovasi

IMPAK TERHADAP PENGURUSAN PERAKAUNAN NEGERI

BERSESUAIAN DENGAN AP.143.b

Arahan Perbendaharaan ini menghendaki semua PTJ untuk menyemak

dan mengesahkan ketepatan penyata kewangan/perakaunan dengan

lejar PTJ

BERTEPATAN DENGAN POLISI KERAJAAN KE ARAH

E-GOVERNMENT

DAPAT MEMINIMAKAN KUERI AUDIT

MENEPATI MISI PERKHIDMATAN AWAM NEGERI “TRANSFORM THE CIVIL SERVICE THROUGH HIGH PERFORMANCE TEAM AND EXCELLENT SERVICE DELIVERY”

DAPAT MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN YANG BERKUALITI DAN PANTAS BAGI MEMENUHI KEHENDAK DAN EKSPEKTASI PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SARAWAK KE ARAH “A WORLD CLASS CIVIL SERVICE”

AP. 143(b)

Maklumat Perhubungan Pemilik Inovasi



Jabatan Perbendaharaan Negeri Sarawak

Tingkat 7-11, Menara Pelita, Jalan Tun Abdul Rahman Ya’akub,

Petra Jaya, 93050 Kuching Sarawak, Malaysia

Tel: 082-440111

www.treasury.sarawak.gov.my

laporan inovasi jabatan perbendaharaan negeri...

Documents