kursus kesedaran kualiti iso 9001 : 2000 kefahaman perlaksanaan.pdf · badan akreditasi. organisasi...

EQMA: "Kami Memahami Kualiti" 1

KURSUS KEFAHAMANKURSUS KEFAHAMAN PERLAKSANAAN PERLAKSANAAN SistemSistem

PengurusanPengurusan KualitiKualiti MS ISO MS ISO 9001:20089001:2008

Dipersembahkan Oleh:

EQ MANAGEMENT EQ MANAGEMENT ASSOCIATES SDN. BHD.ASSOCIATES SDN. BHD.

EQMA

fxÄtÅtà WtàtÇz


“KomitmenKomitmen untukmemahamimemahami SPK ISO 9001:2008 &

menambahbaik kualitikualitiperkhidmatan”

gxÜ|Åt ^tá|{


PengenalanKursus

Bahagian 1


Penceramah : Azharuddin Bin Mohd SamionPengarah Urusan/Juruperunding Kualiti.

: Firma Perunding & Latihan.Bidang utama: ISO 9001 / 14001 / 18001, TQM, QCC, KMK, 5S & KPI.Pendaftaran: MAMPU, MOF, MPC, IQM & MRCA.

Bahasa : Bahasa Malaysia.

Metodologi : Ceramah, interaksi & latihan.

Pengenalan

EQMA


Objektif Kursus

“Beri kefahaman & kemahiranserta minat kepada peserta supaya SPK ISO 9001:2008 dilaksana & dikekalkan dengan

lebih berkesan”

“Kefahaman

+ Kemahiran”


Kandungan Kursus

Audit Dalaman ISO 9001

Klausa ISO 9001 &

Komitmen

Dokumentasi & Kawalan Dokumen

FOKUS“beri KEFAHAMAN/pengetahuan”

4 Bahagian Utama

Asas ISO & Standard

ISO 9001


Interaksi


Asas ISO & Standard ISO 9001

Bahagian 2(a)


Latarbelakang ISO

“International Organisation for Standardisation”

NGO, Sekretariat Pusat di Geneva,Penubuhan: Feb 47. Ahli: 157institusi standard nasional/negara.Konsep: 1 negara 1 ahli.

Peranan: sedia Standard Antarabangsa (IS) untuk perniagaan, kerajaan & masyarakat di seluruh dunia.

☺

Ahli Malaysia: Jabatan Standard Malaysia (DSM).☺

17,000+ Standard Antarabangsa telah diterbitkan.☺

Majoriti standard: spesifik untuk produk/material.


Objektif ISO

☺

Mudahkan pertukaran produk & perkhidmatan antarabangsa.

☺ Kerjasama antarabangsa: intelektual, teknologi & aktivitiekonomi.

Tujuan operasi

Wujudkan penanda arasyang sama untuk semua. ISO berasal daribahasa Greek, “isos”@“sama”

ISO 9001

ISO 9001

ISO 9001

ISO 9001

ISO 9001

ISO 9001


Famili Standard ISO 9000

3 Standard Utama:

ISO 9000:2005 (Edisi Ketiga)

Sistem Pengurusan Kualiti - Asas & Perbendaharaan Kata.

ISO 9001:2000 (Edisi Ketiga)

Sistem Pengurusan Kualiti - Keperluan.(Standard ini digunakan untuk tujuan audit & persijilan).

ISO 9004:2000 (Edisi Kedua)

Sistem Pengurusan Kualiti - Garis Panduan Untuk Peningkatan Prestasi.


Standard Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001

Standard bersifat generik untuk sistem pengurusan kualiti yang boleh digunapakai oleh pelbagai saiz, sektor & jenis organisasi.

Edisi PertamaTahun 1987 (berdasarkan British Standard: BS 5750).

Protokol ISOSemua standard yang diisu perlu dikaji semula setiap 5 tahun untuk menentukan samada standard akan dikekal/dipinda/dibatal.

Edisi KeduaTahun 1994 (pindaan dari versi 1987).

Edisi KetigaPada 15 Disember 2000 (versi 1994 dibatalkan).


Sistem Pengurusan Kualiti

Definasi…

“Sistem pengurusan untukmengarah & mengawal organisasi

dalam perkara yang berkaitandengan kualiti”

...ISO 9000:2005


SPK, Standard ISO 9001 & Dokumentasi

“Wujudkan sistem dalam organisasi untukmenguruskan kualiti produk/perkhidmatan; berdasarkan

kepada standard antarabangsa ISO 9001”…….(definisi EQMA)

Sistem lazimnya merujuk kepada dokumentasi:Manual KualitiProsedur Kualiti/Manual Prosedur KerjaArahan Kerja/SOPGaris Panduan/Fail MejaRekodUndang-Undang/Peraturan/Akta


Tujuan Utama SPK ISO 9001

☺

Keyakinan & jaminan kepada pelanggan; keperluan dipenuhi secara konsisten.

☺

Jaminan kepada pengurusan atasan; perkhidmatan disedia & disampaikan mengikut perancangan & keperluan yang ditetapkan.

Fokus kepada pencapaian & peningkatan Kepuasan Pelanggansecara berterusan.


Konsep & Faedah SPK ISO 9001

Standard ISO 9001 tidak “rigid” – perlaksanaan bersifat fleksibel, mengikut kesesuaian organisasi.

Tindakan pembetulan & menggalakkan pencegahan - sistem bukan jaminan kesilapan sifar.

FAEDAH utama:

☺ Tingkat kepuasan pelanggan.

☺ Tingkat kompetensi & kurang kesilapan

☺ Sistem kualiti yang cekap & berkesan.

☺ Capai objektif secara konsisten.

☺ Tingkat moral & motivasi anggota.


ISO 9001 & Perkhidmatan Awam

Perlaksanaan SPK ISO 9001 bersifat “sukarela”

Tertakluk kepada saranan Kerajaan Malaysia melalui Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2002.

TUJUANTingkat prestasi penyampaian perkhidmatan.

Dapat & kekalkan keyakinan masyarakat awam.

Pengiktirafan & penilaian antarabangsa.


Persijilan ISO 9001

“BONUS” kepada pencapaian organisasi melaksana SPK dengan komited & berkesan.

Dinilai oleh Badan Profesional untuk menentu keakuran SPK organisasi kepada Standard ISO 9001.

FAEDAH Persijilan:

☺ Bukti nyata penuhi keperluan standard antarabangsa.

☺ Tingkat imej & masuk pasaran global.

☺ Penilaian & keakuran yang konsisten.


Badan Persijilan

Organisasi bebas, komersil & profesional. Beri pengesahan yang diiktiraf kepada SPK ISO 9001 organisasi melalui persijilan.


Badan Akreditasi

Organisasi kerajaan @ separuh kerajaan (Malaysia [DSM], UK, USA, “Joint Australia/New Zealand”) yang menilai tahap profesionalisme & kompetensi Badan Persijilan.


Mengekalkan SPK & Persijilan

Audit Dalaman - menilai keakuran & keberkesanan SPK.

Kajian Semula Pengurusan - menilai kesesuaian & penambahbaikan SPK.

Pelaksanaan - sentiasa akur & konsisten dengan keperluan SPK & Standard ISO 9001.

Penambahbaikan Berterusan - kepuasan pelanggan, infrastruktur, kualiti perkhidmatan, latihan, kesedaran, dokumentasi, imej, dll.

Pencapaian - dasar & objektif kualiti.


Penilaian Berterusan Badan Persijilan

Melalui Audit - sepanjang tempoh sah persijilan: 3 tahun.

☺ Audit Pengawasan - “Surveliance Audit”.

☺ Audit Penilaian Semula - “Re-Certification Audit”.

Mesti buktikan SPK ISO 9001 dilaksana & dikekalkan dengan akur & berkesan.


Untuk pastikan SPK dikekal & ditambaik, “Surveillance Audit” dilaksana dalam masa 6 bulan/1 tahun.

Fokus utama: penambahbaikan berterusan; kepuasan pelanggan; keberkesanan SPK; faedah SPK kepada organisasi.

Aspek lain:☺

Penggunaan logo Badan Persijilan & Badan Akreditasi, jika terdapat penyalahgunaan.

☺ Perubahan dokumen SPK.

☺

Pengurusan aduan/maklumbalas pelanggan masih menjadi fokus utama organisasi.

☺ Pelaksanaan audit dalaman & kajian semula pengurusan.

Audit Pengawasan


“Re-Certification Audit” akan dilaksanakan selepas kitaran Audit Pengawasan selesai dalam tempoh 3 tahun (jika organisasi masih berhasrat untuk meneruskan Persijilan).

Program audit biasanya hampir sama dengan program audit persijilan (tempoh audit bergantung kepada Badan Persijilan).

Fokus audit hampir sama dengan Audit Pengawasan, tetapi lebih fokus kepada keberkesanan & penambahbaikan berterusan SPK.

Audit Persijilan Semula


Penggantungan/Penarikan Semula/ Pembatalan Persijilan

Berlaku jika organisasi gagal untuk memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh Badan Persijilan, semasa audit pengawasan/audit penilaian semula:

☺

Kegagalan untuk respon & ambil tindakan ke atas ketidakakuran yang dilaporkan.

☺

Kegagalan untuk kekal pelaksanaan SPK berdasarkan keperluan Standard ISO 9001:2008.

☺

Kegagalan dalam pembayaran perkhidmatan Badan Persijilan.

☺ Salahguna persijilan & logo Badan Persijilan/Akreditasi.


Interaksi


Aktiviti 1

““Kefahaman AsasKefahaman Asas””


Pindaan &Panduan Perlaksanaan

ISO 9001:2008

Bahagian 2(b)


Pindaan Standard ISO 9001:2000

Standard ISO 9001:2000 telah disemak sejak tahun 2005. Dicadangkan untuk pindaan pada tahun 2008.

Draft Standard ISO 9001:2008 telah di keluarkan pada bulan Ogos 2008 untuk komen pengguna/umum.

ISO telah menerbitkan Standard ISO 9001:2008 secara rasmi pada 15hb November 2008.

ISO 9001:2008 adalah Standard Antarabangsa untuk

sistem pengurusan kualiti edisi ke-4.


Rasional Pindaan

Proses Kajian Semula ISO: semua Standard yang diterbitkan mestilah sentiasa “up-to-date”. Kajian semula mestilah dimulakan selepas 5 tahun standard dikeluarkan.

Input Pengguna: kaji selidik global, hasil dari perbincangan ISO/TC 176 & peluang untuk pelarasan dengan Standard ISO 14001.

Aliran Semasa: selaras dengan perkembangan terkini dalam amalan sistem pengurusan.


Objektif Utama Pindaan

Standard ISO 9001:2008

☺

Memberi penerangan yang lebih jelas, mudah untuk diterjemah dalam pelbagai bahasa & digunakan (“user friendly”).

☺

Konsisten dengan famili Standard ISO 9000.

☺

Pelarasan dengan Standard ISO 14001.


Standard ISO 9001:2008 - “Overview”

Pindaan ke atas Standard ISO 9001:2008 tidak mengandungi sebarang keperluan baharu.

Hanya terdapat spesifikasi & penerangan yang lebih jelas dalam teks Standard ISO 9001:2008.


Perlaksanaan ISO 9001:2008

Pindaan Standard ISO 9001:2008 memberi kesan yang terhad kepada pengguna. Hanya pengubahsuaian yang minimum diperlukan untuk perlaksanaan.

Terma “Perlaksanaan” digunakan selaras dengan pindaan yang minimum. Terma “Peralihan” yang biasa digunakan apabila berlaku pindaan ke atas Standard tidak digunapakai.


Persijilan ISO 9001:2008

Persijilan kepada Standard ISO 9001:2008 tidak dianggap sebagai naik taraf (“up-grade”).

Organisasi yang mempunyaipersijilan ISO 9001:2000 hendaklah diberi

status yang samadengan organisasi yang mempunyaipersijilan ISO 9001:2008.


“Joint IAF-ISO Communique”

Persetujuan rancangan perlaksanaan (“implementation plan”) ISO 9001:2008 adalah seperti berikut:

☺

Persijilan ISO 9001:2008 hanya akan dikeluarkan selepas 15hb November 2008 & selepas rutin au dit pengawasan @ penilaian semula.

☺

1 tahun selepas Standard ISO 9001:2008 diterbitkan, semua persijilan mestilah menggunakan Standard ISO 9001:2008.

☺

2 tahun selepas Standard ISO 9001:2008 diterbitkan, semua persijilan ISO 9001:2000 tidak sah lagi untuk digunakan.


Jadual Perlaksanaan


Interaksi


Pindaan & KlausaStandard ISO 9001:2008

(Kesan kepada perlaksanaan SPK)

Bahagian 3


Standard ISO 9001:2008 - “Overview”

Pindaan ke atas Standard ISO 9001:2008 tidak mengandungi sebarang keperluan baharu.

Hanya terdapat spesifikasi & penerangan yang lebih jelas dalam teks Standard ISO 9001:2008.


Struktur Standard ISO 9001:2008

8 Klausa Standard ISO 9001:2000 dikekalkan dalam Standard ISO 9001:2008.

1 Skop2 Rujukan Normatif3 Istilah dan Definisi4 Sistem Pengurusan Kualiti5 Tanggungjawab Pengurusan6 Pengurusan Sumber7 Realisasi Produk8 Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan

5 Klausa Utama


Klausa Standard ISO 9001:2008

1. Skop & Applikasi“Produk” yang diharap @ diperlukan oleh pelanggan & “output” yang terhasil dari proses realisasi produk.

Keperluan “peraturan & perundangan”.Pengecualian dibenarkan, tetapi terhad di dalam klausa 7, jika tidak perlu/jejas keupayaan @ tanggungjawab organisasi.

2. Rujukan NormatifRujukan kepada Standard ISO 9000:2005 @ yang “terkini”.

3. Istilah & DefinasiPenggunaan Standard ISO 9000 untuk istilah & definasi.Produk = Perkhidmatan



4 Sistem Pengurusan Kualiti4.1 Keperluan Am4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am4.2.2 Manual Kualiti4.2.3 Kawalan Dokumen4.2.4 Kawalan Rekod


Klausa 4.1 Keperluan Am

Jenis & kaedah untuk mengawal proses SPK yang menggunakan sumber luar (“outsourced process”) mestilah memastikan keakuran kepada keperluan.

Penekanan kepada proses “outsourced” supaya dapat diuruskan dengan lebih berkesan dalam sistem pengurusan kualiti.

Penggunaan klausa 7.4 Perolehan untuk kawalan proses “outsourced”.


4.2 Keperluan Dokumentasi4.2.1 Am

Dokumentasi SPK mesti mengandungi:

a) Dasar & objektif kualiti,b) Manual kualiti,c) Prosedur & rekod yang diperlukan Standard,d) Dokumen, termasuk rekod yang ditentukan oleh

organisasi untuk pastikan perancangan, operasi & kawal proses.

Nota 1: Prosedur yang didokumenkan…Nota 2: Keluasan dokumentasi…Nota 3: Medium dokumen…

Klausa 4: Sistem Pengurusan Kualiti


Klausa 4.2.1 Keperluan Am - Dokumentasi

Sub-klausa 4.2.1(e) di gabungkan dengan (c). Prosedur yang didokumenkan & rekodrekod yang diperlukan oleh Standard.

Prosedur boleh digabungkan /keperluan satu prosedur boleh dijelaskan dalamsatu @ lebih dokumen.


Klausa 4.2.3 Kawalan Dokumen

Sub-klausa 4.2.3(f) - kawalan hanya kepada dokumen luar yang ditentukan oleh organisasi & perluperlu untuk perlaksanaan sistem pengurusan kualiti.


Peranan & Komitmen Ketua Unit

☺

Kenalpasti, menyedia & memastikan dokumen kualiti (prosedur, arahan kerja, rekod) untuk perlaksanaan ISO 9001 mencukupi.

☺

Memastikan dokumen kualiti sentiasa dikemaskini & boleh dibuat rujukan pada bila-bila masa.

☺

Mengenalpasti & mengawal dokumen luaran (undang- undang, akta, garis panduan) yang digunakan sebagai rujukan.

☺

Menyedia & menguruskan sistem fail yang berkesan ke atas semua dokumen & rekod kualiti (penyimpanan, perlindungan, carian semula & pelupusan).


Peranan & Tanggungjawab Anggota

☺

Memahami & melaksana dokumen kualiti ISO 9001 yang telah diedarkan (manual kualiti, prosedur kualiti, arahan kerja & rekod) secara konsisten.

☺

Menjaga & melindungi dokumen kualiti yang digunapakai dengan baik & mengikut keperluan yang telah ditetapkan.

☺

Memastikan maklumat direkodkan dengan jelas, lengkap & mudah difahami (borang, rekod, laporan, minit, dll).

☺

Memastikan penyimpanan dokumen/rekod dilaksana dengan baik & mudah untuk dirujuk/carian semula.



5 Tanggungjawab Pengurusan5.1 Komitmen Pengurusan5.2 Fokus Kepada Pelanggan5.3 Dasar Kualiti5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti5.4.2 Perancangan SPK

5.5 Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi5.5.1 Tanggungjawab & Kuasa5.5.2 Wakil Pengurusan5.5.3 Komunikasi Dalaman

5.6 Kajian Semula Pengurusan5.6.1 Am5.6.2 Input Kajian Semula5.6.3 Output Kajian Semula


Klausa 5.5.2 Wakil Pengurusan

“Pengurusan atasan mestilah melantik ahli dikalangan pengurusan organisasi sebagai wakil pengurusan.”

Melantik Wakil Pengurusan daripada sumber luar ((““outsourcedoutsourced””) adalah tidak

memenuhi keperluan klausa 5.5.2 Standard ISO 9001:2008.



☺

Sentiasa memberi kerjasama yang baik/padu kepada pengurusan atasan untuk perlaksanaan SPK ISO 9001 & meningkatkan kepuasan pelanggan.

☺

Menyedia, melaksana & tingkatkan objektif kualiti dalam bahagian/unit.

☺

Menentukan tanggungjawab & kuasa yang jelas kepada anggota di bawah jagaan.

☺

Mewujud & melaksana komunikasi dalaman yang cekap & berkesan dalam bahagian/unit serta dengan bahagian/unit lain.

☺

Menyedia laporan/data yang berkaitan untuk kajian semula pengurusan.



☺

Sentiasa memberi kerjasama yang baik kepada pengurusan atasan untuk melaksana, mengekal & menambahbaik SPK & kualiti perkhidmatan.

☺

Memahami, melaksana & komited untuk mencapai dasar & objektif kualiti yang telah ditetapkan oleh pengurusan atasan.

☺

Memahami & melaksanakan tanggungjawab & kuasa yang yang telah ditetapkan oleh pengurusan atasan.



6 Pengurusan Sumber

6.1 Penyediaan Sumber6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am6.2.2 Kompetensi, Latihan & Kesedaran

6.3 Infrastruktur6.4 Persekitaran Kerja


Klausa 6.2.2 Kompetensi, Latihan & Kesedaran

“Menentukan kompetensi yang perlu untuk anggota menjalankan tugas yang memberi kesan kepada keperluan produk”

“Menyediakan latihan untuk mencapai kompetensi yang diperlukan”

Kualiti produk diubah kepada keperluan keperluan produk.produk.


Klausa 6.3 Infrastruktur

“Menjelaskan bahawa infrastruktur yang dimaksudkan dalam klausa ini termasuk Sistem Maklumat.”


Klausa 6.4 Persekitaran Kerja

“Menjelaskan bahawa persekitaran kerja yang perlu diuruskan dalam klausa ini termasuk fizikal, persekitaran & faktor lain (cth: bising, suhu, kelembapan, cahaya & cuaca.”



☺

Memastikan setiap anggota kerja kompeten untuk melaksanakan tugas.

☺

Mengenalpasti & menyedia latihan yang diperlukan oleh anggota kerja.

☺

Memastikan infrastruktur disediakan dengan wajar & melaksanakan penyelenggaraan yang perlu.

☺

Memastikan persekitaran kerja diuruskan dengan baik untuk memenuhi keperluan & meningkatkan kualiti perkhidmatan.



☺

Memastikan anda kompeten untuk melaksana tugas yang diamanahkan.

☺

Memberi kerjasama & komited dalam program latihan yang disediakan oleh pengurusan atasan.

☺

Memberi sumbangan (cadangan/idea/tenaga) untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan.

☺

Memastikan peralatan digunakan dengan baik & sentiasa dalam keadaan sempurna.

☺

Memastikan persekitaran kerja diuruskan dengan baik, termasuk hubungan dengan rakan kerja & ketua.



7 Realisasi Produk7.1 Perancangan Realisasi Produk7.2 Proses Berkaitan Pelanggan

7.2.1 Menentukan keperluan yang berkaitan dengan produk7.2.2 Kajian semula keperluan yang berkaitan dengan produk7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan

7.3 Rekabentuk & Pembangunan7.3.1 Perancangan R&P7.3.2 Input R&P7.3.3 Output R&P7.3.4 Kajian semula R&P7.3.5 Verifikasi R&P7.3.6 Validasi R&P7.3.7 Kawalan Perubahan R&P



7 Realisasi Produk7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan7.4.2 Maklumat Perolehan7.4.3 Verifikasi produk perolehan

7.5 Penyediaan Pengeluaran & Perkhidmatan7.5.1 Kawalan PP&P7.5.2 Validasi proses PP&P7.5.3 Identifikasi & Kemudahkesanan7.5.4 Hartamilik Pelanggan7.5.5 Pemeliharaan Produk

7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan& Pengukuran


Klausa 7.2.1 Menentukan Keperluan Berkaitan Produk

Tambahan Nota:

Beri contoh mengenai “post delivery activities”/ aktiviti selepas penghantaran produk @ penyampaian perkhidmatan (cth: penyediaan tuntutan jaminan produk, kontrak wajib seperti perkhidmatan penyelenggaraan & perkhidmatan tambahan seperti kitar semula @ pelupusan.”


Klausa 7.5.4 Hartamilik Pelanggan

“Nota: Hartamilik pelanggan adalah termasuk harta intelek & maklumat peribadi.”


Komitmen Ketua Unit & Anggota

☺

Memahami & melaksana proses penyediaan & penyampaian perkhidmatan sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001.

☺

Memastikan semua proses/aktiviti penyediaan & penyampaian perkhidmatan sentiasa dalam keadaan

terkawal.



8 Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan8.1 Am8.2 Pemantauan & Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan8.2.2 Audit Dalaman8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk

8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Akur8.4 Analisis Data8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan8.5.2 Tindakan Pembetulan8.5.3 Tindakan Pencegahan


Klausa 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Nota:Memberi beberapa contoh mengenai kaedah untuk mendapatkan pandangan pelanggan (cth: kajiselidik kepuasan pelanggan, data pelanggan mengenai kualiti produk, penghargaan, tuntutan jaminan, laporan pengedar.”


Klausa 8.2.2 Audit Dalaman

“Menjelaskan keperluan untuk melaksanakan pembetulan & tindakan pembetulan ke atas ketidakakuran yang dilaporkan”


Klausa 8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses

Nota: Pemantauan & pengukuran proses yang berkaitan dengan kesan terhadap keakuran (produk) & keberkesanan (SPK).

Perubahan kepada fokus klausa daripada keakuran produk kepada kesan (“impact”)

terhadap keakuran & keberkesanan SPK.


Klausa 8.5.2 & 8.5.3 Tindakan Pembetulan & Pencegahan

“Keperluan untuk menilai keberkesanan tindakan yang telah dilaksanakan”

“Tindakan Pembetulan”

“Tindakan Pencegahan”



☺

Mengukur, memantau & sentiasa komited untuk meningkatkan tahap kepuasan pelanggan secara berterusan.

☺

Sentiasa bersedia & memberi kerjasama yang baik semasa pelaksanaan audit dalaman.

☺

Memantau proses & penyampaian perkhidmatan selaras dengan keperluan SPK ISO 9001.

☺

Merancang & melaksana aktiviti untuk meningkatkan kecekapan & keberkesanan SPK ISO 9001 (penambahbaikan, tindakan pembetulan & tindakan pencegahan).



☺

Sentiasa komited untuk memenuhi keperluan & meningkatkan kepuasan pelanggan secara berterusan.

☺

Sentiasa bersedia, konsisten & memberi kerjasama yang baik semasa pelaksanaan audit dalaman.

☺

Mengenalpasti & mengawal produk/perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan.

☺

Mengenalpasti & melaksana aktiviti peningkatan kualiti & SPK ISO 9001 (penambahbaikan, tindakan pembetulan & pencegahan).


PROSES

☺

Aktiviti yang mengguna sumber & diurus untuk menukar input kepada output.

☺ Output menjadi input kepada proses seterusnya.

PENDEKATAN PROSES

☺

Penggunaan sistem berasaskan proses, termasuk kenalpasti & urus proses yang berhubungkait & berinteraksi antara satu sama lain.

☺ Struktur Klausa berdasarkan “Model Pendekatan Proses”

Klausa & “Pendekatan Proses”


Klausa & “Pendekatan Proses”

ProdukRealisasi

Produk(Klausa 7)

Pengukuran, Analisis &

Penambahbaikan(Klausa 8)

Pengurusan Sumber(Klausa 6)

Tanggungjawab Pengurusan

(Klausa 5)

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN SPK

Input Output

Aliran maklumat Aktiviti nilai tambah

Kep

erlu

an P

elan

ggan

Kep

uasa

n Pe

lang

gan


Interaksi Proses SPK

Pendaftaran (7.5)

Dokumen 4.2.1

Kawalan Dokumen

4.2.3

Sumber 6.1

Latihan 6.2.2

Infra & Penyelenggaraan

6.3

Persekitaran Kerja 6.4

Objektif Q 5.4.1

Analisa Data 8.4

Pantau/Ukur Proses & Produk

8.2.3 & 8.2.4

Tindakan Pembetulan

8.5.2Kepuasan Pelanggan

8.2.1

Kawalan Perkhidmatan

7.5.1

Tindakan Pencegahan

8.5.3

Kawalan Rekod 4.2.4

Kawalan Ketidakakuran

8.3

Dasar Q 5.3

T/jawab & Kuasa 5.5.1


Interaksi


Aktiviti 2

““Interaksi ProsesInteraksi Proses””


Kawalan &Penambahbaikan

Dokumentasi

Bahagian 4(a)


ISO 9001:2008 & Dokumentasi

Klausa 4.1: Standard ISO 9001:2008:

Organisasi mestilah mewujud, mendokumen, melaksana & mengekalkan sistem pengurusan kualiti & secara berterusan meningkatkan keberkesanannya mengikut keperluan Standard…

………………………………………………


Klausa 4.2.1: dokumentasi SPK mesti merangkumi:

a) Kenyataan Dasar & Objektif Kualiti,

b) Manual Kualiti,

c) Prosedur & rekod yang diperlukan Standard,

d) Dokumen, termasuk rekod yang ditentukan oleh organisasi untuk pastikan perancangan, operasi & kawal proses.

………………………………………………………

ISO 9001:2008 & Dokumentasi


Masalah Utama Dokumentasi

☺

Dokumen yang rumit/menyusahkan/tidak difahami oleh pengguna dokumen.

☺

Bilangan prosedur/arahan kerja/SOP yang disediakan terlalu banyak walaupun untuk proses yang tidak rumit @ kritikal.

☺

Pertindihan dokumen - terlalu banyak dokumen yang mempunyai tujuan sama perlu dirujuk oleh pengguna.

☺

Format dokumen yang tidak menarik @ tidak kemas - sekadar memenuhi keperluan persijilan.


Penambahbaikan Dokumentasi

☺

Permudahkan dokumen - bahasa, “straight forward”, arahan tidak terlalu panjang, utamakan carta alir, dll.

☺

Semak dokumen, tentukan keperluan dokumen mengikut kepentingan/kerumitan/tahap kritikal sesuatu proses/aktiviti.

☺

Kaji semua dokumen SPK yang sedang digunapakai & kenalpasti dokumen yang mempunyai pertindihan. Tentukan dokumen yang boleh dilupuskan mengikut kepentingan, keperluan pemegang amanah, dll.

☺

Memperkemaskan format dokumen, “e-document” boleh dijadika pilihan jika mempunyai infra yang cukup.


Asas Kawalan Dokumen:

Memastikan…

dokumen yang betul,berada ditempat yang betul &ada pada masa yang diperlukan…..

Kawalan Dokumen


Dokumen SPK ISO 9001:2008 mestilah dikawal.

Aspek kawalan:

a) Diluluskan*

sebelum diedar,b) Kaji semula & dikemaskini serta diluluskan semula,c) Perubahan & status terkini dikenalpasti,d) Versi terkini ada di tempat kegunaan,e) Boleh dibaca & dikenalpasti pada bila-bila masa,f) Dokumen luaran dikenalpasti & edaran dikawal,g) Cegah salahguna dokumen usang: jika disimpan, beri

identifikasi.

Klausa 4.2.3 Kawalan Dokumen


Rekod - dokumen “jenis khas”

Mesti diwujud & dikekal sebagai bukti keakuran & operasi yang berkesan.

Aspek kawalan:Boleh dibacaIdentifikasiPenyimpananPerlindunganCarian semulaTempoh penyimpananPelupusan

Klausa 4.2.4 Kawalan Rekod


Kawalan dokumen adalah tanggungjawab semua anggota organisasi !!!

Adalah penting untuk semuaanggota memahami tujuan & keperluan kawalan dokumen.

Tanggungjawab Kawalan Dokumen


Peranan utama dalam pengurusan dokumen kualiti SPK ISO 9001:2008.

Menyelaras aktiviti yang berkaitan dengan penyediaan & kawalan dokumen kualiti selaras dengan keperluan Standard ISO 9001:2008.

Juga di anggap sebagai titik akses atau “access point” kepada dokumen kualiti.

Memberi khidmat sokongan kepada Wakil Pengurusan: terutama semasa penyediaan, pindaan, edaran dokumen & pelaksanaan audit.

Pengawal Dokumen


Masalah Utama Kawalan Dokumen

☺

Sistem kawalan dokumen yang rumit/menyusahkan /tidak difahami oleh pengguna dokumen.

☺

Kawalan dokumen yang beri kesan pertambahan kepada kos, masa & tenaga.

☺

Individu mengabaikan kawalan dokumen (cth: pindaan tidak melalui Pengawal Dokumen, tidak menjaga dokumen, dokumen luaran tidak didaftarkan).

☺

Terlalu banyak dokumen diedarkan - “Dokumen Kawalan Tidak Terkawal Lagi !!!”


Penambahbaikan Kawalan Dokumen

☺

Mempermudahkan sistem kawalan dokumen - fahami keperluan Standard. Jika ada cadangan dari mana-mana pihak, sesuaikan ikut keperluan.

☺

Kaji semula sistem kawalan dokumen - kenalpasti kaedah untuk mengurangkan bebanan kawalan & kos/masa/tenaga.

☺

Kesedaran kepada seluruh anggota yang berkenaa n mengenai tanggungjawab kawalan dokumen. Jalankan pemantauan - semasa audit dalaman.

☺

Semak semula dokumen yang diedarkan. Edar dokumen kepada yang benar-benar berkenaan. Kenalpasti jika ada dokumen yang boleh dikongsi dilokasi yang sama.


Kawalan Dokumen Yang Berkesan

“Mewujudkan suatu sistemkawalan dokumen yang cekap, mudah &

berkesan. Pengawal Dokumen yang komited & mendapat kerjasama daripada semua

pihak yang berkenaan”.

“KOMITMEN”


Interaksi


PindaanDokumentasi SPK

ISO 9001:2008

Bahagian 4(b)


Pindaan Dokumentasi SPK ISO 9001:2008

Pindaan Standard ISO 9001:2008 memberi kesan yang sangat terhad. Hanya pindaan @ pengubahsuaian yang minimum diperlukan untuk dokumentasi SPK yang sedia ada.

Pindaan dokumen perlu merujuk kepada perubahan yang terdapat dapat klausa Standard ISO 9001:2008 yang berkenaan sahaja.

Terdapat juga perubahan Standard ISO 9001:2008 yang telah dilaksanakan semasa perlaksanaan Standard ISO 9001:2000.


Aktiviti 3

““SemakanSemakanDokumentasi SPKDokumentasi SPK””


Audit &Penambahbaikan

Bahagian 5


Penemuan Audit

AkurMemenuhi keperluan.

KetidakakuranTidak memenuhi keperluan.

Peluang PenambahbaikanMemenuhi keperluan. Bagaimanapun, proses yang diaudit boleh ditambahbaik / berpotensi untuk menjadi ketidakakuran.


Hasil Audit & Penambahbaikan

Penemuan Audit

NCRNCR

OFIOFI

Tiada TindakanTiada Tindakan

PembetulanPembetulan

Tindakan PembetulanTindakan Pembetulan

AkurAkur

PenambahbaikanPenambahbaikan

Tindakan PencegahanTindakan Pencegahan@...


Untuk tindakan yang berkesan:

Anda mesti faham mengenai maksud/definasi:

PembetulanTindakan PembetulanPenambahbaikan Tindakan Pencegahan

Berdasarkan kepada keperluan Standard ISO 9000:2005.

Keberkesanan Tindakan


Definasi Standard ISO 9000:2005:

Pembetulan: “Correction”

Tindakan untuk singkirkan ketidakakuran yang telah dikesan.

Nota:

Pembetulan boleh dijalankan selaras dengan tindakan pembetulan.

Contoh pembetulan adalah seperti “dikerjakan semula” atau “digredkan semula”.

Definasi Pembetulan


Definasi Standard ISO 9000:2005:

Tindakan Pembetulan: “Corrective Action”

Tindakan untuk singkirkan PUNCA ketidakakuran yang telah dikesan.

Nota:

Mungkin terdapat lebih dari satu punca ketidakakuran.

Tindakan pembetulan diambil untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula manakala tindakan pencegahan adalah untuk mencegah ketidakakuran berlaku.

Terdapat perbezaan di antara pembetulan & tindakan pembetulan.

Definasi Tindakan Pembetulan


Aliran Tindakan Pembetulan

NCR

Pembetulan

Punca NCR

TPB

Pembetulan untuk singkirkan NCR

TPB untuk singkirkan Punca NCR

TPB BUKAN untuk singkirkan NCR


Untuk tindakan yang berkesan, punca ketidakakuran mestilah fokus kepada:

“SISTEM PENGURUSAN KUALITI”BUKAN manusia atau produk…dan…mestilah punca yang sebenar…

Punca Ketidakakuran


Situasi berikut sangat berpotensi berlaku jika punca & tindakan pembetulan hanya fokus kepada manusia @ produk:

☺

Tindakan tidak tepat & tidak berkesan: tindakan pembetulan hanya pembetulan.

☺

Ketidakakuran akan berlaku semula: proses/sistem masih lemah.☺ Cara mudah untuk menjawab NCR: salahkan manusia.

☺ Aktiviti penambahbaikan dianggap negatif.☺ Menjejaskan moral anggota.

Mengapa Fokus Kepada Proses / Sistem ?


Berdasarkan kajian oleh W. Edward Deming:

“Punca asas kepada kebanyakan masalah kualiti adalah tanggungjawab pengurusan…terutama pengurusan atasan. Dianggarkan, hanya 6% berpunca daripada kesilapan anggota kerja, selebihnya berpunca daripada kelemahan sistem. Pengurusan yang mewujudkan sistem, justeru mereka perlu dipertanggungjawabkan”.

Mengapa Fokus Kepada Proses / Sistem ?


Situasi:Seorang pekerja terjatuh & cedera semasa berjalan

di atas lantai yang licin kerana terdapat tompokan minyakyang menitis dari saluran paip mesin yang bocor.

Pembetulan…Tindakan Pembetulan…

Kuiz Tindakan Pembetulan


Definasi Standard ISO 9000:2005 (klausa 3.6.4):

Tindakan Pencegahan: “Preventive Action”

Tindakan untuk singkirkan PUNCA ketidakakuran yang berpotensi @ lain-lain situasi yang tidak diingini.

Nota:

Mungkin terdapat lebih dari satu punca ketidakakuran yang berpotensi.

Tindakan pencegahan diambil untuk mencegah ketidakakuran berlaku manakala tindakan pembetulan adalah untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula.

Definasi Tindakan Pencegahan


Definasi Standard ISO 9000:2005 (klausa 3.2.12):

Penambahbaikan Kualiti: “Quality Improvement”

Sebahagian daripada pengurusan kualiti,fokus kepada meningkatkan keupayaan untuk

memenuhi keperluan.

Nota:

Keperluan boleh dikaitkan kepada pelbagai perkara/aspek seperti keberkesanan, kecekapan & kemudahkesanan.

Definasi Penambahbaikan


Interaksi


Aktiviti 4

““Pembetulan & Tindakan Pembetulan & Tindakan PembetulanPembetulan””


Kursus Tamat

kursus kesedaran kualiti iso 9001 : 2000 kefahaman perlaksanaan.pdf · badan akreditasi. organisasi...

Documents